采购内部控制管理办法定稿.docx

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采购内部控制管理办法定稿

云南交通职业技术学院

采购内部控制管理办法

第一章总则

第一条为进一步规范学校采购行为，加强学校采购管理工作，有效防控采购业务活动风险，提高采购业务的规范性、科学性和准确性，依据《中华人民共和国政府采购法》及其实施条例、《中华人民共和国招标投标法》及其实施条例、《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部令第87号）、《行政事业单位内部控制规范（试行）》（财会[2012]21号）、《教育部直属高校经济活动内部控制指南（试行）》、《财政部关于加强政府采购活动内部控制管理的指导意见》（财库[2016]99号）等法律法规、精神，结合学校采购业务管控要求，特制定本办法。

第二条本办法所称采购，是指以合同方式有偿取得货物、工程和服务的行为。

所称货物，是指各种形态和种类的物品，包括原材料、燃料、设备、产品等。

所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建、装修、拆除、修缮等。

所称服务，是指除货物和工程以外的其他采购对象。

第三条政府采购指学校使用财政性资金（纳入预算管理的资金和以财政性资金作为还款来源的借贷资金）采购云南省政府集中采购目录以内的或者采购限额标准以上的货物、工程和服务的行为。

政府采购组织形式分为集中采购与分散采购。

集中采购分为政府集中采购和部门集中采购。

凡属于政府集中采购范围的应严格执行政府集中采购。

第四条采购管理工作要遵循依法依规、全面管控、分工制衡、提高效能、提高采购资金使用效益的原则。

第五条本办法适用于学校的采购业务管理,校属法人实体可参照执行。

第六条采购业务管理分为采购预算与计划、采购活动实施、采购履约验收及资金支付、采购信息管理等四个环节，旨在建立健全学校的采购预算与计划管理机制，确保采购业务纳入预算管理，增强政府采购的计划性和时效性；明确归口管理部门和相关部门在采购工作中的职责与分工，建立内控制度，界定岗位职责；建立风险控制制度规则和岗位间制衡机制，完善决策机制和内部审核制度；明确采购重点环节控制措施和时限要求，依法做好采购需求确定、履约验收、答复询问质疑等工作，提高采购执行效率；确保招投标公开、公平、公正，确保采购结果符合需求、程序合规合法；健全采购信息管理和档案管理。

学校采购管理应当重点关注下列风险：

（一）采购申请审查不严，无采购计划、无预算，或采购计划和预算编制不合理，可能导致资源的重复购置或闲置浪费。

（二）采购方式不合规，招投标或定价机制不科学，供应商选择不当，授权审批程序不规范，可能导致采购货物和服务质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。

（三）合同对方的主体资格和履约能力等未达要求，采购合同存在重大疏漏或欺诈，可能导致学校合法权益受损。

（四）合同履约验收不规范，付款审核不严，可能导致采购货物、资金损失或信用受损。

（五）采购结束后售后服务不到位，与采购相关的档案保管不当或丢失，可能导致学校无法享受应有的权利或支付额外费用，造成学校利益受损。

第二章管理机构及其职责

第七条采购业务管理组织机构包括采购决策机构、采购归口管理机构、采购监督机构、采购需求机构及其他职能机构。

第八条学校采购领导小组是学校采购决策机构。

采购决策机构对学校采购政策、重大采购事项进行集体审议和决策。

采购领导小组人员组成。

由学校分管采购工作的副校长任组长，组成人员：

采购办、财务与资产管理处、校长办公室、项目申请部门等部门负责人组成。

采购领导小组主要职责为：

（一）审定本校采购内部控制管理办法；

（二）审定年度政府采购预算及采购实施方案；

（三）对重大金额和重要项目的采购事项进行集体审议；

（四）审定内部采购代理机构库名单；

（五）对200万元以下采购项目的中标、成交结果进行审议确认；

（六）审定其他需要领导小组决策的相关采购事项。

采购领导小组工作机制：

（一）采购领导小组实行组长召集会议审议或对相关审议事项进行联签审议的工作机制。

审议事项由组长根据需要召集会议或联签审议方式进行。

（二）领导小组审议事项必须有三分之二以上小组成员参与审议，审议的事项必须有半数以上同意方能通过。

审议形成决议或纪要，由参与审议人员签名。

第九条外资贷款办公室下设的采购管理办公室（以下简称“采购办”）是学校采购归口管理机构。

采购归口管理机构主要负责学校政府采购和非政府采购（工程招标项目除外）的日常管理。

其主要职责为：

（一）根据国家、省有关采购法律法规和政策，拟定本校采购管理内控制度和工作流程；

（二）根据财务与资产管理处编制的国有资产新增配置计划、经过业务归口部门审核确定的政府集中采购目录内的服务类和工程类采购需求计划，汇总、编制、上报年度政府采购预算；

（三）根据上级部门批复的年度采购预算，编制年度采购实施方案，报采购领导小组审定后，组织实施采购工作；

（四）参与审核本校采购相关事项及合同文本。

监督检查采购合同签订与履行，参与协调处理采购纠纷，参与采购项目验收工作；

（五）负责组织政府采购项目的申报及实施，组织校内集中采购项目的实施；

（六）指导采购法律法规的贯彻执行，以及对采购经办人员的业务指导；

（七）负责建立内部分类采购评标专家库，逐步建立供应商库；

（八）组织、配合处理采购过程中的询问、质疑答复、投诉处理等事项。

（九）负责采购信息的校内公开及资料的归档工作；

（十）完成学校交办的其他工作。

第十条

各职能处室及业务部门作为采购需求和合同履行的主体，其职责如下：

（一）编制本部门政府采购计划（预算）及校内采购计划（预算）；

（二）按照分解下达的采购预算及计划在预算年度内适时提出采购申请；

（三）根据采购计划合理编制采购需求。

包含技术参数、服务要求及对供应商的资格要求等；

（四）在符合本办法规定范围内可作为限额内采购业务的执行人，按照规定范围执行采购业务；

（五）按相关要求组织本部门采购项目中需要进行单一来源、进口产品采购的论证工作；

（六）按照规定办理合同审定、签订事宜，组织或参与采购项目的履约验收，办理资金支付审批手续；

（七）积极配合采购管理部门开展项目采购工作。

第十一条校长办公室负责采购合同的审核、签署、合同存档、合同履行监督，协助处理采购合同纠纷。

第十二条财务与资产管理处负责对采购预算的平衡、采购合同的审核、采购资金的安排、采购资金支付的办理。

第十三条纪检监察审计室是学校采购监督机构。

其主要职责为：

（一）对采购工作进行常规审计和专项检查；

（二）对本校招标代理机构库及采购评审专家库进行监管；

（三）对采购工作中发生的重大投诉事项进行核查处理；

（四）对采购过程中发生的违法、违规、违纪行为进行查处。

第三章采购计划及预算的编报

第十四条政府采购预算是部门预算的组成部分，是编制政府采购实施计划和开展政府采购活动的重要依据，采购需求部门应按照“保证重点，兼顾一般、综合平衡、合理安排”的原则和学校发展规划，编制年度采购计划。

相关职能部门应增强政府采购项目的前瞻性和计划性，严把办公设备配置标准，认真做好政府采购预算编制工作，做到应编尽编,确保采购活动的正常开展。

（一）采购计划编报和提交

1、采购计划的编报。

各职能处室及业务部门于规定的时间前提出下一年度采购计划，报评审小组。

采购需求应包括项目名称、采购内容、采购数量、采购预算资金、需求时间、采购事由等内容。

需求部门应当对采购标的的市场技术或者服务水平、供应、价格等情况进行市场调查，根据调查情况、资产配置标准等科学、合理地确定采购需求，进行价格测算。

2、评审小组评审需求计划。

预算管理委员会下设评审小组对采购需求计划根据各部门业务工作计划和财务测算采购资金控制数，评审确定需采购的项目。

3、编制新增资产配置计划。

通过评审小组审核的计划，属于资产范畴的，由资产管理部门根据部门资产存量情况及办公设备配置标准进行审核后编制学校新增资产配置计划，报省财政厅资产管理部门审批，审批结果作为下一年度采购预算申报的依据。

4、采购预算的资金配置。

通过评审的采购计划（含货物、服务、修缮工程类），由财务部门安排资金预算。

（二）采购预算编报

1、能够确保安排预算资金的采购项目（含省财政厅资产管理部门批准的新增资产配置计划），由学校采购办根据当年《政府集中采购目录及标准》，编报年度政府采购预算草案，报采购领导小组审定。

2、采购办根据采购领导小组审定的年度政府采购预算进行编报。

年度政府采购预算应明确资金来源（项目支出、基本支出或专项资金）、采购组织形式和采购方式。

第四章采购预算分解下达调整

第十五条采购预算分解下达。

学校的政府采购预算经上级相关部门批复后，财务与资产管理处以需求和归口为口径分解采购预算，并提交分管副校长审批。

经审批后的采购预算下达采购办及需求部门执行。

第十六条采购办编制年度采购计划实施方案。

根据采购预算批复和采购预算分解情况，负责编制年度采购实施方案。

实施方案对年度内部采购组织形式、采购方式调整、执行原则、实施要求、采购计划执行时间表和项目进度表提出意见，报采购领导小组审议批准后执行。

第十七条需求部门在收到采购分解预算时，编制采购执行时间表上报采购办，采购办汇总报财务与资产管理处作为采购资金安排的依据。

第十八条采购预算追加及调整。

各职能处及业务部门必须严格按照批复的采购预算办理采购业务。

确因需要，需追加采购预算或变更采购内容的，需按照预算管理规范履行报批程序。

第十九条采购方式需要变更的，由各职能处室及业务部门提出采购方式变更申请（必须有充分的理由及完备的资料），采购办据此向政府采购管理部门报批后执行。

第五章采购组织形式、采购方式

第二十条学校采购类型根据政府采购定义分为政府采购项目和非政府采购项目（即学校采购项目）。

政府采购范围的划分根据当年的《云南省政府集中采购目录及标准》执行。

目录每年在学校校园网上公布。

第二十一条采购限额标准及组织形式

（一）政府集中采购限额标准及组织形式

政府集中采购目录内单项或批量金额在20万元以上，应当纳入集中采购范围进行集中采购，委托采购代理机构组织采购；单项或批量金额在20万元（含20万元）以下的项目，经政府采购监管部门批准由学校自行采购，每月自行采购金额不得超过20万元，全年不得超过200万元。

经政府采购监管部门批准为学校自行采购的项目实行校内采购。

采购组织形式视单次采购金额，分别按照下述学校校内采购限额标准及组织形式办理。

（二）分散采购限额标准及组织形式

政府集中采购目录之外，且单项或批量金额在50万元（不含）以上的项目属于分散采购项目，委托代理机构组织采购，采购实施计划和采购合同需向政府采购监管部门备案。

单项或批量金额在50万元以下的项目，不属于政府采购范围，按校内采购限额标准及组织形式办理。

政府集中采购和分散采购限额标准可按当年云南省政府集中采购目录及标准进行调整。

（三）学校校内采购限额标准及组织形式

1、采购金额1万元（含）以下的采购项目，由申请部门自行组织采购。

2、采购金额1万元以上至5万元（含）以下的采购项目，由申请部门组成不少于3人的采购小组，以询价等适合的采购方式进行采购。

3、采购金额5万元以上至20万元（含）以下的采购项目，纳入学校集中采购，由学校采购办按照法定采购方式组织采购。

4、采购金额20万元以上的采购项目，由学校委托代理机构组织采购。

第二十二条

涉密项目采购、设施、设备抢修、应急物资采购、

资格准入、设备维修维护（计算机设备维修保养除外）以及

其他非财政性资金的采购项目，不属于政府采购范围。

科研仪器设备按照《云南省财政厅关于进一步做好省属高校、科研院所科研仪器设备政府采购工作的通知》（云财采【2017】23号）及相关规定执行。

第二十三条政府采购方式主要采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价采购、竞争性磋商。

学校采购方式参照政府采购方式执行。

采购办及执行采购的部门应当严格按照《政府采购法》规定的适用情形选择适合的采购方式，不得超出法定的采购方式进行采购。

第六章采购的执行控制

第二十四条纳入集中采购机构采购目录的，应按规定委托集中采购机构招标；纳入部门集中采购目录的，委托有资质的招标代理机构招标；限额内的校内采购项目，由采购办组织校内招标。

第二十五条根据年度采购实施方案确定的采购方式，任何部门和个人不得将应当公开招标的采购项目化整为零或以其他任何方式规避公开招标。

第二十六条学校建立招标代理机构库，可通过竞争性方式或考察推荐方式，一次确定多家招标代理机构，纳入学校招标代理机构库，并建立考评机制，不定期进行更新淘汰。

委托招标代理机构进行采购的，由纪检监察审计室在招标代理机构库中随机抽取，选定招标代理机构并与其签订委托协议，确定委托代理的事项，约定双方的权利和义务。

第二十七条学校逐步建立内部分类评标专家库，采购过程中需要校内专家参与评审的，由纪检监察审计室在内部分类评标专家库中随机抽取；无法抽取的，由采购申请部门推荐，报监督部门进行审核确定。

第二十八条委托招标项目原则上应由招标代理机构在指定网站上发布采购公告，符合条件的投标人均可报名参与投标；校内集中采购项目的投标人可由采购申请部门通过市场调研，在符合资格要求的商家中随机邀请不少于三家商家参加校内招标、谈判或询价。

第二十九条采购文件审核。

采购申请部门应在收到采购文件后对文件进行审核确认，并报采购办审核、采购申请部门分管校领导审批。

采购申请部门对采购文件中的技术部分、商务部分、服务要求及评审办法应进行认真审核确认。

招标文件不得要求或者标明特定的投标人或者产品，以及含有倾向性或者排斥潜在投标人的其他内容。

审批确定后的招标文件作为招标评标依据。

并以书面资料存档备查，采购文件审核要求在3个工作日内完成。

第三十条采用非招标方式（竞争性谈判、单一来源采购、询价采购）的，应遵照《政府采购非招标采购管理办法》执行。

第三十一条部门自行采购项目的实施应遵循以下原则。

（一）单次采购金额1万元（含）以内的采购项目不需学校审批，在部门预算资金能够保障、部门内部审核同意的前提下实施自行采购。

各部门在自行采购工作中应建立监督管理制约机制，防止违规现象的发生。

（二）采购金额高于1万元，低于5万元（含）的，必须通过采购小组集体办理采购；采购小组由不少于3人采购人员和1名监督人员组成。

（三）同类商品在一个月内不得故意拆分多次采购；每月部门自行采购的金额不得超过5万元，全年不得超过50万元。

（四）不得将5万元以上的项目化整为零规避校内集中采购；不得将1万元以上的项目化整为零规避采购小组采购。

（五）办理自行采购原则上必须货比三家、集体决策、择优购买。

小组采购的须出具书面采购报告，并有不低于三家供应商的报价材料。

潜在供应商数量有限或采购内容特殊不能提供多家报价材料的，须在采购报告中说明原因及推荐理由。

第三十二条在签订采购合同时不能确定具体采购品种及数量的存货类采购（如：

办公用品及耗材、水电维修材料、保洁用品等），

由采购申请部门提出申请报采购办进行招标。

招标确定供应商后，与供应商签订明确采购品种、供货单价、控制总价的合同（简称“单价合同”）。

控制总价不得超出年初下达各职能处室及业务部门的本年相关物品预算金额。

执行单价合同采购过程中，由采购申请部门填写《单价合同执行单》，报财务部门审核是否有预算资金。

审核同意后方可向供应商订货，并作为进行采购验收和付款结算的依据。

第三十三条办理自行采购的部门应设置兼职采购经办人员，负责办理本部门自行采购业务管理。

采购经办人员名单及其变动应及时报学校采购办备案。

采购经办人员应具有依法办事、清正廉洁、以身作则的政治纪律观念，熟悉学校采购规定及流程，并定期实行轮换制度。

第三十四条各需求部门依据学校年度采购方案，填写《采购申请单》，报相关职能部门审核及校领导审批后实施。

其中：

（一）采购预算在200万元（含）以上的采购申请，需由校长审批；

（二）采购内容涉及进口产品的，按照《云南省财政厅关于省级单位政府采购进口产品有关事宜的通知》（云财采[2013]号）相关规定执行，并按要求准备资料报采购办；

（三）涉及单一来源采购的，按照《云南省财政厅关于加强省级政府采购项目单一来源采购管理的通知》（云财采〔2014〕2号）相关规定执行，并按要求准备资料报采购办。

第三十五条合同拟定由采购申请部门对接供应商完成，如需组织合同谈判会的，由采购申请部门组织，并邀请相关部门代表参加。

合同谈判会应有签到及谈判内容记录，并由双方签字确认。

合同模板原则上应使用政府采购合同模板，合同内容拟定应遵循合同法及政府采购相关规定。

采购申请部门拟定合同（协议）初稿后，填写《采购合同（协议）审定表》，经相关部门审核，校领导审批（其中200万元以下的合同由采购申请部门分管校领导审批即可，200万元以上合同还需校长审批）后方可由法人代表或法人授权代理人签订。

合同金额在30万元以上的货物、服务采购项目，50万元以上的工程采购项目应同时签订廉政合同，廉政合同由纪检监察审计室负责签订。

合同签订应在接到采购办公室合同办理通知后7个工作日内完成，并将两份签订好的合同原件送至采购办公室备案。

第七章合同履约验收、备案与资料管理

第三十六条采购部门应当依法组织履约验收工作，按照采购合同，对采购的每一项产品、技术、服务进行验收，并出具验收书。

采购部门应当切实把好产品和服务质量关，并对供应商履约情况进行评价。

（一）验收标准。

通过招标实施的采购，须按合同约定、招标文件要求、投标文件承诺为标准进行验收；零星采购及存货类采购，以产品技术资料或行业规定的标准进行验收；服务类采购由项目申请部门制订验收或考核标准并组织验收。

上述验收或考核结果报采购管理部门归档。

（二）

（三）验收人员。

通过招标的采购项目，由使用部门、采购办、资产管理部门组成验收小组进行验收；零星设备及存货类采购由使用部门、资产管理部门共同验收。

大型或复杂项目、仪器设备应邀请技术专家参加验收。

（四）

（五）

（六）对于验收过程中发现的异常情况，验收组应当场提出，并要求供应商整改，整改达到要求后再次进行验收。

（七）

（八）验收合格后，应出具验收报告，验收人员签署意见。

作为项目付款依据。

（九）

第三十七条按照合同约定付款。

项目验收合格后，由采购申请部门凭发票、发票真伪查询凭证、合同、验收报告、政府采购合同备案表（政府采购项目）、固定资产登记单据等凭证按资金审批流程办理款项支付。

付款完毕后凭付款回执到采购归口管理部门备案。

第三十八条政府采购计划及合同备案。

涉及政府采购的项目，采购办须在采购合同签订之日起7个工作日内，按财政厅要求办理合同备案手续。

第三十九条采购办或采购执行部门要根据工作制度和实施流程建立各采购方式的“一项一卷”归档标准，妥善保管相关资料，采购执行部门每年将“一项一卷”资料移交采购办统一归档，采购办在各采购项目完成后一年内将“一项一卷”资料移交学校档案室统一存档管理。

第四十条采购办对供应商履约情况进行跟踪检查，督促供应商严格履约，并建立供应商信誉评价机制，对不履约供应商，记不良记录。

第八章采购监督检查管理

第四十一条质疑投诉受理。

投标人或供应商对招标结果有异议的，应当在结果发布之日起7个工作日内，以书面形式向招标代理机构及采购方采购管理部门提出质疑。

采购办协调招标代理机构、采购申请部门对询问、质疑进行核查、答疑。

对重大投诉事项，由纪检监察审计室配合上级采购监管部门进行核查处理。

第四十二条政府采购过程中如有违反《中华人民共和国政府采购法实施条例》第六十七条、六十八条及相关规定的，给予问责，并按规定追究法律责任。

第四十三条参与采购的相关人员，应当主动接受有关部门的监督检查，如实反映情况，提供有关材料。

第四十四条采购业务实行回避制度。

凡参与采购业务的人员与投标供应商有利害关系的，均应回避，不得参加该项采购业务。

第九章附则

第四十五条本办法自发文之日起施行。

学校原有制度与本办法不一致的，以本办法为准。

第四十六条本办法由采购办负责解释。

附件：

1、采购管理流程手册

2、采购管理相关表格及模板