资料室档案管理制度.docx

1、资料室档案管理制度资料室档案管理制度第一节 总则第一条 为了加强XX发电项目（以下简称“咸垃圾焚烧发电厂”）档案的收集、整理、立卷、归档管理，充分发挥档案在经营管理、施工生产中的作用，根据中华人民共和国档案法、国家基本建设项目档案管理暂行规定（国档发884号）等有关规定和要求，结合本项目部管理实际情况，特制定本项目资料室档案管理制度。确保建设项目档案的完整性、准确性、系统性。第二条 档案工作是项目管理、施工生产管理、技术管理的重要组成部分，各部门应根据分管业务内容，按照本制度的要求做好各工程文件、整理、归档工作。第二节 档案管理体系与职责项目建设过程中，项目部建立项目档案管理网络，层层建立档案

2、管理岗位责任制。在项目建设的各个阶段，各部门均明确专人负责配合资料室资料员的档案工作，根据项目部资料室的要求，在各自职责范围内做好与第四合同段有关的文件材料的形成、积累、整理和归档工作。第三条项目经理职责1.组织项目部各部门贯彻执行本制度的各项规定，并负责监督检查。2.负责档案工作的总体安排，定期检查档案工作。3.布置和检查各项工作的同时要布置和检查档案文件材料的形成和归档。-1-第四条项目总工职责1.负责工程技术档案工作的总体安排，定期检查各部门工程技术档案工作。2.安排和协调项目部资料室与项目部各部门做好工程建设过程中原始资料的形成、积累、整理、归档工作。3.组织工程技术档案的整理、汇总、

3、移交工作。第五条 资料室职责1.贯彻执行本制度统一管理档案。2.负责行政公文主要包括项目部在日常管理过程中的收发文、函、电，内部请示、报告、情况反映以及决策情报等文本文件与电子文件等的办理和归档工作。3.负责组织竣工后项目全部归档文件的汇总整理，并根据项目档案分类编号有关规定，完成案卷总目录的编制工作。4.负责检查和协助各部门内业管理员做好文件材料的形成、积累、整理和立卷归档工作。5.参加项目竣工及重要设备开箱的文件材料验收工作。6.项目档案资料由项目部资料室汇总后，按规定流向统一向有关单位办理移交，移交工作应在工程竣工验收后三个月内完成。7.项目部资料室向有关单位移交档案时应办理档案移交手续

4、，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续。8.资料室资料员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。9.诚恳接受深圳西部港区疏港道路工程项目管理处和深圳港西部港区疏港道路工程咨询管理处的指导和检查。第六条 各部门职责-2-1.各部门接受资料室档案管理的业务指导和检查。2.各部门工作人员要增强档案意识，注意收集有查考价值的档案资料并按规定移交资料室归档立卷。3.一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主要负责部门收集整理并交由资料室归档。

5、4.施工技术资料由技术部负责编制、整理后交由资料室报送、立卷归档。5.工程质检资料由质检部填报、整理和立卷归档。6.声像档案、实物档案由工程部收集、整理后送资料室立卷归档。7.试验资料由试验室收集、整理和立卷归档工作，备份复印件送资料室存档。8.测量资料料由测量室收集、整理和立卷归档工作，备份复印件送资料室存档。9.材料、外购成品、半成品出厂合格证、质保书、质量检验报告由物资部收集整理后送资料室立卷归档。10.计量资料由合约部整理存档。11.安全资料由质安部整理存档。第三节 工程档案管理控制措施第七条 第四合同段工程档案管理工作应与项目部的成立同步进行，即从项目部成立开始就着手进行文件材料的收

6、集、积累和整理工作。在项目部成立时，就要对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。在工程实施阶段，检查工程进度与施工质量时，要同时检-3-查工程档案的收集、整理情况。进行单位、分部、分项工程质量等级评定和单项工程验收时，要同时验收应归档文件材料的完整程度与整理质量，并在验收后，及时整理归档，基本做到工程完工，资料整理基本完成。第八条 项目部应建立档案工作的“四纳入”和“三参加”制度。“四纳入”即将建设工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程计划管理工作；纳入施工管理及考核范围；纳入有关领导和工程技术人员的岗位职责中，纳入经济责任制。“三参加”即项目部专职资料员要参加工作例会和工程质

7、量评定会；参加设备开箱验收；参加工程合同段验收和项目交工和竣工验收。第四节 行政档案归档范围第九条 重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。第十条 上级机关发来的与本项目有关的通知、决定、决议、指示、条例、规定、计划、规划等文件材料。第十一条 本项目部对外的正式发文与有关单位来往的文书。本项目部的请示与上级机关的批复。第十二条 本项目部反映主要职能活动的报告、总结、工作计划、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。第十三条 本项目部与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第十四条 各部室应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以

8、整理，送交资料室归档。第十五条 资料员应及时将已归档的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存文件卷夹（盒）内“对号入座”，并在收-4-发文登记簿上注明。第五节 工程技术档案归档范围第十六条 工程技术档案是本合同段工程施工过程中形成的，反映工程施工技术和质量的重要史料和证据；第十七条 合同段标准试验及原材料出厂三证、质保书、质量检验报告，外购件成品的合格证及成品制造过程的检验资料等均按单位工程或合同段以时间顺序分类别组卷。第十八条 合同段单位、分部工程质量评定资料组专卷。第十九条 其他技术资料应在遵照单位、分部、分项工程划分的基础上，以分项工程为单位依次整理立卷。其基本应包含下述内容：1.

9、分项工程质量检验评定表；2.分项工程开工申请单、开工令；3.工程变更类（含变更申请单、变更令、变更通知书及其它有关变更的文件）；4.分项工程施工方案，技术方案，质量、安全保证措施；5.质量检测资料（含测量资料，各种原材料检验及试验资料，工序质量检验资料、原始记录等，其中工序质量检验资料应与工序质量检验单配套整理）；6.分项工程竣工图纸；7.其它（如会议纪要、质量事故报告单及质量事故处理文件）。第六节 声像档案管理范围第二十条 声像档案是指在整个工程建设过程中产生的录音、录像、照片。它是项目建设档案资料的重要内容，是直观、生动反映公-5-路建设过程的特殊载体档案。第二十一条 属于归档范围内的声像

10、资料由操作人员写好文字说明，连同照片、底片、原声（像）带一起交到资料室归档立卷。第二十二条 公路工程声像档案归档内容1.建设地点的原址原貌、拆迁平整过程2.开工、奠基过程3.软基施工过程4.工程主体施工过程及主体完成外观5.建设施工的各主要阶段记录6.采用新材料、新工艺、先进设备施工情况7.内外装饰主要施工过程8.工程主要部位隐蔽、主要机电设备、重大事故及处理现场9.重要领导人或知名人士视察、剪彩、题词10.重要会议的记录11.竣工落成面貌记录12.竣工验收过程（包括重要环节、分项工程验收）13.涉及工程的各种文字材料、照片、图片。第七节 实物档案管理第二十三条 实物档案是反映本项目施工过程中

11、的取样标本的实物资料，包括桩基钻孔终孔持力层岩样标本、工程材料出厂合格证及需存留备查所取的样本等。为确保实物档案的完整，实物档案均应移交资料室，由资料员登记、妥善保管。第八节 项目档案分类编号规则-6-第二十四条 工程档案分类原则是以高速公路建设全部档案为对象，结合建设项目的内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于现代化管理与开发利用。本项目档案分类设置如下：1.一级属类：项目档案六大类型（详见附录A），包括：项目综合类（即甲方综合文件材料）、工程造价管理类、工程竣工图表类、工程施工类、工程监理类、工程科研类。2.二级及以下类目设置：参照“附录A”中档案的类目划分及项目特点确定。第二十五

12、条 工程施工类除施工综合文件及合同段标准试验、原材料出厂三证、质量检验报告以时间顺序分类组通用卷外，其余技术资料基本遵循已审批完成的单位、分部、分项工程的划分手册进行分类，以分项工程为单元依次进行组卷。第二十六条 工程档案分类中的类目标识，统一采用阿拉伯数字编号标识，分类号中每一级位类目之间，用“-”号或间隔号“.”隔离开。第二十七条 声像、照片或其他非纸质载体形式的档案，其形成、反映的内容和作用与纸质载体档案有着不可分割的联系，一般不单独设置类目，可视其内容特征同纸质档案对应分类编号。因其载体形式和保管要求不同，应分库保管。第二十八条本管理规程将随着交通及档案主管部门有关规定和国家公路建设施

13、工规范的变化而作适当修订。关于档案的档号编写方法，以施工类文件为例示意如下SG4-4.2.4.X-001-7-案卷号或流水号四级类目三级类目（4原材料试验报告）二级类目（2施工技术文件）一级类目（4工程施工类）合同段号（4）疏港道路工程项目SG四级类目没有的可以略去直接到流水号。第九节 案卷质量要求第二十九条 为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部门配合，资料室资料员负责组卷、编目。第三十条 案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。第三十一条归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。第三十二条在归档的文件材料中

14、，应将每份文件的正件与附件、影印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开。第三十三条卷内文件材料应区别不同情形进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定搞在后；其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。-8-一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位一、综合（一）项目可行性研1、项目建议书及批复文件省档案馆市档案馆建设单位永久公司2、预可、工可报告及批复文件3、工程项目评估-9-第三十四条卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。装订的案卷应统一在

15、有文字的每页材料正面的右上角，背面的左上角打印页号。第三十五条永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录。填写字迹要工整。卷内目录放在卷首。第三十六条有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在备考表内。若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和日期填上以示负责。备考表应置卷尾。第三十七条 文件拟稿、核签必须用钢笔，不得使用不符合存档要求的圆珠笔或铅笔。不按归档要求用笔的，资料员有权要求退回重写。第三十八条案卷的装订：装订前，卷内文件材料要去掉金属物，对破坏的文件材料应按裱糊技术要求托裱，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。第三十九条案卷各部

16、分的排列格式：软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。附录A 项目档案资料归档范围、主要流向、保管期限及责编单位一览表材料文件接管单位一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位4、环境预测、调查报告（环境影响评估报告及批复文件）5、计划任务书（二）上级批准文件及有关指示1、项目开工申请及批复文件省档案馆市档案馆建设单位设计单位接管单位永久公司2、初步设计审批及评审文件3、施工图设计评审文件4、项目工程概、预算审批文件5、环境影响评审文件6、环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件7、工程实施过程中上级部门批准文件及有关指示、通

17、知等（三）设计基础材料1、工程地质、水文地质、地形勘察设计、省档案馆市档案馆建设单位设计单位接管单位永久或长期公司勘察报告、重要土岩样说明2、水文、气象等其它设计基础材料（四）设计文件1、总体规划设计永久公司2、审批的初步设计文件（含概算文件）3、技术设计文件4、审批的施工图设计文件（含预算文件）5、设计变更及有关文件6、公路用地图、通用图设计7、环境绿化设计8、设计计算书9、设计评价、鉴定及审批10、重大技术问题的往来文件、会议纪要等（五）建设项目招、投标及合同文件1、工程资格预审文件省档案馆市档案馆建设单位永久公司2、建设项目招、投标文件、定标文件3、承、发包及委托合同、协议书等4、小型工

18、程勘察设计合同、协议书等5、租赁文件-10-一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位6、其它合同文件（六）征地拆迁资料1、建设项目用地申请报告、用地许可证省档案馆市档案馆建设单位接管单位永久公司2、公路建设用地呈报表3、征地批文4、征地拆迁、补偿合同、协议书5、征地拆迁安置方案6、占地红线图及土地证7、征用土地数量、青苗补偿一览表8、拆迁建（构）筑物一览表9、拆迁电力及电讯管线、设备一览表10、线外工程报审11、线外工程内容、范围、规模、示意图（七）工程总结1、施工、技术总结省档案馆市档案馆建设单位接管单位永久项目部资料室2、监理总结3、设计总结4、建设管理总结5、质量监督工

19、作总结（八）工程交、竣工验收文件1、工程交工验收报告、审查意见及剩余工作计划省档案馆市档案馆建设单位接管单位永久工程部及其他相关部门配合2、交工验收人员名单、记录证明3、工程项目质量评定审核4、交工验收检测报告5、工程竣工验收申请、批准文件6、工程竣工验收报告7、项目执行情况报告8、设计执行报告9、施工执行报告10、监理执行报告11、质量监督报告-11-一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位12、竣工验收检测报告13、试运营报告14、竣工验收鉴定书及项目质量评审文件15、验收委员会名册（九）其它项目管理文件1、上级单位对于项目部的文件、批文省档案馆市档案馆建设单位长期项目部

20、资料室2、以项目部名义对外文件3、项目部会议纪要4、项目部各种规章制度5、项目部签报（资料室可以是复印件，原件随文件性质流转）6、各方来往函件（包括文件处理表）7、技术规范的补充文件和修改文件8、部门所有发文9、其它管理文件（十）工程交接表工程交接表建设单位长期工程部二、工程造价管理文件1、工程变更文件（含工程变更申报、变更申请单、变更令、变更通知书及相关附省档案馆市档案馆建设单位永久合约部件）2、工程延期、索赔申请及审批文件3、工程期中计量与支付文件4、工程交工计量与支付文件5、工程竣工结算文件省档案馆市档案馆建设单位5、项目竣工财务决算报告（按交通部及国永久公司财务部（1）决算说明家有关规

21、定编制竣工决算）及项目审计（2）财务决算总表（3）财务决算明细表（4）资金来源情况表（5）交付使用财产总表和明细表-12-一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位（6）工程决算审计意见（7）工程决算审计决定7、工程审计文件、材料建设单位8、其它关于费用造价的文件三、竣工图表1、定线数据竣工图省档案馆市档案馆建设单位设计单位接管单位永久工程部2、平面总体竣工图3、纵断面竣工图4、路基、路面竣工图5、涵洞竣工图6、小桥、中桥竣工图7、大桥竣工图8、通道、分离式立交竣工图9、路线交叉工程竣工图10、安全设施竣工图11、隧道竣工图12、交通、机电工程安装竣工图（含通讯、监控、收费等系

22、统）13、收费站房建工程竣工图14、绿化、环保工程竣工图15、其它附属工程竣工图16、通用图四、施工文件材料（一）施工综合文件材料1、施工营业执照及承建资格证书（复印件加盖公章）市档案馆建设单位接管单位永久项目部资料室、其他部门配合2、施工合同及协议书3、合同段工程开工通知书（中标后建设单位签发的）4、施工组织设计（总体）5、技术交底、图纸会审记录6、工地试验室资质审批材料7、爆破作业分包合同、爆破作业资质审批表、爆破人员上岗证一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位8、施工测量放线控制桩交验复核记录、水准点交验复核记录（含各项目的控9、施工、技术总结制桩、水准点成果表）10

23、、其它综合文件材料（二）施工技术文件材料1、分项工程开工申请及附件、开工令2、分项工程施工组织设计（施工方案、施工计划）长期3、材料、外购成品、半成品出厂合格证、质量鉴定报告（进口材料应有商检证、产地证等）4、原材料试验报告5、标准试验（如标准击实、配合比试验报告等）6、各种试验检测报告、汇总分析表、评定表等7、施工测量放线及其它测量原始记录8、各种工序质量检测资料9、隐蔽工程验收记录10、工程各种原始记录资料及测试、沉降观测记录11、设计变更、工程更改洽商单等手续文件、材料代用审批手续永久12、各种构造物、预制件、现浇成品、分项工程完工检查记录、桥梁竣工验收长期荷载试验报告等13、机电设备安

24、装及调试记录14、专项检测及监控材料15、单位、分部、分项工程质量检验评定表永久16、工程技术要素表长期17、重大安全质量事故及处理情况报告18、重要会议纪要等其他文件-14-一级属类二级属类归档内容接收及保管单位保管期限资料责编单位（三）施工照片、音像材料施工照片及录像片等材料永久或长期（四）其它原始资料1、施工日志管理处（组）长期2、天气、温度及自然灾害等记录3、其他工程文件五、监理文件材料1、施工组织设计和进度计划、重大技术方案审定表市档案馆建设单位接管单位永久或长期工程部2、工程停工令、复工申请书、复工令3、施工安全检查记录及处理通知和复验记录、安全事故情况调查及处理情况报告4、工程延

25、期及索赔文件六、工程科研类文件材料1、课题报告、任务书、批准书建设单位科研单位永久总工办、技术部配合2、协议书、委托书、合同3、研究方案、方案论证及审批意见4、实验设计图纸及文件5、设计、技术规范及技术说明6、实验观测数据、记录7、实验数据分析计算书、图表及有关材料8、阶段报告、科研报告、技术鉴定9、阶段报告、科研报告、技术鉴定10、专题科研项目考察11、科研工作日记-15-项目档案资料归档编目一、综合文件材料（七）工程总结1、施工技术总结SG4-1.7.1（八）工程交、竣工验收文件1、工程交工验收报告SG4-1.8.1.1审查意见SG4-1.8.1.2剩余工作计划SG4-1.8.1.32、交

26、工验收人员名单SG4-1.8.2.1记录证明SG4-1.8.2.23、工程项目质量评定审核SG4-1.8.34、交工验收监测报告SG4-1.8.45、工程竣工验收申请SG4-1.8.5.1批准文件SG4-1.8.5.26、工程竣工验收报告SG4-1.8.67、项目执行情况报告SG4-1.8.78、设计执行报告SG4-1.8.89、施工执行报告SG4.1.8.910、监理执行报告SG4-1.8.1011、质量监督报告SG4-1.8.1112、竣工验收检测报告SG4-1.8.1213、试运营报告SG4-1.8.13-16-14、竣工验收鉴定书SG4-1.8.14.1项目质量评审文件SG4-1.8.

27、14.215、验收委员会名册SG4-1.8.15以上均由工程部负责编制、收集和整理，交资料室归档。（九）其它项目管理文件1、上级单位对于项目部的文件、批文业主来文SG4-1.9.1监理来文SG4-1.9.2业主回文SG4-1.9.3监理回文SG4-1.9.42、以项目部名义对外文件行政SG4-1.9.5技术SG4-1.9.6交通SG4-1.9.7安全SG4-1.9.8拆迁SG4-1.9.9合同SG4-1.9.103、会议纪要SG4-1.9.114、工程例会SG4-1.9.125、各种规章制度SG4-1.9.136、项目部签报表SG4-1.9.147、各方来往函件SG4-1.9.15-17-8、工