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1、xAccess上机实践指导书Access 2003 上机实践指导书一、实践目的学习微软Access 2003软件，掌握1. 数据库、数据表的创建以及表间关系的建立；2. 使用窗体向导、设计视图创建窗体；3. 创建查询；4. 创建报表；5. 切换面板管理器的使用方法。二、实践内容通过创建一个高校教学管理数据库，来帮助提高教学管理的工作效率和管理水平。（一）规划数据库高校教学管理数据库规划目标包括：（1）可以实现对全校教师信息以及教师授课信息的增加、删除、修改和查询等操作；（2）可以实现对全校学生信息以及学生选课信息的增加、删除、修改和查询等操作；（3）可以实现对学生课程成绩进行汇总分析。（二）设

2、计数据库根据以上规划目标，定义并经过第三范式(3NF)规范化，高校教学管理数据库包括“教师信息”、“教师授课”、“学生信息”、“课程名”和“学生选课信息”5张数据表。各表的结构如下：（1）教师信息表，如表1所示，以“教师号”为主关键字，存储教师的基本信息。表1 教师信息表字段名称数据类型字段大小必填字段是否主键教师号文本4是是姓名文本10是否性别文本2否否工作时间日期/时间短日期否否政治面貌文本10否否学历文本6否否职称文本6否否系别文本10否否联系电话文本20否否（2）教师授课表，如表2所示，以“授课编号”为主关键字，存储教师的授课信息。表2 教师授课表字段名称数据类型字段大小必填字段是否主

3、键授课编号自动编号长整型是是教师号文本4是否课程编号文本3是否学年文本9否否学期数字长整型否否班级文本6否否授课地点文本10否否授课时间文本10否否（3）学生信息表，如表3所示，以“学号”为主关键字，存储学生的基本信息。表3 学生信息表字段名称数据类型字段大小必填字段是否主键学号文本8是是姓名文本10是否性别文本2否否出生日期日期/时间短日期否否政治面貌文本10否否班级文本6否否毕业学校文本20否否（4）课程名表，如表4所示，以“课程编号”为主关键字，存储课程信息。表4 课程名表字段名称数据类型字段大小必填字段是否主键课程编号文本3是是课程名文本20是否课程类别文本6否否学分数字长整型否否学时

4、数字长整型否否（5）学生选课信息表，如表5所示，以“选课编号”为主关键字，存储学生选课信息。表5 学生选课信息表字段名称数据类型字段大小必填字段是否主键选课编号自动编号长整型是是学号文本8是否课程编号文本3是否成绩数字单精度型是否（三）创建数据库1、创建表以创建“教师信息表”为例，介绍在Access 2003中创建表的过程： 在数据库界面中双击“使用设计器创建表”选项，进入表的设计视图。 单击设计视图中“字段名称”列的第一行，并在其中输入“教师信息表”中的第一个字段名“教师号”；单击“数据类型”列的第一行，并单击其右边的向下箭头，这时出现一个下拉列表，表中列出了Access提供的所有数据类型，

5、选择“文本”数据类型；在“说明”列中输入字段的说明信息，这里输入“主关键字”。说明信息不是必须的，但它能增加数据的可读性。 重复上一步，在设计视图窗口中分别输入“姓名”、“性别”、“工作时间”、“政治面貌”、“学历”、“职称”、“系别”和“联系电话”字段名，并设置相应的数据类型。上述设置完成后，还需要在属性区域设置相应的属性值。比如设置“性别”字段的“默认值”属性、“工作时间”字段的“格式”和“输入掩码”属性、“联系电话”字段的“输入掩码”属性等，其目的是为了减少输入错误，方便输入操作。设置字段属性可以按以下步骤完成： 将插入点移至“性别”字段行，在“常规”选项卡下的“默认值”属性行中输入“男

6、”。 将插入点移至“工作时间”字段行，单击“常规”选项卡下“格式”行，然后单击右边的向下箭头，从列表中选择“短日期”；在“输入掩码”属性框中单击鼠标，这时该框的右边出现一个“生成器”按钮，单击该按钮，打开“输入掩码向导”对话框。 在该对话框的“输入掩码”列表中选择“短日期”，然后单击“下一步”按钮，这时屏幕上显示对话框。在该对话框中，输入掩码方式和占位符。 单击“完成”按钮。 设置“联系电话”字段的“输入掩码”属性与上一步相同，只是在向导第二个对话框的“输入掩码”文本框中输入11个“0”。 定义完全部字段后，单击第一个字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮，给所建表定义一个关键字。 按照上述的方

7、法设定所有的字段属性后，单击“保存”按钮将表保存，在“表名称”输入框中输入表的名称“教师信息表”，然后单击“确定”按钮。【实践内容要求】在Access 2003中按数据库设计要求分别创建“高校教学管理数据库”中其余的4张表：教师授课表、学生信息表、课程表和学生选课信息表。注意：主键、外键字段不能为空。2、简单查询设计在Access数据库中，查询是一种统计和分析数据的工具，它能够把多个表中的数据抽取出来，供用户查看、更改和分析使用。(1)选择查询设计选择查询是最常见的查询类型，它从一个或多个表中根据准则检索数据，它的优点在于能将一个或多个表中的数据集合在一起。例如，查找不及格学生，并显示学生所在

8、班级、姓名、课程名和成绩。像这样的查询要求需要将“学生信息表”、“学生选课信息表”和“课程名表”等3张表的数据连接在一起，找出不及格的学生。创建选择查询的步骤如下： 在数据库界面中双击“在设计视图中创建查询”选项。进入查询设计视图窗口，同时弹出“显示表”对话框。 在“显示表”对话框中有3个选项卡，它们是“表”、“查询”、“两者都有”。如果建立查询的数据源来自表，则单击“表”选项卡，如果建立查询的数据源来自已建立的查询，则单击“查询”选项卡；如果建立查询的数据源来自表和已建立的查询，则单击“两者都有”选项卡，这里单击“表”选项卡。 双击“学生信息表”，将“学生信息表”添加到查询设计视图窗口上半部

9、分的窗口中。然后使用同样方法将“学生选课信息表”和“课程名表”添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中。单击“关闭”按钮。 依次双击“学生信息表”中的“班级”、“姓名”，“课程名表”中的“课程名”和“学生选课信息表”中的“成绩”等字段，使这些字段显示在“设计网格”的字段行上。 在“成绩”字段列的“条件”行中输入条件“”按钮，选定所有字段。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。在此对话框中，选择“纵栏表”项，这时可以在左边看到所建窗体的布局。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。在对话框右侧的列表框中列出了若干窗体的样式。选中的样式效果在对话框的左侧显示，用户可选择喜欢的样式。此处选择“标准”样式。 单击

10、“下一步”按钮，弹出对话框，在此对话框中可为所创建窗体输入一个标题，此处输入“学生信息录入”。 单击“完成”按钮，进入“学生信息录入”窗体设计视图。（2）对窗体的调整创建出来的窗体有许多不尽如人意的地方。比如，所有数据的输入都需要用户通过按键来完成，输入操作不简便，窗体布局比较乱，这些都违背了输入设计的原则。因此，需要对该窗体进行修改和调整。修改、调整窗体可以在设计视图中通过使用各种控件来完成。具体方法和步骤是如下：调整位置调整窗体中各控件尺寸及位置，在设计视图窗口中打开“学生信息录入”窗体，调整窗体上已经设置了的各个控件位置与尺寸。添加控件在窗体中添加、设置所需控件： 在窗体上添加一个“矩形

11、”控件，单击工具箱中的“矩形”控件按钮，在窗体主体区域画一个矩形区域，使现有的窗体内容均放在其中；将“矩形”控件的“特殊效果”属性设为“凸起”。 添加一个“标签”控件作为窗体标题，在窗体上方中央添加一个“标签”控件，并输入“学生信息录入”作为该窗体的标题。将标题的字体名称设为“隶书”，字体大小设为26，前景颜色设为“红色”。由于像性别、政治面貌、学历、职称和系别等字段有固定的取值，如性别取值为“男”和“女”，政治面貌取值为“团员”、“党员”和“群众”。因此，可以将这些字段的控件改为“组合框”控件，这样可以简化输入操作，提高输入效率。下面以政治面貌为例，说明组合框的创建和调整方法。 将已有的“政

12、治面貌”字段删除。 单击工具箱中的“组合框”工具按钮，在窗体上单击要放置“组合框”的位置。屏幕显示“组合框控件向导”对话框，选择“自行键入所需的值”。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，在“第1列”列表中依次输入“群众”、“团员”、“党员”和“其他”等值，每输入完一个值，按Tab键移至下一行。 单击“下一步”铵钮，弹出对话框，选择“将该数值保存在这个字段中”项，并单击右侧向下箭头按钮，从弹出的下拉列表中选择“政治面貌”字段。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，在“请为组合框指定标签”文本框中输入“政治面貌”作为该组合框的标签。此时，拖动列的右边框可以改变列表框的宽度。 单击“完成”按钮，组合框创建

13、完成。同样将性别字段的控件改为“组合框”控件。创建命令按钮在窗体下方添加“下一记录”、“上一记录”、“添加记录”、“保存记录”以及“退出”等5个命令按钮。下面以“退出”按钮为例，说明使用“命令按钮向导”创建命令按钮的过程和方法。 单击工具箱中的“命令按钮”，在窗体上单击要放置命令按钮的位置。屏幕上弹出“命令按钮向导”对话框。 在对话框的“类别”列表框中列出了可供选择的操作类别，每个类别在“操作“列表框下都对应着多种不同的操作。先在“类别”框内选择“窗体操作”，然后在对应的“操作”框中选择“关闭窗体”。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。为使在按钮上显示文本，单击“文本”选项，然后在其后的文本框内

14、输入“退出”。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。在该对话框中可以为创建的命令按钮起一个名字，以便以后的引用。 单击“完成”按钮。至此命令按钮创建完成，其他按钮的创建方法与此相同。 为了使窗体布局整齐、美观，可再加一矩形控件，将5个命令按钮放置其中，矩形控件的“特殊效果”为“蚀刻”。【实践内容要求】按照同样的操作方法，创建(1)“课程信息录入”窗体(2)“学生成绩录入”窗体(3)“学生选课信息录入”窗体(4)“教师信息录入”窗体(5)“教师授课信息录入”窗体6、报表的实现报表是Access数据库的主要对象，它的作用是汇总数据，显示经过格式化且分组的信息。报表中的大部分内容是从表或查询中获得的，它

15、们是报表的数据来源，报表中的其他内容是在报表设计过程中保存的。下面介绍学生信息报表的设计过程。 双击“报表”对象中的“使用向导创建报表”，弹出“报表向导”对话框。 在“表/查询”组合框中选择“表：学生信息表”，在“可用字段”框中选择所有字段。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，在该对话框确定分组级别，本报表不需要分组。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，该对话框要求确定报表记录的排序次序，并决定是否汇总数据。本处选择按“学号”升序排序。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，该对话框要求确定报表所采用的布局方式。在“布局”选项组，选择“表格”，在“方向”选项组，选择“纵向”。 单击“下一步”按钮，弹出对

16、话框，确定报表所采用的样式，选择“组织”选项。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，要求指定报表的标题，在此输入标题“学生基本信息”。 单击“完成”按钮，完成报表的创建。至此，完成了学生基本信息报表的设计。学生人数统计报表的设计和学生基本信息报表的设计基本上一样，不过学生人数统计报表的数据源使用了查询，而不是数据表。下面将简单介绍该报表的设计过程。 双击“报表”对象中的“使用向导创建报表”，弹出“报表向导”对话框。 在“表/查询”组合框中选择“查询：每班男女生人数”，在“可用字段”框中选择所有字段。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，在该对话框确定分组级别，本报表不需要分组。 单击“下一步”按钮，弹

17、出对话框，该对话框要求确定报表记录的排序次序，并决定是否汇总数据。本处选择按“班级编号”升序排序。 单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择“表格”，在“方向”选项组，选择“纵向”。 单击“下一步”按钮，在弹出的对话框中选择“组织”选项。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，要求指定报表的标题，在此输入“学生人数统计”。 单击“完成”按钮，完成报表的创建。至此，完成了学生人数统计报表的设计。【实践内容要求】应用上述方法分别创建“教师基本信息报表”和“学生成绩统计报表”。5、高级查询设计根据“高校教学管理”数据库查询统计的需求，在创建查询时，使用了其中4种类型，分别是选择查询、计算查询、交叉表查询和

18、参数查询。(1)交叉表查询的设计交叉表查询显示来源于表中某个字段的汇总值，并将它们分组，一组列在数据表的左侧，另一组列在数据表的上部。例如，在“高校教学管理”数据库中统计各班男女生人数，这时就需要应用交叉表查询来实现。下面将详细说明步骤。 在“数据库”对话框中，单击“查询”对象，然后单击“新建”按钮，这时屏幕上显示“新建查询”对话框。 在该对话框中，双击“交叉表查询向导”，弹出对话框。 在窗口的“视图”组中选中“表”，再在上端列表中选中“学生信息表”。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。在该对话框中，确定交叉表的行标题。为了在交叉表的每一行前面显示班级，应双击“可用字段”框中的“班级”字段，将其

19、选入“选定字段”中。 单击“下一步”按钮，弹出对话框，在该对话框中，确定交叉表的列标题，双击“可用字段”框中的“性别”字段。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。在该对话框中，确定每个行和列交叉处进行什么样运算。为了让交叉表查询计算每班不同性别的人数，单击“字段”框中的“学号”字段，然后在“函数”框中选择“计数”函数。 单击“下一步”按钮，弹出对话框。在该对话框中“请指定查询的名称”文本框中输入“每班男女生人数”作为该查询名，然后单击“完成”按钮。(2)参数查询的设计前面所建查询，无论是内容，还是条件都是固定的，如果用户希望根据不同的条件值查找记录，就需要不断地建立查询，显然这样做很麻烦。为了方便

20、用户查询，Access提供了参数查询。参数查询利用对话框，提示用户输入参数，并检索符合所输入参数的记录或值。在“高校教学管理”数据库中大量地使用了参数查询来实现不同的查询要求。例如，按学号查看学生信息、按班级查看学生信息等。下面介绍“按学号查询学生信息”查询的创建过程。 双击“查询”对象中的“在设计视图中创建查询”选项，屏幕上显示查询设计视图窗口，并显示一个“显示表”对话框。 在“显示表”对话框中，单击“表”选项卡，然后双击“学生信息表”将其添加到查询设计视图窗口上半部分的窗口中，单击“关闭”按钮。 在查询设计视图窗口上半部分的窗口中“字段”行的第一列中选择“学生档案表.*”，在第二列中选择“

21、学号”，去掉“学号”字段“显示”行的勾选。 在“学号”字段“条件”行中输入“请输入学号：”（屏幕交互显示内容用方框框起）。 单击“文件”菜单中的“另存为”命令，然后在弹出的“另存为”对话框中，在“查询名称”文本框中输入“按学号查询学生信息”。 单击“确定”按钮，完成参数查询的设置。【实践内容要求】按照上述的操作方法，创建本系统的所有查询。7、使用切换面板管理器进行系统集成至此，已经完成了“高校教学管理”数据库中所有功能的设计，接着需要将它们组合在一起，形成最终的应用系统，以供用户方便地使用。Access提供了切换面板管理器工具，来集成对象、建立应用系统，实质上是要创建一个控制菜单，用户通过选择

22、菜单实现所需功能，完成相应操作。每级控制菜单对应一个切换面板页，每个切换面板页上提供相应的切换项，即菜单项。使用切换面板管理器创建时，就是要将所有的切换面板页以及每页下的切换项定义出来。具体步骤如下： 在“数据库”对话框中，单击“窗体”对象，然后单击“工具”菜单中的“数据库实用工具”命令，在弹出的级联菜单中执行“切换面板管理器”命令，弹出对话框。 在“切换面板管理器”对话框中单击“新建”按钮，弹出“新建”对话框。在“新建”对话框中的“切换面板页名”文本框中输入新的切换面板页名称“教学管理系统”。然后单击“确定”按钮。这时在“切换面板页”列表框中就出现了名为“高校教学管理”的切换面板页。按照同样

23、方法创建“学生信息管理”、“教师信息管理”、“选课信息管理”等切换面板页。 在对话框中单击“高校教学管理”，然后单击“创建默认”按钮。 单击主切换面板，然后单击“删除”按钮，弹出“切换面板管理器”提示框，单击“是”按钮，删除Access所创建的启动界面。 单击“切换面板页”列表中的“高校教学管理”项，然后单击“编辑”按钮，弹出“编辑切换面板页”对话框。 单击“新建”按钮，弹出“编辑切换面板项目”对话框。在“文本”文本框中输入“教师信息管理”，在“命令”下拉列表框中选择“转至切换面板”，同时在“切换面板”下拉列表框中选择“教师信息管理”。 单击“确定”按钮。这样就创建了一个打开“教师信息管理”切

24、换面板页的切换面板项。使用同样的方法，在“高校教学管理”切换面板中加入“学生信息管理”、“选课信息管理”等切换面板项，它们分别用来打开相应的切换面板页。 最后还需建立一个“退出”切换面板项来完成退出应用系统的功能。在“编辑切换面板页”对话框中，单击“新建”按钮，弹出“编辑切换面板项目”对话框。在“文本”文本框中输入“退出系统”，在“命令”下拉列表框中选择“退出应用程序”，单击“确定”按钮。 单击“关闭”按钮，返回“切换面板管理器”对话框。现在“高校教学管理”数据库中每个切换面板页都是空的，还需要继续为每个功能创建相应的切换面板项。下面为“学生信息管理”切换面板页创建“学生信息录入”的切换面板项，该项打开“学生信息录入”窗体。 在“切换面板管理器”对话框中，选中“教师信息管理”切换面板页，然后单击“编辑”按钮，弹出“编辑切换面板页”对话框。 单击“新建”按钮，弹出“编辑切换面板项目”对话框。在“文本”框中键入“教师信息录入”，在“命令”下拉列表中选择“在添加模式下打开窗体”项，