会务筹备作业指导书.docx
《会务筹备作业指导书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会务筹备作业指导书.docx（52页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
会务筹备作业指导书
会务筹备作业指导书
会务筹备工作一览表
序号
工作内容
工作项目
备注
1
接受任务并制定方案
了解会议要求，包括会议议程、参会人数及召开时间、会期，考察会议场地，拟写会议筹备方案
2
筹备分工
根据会议筹备方案，成立会务筹备工作组，包括会务组、秘书组、资料组、新闻组等，明确各组职责，细化分工
3
组织实施
根据分工，各小组分头落实筹备工作任务，开展会议设计、场地布置，安排餐饮、住宿、交通、接待、材料、宣传等事宜，审核会议细化方案
4
会前检查
全面检查会议筹备情况，包括会场布置、嘉宾和领导接待、住房安排、会议用餐、车辆保障、代表接送、资料印刷、新闻宣传准备情况，编写会议流程，组织彩排
5
会中监控
根据会议整体流程，作好会议期间监控工作，包括会议、餐饮、活动监控等
6
活动安排
根据会议需要做好会见、视察、调研等安排
7
应急处理
做好应急预案，及时跟踪处置
8
收尾工作
回收会议物料，安排来宾返程，结算费用等工作
9
会务总结
召开会务工作总结会，总结筹备工作中的经验，分析得失，提出下一步改进建议
10
资料归档
整理印发领导讲话稿，立卷存档会议筹备资料和重要来宾信息
备注：
一、公司会议主要分为一类、二类和三类会议，各单位参照分类标准执行。
二、符号说明
1、任务分类中“√”表示适用于对应会议分类
2、标有“*”的内容特指有外单位人员参加的会议，未标注的表示内外都适用三、自选内容分别在内文标明
四、会议筹备中，凡涉及有关接待的内容，可参照接待试点成果实施。
附：
会务筹备流程图
会议秘书处会务组秘书、资料、新闻组
开始任务
接到会议任务
成立筹备机构
会
议
拟定场地考察报告和筹备方案
前
否拟写场地布置、嘉宾和领导接
期待、住宿、餐饮、交通、后勤
等子方案
拟写小组筹备方案
审核按照方案
分头准备
按照方案分头准备
会过程监控
中
组织实施组织实施
小组总结、结算费用小组总结
会议
会务总结
资料归档
资料整理资料整理
任务结束
接受任务并制定方案
工作项目
工作内容
三类会议
二类会议
一类会议
接受任务
明确会议有关要求，了解相关信息，包括会议名称、主题、时间及会期、地点、议程、参会人数、会议代表情况
（参会单位、人员情况等）、场地要求等
√
√
√
考察会议场地
根据会议要求、规模及重要性，初选酒店（可三家）并进行实地考察。
了解备选酒店以下信息：
酒店会议室、宴会厅、住房情况及档期；预订会议室、客房及相关场地，并了解价格等信息
√
√
汇报考察情况
汇报备选酒店情况，包括酒店总体情况，房间类型及数量和价格，会议室的面积及容纳人数，会议室和价格，餐饮设施，周边环境，交通情况等综合信息，提出会议酒店选择建议
√
√
报审会议筹备方案
编写并报审会议筹备方案，方案包括会议时间、地点、议程、参会人员、会务组织机构、会议预算等
√
√
√
附件1：
会议地点考察情况报告（模板）
关于××会议地点考察情况的报告
×月×日，公司××考察了××会议举办地点。
重点考察了××酒店、××酒店以及××酒店，现将有关情况报告如下：
1、经实地考察，结合××会议的要求，建议会议地点首选××，次选××。
2、对比几家酒店，建议××酒店为第一备选；××酒店为第二备选；××酒店为第三备选。
3、因酒店档期很紧，目前正在尽力协调，建议尽早确定会议时间，以便于开展下一步的工作。
特此报告。
附：
1、××会议对酒店的基本要求
2、××酒店基本情况
附1：
××会议对酒店的基本要求
（以公司年度工作会议为例）
××年×月×日
项目
具体要求
时间
××年×月×日至×日
会期
会期××天，提前×天报到
会场
至少需×个会场其中：
×个会场（××平方米，可容纳××人）；×个贵宾休息室；×个分组讨论会场
住房
以××会议为例，共需各类房型约××间。
其中：
套房××间；单间××间；标间××间
就餐
同时容纳××人就餐的宴会厅、自助餐厅、包间
附2：
××酒店基本情况
项目
具体情况
酒店基本情况
酒店档期
×月×日至×日，×月×日晚×点后才能入场布置
会场
××平方米会议中心，××间多功能会议室，可以满足会议要求
住房
××间客房，其中套房××间，单间××间，可以满足会议住房需求
就餐
××平方米宴会厅，×个餐饮场所，同时容纳××人就餐，可在××用早餐，会餐可在××
活动
其它
住房到会场距离：
步行约×分钟自助餐厅到会场距离：
步行约×分钟交通情况：
酒店离机场距离××公里，车程约××分钟：
离广州火车站距离××公里，车程约××分钟：
离市中心距离××公里，车程约××分钟
附件2：
××会议筹备方案
一、会议主题
（以公司年度工作会议暨职代会为例）
认真贯彻××会议和××会议精神，总结××年工作，分析公司面临的形势，部署××年的工作。
二、时间和地点
（一）时间
×月×日（星期×）报到，×日全天、×日上午开会
（二）地点
××酒店三、主要日程
（一）×月×日上午大会
1、××省委、省政府领导讲话
2、××作工作报告
3、上级领导、邀请单位代表讲话
（二）×月×日下午分组讨论
（三）×月×日上午
1、专题发言
（1）关于××的说明（××部准备）
（2）关于××的说明（××部准备）
（3）关于××说明（××部准备）
2、签订××年目标考核责任书（××部准备）
3、颁奖
4、××做会议总结
四、参加会议人员（约××人）
（一）邀请单位（约××人，对口单位负责邀请和陪同）
1、中共中央组织部
2、国务院国有资产监督管理委员会
3、国家发展和改革委员会/国家能源局
4、国家电力监管委员会（含南方电监局）
5、国家审计署
6、国务院国有重点大型企业监事会
7、中国电力企业联合会
8、××省委、省政府
（二）新闻单位（约××人）新华社、中新社、人民日报、经济日报、中国电力报、××日报、中央电视台、××电视台等
（三）会议代表（约××人）
1、公司领导，总经理助理，总法律顾问，总工程师，总经济师，总部各部门、南网总调、信息中心正副主任（约××人）；
2、各子分公司党政主要负责人、工会主席（约××人）；
3、各子分公司所属企业由公司党组直接管理的干部（约××人）；
4、各子公司市（地）供电局、超高压公司所属超高压局，调峰调频发电公司所属电厂行政负责人（约×
×人）；
5、公司职工代表（约××人）
6、获奖单位代表（约××人）
（四）列席会议人员（约××人）
1、公司总部各部门处级（含副处级）干部（约××人）
2、联络员、秘书、工作人员等（约××人）五、会务组织机构
大会秘书长：
××××大会副秘书长：
××××××下设四个工作小组：
会务组、秘书组、资料组、新闻组，分别负责场地布置、嘉宾和领导接待、餐饮安
排、住宿交通、会议文件、资料印刷、新闻宣传等工作。
六、会议预算会期×天（含报到），参加人员约××人（含会议正式代表、邀请嘉宾、新闻媒体代表以及列席会议人
员）。
经测算，本次会议预计发生各类费用总计人民币××元。
其中，会议费××元，场地租赁××元，场地布置××元，文件印刷××元，车辆租赁费××元，其他费用××元。
现将会议筹备方案上报，请予审定。
××年×月×日
筹备分工
工作项目
工作内容
三类会议
二类会议
一类会议
成立筹备机构
成立筹备机构，并进行分工。
一般分为以下四组：
会务组、秘书组、资料组、新闻组，明确各小组负责人
√
√
明确具体分工和职责
明确各小组具体分工和职责，明确工作重点和工作进度
√
√
√
自选内容：
根据会议需要设立会务工作组。
有关组别可合并或分设（如住宿、餐饮、后勤服务、医疗、活动、交
通、保供电及职代会等）。
附：
会议筹备小组工作职责（以公司年度工作会议暨职代会为例）
名称
工作职责
会务组
场地布置
负责会议整体策划和设计，编写场地布置方案现场踩点，价格谈判，预订会议场地制作邀请函，落实来宾和代表名单制作会议指南、编排分组讨论人员名单
设计会议形象（含会场内外环境、指示系统、会议材料封面、会议证卡、接待用品等）并实施
布置会场内外环境（含分组讨论会场）、布置就餐背景制作会议桌签和会场座次安排表并布置布置贵宾休息室、茶歇点，安排会场鲜花和绿色植物安排会议录音、投影等，调试灯光、音响、空调等安排会议礼仪，协助颁奖和责任书签字编写会议整体流程，组织现场演练，会议现场监督
嘉宾和领导接待
制定并实施嘉宾和领导接待方案培训接待人员，制定嘉宾和领导接送机表负责安排嘉宾和领导所有接待事宜，包括接送、住宿、餐饮、活动、会议、合影等事宜
住宿组
编写住宿方案，分配房间及制作房间安排表现场踩点，价格谈判，预定住房，汇总并结算会议费用负责会议报到，制作和发放房卡和回收房卡布置房间物品（鲜花水果）和分发会议指南设置房间叫醒和免打扰
安排返程机票的预订
餐饮组
编写餐饮方案，安排会议期间餐饮，确定菜单，编排就餐座次表等现场踩点，价格谈判，预定就餐地点布置就餐场地、安排就餐桌次，制作就餐席位卡和菜单等准备就餐用酒水、饮料和会议茶歇物品
交通组
编写交通方案，根据会议回执，编排会议代表接送机表（按航班抵达时间顺序）培训司机，落实接送车辆，负责会议代表接送机落实机场接送贵宾室，安排会议和活动用车
续表
会务组
后勤组
编写后勤保障方案，采购会议物品，提供后勤保障联系医院，做好医疗保障工作安排会议保供电，做好安全保障工作建立会议服务中心
编印会务人员通讯录准备会务用对讲机等
秘书组
拟发会议通知负责准备会议工作报告和会议总结负责拟写会议主持词审核专题发言材料和来宾讲话代拟稿负责目标考核责任书签订的相关工作
资料组
联系印刷机构，负责文件印刷收集、校对、印制、发放会议文件资料，包括会议指南归档会议文件
新闻组
制定新闻宣传方案邀请新闻单位，负责新闻单位对口接待负责会议宣传，拟写新闻通稿负责会议合影，编排合影座次表，制作照片并发放负责会议期间的摄影、摄像负责会议同步传输，编排会议现场录播流程
组织实施
工作项目
工作内容
三类会议
二类会议
一类会议
编写筹备文件
根据筹备小组分工，编写各小组详细子方案
√
√
汇报筹备方案
汇报总体筹备方案
√
√
√
印发会议文件
印发会议通知，确认参加会议人员名单和有关信息
√
√
√
分别落实各项准备工作
根据审核通过的方案，分头着手各项准备工作
√
√
√
审核会议方案
审核各组具体实施方案，审定制作小样
√
√
注：
根据实际情况，可建立信息支持和发布平台，负责会务信息发布。
附件1：
会务筹备工作汇报及子方案（以公司年度工作会议暨职代会为例）一、会务筹备工作汇报
1、会议基本情况
2、会议组织机构及职责
3、场地布置
（1）会议形象设计（配酒店现场图和效果图）
（2）会场分配（配会场内外实景图）
（3）场地布置计划
4、嘉宾和领导接待
5、住宿安排
（1）住房分配原则（配住房内外实景图）
（2）房卡制作和发放
（3）房间物品配送安排
6、餐饮安排
（1）总体安排（配餐厅内外实景图）
（2）特色菜式和自助餐、小型宴请、会餐安排
7、交通安排
（1）交通总体安排
（2）接送安排
8、后勤保障（医疗、活动）
9、筹备工作进度计划二、××组工作子方案
1、组织机构组长：
副组长：
顾问：
成员：
2、工作分工
3、主要工作方案
4、工作人员联系电话
5、倒计时
附件2：
会务筹备工作职责细化分工及倒计时表
（以公司年度工作会议暨职代会为例）
名称
工作项目
责任人
联系电话
完成时间
完成情况
会务筹备总表
考察会议地点，提交会议地点考察报告
会务组
会前两个月
预订会议会场、住宿、餐饮及活动场所，洽谈价格
会务组
会前一个月
建立会议筹备机构明确职责并初步分工
会务组
会前一个月
到酒店开现场会，熟悉场地和要求（通知广告公司参加）
会务组
会前一个月
策划并设计会议整体方案（主题形象，会场背景，会议文件，指示系统，会议证件，会议接待用品等）
会务组
会前一个月
召开筹备小组第一次会议
办公厅
会前一个月
第一次审核会议整体方案
办公厅
会前一个月
第二次到酒店开现场会，现场解决有关筹备问题
会务组
会前半个月
第二次审核会议整体方案
办公厅
会前半个月
印发会议通知，印制和发放邀请函；审核细化方案
办公厅
会前半个月
召开筹备小组第三次会议，检查筹备工作进展情况
办公厅
会前8天
完成所有准备工作（场地布置、嘉宾和领导接待、餐饮住宿安排、后勤保障、新闻宣传、文件印刷、设计制作等），准备进入现场实施
各小组
会前5天
落实邀请嘉宾和会议代表和列席代表、工作人员名单
会务组
会前5天
所有会务工作人员（含顾问）到位
各小组
会前5天
各小组按方案开展会务前期筹备工作，组织现场演练
各小组
会前4天
完成会议指南制作和签到处布置
会务组
会前2天
接机，报到，完成会场布置，完成文件印刷
各小组
会前1天
会议举行，监控整体进程
各小组
会议当日
送机，总结经验教训，归档会务资料
会务组
会议结束日
组别
工作内容
责任人
联系电话
完成时间
完成情况
场地布置组
现场踩点，选择广告公司，策划并设计会议整体方案
（主题形象、会场背景、会议文件封面、指示系统、会议证件、会议纪念品等）
拟写会议签报，申请费用，细化会议筹备方案
印发邀请函
落实邀请嘉宾及参会代表回执并共享
编印会议指南（先印文件封面）
主会场背景板制作、布置（植物、鲜花等）
会议签到处及指示系统设计和制作、布置
协助安装同步传输设备及现场调试，协助确定导播流程
编印会场座次表和布置席位卡
确定分组讨论名单
主会场主席台上布置（会议文件、桌签、茶杯、矿泉水及水杯、热毛巾、公司信笺、普通铅笔和红蓝铅笔、鲜花、绿色植物，发言台）
主会场主席台下布置（会议文件、桌签、矿泉水及水杯、公司信笺、铅笔）
会场音响、同步传输、麦克风调试
会场灯光、录音检查（准备录音磁带×盒、伴奏音乐）
贵宾室布置（鲜花、茶水）
分组讨论会场布置（茶杯、矿泉水、公司信笺、铅笔）
安排会议期间茶水服务
布置茶歇（茶水、咖啡、水果、小食品等）
协助布置会餐场地背景板
编写会议流程并彩排
嘉宾和领导接待组
制定详细接待方案，重要嘉宾和领导安排专人负责
负责嘉宾和领导接待相关的所有工作
住宿组
编写住房方案
提前检查房间，包括气味、设施等，分配代表房间，编排会议代表房号
签到并发放房卡
房间物品放置（参见公关接待试点成果）
负责退房及费用结算
布置嘉宾和领导活动场所
负责会议返程票预订
续表
组别
工作内容
责任人
联系电话
完成时间
完成情况
餐饮组
编写餐饮方案
布置会餐和宴请场地
编排会议就餐座位表，制作和布置餐卡
安排公司领导宴请，确定菜单、地点，通知人员，预订包房（约×间）
安排会议期间所有用餐并跟进做好服务
后勤组
建立会务服务中心，配置电脑、打印、复印、传真等办公设备，提供上网、传真等服务
准备常规药品，与当地医疗机构提前取得联系
采购会务用品
安排会务值班
准备会议用对讲机等物品
安排保供电和安全保卫工作
交通组
编写交通方案
编写会议代表接送表
会议接送及会议用车安排
联系并安排机场贵宾室
秘书组
拟写会议文件，审核来宾讲话代拟稿，负责目标责任书签订（签字桌布置，签字笔、文本准备，礼仪小姐配合演练）
资料组
印刷、校对、发放、归档会议资料
新闻组
编写新闻宣传方案
邀请并确定新闻单位，准备新闻通稿
现场摄影和照相并存档
与同步传输配合调试，并制定现场导播流程
准备合影（选定合影地点和专业摄影机构；确定合影时间；安排前排座次图；准备站台架；会议结束前将冲洗好的照片送交会议代表）
附件3：
会议指南模板（以公司年度工作会议暨职代会为例）
一、扉页：
二、目录：
热烈欢迎
××公司
××会议的各位来宾和代表！
会议日程⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
会议须知⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
邀请嘉宾名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯新闻单位名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯工作会议代表名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯职工代表大会代表名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯获奖代表名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯列席人员名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯工作人员名单⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯分组讨论安排⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯酒店平面示意图⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯
三、会议日程：
日期
时间
内容
主持人
地点
×月
×日
︵星期
×
︶
全天
代表报到
会务组
酒店大堂
××:
00
～
××:
00
大会
×月
×日
︵星期
×
︶
××:
××
～
××:
××
大会
嘉宾、会议代表、获奖代表合影
××:
××
～
××:
××
分组讨论
各组召集人
详见会议须知
××:
××
各组召集人会议
详见会议须知
×月
×日
︵星期
×
︶
××:
××
～
××:
××
大会
四、会议须知：
◆请凭会议证件出席会议、就餐，参加活动。
◆请参会人员提前15分钟进入会场。
◆开会时请遵守会场纪律，手机请调至静音或关闭。
◆会场安排
1、××会议地点：
2、××会议地点：
3、分组讨论
地点：
第一组：
总部和子分公司代表（××室）第×组：
4、各组召集人会议地点：
◆合影安排
时间：
×月×日上午会议结束后地点：
1、邀请嘉宾、工作会议和职工代表大会全体代表
2、公司领导、获奖代表
◆就餐安排
1、会议自助餐安排地点：
时间：
早餐07:
00～08:
00午餐12:
00～13:
00晚餐18:
00～19:
30
2、×月×日晚会餐安排地点：
时间：
人员：
邀请嘉宾、工作会议和职工代表大会代表，获奖代表，列席人员，工作人员
◆交通安排会议安排××往返××酒店交通车。
××至××酒店发车时间：
×月×日下午××点乘车地点：
××酒店至××发车时间：
×月××日中午××点乘车地点：
公司总部各部门、直属机构正职乘坐×号车，副职乘坐×号、×号车，公司总部其他人员乘坐×号、×号车。
◆活动安排
◆常用电话号码
1、会务协调
房号：
内线：
联系人：
电话：
2、职代会和表彰活动
联系人：
电话：
3、会议服务中心
房号：
内线：
联系人：
电话：
提供上网、打印、复印、传真、装订等服务。
4、机票预订和查询（酒店大堂签到处）联系人：
电话：
5、车辆调度
联系人：
电话：
6、各单位联络员及电话
7、会议医务室
房号：
内线：
联系人：
电话：
如遇紧急情况，请拨打120急救电话。
8、酒店总机：
酒店地址：
拨打内线：
拨打外线：
◆温馨提示
1、会议住宿集中安排在酒店××区，会场、就餐和住宿区相对独立，请提前熟悉各会场位置。
2、请参会代表统一着正装，系领带，女士着职业套装。
3、会议期间如需用车请提前1小时与车辆调度联系。
4、会议期间，××天气，平均温度为×～×℃。
早晚温差较×，请注意××。
五、邀请嘉宾名单：
姓名
单位职务
六、新闻单位名单：
姓名
单位职务
七、工作会议代表名单：
姓名
单位职务
八、列席人员名单
姓名
单位职务
九、工作人员名单
姓名
单位职务
十、分组讨论安排：
第一组（××人）召集人：
××××××参加人员：
1、××公司参会人员（含××代表）
2、公司总部各部门联络员：
地点：
十一、酒店平面示意图：
注：
1、邀请嘉宾排序，按照嘉宾所在单位和职务、职级综合考虑。
2、人员排列时，不同单位之间相互间隔，同级别人员排在一起。
3、一般邀请嘉宾和新闻记者应排在公司代表之前。
4、平面示意图，应将会议餐饮、会场、住宿等内容在图上标注。
5、上述大写序号（一至十一）应在指南中省略，此为表述方便而用。
6、上
升级会员 