张一凡整理的行政相关制度资料.docx

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张一凡整理的行政相关制度资料

办公室日常管理制度（包含办公品设施管理制度）

第一章总则办公场所是员工从事经营管理的劳动场所，公司努力创造一个安全、舒适、健康的办公环境，员工应自觉维护良好的办公环境。

第二章员工行为规范

第一条职业道德:

忠诚、正派、守纪、勤勉、尽职、敬业。

第二条形象规范

1.着装：

整洁、大方、得体

1）员工衣着应当合乎企业形象及部门形象，原则上员工穿着及修饰应稳重大方、整齐清爽、干净利落，服装正规、整洁、完好、协调、悦目。

2）女员工可化淡妆，勿戴过多饰品；领口过低、裙、裤过短的服装禁止穿着。

3）鞋、袜保持干净、卫生，在工作场所不赤脚、不穿拖鞋。

2.举止：

文雅、礼貌、精神

1）遵守考勤制度，准时上班、下班，不迟到、早退。

病假、事假需及时申请或通知本部门负责人，填报请假单。

2）上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满，乐观进取。

3）对待上司要尊重，对待同事要热情，处理工作保持头脑冷静，提倡微笑待人，微笑服务。

4）开诚布公，坦诚待人，平等尊重，团结协作，不将个人喜好带进工作中，不拉帮结派、党同伐异。

5）热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶道歉。

6）保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫他人。

第三条语言规范

1.会话：

亲切、诚恳、谦虚

1）语音清晰、语气诚恳、语速适中、语调平和、语意明确言简。

2）与他人交谈，要专心致志，面带微笑，不能心不在焉，反应冷漠。

3）严禁说脏话、忌语，使用文明用语。

4）同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉。

5）汇报工作时应简洁、明确。

第四条社交活动

1.待客：

热情大方的对待来客。

客人到时应起立迎接，安排入座，双手递水；告辞时，应道别。

2.作客：

准时赴约，作客时间不宜太长，告别时应向主人表示谢意。

3.参加社交活动，应注意维护企业形象；男员工头发梳理整齐，衣服整洁大方，保持仪态大方得体；女员工应适当化妆，衣着色彩协调，大方得体，入时美观

第五条办公大厅、各独立办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关之事。

第六条工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。

保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中。

第七条员工不得携带违禁品、危险品、枪支、管制刀具等进入办公场所。

第八条个人外套、大衣应尽量悬挂于更衣柜内，请勿摆置于椅子后方。

第九条工作中不得擅自翻阅他人的文件、资料、报告等材料。

第一十条工作时间内禁止在办公区域内食用有气味的食品及零食。

第一十一条办公桌上应素雅、整齐、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放。

第一十二条桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。

第一十三条室内文件柜文件摆放科学有序，外观整洁。

第一十四条办公室墙面除了张贴必要的文件或图表外，应保证墙面清洁。

第一十五条办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅在桌前摆正。

第一十六条保证所属办公区域的设备设施完好，做到人走关停所有设备电源。

第一十七条要节约用电，下班后及时关闭计算机；开启空调时按要求调整温度，人员长时间离开办公室时应关闭空调。

第一十八条会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。

第一十九条未经行政部同意，禁止私自调换工作位置或挪动工作台、文件柜等办公家具、办公设备。

第二十条工作中同事之间应本着以公司利益为重，团结合作、快捷高效为原则，应及时解决可能存在的矛盾和问题。

第二十一条公司的电脑、传真机、复印机原则上不能用于私人用途，若有特殊原因，须事先提出申请，经批准后方可使用。

第三章办公现场管理规范

第二十二条工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在其他办公室逗留。

第二十三条公共卫生由专人打扫，各自办公室由办公室成员打扫，每位员工应自觉维护干净、整洁的办公环境。

第二十四条员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内、公司平台及卫生间内吸烟，严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物，严禁随地吐痰、倾倒污水和茶渣，保持地面、门窗、办公家具、办公设备等清洁整齐。

第二十五条在使用传真机或复印机后，所产生的错误报告或废纸等，须及时处理，重要文件应予以销毁，非重要文件应回收再利用。

传真后的稿件，应立即拿走，禁止堆放在传真机或复印机上。

第四章爱护财产

第二十六条每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。

公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责。

第二十七条复印机、打印机和传真机的管理与清洁及一般的维护由专人负责。

第二十八条电脑的日常维护由使用人负责，如遇故障影响正常使用的情况，将由工程部派专业人员对电脑进行维修，不得擅自处理。

第二十九条公司所购的书籍资料等，由行政部指定的专人进行登记、编号，并加盖章。

若要借阅须事先在行政部办理借阅手续，借阅最长期限为两周，超出期限须办理续借手续。

第三十条发现设备、设施有问题时，及时通知行政部，由行政部向维修单位说明情况，并协调好维修时间，然后根据设备、设施的损害情况做相应处理。

第三十一条为了维护公司正常的工作秩序，保证公司公共设备和设施正常运转，提高维修的时效性，每位员工都赋有在第一时间内将发现的公共设备、设施受损情况及时向行政部报告的责任。

第五章罚则

第三十二条本制度的检查、监督部门由公司行政部执行；

第三十三条若有员工违反此规定，公司将给予口头警告、通报批评、记过、降薪、辞退等处罚；

第三十四条根据规定，各种处罚项目除按上述规定处罚外，均计入当月绩效考核项目。

公司会议管理制度

第一章总则

第一条目的加强公司会议纪律，规范议事日程，进一步提高会议的质量和效率。

第二条原则强调会前通知、会时签到、会中记录、会后落实四项要求。

第三条适用范围适用于公司各种例会及专题会议。

第二章职责

第一条管理部门行政人事部负责监督该制度的执行。

第二条职责

1、行政人事部负责公司周例会、月例会的组织及相关工作，负责协助项目例会及其他各种专题会议的监督。

2、行政人事部负责各种公司会议的会场安排、设备准备，负责管理保存所有会议纪要原件。

3、公司各部门负责本部门例会及主责专题会议的组织及相关工作。

第四章管理规定

第一条会议分类

1、公司例会：

原则上固定于第一周的最后一个工作日召开，要求公司董事长、各部门负责人参加；

2、部门会议：

根据各部门工作需要自行安排，原则上一周至少一次，要求各部门管理人员参加；

3、专题会议：

指由相关部门（或人员）组织的针对专项问题的会议，会议时间、地点、参加人员由召集部门确定。

第二条会议通知

1、公司周例会需在会议召开前1个工作日发通知给各参会部门（人员）。

2、如出现会议时间调整，由行政人事部通知各参会部门（人员），并说明原因。

3、会议通知需明确会议时间、地点、内容和参会人员等。

第三条会议准备

行政人事部负责会场安排、设备准备，需在会前10分钟准备完毕。

第四条会议纪律

1、会议组织部门负责会议纪律的维护，准备签到表，组织参会人员签到。

2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。

会议开始时，组织人收回签到表。

会后，组织人在签到表上标注迟到（注明到会时间）、未到人员。

3、参会人员如不能按时出席，需提前1个小时向会议组织部门请假，公司周会需提前1个工作日向行政人事部请假。

未请假视同缺席或迟到处理。

4、公司周会需部门负责人参加，如部门负责人因故不能出席，需指派本部门主管级人员代替，并提前通知行政人事部。

5、无故缺席会议，罚款50元；迟到罚款20元。

第五条会议记录

1、会议组织部门安排专人进行会议记录，会后整理会议纪要。

2、会议纪要按公司要求记录，会议迟到、缺勤人员名单附后。

第六条处罚规定行政人事部负责编制每月会议纪律处罚清单。

公司车辆管理制度

总则

为加强单位车辆的管理，本着“方便管理、节约开支、提高效率、优质服务”的原则，制定下列制度。

一、车辆管理

1、车辆有关证照和有关手续,由行政办公室人员妥善保管。

2、车辆严格实行下班入库制。

下班后车辆停放在指定停车场，因事不能停入指定车位的车辆应存放在相应有关规定的停放处。

如：

出差在外的车辆，要将车辆停放在安全场所，并锁好方向盘和门窗，搞好安全防范。

严禁车辆在洗车处及私人住宅区过夜，否则产生不良后果由驾驶员负责。

3、车辆实行专车专人驾驶，严禁将车辆私自交他人驾驶；严禁将车辆交给无证人员驾驶；任何人不得利用单位车辆练习驾车；不准跑私车。

外单位向我单位借车的，须经领导批准；4、车辆进行加油需经财务人员负责登记，领导签字；每月驾驶员需准确上报车辆的耗油和公里数情况,财务人员进行审核公布。

5、特殊情况用车必须经领导同意方可出车。

二、车辆调度和使用

1、车辆调度实行先领导后一般，先急后缓，先远后近，先乡镇后城市，先会议后出差，先保证工作后私人用车的原则。

2、办公用车实行派车制度。

由用车人向领导提出申请，由领导统一进行安排、调度。

领导外出时，由办公室负责人安排调度。

车辆调度按照工作的轻重缓急及领导优先的原则，统筹安排，未经领导批准，驾驶员不得擅自出车。

司机必须经领导通知方可出车，并按派车通知规定的时间、地点出车，不得擅自改变。

3.用车均实行出车登记制，由驾驶员登记，注明出车途径地、目的地、出车时间等，并请用车人签字确认。

月底由驾驶员本人汇总填写当月出车报表，作为核销油料等费用的依据。

4设立车辆调派运行公示栏，公布每日车辆运行安排情况，接受监督。

5办公室各工作人员如需用车的，须至少提前一日向领导提出申请，报经领导同意后，由领导负责安排，车辆的过桥过路费由用车人承担。

6车辆出车返回后，驾驶员均应及时向办公室报告，以便于车辆调度。

未经派车，擅自出车者，按私自用车论处。

7、单位领导和工作人员，都要自觉按制度办事，尊重驾驶员的劳动。

用车人员和驾驶员要主动配合，搞好工作衔接。

三、车辆驾驶与行车安全（驾驶人员岗位要求）

1．驾驶员要严格遵守上下班时间，随时待命，听从本单位统一安排。

按时出车，按时收车。

2、驾驶员未出车时，应严格按照作息时间在办公室待命，不得随意串岗、外出。

3、为确保行车安全，驾驶员必须认真钻研业务，定期参加交警队组织安排的安全学习和检查，严格遵守道路交通安全法规，服从交警指挥，严禁酒后开车，不准超速行驶。

4、驾驶员对车辆要勤检查，勤保养，勤擦洗，使车辆始终保持最佳运行状况。

发现问题，及时处理，严防事故发生。

原则上安排下午下班前一小时内洗车，无特殊情况不得提前洗车，以免影响正常用车。

5.公车执行公务中发生交通事故，因违章造成事故应负全部责任或主要责任的，除保险公司赔偿款项外，驾驶者承担其余费用，并作出书面检查；负次要责任或一定责任的，除保险公司赔偿款项外，驾驶者承担其余费用的10%。

公车私用发生交通事故，除保险赔付外的一切费用由驾驶者承担。

四、车辆维护与修理

1、要坚持预防为主的原则，发现问题，反应敏捷，处理及时。

2.办公室要加强对车辆的管理，按时组织进行年度审验，及时办理保险等有关手续，定期进行保养检查、油料使用情况检查，控制支出，节约开支。

3.车辆需维修时，驾驶员事先应征得车管人员和领导同意，然后到定点厂家维修，并随时将维修费用票据带回，按财务制度的有关规定及时履行报批手续。

未经批准擅自进行修车、购置零配件或在非指定的厂家修车，其费用不得报销。

4、司机应建立车辆维修保养台账，按里程或时间及时提出保养和修理建议。

五、相关费用报销

1．车辆的保险费、养路费、油费、路桥费、泊车费及凡因公使用的费用，统一由财务人员审核领导签字后方可报销。

保险费、养路费每年报销一次，路桥费、泊车费、洗车费由驾驶员每月汇总报销一次，由财务人员根据出车记录复核，经领导签字验核方可报销。

2．车辆维修费用报销需附维修申请单和维修收费清单，经领导审核批准后报销。

3．驾驶员如有违反交通规章（如闯红灯，违章停车等），造成罚款的不予报销（特殊情况除外），由违规驾驶员个人承担责任，并准时交纳罚款。

公司档案管理制度

一、总则

1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。

2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

公司档案分为受控档案和非受控档案。

3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。

结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

二、文件材料的收集管理

1、公司指定行政部负责文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交行政部审阅后归档。

3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。

会议文件由行政部收集。

三、归档范围

1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。

2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

四、归档要求

1、档案质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。

五、档案管理人员职责

1、按照有关规定做好文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。

2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。

3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。

六、档案的利用

1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由董事长签字批准。

2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报行政部处理。

3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。

4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。

5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。

6、不准转借，必须专人专用。

7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

公司接待管理制度

一、总则

为进一步规范各类业务接待行为，厉行节约，有效控制接待费用，严格执行内控管理各项规定为宗旨，特制定本制度。

二、适用范围

公司接待事务是指：

公司在日常工作中发生的为开展各类业务经营和其他各项活动需要而产生的接待用餐等交往应酬费用，本制度适用于公司各级接待费用的申请、审批和核准。

三、接待费用控制

接待事务实行“对口接待，统一安排”，行政部为公司接待事务的归口管理部门，并负责公司接待费用的审核与控制，做好用餐、住宿记录，用车按车辆管理制度规定办理。

月末将各单位费用情况汇总上报公司董事长。

四、公司接待事务用餐坚持分级限标的原则

由行政部统一安排在指定饭店、宾馆就餐、住宿，根据来访客人的级别和事情的轻重缓急，安排相应接待标准。

具体规定如下：

（1）公司领导重要客人、公司重要客户、外宾及厂家的主要负责人等接待标准为贵宾接待；一般工作人员及普通客户接待标准为业务接待；其他供应外协单位、中间商及客户派到公司学习的一般人员接待标准为普通接待（工作餐）。

（2）未经批准而超出标准的接待费，由接待申报人自负。

（3）接待人员一般情况下由相关负责人与相关人员陪同，确因工作需要招待重要客人，各相关部门可请分管领导出席。

陪餐人数一般控制在2-3人，最多不超过需接待人员的1.5倍。

（4）凡普通接待，中午一律不准饮酒；其他招待外来人员的用餐场合，陪餐人员必须饮酒的，必须适量，不得因酒误事或损害公司形象。

（5）一般情况下在公司招待所用餐，需在外酒店、宾馆安排用餐（或住宿）必须在定点宾馆，以降低接待费用。

五、接待的管理

（一）用餐接待审批

1、公司用餐接待费用实行提前申请，定额审批的原则。

对口部门申请用餐前，填写《业务员用餐申请单》，注明接待事由和就餐人数，经部门负责人签字后由综合办主任核定标准，安排就餐地点。

用餐完毕后由经办人（或陪餐人）在账单上签字确认。

2、如行政部负责人不在，可向行政部分管及以上领导申请批准。

领导不在公司时，要在电话中请示批准后，按以上审批程序补办《业务接待用餐申请单》后经分管及以上领导签字后交综合办，否则综合办一律不得办理《业务用餐申请单》手续。

3、因特殊原因未得到批准而进行的接待，在补办《业务接待用餐申请单》时,首先由接待人写出申请，说明事由和原因，经分行政部审批后，按《业务接待用餐申请单》补办用餐手续。

4、公司内部一般工作人员因公在外用餐没人每次不超过20元，出差在外需接待用户或其他业务用餐及住宿费用，按公司出差相关制度执行。

5、公司属业务接待和普通接待范围内的接待在填写《业务接待用餐申请单》并经市场部经理或销售公司经理签字后可自行安排，用餐完毕后将填好的《业务接待用餐申请单》交办公室备案，以方便月底汇总结算。

（二）、接待用茶、烟、水果由办公室根据领导指示按需办理。

（三）、行政部每月核准接待费用发生额，接待费用结算时，宾馆需提供公司《业务接待用餐申请单》、账单、发票各一份后，经行政部负责人签字后，按公司财务内控管理制度要求按程序结算。

六、行政部严格按标准审批额度发生违反相关审批规定，每发生一次扣罚行政部相关负责人50元并通报批评；在申请用餐过程中有虚假行为，每发生一次扣相关人员及负责人100元并通报批评。

公司员工劳动保障规章制度

第一章总则

第一条为规范本企业和职工的行为，维护企业和员工双方的合法权益，根据劳动法、劳动合同法及其配套法规、规章的规定，结合企业的实际情况，制定本规章制度。

第二条本规章制度适用于企业和全体员工，对特殊职位的职工另有规定的从其规定。

第三条员工享有取得劳动报酬、休息休假、获得劳动安全卫生保护等劳动权利，同时应当履行完成劳动任务、遵守企业规章制度和职业道德等劳动义务。

第四条企业负有支付职工劳动报酬、为员工提供劳动和生产条件、保护员工合法劳动权益等义务，同时享有生产经营决策权、用工自主权、工资奖金分配权、依法制定规章制度权等权利。

第二章企业劳动用工制度

第一节职工招用与培训教育

第五条员工应聘企业职位时，一般应当年满18周岁（必须年满16周岁），并持有居民身份证等合法证件。

第六条员工应聘企业职位时，应当已与其他用人单位合法解除或终止劳动关系，并如实填写《应聘人员登记表》，不得提供虚假信息。

第七条员工应聘时提供的居民身份证、职业资格证书、学历证、失业证或解除和终止合同证明等证件必须是本人的真实证件，不得借用或伪造证件欺骗企业。

第八条企业加强职工的培训和教育，根据职工素质和岗位要求，实行岗前培训、职业教育或在岗培训教育，培养职工的职业自豪感和职业道德意识。

第九条企业提供专项培训经费选送职工专业技术脱产培训涉及有关事项，由劳动合同或培训协议另行约定。

第二节劳动合同管理

第一十条企业招用员工应当签订书面劳动合同，自用工之日起30-90日内签订劳动合同，劳动合同由双方各执一份。

第十一条企业对新录用的职工实行试用期制度，根据劳动合同期限的长短，设定试用期，合同期限不满6个月的，不设定试用期。

第十二条企业与职工应当按照劳动合同的约定，全面履行各自的义务；在双方协商一致的情况下，可以变更劳动合同约定的内容。

第十三条劳动合同的履行、解除、终止应当严格遵守劳动法、劳动合同法等国家劳动法律法规规章的有关规定。

企业、员工任何一方提前解除或者违法解除劳动合同的，应当承担相应的法律责任。

第二节工作时间与休息休假

第十四条企业原则上实行每天工作8小时、每周工作40小时的标准工时工作制，但经劳动保障行政部门行政许可后，可对部分特殊岗位的职工实行不定时或综合计算工时工作制。

第十五条企业根据生产经营需要，经与员工协商可以依法延长工作时间。

企业安排员工加班的，应当将加班凭证交付员工，作为职工要求补休或支付加班工资的凭证。

第十六条年休假、婚丧假等休息休假按国家规定执行。

第三节工资福利

第十七条员工基本工资不低于当地最低工资标准。

基本工资是员工完成正常工作时间应享有的工资报酬。

第十八条企业可以按照不同岗位实行年薪制、计时工资或者计件工资，此外包括加班工资、奖金、津贴和补贴。

具体工资标准以劳动合同约定的为准。

第十九条企业安排员工加班的，按国家有关规定支付加班工资。

休息日安排职工加班，企业应按规定支付加班工资。

第二十条企业以货币形式按月足额支付职工工资；依法解除或终止劳动合同时，在解除或终止劳动合同后5日内一次性付清职工工资。

第二十一条因员工原因给企业造成经济损失的，企业可以要求员工赔偿或依企业规章制度对员工进行处理，并可按规定幅度从员工工资中扣除。

第四节社会保险

第二十二条企业用工当月为员工办理各项社会保险。

缴纳各项社会保险费依法由企业和个人分别承担。

第三章职工劳动纪律制度

第一节劳动纪律与职工守则

第二十三条员工必须遵守如下考勤和辞职制度：

（1）按时上班、下班，不得迟到、早退；

（2）不得委托他人报岗、签到或代替他人报岗、签到；因公外出等特殊原因未能签到、报岗的，必须由本部门经理或主管告知方能有效；

（3）因事、因病请假必须报经部门经理或主管同意，请假必须事先填写《请假单》，并附上相关证明（病假应有医院证明），在不得已的情况下，应提早电话或委托他人请假，上班后及时补办请假手续；

（4）未履行请假、续假、补假手续而擅不到岗者，均以旷工论处；

（5）职工辞职应当经用人单位批准，并办理工作移交手续。

第二十四条员工必须遵守如下工作守则和职业道德：

（1）敬业乐业，勤奋工作，服从企业合法合理的正常调动和工作安排；

（2）严格遵守企业的各项规章制度、安全生产操作规程和岗位责任制；

（3）工作期间，忠于职