配送中心订单处理作业.docx
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配送中心订单处理作业
配送中心订单处理作业
订单处理作业
一、订单处理作业的概念
订单处理（Orderprocessing）：
有关客户和订单的资料确认、存货查询和单证处理等活动（《物流中心作业通用规范》GB/T22126-2008）。
详细指从接到客户订货开始到准备着手拣货为止的作业阶段，对客户订单进行品项数量、交货日期、客户信用度、订单金额、加工包装、订单号码、客户档案、配送货方法和订单资料输出等一系列的技术工作。
订单处理属于事务流程。
在库存管理的整体作业中，订单处理通常扮演着十分重要的角色。
从本质上讲，整个物流过程都是为了完成订单而发生的，其作业绩效影响到库存管理的每项作业。
而且订单处理的许多环节都是直接与客户打交道，因此，订单处理水平的高低，直接决定了物流的服务水平。
二、订单处理的方法
2.1人工处理
人工处理具有灵活性和应变弹性等优点，但只适合少量订单处理，而且速度缓慢，容易出错。
2.2计算机处理
对于要求处理速度快的大量订单，通常采用计算机处理方式，计算机处理不但速度快，效率高，而且成本较低。
三、订单内容
订单表头档包含的内容：
·订单号、订货日期、客户名称、客户采购单号、送货日期、送货地址、配送批次、付款方式、业务员号、配送要求、订单形态、备注等
订单详细档包含的内容：
订单号、商品代码、商品名称、商品规格、商品单价、订购数量、订购单位、金额、折扣、交易类别。
订单相关档案资料
序号
相关档案资料
说明
1
客户资料
实用完整客户资料，能为配送中心对市场预测做出正确分析，能对配送过程中出现的问题及时处理，提高工作效率与服务水平。
2
物品资料
替代性物品、物品价格结构、最小订货单位、单位换算、物品单位体积及物流单位重量等资料。
3
库存资料
已采购未入库资料、可分配量、已分配量等到资料。
4
促销信息
赠品、兑换券、价格/数量折扣等信息。
5
客户寄存资料
客户因促销期间大量订购但先寄放在出库中，还未出货的资料。
6
流通加工资料
客户要求分装、重新包装（如礼盒），或赠品的包装等资料。
7
客户应收账款资料
表1订单相关档案资料说明表
四、订单处理的内容和步骤
4.1确认客户订单
首先通过人工或电子方式进行订单资料输入，然后对订单资料进行基本检查，如果有错误的订单，须传回客户修改。
库存管理部门接受客户订货的方式主要有传统订货方式和电子订货方式两大类。
4.1.1传统订货方式
图1传统订货方式
完成这些工作需人工输入资料而且经常重复输入、传票重复填写，并且在输入输出过程中经常造成时间耽误及产生错误，造成无谓的浪费。
尤其现今客户更趋向于多品种、小批量、高频度的订货，且要求快速、准确无误地配送，传统订货方式已逐渐无法应付客户的需求。
4.1.2电子订货方式—采用电子订货系统（EOS--ElectronicOrderSystem）
供应链企业之间可以应用电子订货系统或者是EPR系统实现远程订货。
电子订货对销售零售业来说：
下单快速、正确和简便；商品库存适量化，只订购所需数量，可分多次下单；完全适应多品种、小批量和高频率的订货方式；缩短交货时间，减少因交货出错的缺货机率和减少进货、验货作业。
对于供应商而言：
简化接单作业，缩短接单时间，减少人工处理错误，使接单作业更加快捷、正确和简便；减少了退货处理作业；满足用户多品种、小批量和高频率的订货要求；缩短交货的前置时间。
4.2确认订单资料
对于输入的订单资料，需要确认的项目至少有以下几个：
1）用户信誉
2）货品名称、数量、日期
3）交易价格
4）加工包装方式
5）确认交易方式
库存管理部门每天需要面对着不同需求的众多客户，而针对不同的客户或不同的商品，其交易方式也是不相同的。
一般来说，有以下几种交易方式：
1）一般交易。
常规的交易订单，按一般的处理程序进行订单处理。
2）现销式交易。
与客户当场交易、直接给货的交易。
这类订单不需要再参与拣货、发货和配送作业，只需记录资料，以便收款和存档。
3）间接交易。
由供应商直接向客户发货的交易，这类交易需要库存管理部门向供货商提供客户的发货资料。
4）合约式交易。
与客户签订配送契约的交易
5）寄库式交易。
客户因降价或促销等原因而先行订购商品，以后视需要再按需求发货的交易。
6）兑换式交易。
客户用兑换券来兑换商品的交易
4.3存货查询
根据订单的需求，订单处理作业部分要对所需物品进行查询，其结果不外乎3种情况：
第一种是库存足够或可用替代品足够，则按正常程序组织拣货作业；
第二种是库存不够而且没有替代品，如果客户允许过期交货，则立即组织采购；
第三种是库存不够而且没有替代品，如果客户不允许过期交货，则应重新调整订单。
4.4确定拣货方式
拣货方式分为按单一订单拣取、批次拣取两种方式。
单一订单分配，此种情况多为线上即时分配，即在输入订单资料时，就将存货分配给该订单。
批次分配，累积汇总数笔已输入的订单资料后，再一次分配库存。
配送中心因订单数量多、客户类型等级多，且多为每天固定配送次数，通常采行批次分配以确保库存能作最佳的分配。
批次划分原则
处理方法
1.按接单时序划分
将整个接单时段划分成几个区段，若一天有多个配送批次，可配合配送批次，将订单按接单先后分为几个批次处理。
2.按配送区域或路径划分
将同一配送区域或路径的订单汇总一起处理。
3.按流通加工需求划分
将需要加工处理或相同流通加工处理的订单汇总一起处理。
4.按车辆需求划分
若配送商品需要特殊的配送车辆（如低温车、冷冻车、冷藏车）或客户所在地卸货特性，特殊型态车辆可汇总合并处理。
表2订单批次分配的处理原则与方法
4．5输出拣货清单
拣货清单是订单处理作业部门将客户订单资料进行计算机处理，生成并打印出拣货清单。
拣货清单上标明储位，并按储位顺序来排列货物编号，作业人员据此拣货，可以缩短拣货路径，调拣货作业效率。
拣货清单的格式如表3所示。
表3拣货单格式
图2订单处理作业流程图
五、订单处理作业的管理
5．1订单处理作业的跟踪
订单的执行必须要适时跟踪，订单的状态随着作业流程相应地发生变动,对订单进行跟踪,不仅能更好地管理订单的处理及执行，还可满足客户希望了解订单处理状态信息的要求。
5．2异常情况下的订单处理
5.2.1客户取消订单
客户取消订单常常会造成许多损失，因此在业务处理上需要与客户就此问题进行协商。
若目前订单处于已分配未出库状态，则应从已分配未出库销售资料里找出此订单，将其删除，并恢复相关品项的库存资料（库存量/出库量）；若此订单处于已拣货状态，则应从已拣货未出库销售资料里找出此笔订单，将其删除，并恢复相关品项的库存资料（库存量/出库量），且将已拣取的物品按拣货的相反顺序放回拣货区。
5.2.2客户增订
如果客户在出货前临时打电话来增加订购某物品，那么作业人员要先查询客户的订单目前处于何种状态，是否还未出货，是否还有时间再去拣货。
若接受增订，则应追加此笔增订资料；若客户订单处于已分配状态，则应修改已分配未出库销售资料文件里的这笔订单资料，并更改物品库存档案资料（库存量/出库量）。
5.2.3拣货时发生缺货
拣货时发现仓库缺货，则应从已拣货未出库销售资料里找出这笔缺货订单资料，加以修改。
若此时出货单据已打印，就必须重新打印。
5.2.4配送前发生缺货
当配送前装车清点时才发现缺货，则应从已拣货未出库销售资料里找出此笔缺货订单资料，加以修改。
若此时出货单据已打印，就必须重新打印。
5.2.5送货时客户拒收/短缺
配送人员送货时，若客户对送货品项、数目有异议予以拒收，或是发生少送或多送，则回库时应从在途销售资料里找出此客户的订单资料加以修改，以反映实际出货资料。
六、订单处理作业的分析指标
1．平均每日订单数=订单数量/工作天数
2．平均客单数=订单数量/下级客
3．平均客单价=营业额/订单数量
4．订单延迟率=延迟交货订单数/订单数量
订单货件延迟率=延迟交货量/出货量
5．订单速交率=12小时内的发货订单/订单数量
6．退货率=退货数/出货量
折扣率=折扣数/出货量（也可用金额表示）
7．取消订单率=取消订单数/订单数量
用户意见率=意见次数/订单数量
8．订单满足率=实际交货数量/订单货物需求数量
缺货率=1-订单满足率或缺货数量/订单货物需求数量
9．短缺率=出货品短缺量/出货量
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