资料室档案管理制度.docx

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资料室档案管理制度

第一节总则

第一条为了加强 XX 发电项目（以下简称“咸垃圾焚烧发电厂”）

档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施

工生产中的作用，根据中华人民共和国《档案法》、国家《基本建设项

目档案管理暂行规定》（国档发[88]4 号）等有关规定和要求，结合本

项目部管理实际情况，特制定本项目资料室档案管理制度。

确保建设

项目档案的完整性、准确性、系统性。

第二条档案工作是项目管理、施工生产管理、技术管理的重要

组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工

程文件、整理、归档工作。

第二节档案管理体系与职责

项目建设过程中，项目部建立项目档案管理网络，层层建立档案

管理岗位责任制。

在项目建设的各个阶段，各部门均明确专人负责配

合资料室资料员的档案工作，根据项目部资料室的要求，在各自职责

范围内做好与第四合同段有关的文件材料的形成、积累、整理和归档

工作。

第三条项目经理职责

1.组织项目部各部门贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检

查。

2.负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。

3.布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成

和归档。

-1-

第四条项目总工职责

1.负责工程技术档案工作的总体安排，定期检查各部门工程技术

档案工作。

2.安排和协调项目部资料室与项目部各部门做好工程建设过程中

原始资料的形成、积累、整理、归档工作。

3.组织工程技术档案的整理、汇总、移交工作。

第五条资料室职责

1.贯彻执行本制度统一管理档案。

2.负责行政公文主要包括项目部在日常管理过程中的收发文、函、

电，内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件

等的办理和归档工作。

3.负责组织竣工后项目全部归档文件的汇总整理，并根据项目档

案分类编号有关规定，完成案卷总目录的编制工作。

4.负责检查和协助各部门内业管理员做好文件材料的形成、积累、

整理和立卷归档工作。

5.参加项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作。

6.项目档案资料由项目部资料室汇总后，按规定流向统一向有关

单位办理移交，移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。

7.项目部资料室向有关单位移交档案时应办理档案移交手续，明

确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等

交接手续。

8.资料室资料员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件

一律不准抽存）。

结案后及时归档。

工作变动或因故离职时应将经

办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。

9.诚恳接受深圳西部港区疏港道路工程项目管理处和深圳港西部

港区疏港道路工程咨询管理处的指导和检查。

第六条各部门职责

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1.各部门接受资料室档案管理的业务指导和检查。

2.各部门工作人员要增强档案意识，注意收集有查考价值的档案

资料并按规定移交资料室归档立卷。

3.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，

由主要负责部门收集整理并交由资料室归档。

4.施工技术资料由技术部负责编制、整理后交由资料室报送、

立卷归档。

5.工程质检资料由质检部填报、整理和立卷归档。

6.声像档案、实物档案由工程部收集、整理后送资料室立卷归

档。

7.试验资料由试验室收集、整理和立卷归档工作，备份复印件送

资料室存档。

8.测量资料料由测量室收集、整理和立卷归档工作，备份复印件

送资料室存档。

9.材料、外购成品、半成品出厂合格证、质保书、质量检验报告

由物资部收集整理后送资料室立卷归档。

10.计量资料由合约部整理存档。

11.安全资料由质安部整理存档。

第三节工程档案管理控制措施

第七条第四合同段工程档案管理工作应与项目部的成立同步进

行，即从项目部成立开始就着手进行文件材料的收集、积累和整理工

作。

在项目部成立时，就要对工程档案的质量、份数和移交工作提出

明确要求。

在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检

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查工程档案的收集、整理情况。

进行单位、分部、分项工程质量等级

评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整

理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理

基本完成。

第八条项目部应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。

“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳

入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工

程技术人员的岗位职责中，纳入经济责任制。

“三参加”即项目部专

职资料员要参加工作例会和工程质量评定会；参加设备开箱验收；参

加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。

第四节行政档案归档范围

第九条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总

结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

第十条上级机关发来的与本项目有关的通知、决定、决议、

指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。

第十一条本项目部对外的正式发文与有关单位来往的文书。

本项目部的请示与上级机关的批复。

第十二条本项目部反映主要职能活动的报告、总结、工作计

划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。

第十三条本项目部与有关单位签订的合同、协议书等文件材

料。

第十四条各部室应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件

材料，收集齐全，加以整理，送交资料室归档。

第十五条资料员应及时将已归档的文件材料，按照 “案卷类

目”条款，放入平时保存文件卷夹（盒）内 “对号入座 ”，并在收

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发文登记簿上注明。

第五节工程技术档案归档范围

第十六条工程技术档案是本合同段工程施工过程中形成的，反

映工程施工技术和质量的重要史料和证据；

第十七条合同段标准试验及原材料出厂三证、质保书、质量检

验报告，外购件成品的合格证及成品制造过程的检验资料等均按单位

工程或合同段以时间顺序分类别组卷。

第十八条合同段单位、分部工程质量评定资料组专卷。

第十九条其他技术资料应在遵照单位、分部、分项工程划分的

基础上，以分项工程为单位依次整理立卷。

其基本应包含下述内容：

1.分项工程质量检验评定表；

2.分项工程开工申请单、开工令；

3.工程变更类（含变更申请单、变更令、变更通知书及其它有关

变更的文件）；

4.分项工程施工方案，技术方案，质量、安全保证措施；

5.质量检测资料（含测量资料，各种原材料检验及试验资料，工

序质量检验资料、原始记录等，其中工序质量检验资料应与工序质量

检验单配套整理）；

6.分项工程竣工图纸；

7.其它（如会议纪要、质量事故报告单及质量事故处理文件）。

第六节声像档案管理范围

第二十条声像档案是指在整个工程建设过程中产生的录音、录

像、照片。

它是项目建设档案资料的重要内容，是直观、生动反映公

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路建设过程的特殊载体档案。

第二十一条属于归档范围内的声像资料由操作人员写好文字说

明，连同照片、底片、原声（像）带一起交到资料室归档立卷。

第二十二条公路工程声像档案归档内容

1.建设地点的原址原貌、拆迁平整过程

2.开工、奠基过程

3.软基施工过程

4.工程主体施工过程及主体完成外观

5.建设施工的各主要阶段记录

6.采用新材料、新工艺、先进设备施工情况

7.内外装饰主要施工过程

8.工程主要部位隐蔽、主要机电设备、重大事故及处理现场

9.重要领导人或知名人士视察、剪彩、题词

10.重要会议的记录

11.竣工落成面貌记录

12.竣工验收过程（包括重要环节、分项工程验收）

13.涉及工程的各种文字材料、照片、图片。

第七节实物档案管理

第二十三条实物档案是反映本项目施工过程中的取样标本的实

物资料，包括桩基钻孔终孔持力层岩样标本、工程材料出厂合格证及

需存留备查所取的样本等。

为确保实物档案的完整，实物档案均应移

交资料室，由资料员登记、妥善保管。

第八节项目档案分类编号规则

-6-

第二十四条工程档案分类原则是以高速公路建设全部档案为对象，

结合建设项目的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于

现代化管理与开发利用。

本项目档案分类设置如下：

1.一级属类：

项目档案六大类型（详见附录 A），包括：

项目综

合类（即甲方综合文件材料）、工程造价管理类、工程竣工图表类、

工程施工类、工程监理类、工程科研类。

2.二级及以下类目设置：

参照“附录 A”中档案的类目划分及项

目特点确定。

第二十五条工程施工类除施工综合文件及合同段标准试验、原材

料出厂三证、质量检验报告以时间顺序分类组通用卷外，其余技术资

料基本遵循已审批完成的单位、分部、分项工程的划分手册进行分类，

以分项工程为单元依次进行组卷。

第二十六条工程档案分类中的类目标识，统一采用阿拉伯数字

编号标识，分类号中每一级位类目之间，用“-”号或间隔号“.”隔离

开。

第二十七条声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、

反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独

设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。

因其载体形式

和保管要求不同，应分库保管。

第二十八条本管理规程将随着交通及档案主管部门有关规定和国

家公路建设施工规范的变化而作适当修订。

关于档案的档号编写方法，以施工类文件为例示意如下

SG4-4.2.4.X--001

-7-

案卷号或流水号

四级类目

三级类目（4 原材料试验报告）

二级类目（2 施工技术文件）

一级类目（4 工程施工类）

合同段号（4）

疏港道路工程项目 SG

四级类目没有的可以略去直接到流水号。

第九节案卷质量要求

第二十九条为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相

关部门配合，资料室资料员负责组卷、编目。

第三十条案卷质量总的要求是：

遵循文件的形成规律和特点，

保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

第三十一条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均

应齐全完整。

第三十二条在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、

影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同

一文件，分别立在一起，不得分开。

第三十三条卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分

的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，

附件在后；印件在前，定搞在后；其他文件材料依其形成规律或特

点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

-8-

一级

属类

二级

属类

归档内容

接收及保

管单位

保管

期限

资料责

编单位

一、

综合

（一）

项目可

行性研

1、项目建议书及批复文件

省档案馆

市档案馆

建设单位

永久

公司

2、预可、工可报告及批复文件

3、工程项目评估

-9-

第三十四条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。

装订

的案卷应统一在有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打

印页号。

第三十五条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写

卷内文件目录。

填写字迹要工整。

卷内目录放在卷首。

第三十六条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备

考表内。

若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填

上以示负责。

备考表应置卷尾。

第三十七条文件拟稿、核签必须用钢笔，不得使用不符合存档

要求的圆珠笔或铅笔。

不按归档要求用笔的，资料员有权要求退回重

写。

第三十八条案卷的装订：

装订前，卷内文件材料要去掉金属物，

对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并

与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。

第三十九条案卷各部分的排列格式：

软卷封面（含卷内文件目

录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置

于档案柜内保存。

附录 A项目档案资料归档范围、主要流向、保管期限

及责编单位一览表

材料

文件

接管单位

一级

属类

二级

属类

归档内容

接收及保

管单位

保管

期限

资料责

编单位

4、环境预测、调查报告（环境影响评估

报告及批复文件）

5、计划任务书

（二）

上级批

准文件

及有关

指示

1、项目开工申请及批复文件

省档案馆

市档案馆

建设单位

设计单位

接管单位

永久

公司

2、初步设计审批及评审文件

3、施工图设计评审文件

4、项目工程概、预算审批文件

5、环境影响评审文件

6、环保、劳动安全卫生、消防、规划

等文件

7、工程实施过程中上级部门批准文件及

有关指示、通知等

（三）

设计基

础材料

1、工程地质、水文地质、地形勘察设计、

省档案馆

市档案馆

建设单位

设计单位

接管单位

永久

或

长期

公司

勘察报告、重要土岩样说明

2、水文、气象等其它设计基础材料

（四）

设计

文件

1、总体规划设计

永久

公司

2、审批的初步设计文件（含概算文件）

3、技术设计文件

4、审批的施工图设计文件（含预算文件）

5、设计变更及有关文件

6、公路用地图、通用图设计

7、环境绿化设计

8、设计计算书

9、设计评价、鉴定及审批

10、重大技术问题的往来文件、会议纪

要等

（五）

建设项

目招、

投标及

合同文

件

1、工程资格预审文件

省档案馆

市档案馆

建设单位

永久

公司

2、建设项目招、投标文件、定标文件

3、承、发包及委托合同、协议书等

4、小型工程勘察设计合同、协议书等

5、租赁文件

- 10 -

一级

属类

二级

属类

归档内容

接收及保

管单位

保管

期限

资料责

编单位

6、其它合同文件

（六）

征地拆

迁资料

1、建设项目用地申请报告、用地许可证

省档案馆

市档案馆

建设单位

接管单位

永久

公司

2、公路建设用地呈报表

3、征地批文

4、征地拆迁、补偿合同、协议书

5、征地拆迁安置方案

6、占地红线图及土地证

7、征用土地数量、青苗补偿一览表

8、拆迁建（构）筑物一览表

9、拆迁电力及电讯管线、设备一览表

10、线外工程报审

11、线外工程内容、范围、规模、示意图

（七）

工程

总结

1、施工、技术总结

省档案馆

市档案馆

建设单位

接管单位

永久

项目部

资料室

2、监理总结

3、设计总结

4、建设管理总结

5、质量监督工作总结

（八）

工程交、

竣工验

收文件

1、工程交工验收报告、审查意见及剩余

工作计划

省档案馆

市档案馆

建设单位

接管单位

永久

工程部

及其他