电大专科行政管理办公室管理试题及答案.docx
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电大专科行政管理办公室管理试题及答案
中央广播电视大学-第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理试题
一、单项选取题（请将对的答案字母序号填在答题纸上。
每小题1分，共10分）
1．文员传达上司批示时，哪一项做法是不适当（B）
A.必要时可形成文字材料，照本宣科
B．传达可以依照上司重要意思，溶入自己对问题意见
C．不可在普通电话、普通函件里传达有秘密内容批示
D．重要批示，应当规定被传达者复述一遍，以免漏听或漏记
2．如下关于文员管理好时间说法，哪一种是不对的（D）
A．定好目的，把想做或需要做事情写下来
B．想办法加快解决邮件、信件和其她重复浮现事务
C．开始工作之前要做好准备工作，就不会因遗忘某事而半途停顿
D．把零散工作安排在安静、有效时间段里去做
3．有时应上司规定，文员参加会见或会谈，如下哪些内容不是文员任务（B）
A．准备资料B．刊登意见
C．现场服务D．会议或会谈记录
4．传真机最佳用来传送如下哪种邮件？
（A）
A．普通图纸B．机密文献
C．很长文献D．感谢信
5．文员打印寄往欧美国家信封，收信人内容打印顺序应当是（C）
A.国名、地址、部门、姓名B．姓名、地址、部门、国名
C姓名、部门、地址、国名D．姓名、国名、部门、地址
6．下列接受名片时唯一对的做法是（A）
A．接受名片时要用双手B．大声念出名片上头衔
C．接过名片立即放人兜内D．传递名片将正面朝向自己
7．如下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意会议。
（B）
A.口字型B．圆桌型
C．教室型D．U字型
8．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离划分理论，45CM～120CM，应当是（A）
A．个人区B．社交区
C密切区D．公众区
9．文员协助举办宴会时，不用考虑（B）
A．宴会形式与氛围B．有无休息室
C有无停车场D．交通与否以便
10．上司参加各种应酬和会议，有时需要更换服装，文员应（A）
A．告知上司家人把衣服送达B．自己到上司家里去拿
C让上司自己去家里更换D．去买新服装
二、判断题（对的打“√”，错误打“×”。
每小题1分．共10分）
11．文员应避免不必要通信和邮寄，尽量把频繁联系集中起来分批进行。
（√）
12．文员第一次做一项工作时应当快某些，如果错误可以再做一遍。
（×）
13.无论是什么样文本和图表几乎都能通过传真发送，因而文员传递信息应首选传真。
（×）
14．当与人擦肩而过，或越过长辈、上司前面，或因事半途离坐时，都要招呼一声。
（√）
15．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏，以避免被盗用冒领。
（×）
16．受到直属上司以外指派时，如果是文员自己可以安排办理，并且不会影响到直属上
司所批示工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定。
（√）
17。
虽然是上司私人应酬，文秘人员也应当积极、乐意地去协助。
（√）
18．宴请请柬普通要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头商定就不要补发请柬了。
（×）
19．如果要回绝别人，最佳是依照自己和对方人际关系限度，分别使用表达办法，以避
免由于回绝而发生不必要困扰。
（√）
20．简介信正本和存根必要一致，同步可以出具空白简介信。
（×）
三、简答题（每小题10分，共20分）
21.文员进言是指什么？
进言具备什么作用？
办法和规定是什么？
（1）进言是指文员积极对上司提出意见、建议、批评或规劝；（3分）
（2）参谋作用；补缺作用；增进关系作用；（3分）
（3）适事、适时、适地、适度。
（4分）
22．旅行结束后，文员应重要完毕哪些工作，请予以设计。
1）会议名称；（1分）
（2）会议记录人姓名、盖章；（1分）
（3）时间（开始时间、结束时间）；（1分）
（4）会议地点；（1分）
（5）议题；（1分）
（6）主持人、主席；（1分）
（7）出席者名单；（1分）
（8）会议通过情形及结论；（1分）
（9）有关资料；（1分）
（10）下次会议预定日期。
（1分）
四、设计题（每小题15分，共30分）
23．安徽某公司欲与上海某公司合伙，上海以品牌、技术入股，运用安徽比较便宜原材
料和人工，共同生产国内紧缺产品。
上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商量合伙详细事宜，办公室主任请小李作好准备。
如果你是小李，你如何设计这个接待方案？
（1）接受任务；（1分）
（2）理解宾客；（2分）（3）制定筹划；（2分）（4）预订食宿；（1分（5）迎接宾客；（6）商量日程；（2分）（7）安排会谈；（2分）（8）陪伴参观；（1分）（9）送别客人；（1分）（10）接待小结。
（2分）
24．文员所作口头报告基本办法是如何，有什么规定？
（1）整顿好旅行过程中所有单据、凭证，送上司审视、签字后向财务部门报销，或者结算预支出差费用。
（3分）
（2）回到公司上班后，应将出差过程以及关于事务写出工作报告。
如果是与上司同行，
可依照上司原始记录整顿出报告，送上司过目或批准，然后存档备案。
（3分）
（3）尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未竣工作。
（3分）
（4）把在出差时结识关于人士、单位等状况做好记录，以便将来有用。
（3分）
（5）对在旅行过程中予以协助和照顾关于部门和人员，分别去函或去电表达感谢。
五、案例分析题（每小题15分，共30分）
25.请对下面发生状况以及致歉函所涉及有关内容进行恰当分析。
美国某花店经理接到一位顾客电话，说她订购20支玫瑰送到她家时间迟了一种半小时，并且花已经不那么鲜艳了。
第二天，那位夫人接到了这样一封信：
亲爱凯慈夫人：
感谢您告知咱们那些玫瑰在很差状况下已经到达您家消息。
在此信附件里，请查找一张偿还您购买这些玫瑰所用所有金额支票。
由于咱们送货车半途修理意外耽误，加之昨天不正常高温，因此您玫瑰咱们未能准时、保质交货，为此，请接受咱们歉意和保证。
咱们保证将采用有效办法以防止此类事情再次发生。
在过去两年里，咱们总是把您看作一种尊敬顾客，并始终为此感到荣幸。
顾客满意乃是咱们努力求取目的。
请让咱们理解如何更好地为您服务。
您真诚霍华德·佩雷斯
（经理签名）
（1）这是一位老顾客，所反映状况应不容置疑，首要考虑应是如何补救。
（2分）
（2）补救。
一是可以接到电话及时派人立即再送20支玫瑰，二是予以恰当补偿货款。
（3分）
（3）道歉。
补偿只是物质上表达，道歉更能从心理上表达对顾客尊重。
方式可以是也打个电话，但是写信则显得更加郑重其事。
（3分）
这封信，先是表达感谢和全额补偿，另一方面才解释因素，又不只是就事论事，还提出了防止后来发生类似事情保证。
最后再联系一下感情，表达了商店对顾客基本原则和态度。
（5分）
此信虽然是文秘人员写，也应由经理亲笔签名，以示对顾客尊重。
26．请将下列文献分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
（1）市教委关于招生工作告知；
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；
（3）北京广播电视大学招生工作筹划；
（4）北京广播电视大学关于招生工作请示（呈市教委）；
（5）市教委关于北京广播电视大学招生工作批复；
（6）北京广播电视大学校务会议关于调节系主任决定；
（7）北京广播电视大学关于调节系主任告知；
（8）北京广播电视大学关于做好开学工作告知；
（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作报告；
（10）北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作报告；
（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量报告；
（12）北京广播电视大学工作总结；
案卷-:
（2分）
（1）市教委关于招生工作告知；
（4）北京广播电视大学关于招生工作请示（呈市教委）；
（5）市教委关于北京广播电视大学招生工作批复；
标题：
市教委、北京广播电视大学关于招生工作告知、请示、批复（2分）
案卷二：
（2分）
（2）北京广播电视大学关于招生工作校务扩大会议纪要；
（6）北京广播电视大学校务会议关于调节系主任决定；
（7）北京广播电视大学关于调节系主任告知；
（8）北京广播电视大学关于做好开学工作告知；
标题：
北京广播电视大学关于招生工作、系主任调节、开学工作会议纪要、决定、告知
（2分）
案卷三：
（2分）
（3）北京广播电视大学招生工作筹划；
（12）北京广播电视大学工作总结；
标题：
北京广播电视大学招生工作筹划、年度工作总结（2分）
案卷四：
（1分）
（9）北京广播电视大学各系关于开学准备工作报告；
（10）北京广播电视大学各系关于加强学生思想工作报告；
（11）北京广播电视大学各系关于提高教学质量报告；
标题：
北京广播电视大学各系关于开学准备、加强学生思想工作、提高教学质量报告
中央广播电视大学--第二学期“开放专科"期末考试7月
办公室管理试题
一、单项选取题（请将对的答案字母序号填在括号内。
每小题l分。
共10分）
1．如下关于投影机使用哪一项是不适当（ D）
A．安顿窗帘遮挡室外光线
B．与其她设备对的连接
C．选取复印倍率来决定复印纸尺寸D．应设立电脑桌面屏幕保护功能
2．文员在进行办公室布置时，如下哪些行为是不适当（ C）
A．准备某些敞开文献夹，贴上相应标记条
B．办公桌抽屉物品要摆放整洁，不要放得太满且要经常清理
C．较大物品放在稍高于眼光平行层面上，用标签贴在各种物品下方
D．下班前要整顿好自己办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密
3．如下关于录音机使用哪一项是不适当（ A ）
A．录音时需将监听开关至于“0N”位置
B．想保存录制好内容，可将磁带盒两侧防抹片除掉
C．机内话筒录音，注意最佳录音距离为30一150厘米
D．录音时要防止杂音混入，可采用传播线录音
4．文员必要管理好自己时间，如下运用时间行为中哪一项是不适当（ C ）
A．定好目的，把想做或需要做事情写下来
B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效时间段里去做
C．每天把工作安排得超过工作时间，给自己压力
D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
5．如下接打电话行为中，哪一项是不适当（ C ）
A．电话机旁随时放着电话记录单或便笺和笔，一有留言就能及时记录
B．文员离开办公室时，要安排别人替你接电话
C．应随时使用手机在飞机上、饭店里、大剧院等进行联系
D。
如果已经回电，但没打通，牢记要再联系
6．如下关于确认上司日程安排筹划行为中，哪一项是不适当（ A ）
A．以电话方式决定面谈或开会重要预定筹划，不用再以书面形式确认
B．上司和文员必要在周末核对下周行动筹划，每天早上核对当天行动筹划
C．如果会议主办者是上司，就要确认（至少在举办日二、三天前）会议室
D．会议、面谈所必要文献及资料，要在前一天就准备好
7．文员应当为上司商务旅行作许多准备工作，如下哪一项是不适当（ B ）
A．准备旅行筹划和旅馆信息
B．代替上司制定约会筹划C．为商务洽谈收集资料
D．把上司商务旅行时需要带行李列出清单
8．如下关于交际礼仪举止行为，哪一项是比较适当（ D ）
A．用后跟着地走路+
B．正式场合，女性文员双腿可交叠翘成二郎腿
C．男性在任何场合都可戴着手套握手
D．穿着短裙下蹲姿势，应跨前半步后腿虚跪，上身保持挺直，蹲下时慢悠悠地弯下腰
9．如下阐明宴会种类与形式内容，哪一项是对的（ C ）
A．鸡尾酒会普通以邀请夫妇同步出席为好
B．茶会对茶叶和茶具选取比较讲究，普通在餐厅举办
C．工作餐是非正式宴请形式，早、午、晚举办均可
D．午宴普通不设固定席位，以便于客人社交
10．上司决定参加某个会议时，文员不应当（ A ）
A．只在便笺上写好会议名称
B．除了送来资料外，也必要收集其她上司有必要资料
C?
如果是第一次前去公司外地点，要先理解场地状况和交通所耗费时间
D．和上司先充分沟通，避免在会议进行中暂时以电话联系不便
二、判断题（对的打“√”。
错误打“X”。
每小题1分。
共l0分）
1．同步简介诸多人时，可从右至左，按顺序简介。
（ √ ）
2．如果文员要找人是一位比上司地位高人或尊长，你跟对方文员说完之后就应当叫上司接过电话，告诉上司要找人立即就会来听电话，让上司直接与对方通话。
（ √）
3．文员代替上司传达不利消息时，由于当这个信差很困难，因此要拖到最后一刻行动。
由于上司震怒，自己转达口信语调也应当变成上司语调。
（ × ）
4．当上司规定文员协助私人事务时，就把它当作是上司运用文员下属同事关系来协助她解决私人事务。
（ √ ）
5．简介信正本和存根必要一致。
可以出具空白简介信。
（ × ）
6．面对突发事件，值班人员有时在领导人未批示前就要采用暂时应急办法。
（ √ ）
7．注办是指文秘人员在《文献解决单》上或文尾下角注明公文办理成果。
（ √ ）
8．虽然客观形势发生变化，也不应变更档案密级、期限。
（ × ）
9．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一种拳头大小距离。
（ √ ）
10．文秘人员对上司支票往来管理要谨慎小心，支票簿与印章应当一起收藏，以避免被盗用冒领。
（ × ）
三、简答题（每小题10分．共20分）
1·文员依照单位需要向外或向内发文，需要通过一系列程序即为发文解决过程。
请阐明这一系列过程。
（1）拟稿。
（2）核稿。
是指拟稿人员上级负责人对草稿审查和核算。
（2分）（3）签发。
指机关领导人对文稿最后审定、签字发出。
（1分）（4）编号。
已经签发文献，由文秘人员统一编排发文字号。
（1分）（5）缮印。
对已经签发文献定稿进行誊清、复印或排版印制。
（1分）（6）校对，指将文献誊写稿、打印稿或清样按定稿核对校正。
（1分）（7）用印，是指在完毕文献上加盖机关印章。
（1分）（8）登记。
（1分）（9）分发。
指对准备发出文献进行分装和发送。
2·文员受上司批示，向对方规定约会时应注意哪些要点?
决定期间、地点时要注意什么?
（1）要获得上司允许；（1分）
（2）如果用写信方式，在等到对方收到信后，再打电话给对方文秘人员以确认；（1分）（3）要对的告知对方赴约者姓名、职务、目、时间、地点、方式（早餐会、午餐会等）、所需要时间等等；（1分）（4）商定好后来，一定要向上司报告，并填写在日程安排筹划表上。
还应准备约会所需要文献资料。
（1分）（5）星期一早上、周末、即将下班之前、午餐先后不要安排约会；（2分）（6）对方休息日、节假日或有特殊政治和宗教意义日子不要安排约会；（1分）（7）公司有重大活动那一天不适当安排约会；（1分）（8）地点选取对方比较以便地方，还应考虑约会礼仪规格、与否需要保密、与否需要就餐等因素。
四、设计题（每小题10分。
共20分）
1．文员应当为上司商务旅行作许多准备工作，在准备国内国际旅行时要考虑哪些项目?
履行哪些职责?
（1）准备旅行筹划和旅馆信息。
旅行筹划表要阐明出发和到达地点、是乘飞机还是汽车、火车或轮船，出发和到达日期及时间、座位状况、旅馆状况。
（2分）
（2）制定约会筹划。
约会筹划表涉及：
都市名和省（州）名（如果是国外旅行，写明都市名和国家名），日期和时间，与上司约会者姓名、公司和地址，电话号码。
（2分）
（3）为商务洽谈收集资料。
（1分）
（4）决定旅行用品。
把上司作商务旅行时需要带用品列出清单。
（1分）
（5）考虑行李问题。
通过航空公司出版旅行筹划手册或旅行社代办人信息。
为每件行李准备辨认标签。
（1分）
（6）安排差旅费。
（1分）
（7）建立旅行——旅馆信息资料库。
随时与旅行社联系，建立最新信息充实自己资料库。
（1分）（8）办理旅行保险，如意外伤害保险等。
（1分）
2·某公司成立三周年，准备举办大型宴会，办公室人员应当如何做好准备，要做哪些工作?
（1）客人选取。
拟定名单，再请上司核定。
（2分）
（2）拟定期间。
如果是涉外宴请，宴请时间应当按照国际惯例，征询客人意见，要避免选取对方重大节假日。
（1分）
（3）会场选取。
要考虑宴会性质，客人数目，以及预算费用等，考虑宴会形式与氛围、交通与否以便、场地大小与否适当、菜式、有无停车场。
（2分）
（4）拟订菜单。
应符合对方饮食习惯，从宾客身份、宴请层次、目等方面去考虑，至少要提供2份菜单，供上司挑选。
（1分）
（5）寄发请柬。
宴请需要发请柬，请柬上应写明邀请人姓名，被邀请人姓名、宴请目、方式、时间、地点，以及着装规定、规定回函及其她阐明等。
请柬普通要提前一至二周发出；（2分）（6）席次排列。
以社会地位与年龄作优先考虑来安排，在请柬上应注明席次号。
席次排列原则是：
男女主人对坐桌椅两端；男女宾客间隔而坐；夫妇分开坐；男主宾坐在女主人右边，女主宾坐在男主人右边。
主人方面陪客，应插在客人中间坐，以便同客人接触交谈。
（2分）
五、案例分析题（每小题20分。
共40分）
1·公司经理在星期一早上告诉文员小刘，星期四上午9：
00到11：
00召开销售员会议，规定小刘告知关于人员。
小刘刚到公司不久，不太清晰公司有多少销售员，她到几种业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。
接下来小刘忙于其她事情，几乎把告知事忘了。
始终到星期三下午，经理问她会议告知了没有，她才匆忙在公司布告栏里写了如下告知‘兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议，会议重要，请务必出席。
，，
星期四上午8230左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，觉得会议不开了，坐了一会就走了。
9：
00左右有6个销售员来了，什么资料也没带，其中两个说，她们已经约好客户在10。
00会面。
到了10点，Jl乘JT4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束了，经理很不高兴。
公司一共有12位销售员，事后去问此外4位，她们说，主线没有看到告知。
经理对小刘非常不满。
请问，你以为小刘究竟错在哪些地方?
对的做法应当是如何?
2·请将下列文献分别组合成三至四个案卷，并拟制案卷标题：
（1）利华公司2月份经理睬议记录；
（2）利华公司销售筹划；l（3）市工商局关于年检工作告知；
（4）利华公司致香港凯福公司关于合伙事宜函；（5）利华公司4月份经理睬议记录；
（6）市物价局关于物价检查告知；
（7）香港凯福公司关于合伙事宜给利华公司复函；（8）利华公司6月份经理睬议记录；
（9）利华公司与香港凯福公司会谈纪要；
（10）利华公司8月份经理睬议记录；（11）市税务局关于税务自查告知；
（12）利华公司销售工作总结；
答：
（1）应当弄清销售员人数和姓名，准备这份名单；（3分）
（2）打印好书面告知；（3分）（3）在3天内，当面发放告知或电话告知（电话中需要对方确认时间、地点、内容等）到名单上每个人；（3分）（4）告知不能写在布告栏里，也许不被人注意；（2分）（5）告知上应写清会议时间（开始到结束时间）、地点；（3分）（6）应详细写清会议内容，应做好哪些准备；（3分）（7）应提前到会议室做好准备，做好签到工作；（3分）2．（题略）答案
案卷一：
（4分）
（1）利华公司2月份经理睬议记录；（5）利华公司4月份经理睬议记录；（8）利华公司6月份经理睬议记录；（10）利华公司8月份经理睬议记录；标题：
利华公司经理睬议记录（2分）
案卷二：
（2分）
（2）利华公司销售筹划；…（12）利华公司销售工作总结；标题：
利华公司销售工作筹划：
总结（2分）
案卷三：
（3分）（3）市工商局关于年检工作告知；（6）市物价局关于物价检查告知；（11）市税务局关于税务自查告知；标题：
市工商局、物价局、税务局关于年检、物价、税务自查告知（2分）
案卷四：
（3分）
（4）利华公司致香港凯福公司关于合伙事宜函；（7）香港凯福公司关于合伙事宜给利华公司复函；（9）利华公司与香港凯福公司会谈纪要；
标题：
利华公司与香港凯福公司关于合伙事宜函件、会谈纪要（2分）
中央广播电视大学-第一学期“开放专科”期末考试
办公室管理试题1月
一、单项选取题（请将对的答案字母序号填在括号内。
每小题1分，共10分）
1．在办公室布置方面，（A）位置是上座。
A．离人口最远B．离入口近来C．接近门口D．接近窗户
2．在文员工作以及办公环境等方面，下面选项中哪种行为不合适当？
（B）
A．准备某些敞开文献夹，贴上相应标记条
B．较大物品放在稍高于眼光平行层面上，用标签贴在各种物品下方
C．办公桌抽屉物品要摆放整洁，不要放得太满且要经常清理
D．下班前要整顿好自己办公桌，把文献、资料收藏好以免丢失和泄密
3．文员必要管理好自己时间，如下运用时间行为中哪一项是不适当？
（C）
A．定好目的，把想做或需要做事情写下来
B．尽量控制外来干扰，把重要工作安排在安静、有效时间段里去做
C．每天把工作安排得超过工作时间，给自己压力
D．对每一项工作作出安排，定好最后期限
4．为了防止办公室浮现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应当改进？
（A）
A．工作人员工作尽量专门化、单一化
B．尽量定量控制办公室工作
C．重复性工作尽量由机器完毕
D．合理设计办公室工作流程
5．如下哪些接打电话行为是不对的？
（A）
A．受到通话对方极大责难，应针锋相对回击
B．给上司留言正面朝下放在她办公桌上
C．做记录时可以在便笺下垫一张复写纸，以防遗失后备用
D．半途因有事需放下电话请对方等待时，应把话筒朝下放置
6．在公务专用信件书写礼仪方面，普通在收函单位或个人称呼后习惯用（D）。
A．“顷悉”、“际此”B．“谨启”、‘钧启”
C．“台鉴”、“惠鉴”D．“台安”、“钧安”
7．按照美国人类学家爱德华·霍尔博士对交往空间距离划分理论，45CM～120CM，应当是（A）。
A．个人区B．社交区C．密切区D．公众区
8．文员做会议记录时，可以在会议记录中（C）。
A．加入自己主观意见
B．不记录议题
C．与发言者用词不一致但意思完全一致
D．对所记内容作评论
9．上司决定参加某个会议时，文员不应当（D）。
A．和上司先充分沟通，避免在会议进行中暂时以电话联系不便
B．除了送来资料外，也必要收集其她上司有必要资料
C．如果是第一次前去公司外地点，要先理解场地状况和交通所耗费时间
D．只在便笺上写好会议名称
10.在某些状况下，文员在安排日程筹划表时也许获得上司完全信任，取决于两点：
一是掌握足够知识，理解业务轻重缓急；另一是具备（B），理解规定约会者心理。
A．社交能力B．说话技巧C．听话能力D．听写能力
二、判断题（对的打“√”，错误打“×”。
每小题1分，共10分】
1．办公室灯光照明要避开自然光，最佳用人工灯光。
（×）
2．办公室工作人员对工作认真负责重要体现就是“样样事必躬亲”。
（×）
3．同步简介诸多人时，可从右至左，按顺序简介。
（√）
4．文员在工作时间如需要补妆，应随时随处进行。
（×）
5．文员应有效运用时间，可以把重要工作如写报告等与其她工作安排在一起去做。
（×）
6．寻常交往中上下级角色关系不应淡化。
（×）
7．如果需要与来访者拟定会晤时间，应先征求来访者以便时间，查看上司时间表，如果这一时间有空，就可答应下来。
（×）
8．女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一种拳头大小距离。
（√
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