电子公文文档一体化业务流程管理规范.docx
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电子公文文档一体化业务流程管理规范
电子公文文档一体化业务流程管理规范
(征求意见稿)
1范围
本标准适用于国家行政机关制发的电子公文管理。
党的机关和其他机关制发的电子公文管
理可参照执行。
2规范性引用文件
下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。
凡是注日期的引用文件,其随
后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准,然而,鼓励标准达成协议
的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。
凡是不注日期的引用文件,其最新版本适用于本
标准。
GB18030-2000信息技术信息交换用汉字编码字符集基本集的扩充
GB2312-1980信息交换用汉字编码字符集基本集
GB/T9704-1999国家行政机关公文格式
GB/T18894—2002电子文件归档与管理规范
DA/T22归档文件整理规则
DA/T18档案著录规则
中办发[1996]14号《中国共产党机关公文处理条例》
国发?
2000?
23号关于发布《国家行政机关公文处理办法》的通知
国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》
ISO15489信息与文献—文件管理
3术语和定义
GB/T9704-1999、GB/T18894、《中国共产党机关公文处理条例》和《国家行政机关公文
处理办法》中确立的术语和定义以及下列术语和定义均适用于本标准。
3.1
电子公文electronicofficialdocument
电子公文是指国家机构及其它社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理而在数字设备
及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处
理,并可在通信网络上传送的具有法定效用和规范体式的文件。
3.2
归档电子公文件archivalelectronicofficialdocument
指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子公文(3.1)。
3.3
1
背景信息context
指描述生成电子公文(3.1)的职能活动、电子公文的作用、办理过程、结果、上下文关系
以及对其产生影响的历史环境等信息。
3.4
元数据metadata
指描述电子公文(3.1)数据属性的数据,包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、
文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。
3.5
留痕信息traceinformation
将电子公文在其成文过程中的历次修改过程、修改内容及每一个处理步骤修改的痕迹进行
保留,以确保信息的不可否认性和可追溯性。
3.6
保存日志savelog
电子公文在其成文过程中对所有操作、日期及行为的记录和描述。
3.7
版式文件templatefile
能够将纸质文件原版原式呈现的电子文件格式,即能保留原有排版格式,又具有不可篡改
性。
常见的版式文件格式有PDF、CEB等。
这类版式文件通常具有以下特点:
保留原版原式,忠于纸质文档的原有排版格式,图文并茂。
内容不易修改,保证原文的正确性、完整性和保密性。
4符号和缩略语
4.1
XML
可扩展置标语言(eXtensibleMarkupLanguage)。
4.2
CEB
CEB是ChineseE-paperBasic的缩写,是一种带语义的跨媒体版式文档,在不同的软硬件
环境下保持显示不发生变化。
5电子公文管理的基本要求
2
电子公文管理,遵循电子政务活动中产生的有价值的电子公文应归档的原则和归档电子公
文应规范的原则,遵循电子公文全程管理和文档一体化管理原则,确保和有效维护电子公文的
真实性、完整性、安全性和可识别性,确保归档电子公文得到科学保管和有效利用。
电子公文归档管理,按国家档案局令第6号《电子公文归档管理暂行办法》执行。
电子公文文档一体化要求电子公文形成、办理到归档、保管、利用等管理过程是连续的、
不间断的,对电子公文的管理过程及其控制是全程的、预知的、可控的。
文档一体化管理保证电子公文内容的完整性、元数据等数据结构的一致性,保证从文书部
门到档案部门的数据流畅通、完整。
3
6电子公文文档一体化业务流程
6.1业务流程简图
图1中的业务流程描述了电子公文从形成、办理、归档、保管、利用或销毁的一般过程。
创建创建会商会签
政务网
内网互联网创建创建创建创建创建拟稿校批审批签发发文
(修改)公文归档归档利用归档(交换)公文交换节点节点格式转换
纸质文件归档办理归档办理办理办理归档归档E-mail登记呈批承办鉴定收集整理进馆移交签收保管多媒体
进馆
办理办理办理办理销毁归档归档移交
分类著录脱机管理批阅会办著录节点
图1电子公文文档一体化业务流程简图
4
6.2流程中的关键节点
电子公文的交换(收发文)、归档和移交三个节点,是电子公文文档一体化业务流程
中的三个关键点,涉及到不同的办公系统(OA)之间、办公系统和档案室档案管理系统之间、
档案室档案管理系统和档案馆档案管理系统之间的数据交换,直接影响电子公文全程管理的
业务数据流的是否畅通。
本标准规范了交换(收发文)、归档和移交三个节点的电子公文业务数据,保证电子
公文文档一体化业务流程的数据顺畅。
6.3业务流程中其他节点的一般要求
电子公文文档一体化业务流程中的其他节点,也是电子公文管理的组成部分。
各节点的
全部事务处理活动和元数据、背景信息,如责任人、时间、结果等,都要完整和准确记录下
来。
电子公文形成单位应在电子公文处理系统中设置符合安全要求的保存日志,随时自动记
录对电子公文实时操作的人员、时间、设备、项目、内容等,以保证归档电子公文的真实性。
7电子公文交换的业务数据规范
7.1电子公文交换业务数据内容
电子公文交换业务数据内容,在发文和收文环节中,可采用如下结构中的任何一种进行
数据传递:
完全符合国家标准的XML格式
版式公文+公文的描述信息
公文文头(图形格式)+公文内容(txt格式)+公文的描述信息7.2电子公文描述信息数据的格式规范
在发文和收文环节中,电子公文的描述信息应符合表1的要求。
表1电子公文基本描述信息
公文的发文字号,应严格按照国标规定的形式进行发文字号字符型(长度?
100)记录
文件标题文件标题信息,应能准确反映公文内容字符型(长度?
192)
文种党政机关或其它机关公文的种类名称字符型(长度?
10)
主题词公文的主题词字符型(长度?
100)
发文机关(责公文制发机关的规范性全称。
联合行文时,包括主字符型(长度?
100)任者)办机关和协办单位。
主送机关字符型(长度?
100)公文的主送机关信息
抄送机关字符型(长度?
100)公文的抄送机关信息
签发人字符型(长度?
20)公文签发人
签发时间字符型(长度?
20)公文签发时间
5
公文密级字符型公文密级信息,公文的密级包括普通、绝密、机密
公文的紧急程度信息,公文的紧急程度包括特急、紧急程度字符型加急、急件、平件
保密期限字符型公文的保密期限信息
附件名称字符型(长度?
260)公文附件的名称信息
内容描述字符型(长度?
500)对公文内容的简要描述信息页数字符型公文页数
控制标识字符型公文允许上因特网的控制标识
7.3电子公文描述信息元数据项目XML结构形式
xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?
>
<主节点>
"文种=""主题词="
"发文机关(责任者)=""主送机关""
抄送机关""签发人=""签发时间=""公文密级=""紧急
6
程度""保密期限=""内容描述=""附件名称=""页数=""控制标识=""/>
主节点>
7.4版式文件规范
在排版格式上应符合GB/T9704-1999要求。
8电子公文归档的业务数据规范
电子公文在创建(形成)、办理之后,符合归档范围,应按本标准的要求(见附录AA.1),收集相关的内容,形成电子公文及相应的元数据。
所有数据应能脱离原系统运行、具有符合本规范数据结构(见附录AA.2)和数据格式。
8.1电子公文归档数据格式
对于各种不同类型的电子公文,其文件存储格式均应尽量采用通用格式(XML、CEB、PDF、TXT),采用现阶段允许格式(DOC、WPS、RTF、SEP)要同时保存该格式的阅读器。
如果采
用不符合本规范要求的格式,收集时应进行转换,如无法转换,则应将相关软件一并收集。
8.2电子公文归档数据项
电子公文归档数据项应符合表2要求。
表2电子公文归档数据表
1
电子文档号管理电子公文的一组符号代码用户必选
标分配给每份文件的唯一识别编必选识2文件档号系统/用户号信
息必选3分类号档案分类中的类目代号系统/用户
4文件标题指文件的主题内容和性质系统/用户必选
5文件的发文字号,指文件制发过系统/用户
文件编号程中由制发机关、团体或个人赋必选
予文件的顺序号
6指文件种类的名称系统/用户必选内文种容
信7用以表达文件主题内容的规范系统/用户必选息主题词化的词组
8内容摘要或文本描述(对文件内系统/用户可选内容描述容的描述)
9指正文后的附件材料的题名系统/用户可选附件名称
10息信景背签发人文件签发人员姓名系统/用户必选
7
11指对档案内容进行创造、负有责责任者系统/用户必选任的团体或个人
12文件形成部门归档工作承担单位的全称系统/用户必选13文件形成时间指文件产生、签署和批准的时间系统/用户必选14密级记录文件保密程度等级系统/用户必选15记录文件的保密期限,是对文件系统/用户必选保密期限秘密等级的时效说明
16归档时间记录文件归档的时间信息系统/用户可选17页数文件以件为单位编制的总页数系统/用户必选18指判定该份文件是否无需控制,系统/用户必选
控制标识可向社会公开提供利用的符号
代码
19在采取处置行为之前,文件必须系统/用户必选保管期限保存的时间期限
20接收单位接收文件的单位系统/用户可选21接收人对文件接收承担责任的人系统/用户可选22接收时间接收单位收到文件的时间系统/用户可选23语种记录文件内容所用的语言种类系统/用户可选24发文依据或相对相关文件的参照系统/用户可选
关文件
25存储位置电子公文存储的物理/逻辑位置系统/用户可选26主机、网络服务器型号、制造厂系统/用户可选硬件环境商等
27文件创建时的软件环境情况如系统/用户可选软件环境操作系统型号主版本等
28数据库系统处理文档所必需的数据库系统系统/用户可选29文字处理工具、浏览器、压缩或系统/用户可选相关软件解密软件等
30数据类型关于文件数据的类别信息系统/用户必选31数据大小记录文件数据的字节数系统/用户必选原件描32数据格式构成文件的数据的逻辑格式系统/用户必选述信息33指电子公文存储在载体上的文用户可选文件存储名件名
8
8.3电子公文元数据项目XML结构形式
xmlversion="1.0"encoding="GB2312"?
>
<主节点>
/>
WIDTH="128"/>
9
"文件编号=""文种=""主题词="
"内容描述=""附件名称=""签发人=""责任者="
"文件形成部门=""文件形成时间=""密级=""保密期限=""页数=""控制标识=""保管期限=""接收单位="
"接收人=""接收时间=""语种=""发文依据或相关文件=""数据类型=""数据格式=""数据大小=""加密方式=""硬件环境=""软件环境=""数据库系统=""相关软件=""备注=""/>
主节点>
8.4电子公文归档的数据结构
电子公文归档数据结构,应符合附录AA.1要求。
9归档电子公文移交
归档电子公文在完成有关档案著录、整理、鉴定、保管等工作之后,应在一定的时间内
或即时向档案馆(电子文件中心)移交。
向档案馆移交的电子档案应是文书处理过程中产生的最后核定归档的定稿。
移交的电子档案应包括说明文件形成的背景信息和元数据,以及电子文件办理过程
的记录信息。
移交档案馆的电子公文格式应符合规定的文件格式要求,专用软件产生的电子文件
应转换为规定的格式;不能转换的应将相关软件随同文件一同移交进馆。
对于加密的电子档案,应解密后再行移交。
移交进馆的电子档案应按照DA/T22的要求,经过系统整理、鉴定和编目。
归档电子公文移交内容符合附录AA.1要求。
所有移交数据应能脱离原系统运行、具
有符合本规范数据结构(见附录AA.2)和数据格式。
9.1归档电子公文移交数据
归档电子公文移交数据项应符合表3要求。
表3归档电子公文移交数据表
10
1电子文档号管理电子公文的一组符号代码用户必选2全宗号用户必选3保管期限代码永久-Y;长期-C;短期-D用户必选4年度系统/用户必选
标5归档机构代码文件形成部门汉语拼音缩写系统/用户必选识系统/用户必选6盒号信
息系统/用户必选7件号
系统/用户必选8文件档号分配给每份文件的唯一识别编号
系统/用户必选9分类号档案分类中的类目代号
10
文件标题指文件的主题内容和性质系统/用户必选11文件的发文字号,指文件制发过系统/用户
文件编号程中由制发机关、团体或个人赋必选
予文件的顺序号
12指文件种类的名称系统/用户必选内文种容
信13用以表达文件主题内容的规范化系统/用户必选息主题词的词组
14内容摘要或文本描述(对文件内系统/用户可选内容描述容的描述)
15指正文后的附件材料的题名系统/用户可选附件名称
16
签发人文件签发人员姓名系统/用户必选17指对档案内容进行创造、负有责系统/用户必选责任者任的团体或个人
18文件形成部门归档工作承担单位的全称系统/用户必选背19文件形成时间指文件产生、签署和批准的时间系统/用户必选景
信20密级记录文件保密程度等级系统/用户必选息
21记录文件的保密期限,是对文件系统/用户必选保密期限秘密等级的时效说明
22归档时间记录文件归档的时间信息系统/用户可选23页数文件以件为单位编制的总页数。
系统/用户必选
11
24指判定该份文件是否无需控制,系统/用户必选
控制标识可向社会公开提供利用的符号代
码
25在采取处置行为之前,文件必须系统/用户必选保管期限保存的时间期限
26接收单位接收文件的单位系统/用户可选27接收人对文件接收承担责任的人系统/用户可选28接收时间接收单位收到文件的时间系统/用户可选29语种记录文件内容所用的语言种类系统/用户可选30发文依据或相关对相关文件的参照系统/用户可选
文件
31处置授权机构具有文件处置授权权力的机构系统/用户可选32处置责任者实施处置行为的责任人用户可选33保管期限期满时对文件采取的处用户可选处置行为置行为
34处置时间对文件采取处置行为的时间用户/系统可选35文件长期保管利用中对所有操作系统可选保管日志日期及行为的记录和描述
36存储位置电子公文存储的物理/逻辑位置系统/用户可选37加密方式如何对文件进行加密的信息系统/用户可选38主机、网络服务器型号、制造厂系统/用户可选硬件环境商等
39文件创建时的软件环境情况如操系统/用户可选软件环境作系统型号主版本等
40数据库系统处理文档所必需的数据库系统系统/用户可选41文字处理工具、浏览器、压缩或系统/用户可选相关软件解密软件等
42数据类型关于文件数据的类别信息系统/用户必选43数据大小记录文件数据的字节数系统/用户必选原件描44数据格式构成文件的数据的逻辑格式系统/用户必选述信息45指电子公文存储在载体上的文件用户可选文件存储名名
46载体类型存储电子公文载体类型用户必选载体信
息47载体编号存储电子公文载体编号用户必选
12
48纸文件地址对应的纸质文件存储地址用户可选其他49备注对文件的其它说明用户可选
9.2归档电子公文移交数据XML结构格式
xmlve
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