三级秘书工作实务.docx

三级秘书工作实务.docx

《三级秘书工作实务.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《三级秘书工作实务.docx（16页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

三级秘书工作实务

一、会议管理

1、会议筹备方案的拟订

内容包括：

确定会议的主题和议题、名称、议程、时间和地点、所需的设备和工具、会议文件的范围以及文印或复制工作、与会代表的组成、经费预算、住宿和餐饮安排、会议的筹备机构与人员分工。

作用有：

确保会议的周密组织、服务质量和沟通协调到位、确保领导的意图得以贯彻执行。

（1）组建会议筹备委员会

（2）分成筹备小组（3）形成筹备方案

（4）领导审核方案

2、会务检查工作程序

内容包括：

会议准备是否充分、会议期间能否排除各种干扰、环境条件与用品准备、文件材料的准备情况、会场布置情况的检查、会议保卫工作的检查以及其他。

（1）开会检查的程序

1）会议筹备机构对会议的准备情况进行自我检查

2）会议领导小组确定汇报会的时间和地点并发出协调会通知

3）召开协调会并在会上现场解决问题

4）汇报会后对检查中发现的问题予以催办和落实

（2）现场检查的程序

1）指定现场检查的路线和确定现场检查的重点

2）制作检查单，以便记录和汇总

3）按照既定的检查重点逐一现场核对并明确记录

4）对未达到要求的整理出整改和修订意见并予以纠正

3、会议文件审核工作程序

内容包括：

审核会议文件的准确性和完整性，审核会议文件与会议主题的关系，审核会议文件是否存在与国家和组织的方针、政策、法规相冲突的内容，审核会议内容是否经过调查研究、是否与实际相符，提交会议讨论的文件是否进行了会商，审核会议文件是否做到了中心突出、观点明确、条理分明、事实准确。

（1）起草该文件的秘书就内容进行自审

（2）主观秘书进行初审

（3）如内容涉及部门较多，要进行会审

（4）审核修改后，主要领导或主管领导进行终审

4、拟订会议的应急方案

内容包括：

会议举行过程中可能出现的问题（人员、场地、设备、资料、健康与安全、行为等问题），出现问题时负责解决的会议工作人员。

（1）预测不可预知的情况

（2）提前准备应对的备选方案

（3）讨论会议紧急情况

（4）确定会议应急方案

5、提示会议按计划进行

是根据会议目标的需要，在会议进行过程中创造与会议目标相适应的环境气氛，掌握会议议程，维护会间秩序，排除外界对会议的干扰，从而引导决定、决议、结论的形成。

（1）了解议题和议程

（2）准时宣布开会（3）有效引导议题

6、处理会议突发事件的程序

（1）向领导报告

（2）启动会议应急方案（3）实施应急方案（4）必要时向公共应急机构请求支援（5）善后工作（向受害者及其家属进行安抚、与媒体沟通）

7、会议总结工作程序

内容包括：

会议名称、时间、地点、规模、与会代表人数、主要议题，参加会议的上级领导人，会议的主持者，领导报告或讲话的要点，对会议的基本评价和贯彻要求，会议的决议情况及今后的工作任务布置等。

（1）对会议征询意见，拟就工作总结稿

（2）向领导报告会议结论（3）总结定稿（4）印发（5）归档（6）组织全体工作人员进行总结

二、事务管理

1、礼宾次序确定步骤

亦称礼宾序列，是在商务交往中对参观访问、出席活动、参加仪式的来自不同国家、不同地区、不同团体、不同单位、不同部门、不同身份的组织或个人的尊卑、先后的顺序和位次，所进行的合乎礼仪惯例的具体排列。

（1）确定礼宾次序方案

（2）提前通知有关各方（3）按礼宾次序排列座次、名次、出场次序

2、安排涉外迎送工作程序

（1）确定迎候人员

（2）准备迎宾的物品（3）见面讲究礼节（4）送行前的拜访（5）安排送行仪式

3、会见会谈工作程序

会见也叫礼节性会晤，通常是半小时左右，属于礼貌性的应酬。

会谈也叫谈判，是双方或多方为各自利益，就某些实质性问题交流情况、交换意见、达成协议等，专题性较强。

（1）约定

（2）通知对方有关事项（3）准备工作：

背景资料、会见场所布置、人员安排

（4）迎接客人（5）会见、会谈（6）送别客人

4、西餐礼仪

（1）赴宴前的准备

1）接到邀请后,要看清请柬的各项内容

2）如果决定接受邀请并已答复主人，就不要轻易改变

3）到别人家赴宴需要带礼物

4）要根据请柬上的要求选择赴宴的服装

5）要准时赴宴

（2）西餐的座次安排

主客间隔而坐，男女间隔而坐，夫妻分开而坐

（3）入席、退席礼节

1）客人要在主人的带领下顺序入席

2）入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，双手放在膝盖

3）暂时离开应该把餐巾放在自己的椅子上

4）主人把餐巾放在盘子旁边，意味着结束进餐，其他人应该也把餐巾放在桌子上，随女主人退席

（4）餐具的使用方法与席间礼节

1）左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

2）吃鸡、虾、鱼的方法

3）吃面包时要掰下一小块，涂上黄油，放入口中

4）吃意大利面条的方法

5）吃水果的方法

6）喝咖啡或茶的方法

7）每道菜吃完，要把刀叉并排放在盘内

8）进餐速度应该与大家一致

9）谈话声音一定要轻

（5）西餐的饮酒礼仪

1）上菜次序：

汤或冷食、鱼、主菜、色拉、甜食、咖啡

2）上酒次序：

宴会开始前的鸡尾酒、白葡糖酒配鱼、红葡萄酒配主菜、香摈酒与葡萄酒一起上

5、招待会的礼仪

（1）招待会的请柬：

表明时段、不需要客人回复

（2）冷餐会的礼节：

按顺序取菜、按量取菜、顾及他人的利益

（3）酒会的礼节：

要以恰放的方式把自己介绍给陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的谈话圈中，聊天时要照顾到所有在场者，不要大声喧哗

6、不同办公模式的特点

（1）在家办公。

优点：

节省办公室空间和资金，节省花费的时间，更灵活的管理自己的时间，减少交通的拥挤、污染和费用。

缺点：

需计算机和电话以保持联系，有的缺乏适宜的办公环境，增加了组织监督、管理和控制工作人员工作的难度，同事之间交流减少，减少了与专业人员及社会的联系。

（2）弹性时间。

优点：

时间灵活，更好的安排工作时间，提高效率。

缺点：

难以监督员工

（3）远程工作。

优点：

减少总部办公空间的开销，工作时间更灵活。

缺点：

加大了对员工监督和控制的难度。

（4）虚拟办公。

优点：

减少工作空间和办公用品的耗费，信息能够存储、归档和通过计算机网络发送。

缺点：

难以控制任务和信息的质量，难于管制网络以及信息的安全保密。

（5）兼职工作。

优点：

兼职人员可控制自己的工作时间和多份工作，充分发挥自己的专长。

缺点：

控制和监督员工较难，难以控制工作量及报酬。

（6）定期合同制。

优点：

能灵活聘到优秀人员，这些人工作有动力，效率高。

缺点：

难以控制员工对企业的忠诚，缺乏工作保障。

（7）交替工作。

优点：

能激励工作人员。

缺点：

交接不当，会出现工作混乱。

（8）临时办公桌。

优点：

节省资金也节省了员工的时间。

缺点：

员工缺乏归属感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也难于被管理。

7、选择办公模式的工作程序

（1）深入调查现有办公模式所面临的问题

（2）根据调查结果确定相应的新型办公模式

（3）根据新的模式要求制定管理监督的标准和责权利相结合的分配制度

（4）先在部分部门实行取得经验，逐步推广新模式

（5）不断根据本企业特点完善新模式，评估启用新模式的得失

8、设计办公室的工作程序

（1）分析不同部门业务特点对于办公条件的要求

（2）设计平面图

（3）选择办公家具、设施和装饰（4）采光、温度和通风

9、改进办公事务工作程序

（1）定义一个需要加以分析和改进的流程

（2）确定衡量流程的关键指标并对该流程进行评价（3）寻找所存在问题和差距的原因

（4）根据以上分析提出可行的改进方案（5）实施改进方案

10、改进办公事务的流程

（1）确定问题

（2）分析有关资料

（3）确定造成问题的可能的原因（4）提出可能的解决方案

11、突发事件的预防措施

发生的事情是不可预见的或突然发生的，并带来危险，需要立即采取应对措施，尽力控制。

主要有火灾、伤害、疾病、炸弹威胁或恐慌。

（1）以书面形式确定紧急情况处理程序

（2）根据书面程序，对所有工作人员进行培训

（3）让所有人员了解有情况发生该如何疏散和急救员的姓名

（4）实行紧急情况模拟演练

（5）明确各级管理人员在紧急情况下所负的任务和职责

（6）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（7）保证定期检查和更新设备

12、突发事件的应对措施

（1）准备清楚的书面紧急情况处理程序

（2）用这些程序培训所有人员

（3）在可利用的地方清楚地显示有关紧急程序

（4）实行紧急情况模拟演练来测试编写的程序

（5）明确员工在紧急情况下的职责

（6）保证工作场所有受过紧急情况处理培训的人员

（7）保证配备相关的设备和资源以随时处理紧急情况

（8）保证定期检查和更新设备

13、处理突发事件的流程

（1）及早发现，马上报告，并保护好现场

（2）查找问题的原因

（3）成立临时指挥中心（4）控制源头，釜底抽薪（5）召开新闻发布会

14、上司交办事项督查的程序

直接为上司服务、为实施上司的决策和实现上司决策的目标而进行的一项工作

（1）上司向有关督查人员授权转承催办

（2）很大一部分转交各有关人员具体承办

（3）有些又上司指导督查人员亲自承办（4）转交办的事项要及时催办

（5）督办人员要对转交办事项深入的检查（6）上司交办事项办理完毕

（7）办结回告（8）对办结回告进行审查评估（9）立卷和归档

15、制定工作计划的方法

（1）根据要求列出本团队要完成的所有任务

（2）区别重要的任务和紧急的任务

（3）按照轻重缓急和逻辑顺序标记出任务完成的先后顺序

（4）列出完成每项任务所需的资源和相关信息

（5）明确完成各项任务的每个阶段指标和估算的时间要求

（6）指明每项任务的负责部门或承担人以及负责人

（7）推算各阶段工作完成时间并填入计划表

（8）确保计划顺利实施

（9）明确工作进展的情况和质量如何监督和管理

16、制定工作计划的程序

（1）估量机会

（2）确定计划工作的目标（3）确定计划工作的前提条件

（4）拟订可供选择的行动方案（5）评价各种备选方案（6）选择方案

（7）拟订分计划（8）编制预算

17、制定承办期限规定的程序

企业接到客户或询问者的问题后处理并回复的时间规定

（1）调查本单位或组织在行政管理工作方面有哪些行为需要做出时间期限的规定

（2）时间期限适宜标准（3）确定同一任务的不同承办周期

（4）确定同一任务紧急情况不同的承办周期

18、办公室工作评估的程序

实质上就是对办公室工作进行目标管理。

它提高了管理工作效率，明确了组织机构的建制，促进了员工承担责任，有助于进行控制和监督工作。

（1）建立一套完整的目标体系

（2）制定目标（3）组织实施（4）检查和评估

19、办公用品与设备的采购程序

（1）提出购买申请

（2）审批，落实经费（3）招标，选择供应商（4）签订供货合同

（5）货物入库（6）支付货款

20、制定采购预算方案程序

（1）确定预算的核算基数

（2）进行市场调研（3）确定采购产品的种类及型号价格

（4）编写预算方案（5）征求意见，完善方案

21、办公资源管理程序

包括各类办公设备、办公家具、车辆、会议室、日常用品、图书等。

办公资源管理就是实行办公资源统一规范管理，减少资源浪费，合理的调配与利用办公资源，提高办公资源的使用效率。

（1）了解本单位所有办公资源的基本情况

（2）对本单位所有办公资源进行分类管理

（3）对办公资源建档，记录应用情况（4）定期进行数据分析

22、信息开发的主要形式

对信息进行全面挖掘、综合分析、概括提炼，以获得高层次信息的过程。

（1）剪报

（2）索引（3）目录编制（4）文摘（5）信息资料册（6）简讯（7）调查报告

23、信息开发的程序

（1）确定主题

（2）分析信息材料（3）选择信息开发方法

（4）选择开发信息的形式（5）形成信息产品

24、信息利用的工作程序

通过有效的方式将信息提供给利用者，实现信息的价值，具有周期性、经常性、广泛性和实效性特点。

（1）熟悉信息的内容

（2）确定利用需求（3）确定信息利用服务的途径

（4）获取信息（5）提供信息

25、信息反馈的工作程序

将信息使用过程中产生的效应及活动中不断产生的信息进行再收集、再处理、再传递的过程。

目的是检查输出信息的真实性；对信息传递进行检验与调整；为决策提供依据。

（1）明确目标

（2）选择信息反馈的方法（3）获取反馈信息（4）加工分析反馈信息

（5）传递反馈信息（6）利用反馈信息

三、文书处理与拟写

1、文书审核的工作程序

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

（1）明确审核范围

（2）确定是否需要行文（3）审核文书内容（4）检查文字表达

（5）检查文件体式（6）检查文书在处理程序上是否妥善完备

2、档案利用的工作程序

是开发和直接提供档案，满足利用者的档案需求的工作。

（1）熟悉库藏

（2）分析利用需求（3）选择档案利用方式（4）获取档案（5）提供档案

3、电子档案管理的工作程序

在计算机系统中形成的具有查考利用价值的社会活动的原始记录。

（1）电子档案的收集积累

（2）电子档案的归档（3）电子档案的保管

（4）电子档案的利用

通告

是公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项的公文，是各级机关、企事业单位与社会团体通常使用的告晓性公文　

制约性通告告知性通告

标题＋正文＋落款＋成文日期

通告与公告的区别：

范围不同，公告大于通　告；宣布事项不同，公告重于通告；制发者不同，公告由国家行政机关或权力机关发布　

通报

是表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的公文

表彰通报批评通报传达通报

标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期

通报与通告的区别：

通报属奖励与告诫性公文，通告无此意；同属告晓性公文，通报重在传精神，通告重在发事宜；通报一般不具指令性，通知具有。

决定

是一种指令性下行文。

是对重要事项或者重大行动做出安排，奖励有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项的公文

特点：

决策性，制约性

标题＋主送机关＋正文（＋附件）＋落款＋成文日期

1、不可只用“文种（决定）”做标题2、慎用“决定”

类型：

1、指挥性决定——对重要事项或重大行动作出安排的决定。

着眼于工作部署，对下级具有较强的行政约束力。

2、知照性决定——将决定事项知照给有关单位和人员

决定事项指的是：

表彰先进、惩处错误；设置机构；变动人事；召开重要会议；变更或撤销下级决定等。

请批、批答函

是不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项的（平行）公文

请批函批答函

标题＋主送机关＋正文＋落款＋成文日期

1、准确选择文种。

请示和批复用于相隶属机关，请示是下对上级机关行文，批复是上对下级机关行文。

2、把握用语分寸

事务文书

计划

是各级机关，企事业单位、社会团体和个人对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书

分文章式表格式两种。

文章式计划的结构：

标题＋正文＋尾部

1、以政策先行，为指导思想2、从本部门实际出发3、语言简洁明了

总结

是各、企、社、个通过对过去一阶段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验教训，得出规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书

综合性总结专题性总结

（其它分类略）

标题＋正文＋尾部

前言：

概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩

主体：

成绩和经验、存在的问题和教训以及今后努力的方向等。

1、正确的指导思想　2、坚持实事求是　3、总结出规律性的东西　4、分清主次　突出重点　5、语言简明、准确

述职报告

标题＋称谓＋正文＋落款＋成文日期

1、标题　有四种写法：

一是只写“述职报告”四个字；二是“ＸＸ年任ＸＸ职务期间的工作汇报”的公文写法；三是“ＸＸＸ（姓名）ＸＸＸ（职务）ＸＸ会议上的汇报（或报告）”的写法；四是新闻标题式的写法。

2、称谓

指数值报告的对象或呈送的部门，如“各位领导”、“董事会”、“组织人事部

3、正文开头+主体+结尾

开头——所任职务和期限，任职期间的基本情况，以及对自己任职期间成绩的总体评价

主体——包括三方面的内容：

履行职务的基本情况；所取得的成绩和实践经验存在问题和努力方向

结尾——是正文的结束语。

一般可以用“以上报告，请领导和同志们指正”、“以上就是我的述职，谢谢各位”等

（三）要求

1、实事求是：

既不要脱离自己的职责范围和工作目标；不能写成流水帐；正确、适当，不能故意夸大或缩小；缺点和不足的地方也要说够、说充分。

2、突出特点3、语言简洁

特点：

个人性，真实性，通俗性

实事求是，突出特点，语言简洁

讲话稿

是讲话者在公共场合就某一问题发表自己的见解或阐明某种事理而事先写成的文稿

特点：

内容针对性强；语言平易通俗交流具有互动性

开头＋主体＋结尾

1、口齿清晰，吐字准确，注意抑扬顿挫2、内容有针对性3、观点鲜明，主题明确4、语言要通俗，生动

市场调查报告

是对市场调查所获得的信息资料，进行整理得出结论，提出采取行动的合理建议之后撰写的书面报告

按调查范围、方式分，有综合性调查报告和专题性调查报告；

按目的、作用、内容分，有情况、事件、经验和问　题调查报告

标题＋前言＋正文＋尾部

深入调查，充分占有材料实事求是

招标书

又称招标说明书，是招标人利用投标者之间的竞争从而达到优选投标人的一种告知性文书，是招标人为了征招承包者或合作者而对招标的有关事项和要求所作的解释和说明

特点：

明确性、竞争性、具体性和规范性

标题＋正文＋尾部

1、标题“招标项目名称+文种”或“招标单位名称+文种”构成

2、正文

结构是：

前言+主体+结尾

前言——招标单位的基本情况和招标目的

主体——包括文件编号、招标项目名称、招标范围、招投标办法、时限、地点

结尾——招标单位的名称、地址、电话号码和传真

3、尾部

附件名称、落款、成文日期和附件原文

做好调查研究，掌握市场信息，制定的测算，评估款项要科学合理；语言简洁，用词精确，文字、数据、图表均要求准确无　误　

投标书

也称“标函”，是投标人为了中标而按照招标人的要求，具体地向招标人提出订立合同的建议，是提供给招标人的备选方案的文本

特点：

针对性，求实性，合约性

标题＋正文＋尾部

1、标题由“投标项目名称+文种”或“投标单位名称+文种”构成

2、正文送达单位+引言+主体+结尾

（1）送达单位——顶格写

（2）引言——说明投标的依据、目的和指导思想

（3）主体——提出目标、要求，介绍投标企业的现状，明确投标期限及投标形式，拟订标的，填写标单等

（4）结尾写明投标单位的名称、地址、电话号码和传真等。

而且不可以简写。

时间应该写明*年*月*日,不可写“今年“明年”之类

3、尾部：

附件名称、落款、成文日期和附件原文

明确招标要求，实事求是，不可弄虚作假，语言简洁，语气谦和

第二节　收发文处理

一、文书的审核

概念：

对文件草稿从内容到形式所做的全面检查和修正工作。

审核要求：

发现问题逐一纠正；一般性问题直接修改；较大的改动，具体协商

审核的工作程序：

1、明确审核范围2、确定是否需要行文3、审核文书内容4、检查文字表达5、检查文件体式6、检查文书在处理程序上是否妥善完备

二、文书的拟办

概念：

对文件的办理提出初步意见，以供领导批阅时参考。

文书拟办的要求：

1、熟悉政策和规定2、熟悉职责范围和业务情况3、熟悉办文程序和规定4、拟办意见要符合规定和实际5、拟办意见力求准确、及时、简洁

拟办的工作程序：

1、明确拟办范围2、阅读文书内容3、提出拟办意见

三、文书的承办

概念：

是按照文件要求或领导批示，结合工作的实际情，具体处理文件的工作。

意义：

是文件处理的关键环节，是具体解决问题的阶段，也是检验工作质量和工作效率的重要标志之一。

承办要求：

1、认真领会拟办、批办意见2、文书的承办要区分轻重缓急3、来文内容涉及以前的收文，要查找或调阅有关文件作为承办复文的参考。

4、已承办和处理完毕的文书，及明清理和说明5、办理完毕和待办理文书分别保存

承办工作程序：

1、了解文书内容2、研究批办意见3、进行具体办理

四、文书的催办

概念：

是对文书办理情况的督促和检查，以便使承办按照文书的时限要求及时办理。

催办的要求：

1、催办过程中发现问题及时汇报2、要填写催办记录单

催办的工作程序：

1、确定催办范围2、确定催办的方法（电话、发函，登门，约请承办部门来人汇报）3、进行催办

一、意向书

意向书的结构一般包括：

标题、导语、正文、结尾四个部分。

标题：

意向书之前加上项目名称，如"兴建麦秆草席加工厂意向书"。

导语：

写明合作各方单位的全称，双方接触的简要情况，磋商后达成的意向性意见。

然后用"本着××原则，兴建××项目"作为导语的结语。

正文；分条款写明达成的意向性意见。

结尾：

要写明"未尽事宜，在正式签定合同或协议书时予以补充"一语，以便留有余地。

二、邀请信

邀请信一般由名称、收信人称谓、信首问候语、正文、信末问候语、写信人署名、日期等项组成。

名称：

在邀请信首页上端居中写上"邀请信"。

收信人称谓：

在邀请信的开头顶格书写被邀请者的姓名或单位名称。

个人姓名后应加上"先生"、"女士"、"经理"等相应的称呼。

信首问候语及正文：

在邀请信正文的开头首先是问候语"您好"等，然后进入正文主体，主要说明邀请的原因和活动的内容，介绍活动安排的细节，并提出邀请。

信末问候语：

正文结束后，在正文左下方另行低二格写上问候语。

写信人署名、日期；在邀请信末尾右下方适当位置写上邀请单位名称或个人姓名，同时签上年月日。

）拟写邀请信的注意事项

1.诚恳、热情，使对方感受到邀请者的诚意而愉快地接受邀请。

2.为了表示郑重和诚意，邀请信一般用手写。

三、请柬

请柬一般由名称、称呼、正文、习惯结尾语、落款等五部分组成。

名称；在封面上写明"请柬"或"请帖"字样，若请柬没有封面，"请柬"二字就写在第一行中间。

称呼：

在请柬的背面第一行顶格写上被邀请的单位名称或个人姓名。

个人姓名后面加上"先生"、"总裁"等相应的称呼。

正文：

首先交待邀请参加的活动内容；其次要交待举行活动的时间和地点。

习惯结尾语：

在正文后另起一行空两格写"敬请"二字，然后再另起一行顶格写"光临"二字。

落款：

写明邀请人和发出请柬的时间。

拟写请柬注意事项：

1.简明、扼要。

2.语言诚恳、热情、有礼貌。

3.款式和装帧要美观大方。

四、感谢信

感谢信一般由标题、受文对象、正文、结尾、签署五部分组成。

标题：

感谢信的标题有两种写法，一是用文种名称"感谢信"直接作为标题；另一种是由受文对象和文种名称两个要素相结合而成，如：

"致×××的感谢信"。

受文对象：

在标题之下，正文之前顶格写明被感谢对象的单位名称或个人姓名。

个人姓名后面加上"先生"、"同志"等相应的称呼。

然后加上冒号，引出正文。

正文：

首先写明在什么时候得到对方的关心、支持和帮助，对此表示感谢；然后简述对方关心、支持和帮助有什么效果，或陈述这种帮助在今后将起什么作