1档案管理讲解.docx

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1档案管理讲解

1基本要求

1.1公路竣工档案是公路工程项目建设的重要组成部分，真实反映了公路建设项目的全过程，各参建单位对竣工文件的收集、整理、编制应予高度重视，编制竣工文件要做到组织落实、制度健全、措施到位，确保竣工资料的收集整理与公路建设同步，保证形成的竣工文件具有完整性、真实性、系统性和科学性。

1.2公路竣工档案应按照《云南省公路工程竣工文件编制实用范本》（以下简称“范本”）相关章节进行分类编制。

1.3建设单位职责。

公路建设项目竣工文件的编制和归档，项目法人为第一责任人，把竣工文件编制归档工作作为工程建设的重要组成部分，纳入项目管理工作。

项目法人在与施工单位、监理单位签定合同时，在合同中应当把竣工文件编制的责任和要求加以明确。

在工程开工初期，督促各参建单位应成立竣工文件编制领导小组，对竣工文件的收集、整理、编制进行部署和组织培训，并根据工程项目的特点，统一规范编制竣工文件的各项工作。

1.4监理单位职责。

监理单位应按“范本”的要求完成责任范围内监理文件资料的编制工作，还需督促、并定期检查各施工单位竣工文件的收集、整理工作。

对施工单位竣工文件编制的质量负监理责任。

竣工文件编制完成前，总监理工程师、高级驻地监理工程师及负责整理编制竣工文件的监理人员均不得离开本项目岗位。

在施工单位报请初验竣工文件时，必须先经监理单位审查合格后方能签认。

1.5施工单位职责。

合同段项目经理为竣工文件编制的第一责任人，工程建设过程中，要将施工阶段形成的竣工资料的收集、整理及存放工作落实到专人负责。

施工过程中，对已办理分项工程中间交工验收的，应及时将资料整理后，按归档要求分类存放，做到每完工一项，就完成一项收集整理存放工作。

竣工文件编制完成前，各合同段项目经理、总工及整理编制竣工文件的经办人员均不得离开本项目岗位。

2竣工文件组卷及档号

2.1竣工文件的组卷

2.1.1竣工文件的整理及编制应做到内容完整、整理规范、立卷组册科学。

既保证按交通运输部规定的《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）、《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发〔2010〕65号）<附件2公路工程项目文件归档范围>内容的完整性，又体现自然形成资料的系统性、层次性，便于整理和编制，便于查找，便于全省统一的网络管理。

2.1.2为保证竣工文件资料的层次性，竣工文件按册、分册、卷进行整理编制。

（1）竣工文件按竣工文件编制内容设立的册号进行组卷，册号为固定号，不得因工程缺项而改变册号。

册以下设分册，分册以下设卷。

（2）每册资料超过一盒的设分册，只有一盒的不设分册；每分册资料超过一盒的设卷，只有一盒的只设分册，不设卷。

如每册不足一盒的可与下一册合并，但册名必须加以注明。

（3）分册数量的编号只对册，卷数量的编号只对分册。

（4）“范本”中“竣工文件编制内容”一览表所规定的内容不是目录，在组卷时应根据资料的篇幅进行整理，按卷内材料内容进行“文件材料内容提炼”。

（5）卷内文件排序：

案卷内封面——扉页——卷内目录——文件材料——备考表。

（6）文件材料组卷厚度：

应根据资料的篇幅和不同档案盒厚度进行组合存放，不允许大盒少装和小盒超装（如4厘米厚的档案盒，一般宜存放300页左右A4纸张，或100页左右A3纸张）。

（7）工程质量资料整理的基本原则：

以工程单元划分为基础，以里程桩号前进方向，从下（基础）到上（上部），从左到右的顺序。

2.2竣工文件组卷格式

竣工文件的整理、编制、立册组卷应严格国家、部、省厅关于档案管理的规定执行，使我省高速公路形成的竣工文件统一、规范，从基础资料到格式实行标准化管理。

2.2.1案卷外封面、脊背、内封面、扉页、备考表用Word文档制作，总目录、案卷目录、卷内目录用Excel电子表格制作。

2.2.2案卷外封面格式标准

（1）案卷外封面粘贴在卷盒表面的图框内，其格式见图2-1。

（2）案卷外封面用Word文档制作，纸张规格以A4纸。

页边距：

上2.5cm，下2cm，左3.2cm，右2.3cm。

参建单位编制外封面时，外框线不需要绘制，横线暂用细实线绘制，竣工文件审订验收后送交专业单位装订时，由装订单位对外框线和横线统一制作。

（3）外封面印制字体：

“档号、档案馆号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用2号仿宋-GB2312字加粗。

工程项目名称（如：

C56线云南保山至龙陵高速公路）用30磅仿宋-GB2312字。

（4）档案馆号、密级竣工文件编制单位不填写。

（5）编制日期：

竣工文件编制日期应填写为交工验收日期或项目业主规定的日期。

（6）保管期限：

施工、监理单位竣工图表保管期限填写为永久，其它文件材料填写为长期。

2.2.3脊背格式标准

（1）参建单位编制的竣工文件，在验收审定前，脊背粘贴在卷盒脊背表面。

格式见图2-2。

（2）案卷档案盒尺寸规格：

D为20、30、40mm，脊背贴纸的竖向长度为220mm；装订时“档号”及“案卷题名”的字体采用小2号仿宋-GB2312字加粗，横线规格由装订单位按格式统一绘制。

（3）“档号”内容用4号仿宋-GB2312字分行横排打印，按二行排列。

（4）案卷题名栏中的“项目名称+XX第XX合同+合同段起迄桩号”填写为第一列。

2.2.4文件内封面及扉页

（1）封面及扉页在A4纸上纵向排版布局要合理、美观，封面格式见图2-3，扉页格式见图2-4。

（2）对不设分册或卷的就不需在封面及扉页上编排“第XX分册、第XX卷”。

（3）封面、扉页中“KXX+XXX～KXX+XXX”是指：

施工、监理单位为合同段起讫桩号，建设单位为整个建设项目的起讫桩号。

（4）对于建设单位编制的竣工文件内封面及扉页，取消“XX第XX合同段”栏目。

内封面中单位只保留建设单位，取消施工单位栏目，扉页中取消驻地高监一栏。

（5）对于监理单位编制的竣工文件内封面及扉页，“XX第XX合同段”改为“XX施工监理XX合同段”，桩号为监理项目的起讫桩号。

内封面中取消施工单位栏目。

（6）封面、扉页文件材料的五大部分：

施工单位资料名称为“第四部分施工资料”；监理单位资料名称改为“第三部分监理资料”。

建设单位资料名称改为“第一部分综合文件或第二部分决算和审计文件及第五部分科技、新技术资料”。

2.2.5总目录格式标准

（1）总目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为竖向，格式见图2-5。

（2）页边距（表格单元）：

上1.7，下1.7，左2.5，右1.2。

（3）行高（表格单元）：

从上至下第1行行高54，第2-4行行高30，其余行高35；

（4）列宽（表格单元）：

从左至右第1-3列列宽5，案卷流水号列宽：

6；文件材料题名列宽47，备注栏列宽9。

（5）字体：

表头“总目录”采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。

（6）表格外框线加粗。

2.2.6案卷目录格式标准

（1）案卷目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为横向，格式见图2-6。

（2）页边距（表格单元）：

上2.0，下1.7，左1.7，右1.7。

（3）行高（表格单元）：

从上至下第1行行高45，第2-4行行高24，其余行高45；

（4）列宽（表格单元）：

从左至右序号栏：

5，档号栏：

15，案卷题名栏：

54，责任者栏：

10，日期栏：

8，其他栏5。

（5）字体：

表头“案卷目录”采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。

（6）表格外框线加粗。

2.2.7卷内目录格式标准

（1）卷内目录采用Excel电子表格制作，纸张方向为竖向，格式见图2-7。

（2）页边距（表格单元）：

上1.7，下1.7，左2.5，右1.2。

（3）行高（表格单元）：

从上至下第1-2行行高60，其余行高50；

（4）列宽（表格单元）：

从左至右序号栏：

5，文件编号栏：

11，责任者栏：

7，文件资料名称栏：

37，日期栏：

7，其他栏5。

（5）字体：

表头“卷内目录”采用22号仿宋字体加粗，其余采用12号仿宋字体。

（6）表格外框线加粗。

2.2.8备考表格式标准

（1）备考表采用Word文档制作，纸张规格以A4纸，纸张方向为竖向，格式见图2-8。

（2）页边距：

上2.5cm，下2cm，左3.2cm，右2.3cm。

（3）字体：

表头“备考表”采用2号仿宋字体加粗，其余采用4号仿宋字体。

（4）表格外框线加粗。

2.2.9档案盒要求，案卷盒规格：

220mm×310mm×（20mm、30mm、40mm），纸张纸质要求600g及以上由业主或上级单位统一购置。

2.2.10竣工文件装订

（1）卷内竣工文件资料存放顺序：

封面—扉页—卷内目录—文件资料—备考表。

（2）每个项目参建单位编制的竣工文件采取不装订形式，经验收审定后图文中心统一装订。

（3）竣工文件资料使用的纸张，文件材料一般为A4纸，竣工图表为A3纸按297×210mm折叠成手风琴式，纸张质量要求为80克。

档号

档案馆号

项目名称

（项目起止桩号）

科学技术档案

案卷题名项目名称+合同段+合同段起迄桩号+

文件材料内容提炼

编制单位

编制日期

保管期限

密级

图2-1案卷外封面示例

39mm

D

档号

GL.XX.4.TJ2-123

案卷题名

项目名称+XX第XX合同+合同段起迄桩号+文件材料内容提炼

D

档号

GL.XX.4.TJ2-123

案卷题名

项目名称+XX第XX合同+合同段起迄桩号+文件材料内容提炼

D

档号

GL.XX.4.TJ2-123

案卷题名

项目名称+XX第XX合同+合同段起迄桩号+文件材料内容提炼

20mm

图2-2案卷脊背格式示例

43mm

20mm

150mm

33mm

图8-2-2案卷脊背示例

XX线云南XX至XX公路

XX第XX合同段

（KXX+XXX～KXX+XXX）

竣工文件

第四部分施工资料

册名

文件材料内容提炼

第XX册

第XX分册

第XX卷

建设单位：

项目法人单位全称（加盖公章）

监理单位：

监理项目法人单位全称（加盖公章）

施工单位：

施工项目法人单位全称（加盖公章）

编制日期：

XXXX年X月

图2-3内封面示例

XX线云南XX至XX公路

XX第XX合同段

（KXX+XXX～KXX+XXX）

竣工文件

第四部分施工资料

册名

文件材料内容提炼

第XX册

第XX分册

第XX卷

项目负责人：

XXX技术负责人：

XXX

驻地高监：

XXX总监理工程师：

XXX

开工日期：

XXXX年X月竣工日期：

XXXX年X月

编制日期：

XXXX年X月

图2-4扉页示例

册、分册、卷号

案卷流水号

文件材料内容提炼

备注

册

分册

卷

总目录

编制单位：

图2-5总目录示例

案卷目录

序号

档号

案卷题名

编制

卷内件数

卷内页数

保管期限

密级

备注

责任者

日期

项目名称：

图2-6案卷目录示例

序号

文件编号

责任者

文件材料题名

日期

页次

备注

卷内目录

图2-7卷内目录示例

卷内备考表

本卷共件页，其中文字材料页，图样页，

照片页幅。

说明或记事：

立卷人：

立卷日期：

年月日

审核人：

审核日期：

年月日

图2-8备考表示例

2.3竣工文件档案格式的应用

2.3.1资料室及编制部门硬件设置

（1）资料室面积应不小于40m2，净宽高度应控制在2.6m以上，房顶选用阻燃材料，地面硬化，门窗齐全，墙面抹灰刷白。

（2）所有档案资料宜保存在专用金属档案柜内，由专人负责。

（3）档案资料室应做到防潮、防火，照明通风良好，并配备消防设备。

（4）根据已批复的工程划分，编制档案卷内目录，设置相应档案盒及标签，并事先上架。

（5）常用设备设施：

计算机、移动硬盘、打印机、复印机、照相机、金属档案柜、档案盒、日常用品（如：

防虫药、凤尾夹、装订机、订书机、胶水）。

金属档案柜应保证档案盒垂直放置，金属档案柜每格净尺寸应大于档案盒尺寸，档案盒尺寸为：

宽220mm×长310mm×（厚20mm、30mm、40mm）。

各编制部门应配置档案柜、档案盒，数量按各参建单位总目录所列的卷数进行配置。

2.3.2竣工文件编制分两阶段编制。

第一阶段从项目开工至交工验收前，第二阶段编制从项目交工验收前至竣工验收前。

2.3.3竣工文件第一阶段编制，应按照总目录、案卷目录、案卷外封面、脊背、卷内文件（案卷内封面、扉页、卷内目录、文件材料、备考表）的顺序编排。

总目录、案卷目录、卷内目录可依据工程进展情况进行补充和修订。

（1）总目录的编排。

总目录作为竣工资料的主骨架，对竣工资料编制工作具有重要的指导意义，能够起到总体规划、提纲挈领的重要作用。

编制总目录应满足以下要求：

①结构层次清晰。

不同合同段的施工、监理单位形成的资料要自成体系，互不干扰，有利于对施工、监理单位资料的汇总。

②适用性强。

对每一类型的资料要划分为更具有操作性的细目，每个细目可作为一个模块，通过模块组合就可满足不同工程内容的需要，对模块中资料的编排方法、次序、排列位置等均可详细做出具体规定。

③责任明确。

竣工资料的整理工作以合同为基础，“谁承但、谁编制”。

建设单位对竣工资料的汇总偏重于归类和排序，不改动各参建单位的资料内容。

竣工资料按性质、类别、工程内容分成不同的部分和章节，分别由建设单位、施工单位、监理单位等整理编制，最后汇总成册。

建设单位负责第一部分综合文件、第二部分决算和审计文件、第五部分科研、新技术文件的编制；监理单位负责第三部分监理文件的编制；施工单位负责第四部分施工文件的编制。

④项目开工后，由参建单位竣工文件编制领导小组根据项目具体工程内容，依据《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》（交办发〔2010〕382号）、《公路工程竣（交）工验收办法实施细则》（交公路发〔2010〕65号）<附件2公路工程项目文件归档范围>，参照“范本”第三章第一节第四条“竣工文件编制内容”编制参建单位“竣工文件编制内容表”，并完成参建单位总目录（图2-3）的编制。

a参建单位编制部门（指参建单位的职能部门）应按照总目录进行册、分册、卷号的档案盒及案卷组卷。

b在项目开工至交工验收前档案柜、档案盒可设置于各编制部门，在交工验收时将各编制部门档案柜、档案盒统一收集到档案室。

c在第一阶段编制中应将“竣工文件编制内容表”中“编制单位”改为“编制部门”；将“总目录”中“案卷流水号”改为“档号”。

（2）案卷目录的编排。

编制部门依据竣工文件编制领导小组所编制的参建单位总目录（图2-6），编制部门案卷目录。

案卷目录案卷题名中工序检验评定资料的文件名称应写明工程名称及所在的里程桩号，工程名称及所在的里程桩号按照总监理工程审批同意的“单位、分部及分项工程划分一览表”进行编制。

案卷目录中卷内件数、卷内页数根据工程进展情况完成一卷填写一卷。

（3）案卷外封面、脊背的编排。

案卷外封面、脊背按照图2-1案卷外封面示例、图2-2脊背示例要求编辑后采用A4纸打印后张贴在标准档案盒表面，将档案盒装入档案柜，档案柜应有柜外标识。

（4）卷内目录的编排。

卷内目录按照图2-7卷内目录示例采用A4纸打印两份，一份装入档案盒，另一份做为各编制部门卷内目录台帐，以便查阅。

卷内文件材料可采用凤尾夹将文件材料夹起。

卷内目录中文件材料题名根据工程进展情况完成一卷填写一卷。

（5）内封面、扉页、备考表的编排。

内封面、扉页、备考表按照图2-3内封面示例、图2-4扉页示例、图2-8备考表示例要求编辑后采用A4纸打印后装入档案盒。

2.3.4竣工文件第二阶段编制应按照卷内竣工文件资料（封面—扉页—卷内目录—文件资料—备考表）、卷外封面、脊背、案卷目录、总目录的顺序编排，相关内容按照“范本”编制。

在第二阶段编制中应将“竣工文件编制内容表”中“编制部门”改为“编制单位”；将“总目录”中“档号”改为“案卷流水号”。

2.4竣工文件档案编号

2.4.1档案分类号，按公路工程竣工文件材料分为五级类目。

第一至三级类目固定不变；项目代号用国家标准代码+建设项目起点汉语拼音第一个字母和止点的汉语拼音第一个字母组成，如：

G56线云南保山至龙陵高速公路，则表示为（G56BL）；五级类目按建设项目竣工文件材料形成的先后分为五大类：

综合文件、决算和审计文件、监理资料、施工资料、科研和新技术资料，分别用1、2、3、4、5表示。

2.4.2公路工程竣工文件档案号形式如下：

GL.××.△△⊙.☆—※

“GL”：

GL为一级类目（公路）；

“·”：

类级符号或层次的区别符号；

“××”：

二级类目（建设项目代号）；

“△△”：

业主以“YZ”、监理以“JL”、土建工程以“TJ”、路面工程以“LM”、交通安全设施以“JT”、机电工程以“JD”、房建工程以“FJ”、绿化工程以“LH”为代码。

“⊙”：

合同段号，业主和第三方监理的无此代码；

“☆”：

三级类目（竣工文件内容的一至五大部分）；

“※”：

案卷流水号。

案卷流水号不编虚位，从“1”开始编写（即“1”不编为“001”）；施工和监理单位以合同段为单元，建设单位分一、二、五部分为单元，分别编写案卷流水号。

例如：

G56线云南保山至龙陵高速公路土建第2合同段施工资料（第四部分）第十九册的第三分册第二卷的案卷流水号是第96号，则档号应为：

GL.G56BL.TJ2.4—96；

2.5竣工文件编制的质量要求

2.5.1竣工文件资料编制质量基本要求

（1）竣工文件资料部分，一式二套，一套为原件，一套为复印件。

竣工图表一式三套均为原件。

原件的定义是指：

签名或签证采用书写的原件。

（2）竣工文件的内容必须真实、准确，与竣工工程相符。

（3）竣工文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

（4）外购材料出厂合格证书及外委试验资料等必须有一套为原件或扫描件。

（5）工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

（6）形成的竣工资料统一采用A4纸张，竣工图表一般采用A3纸张，用80g白色书写纸。

（7）形成的竣工资料的纸张边距一般为：

左（装定线位置）2.5cm，右1.5～2.0cm，上、下均为2cm。

（8）竣工资料页码的位置：

单面书写的文件材料，在右下角编写页码；双面书写的文件材料，正面在右下角，背面在左下角编写页码。

案卷封面、扉页、卷内目录、备考表不编写页码。

（9）页码从卷内文件材料开始编写，每卷单独编号，页号从“1”开始。

2.5.2外封面案卷题名、脊背题名及案卷题名

（1）案卷题名（外封面）：

项目名称+合同段+合同段起迄桩号+文件材料内容提炼，其中工序检验评定资料的文件名称，应写明工程名称及所在的里程桩号。

例：

K110+202大桥1号墩桩基工程检验评定资料，案卷题名应为：

项目名称+合同段+合同段起迄桩号+K110+202大桥1号墩桩基工程检验评定资料，案卷题名原则上不超过三行。

（2）脊背案卷题名与外封面案卷题名一致，即：

项目名称+合同段+合同段起迄桩号+文件材料内容提炼，用4号仿宋-GB2312字从右至左竖排打印，首行空两个字符，阿拉伯数字和字母字头向右躺着打印。

（3）案卷目录题名与案卷题名（外封面）和脊背案卷题名一致。

2.5.3内封面及扉页

（1）册名应按“竣工文件编制内容”规定的名称填写，不得更改；

（2）内封面与扉页、总目录的文件材料内容提炼一致。

（3）内封面盖章应是法人单位的全称印章。

2.5.4卷内目录

（1）文件编号：

发文机关文书部门的发文号、变更设计的变更令号等。

若文件材料上有编号则填上，没有就空着。

（2）责任者：

填写文件材料直接形成的单位或部门简称，应由建设单位统一规定，一个项目一个单位或部门简称必须一致。

（3）文件材料题名：

①原文上有标题的，可以照录下来。

②原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[]”号。

③填写“文件材料题名”一横格内不能超过二行字。

（4）日期：

填写文件的形成时间，填写时间时可省略“年、月、日”字样，在表示年、月、日的数字右下角加“.”号，单月单日用零补充。

如2009年8月8日可填写为“2009.08.08”。

（5）页数：

按页号顺序填写（起始页号至终页号），从1开始，不填虚数。

（6）文件材料题名不应相同。

（7）对于工程质量文件的“文件材料题名”原则上以分项工程作为一个题名，如一个分项工程的资料内容比较多的，可根据工程情况再细化题名，如一个分项工程的资料内容少的，可根据相邻的分项工程合并题名。

2.5.5备考表

（1）卷内备考表填写需要说明的问题，主要标明卷内文件的总页数、各类文件页数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明，页数须是阿拉伯数字。

备考表中的件数、页数与案卷目录及卷内目录相吻合。

（2）根据谁立卷、谁负责的原则，立卷人应由编制本卷竣工文件资料的负责人签署，审核人应由编制单位的技术负责人签署。

2.5.6总目录

（1）总目录的文件材料内容提炼与文件内封面和扉页中的文件材料内容提炼相同。

（2）案卷目录