资金支付和费用报销管理规定.doc

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资金支付和费用报销管理规定

第一章总则

第一条为加强资金使用管理，确保公司资金安全，规定费用开支标准，控制公司费用支出，并规范费用支出的报销程序，依据公司有关规章制度特制定本规定。

第二条财务人员对一切审批手续不完备的资金使用事项，都有权且必须拒绝办理。

对违反有关制度规定的行为应及时向领导反映，否则，按违章论处并对该资金的损失负连带赔偿责任。

第二章资金管理

第三条公司银行账户开立、注销、变更，出纳均必须在《银行账户登记表》上作登记。

 如有任何信息变更，必须将《银行账户登记表》发送给公司董事长、总经理、财务部负责人/经理； 银行账户发生变更（含新增、变更和销户）后，出纳应及时通知相关部门、人员及外部有关单位。

第四条出纳保管银行账户，包括开户资料、存折、银行卡、账户密码、电子密钥等；现金、现金等价物、资金相关的凭证、物件，出纳应将其收纳于保险箱（柜）内，并妥善保管好保险箱（柜）钥匙和密码。

第五条银行账户优先采用网上银行方式操作； 银行账户查询权限，应告知总经理 /财务负责人。

网银付款操作要实行权限分开，由出纳负责录入付款信息并复核，会计负责再次复核并审批。

第六条除账户查询密码外，出纳不得将自己保管的任何密码告知他人。

不能设置过于简单的密码，也不能以生日、电话号码等易于破解的信息作为密码，且不得在醒目的地方记录密码，并应适当频率更换新密码。

如因休假交接的原因暂时将密码告知他人，应于复岗交接后及时更改密码。

以上方面，若因出纳自身原因造成了损失，则后果自负。

第七条公司实行备用金制度，核定备用金限额，出纳为备用金保管人，收支两分开。

当日收取的现金要及时送存银行，不得留存超限额的过夜现金，以确保财产的安全。

第八条出纳应按照所保管的资金、有价证券、其他现金等价物，分别设立日记账。

资金日记账应逐笔、即时登记。

每日下班前，当日所有资金进出项目应登记完成。

银行存款：

每一账户（含对私账户）分别设立《银行存款日记账》；

有价证券：

每一类有价证券分别设立日记账，如《银行承兑汇票日记账》；

现金等价物：

每一类现金等价物分别设立日记账。

第九条出纳应勤于自行盘点，至少每日一次自行盘点，做到“日清”。

自行盘点时，须完全登记好资金日记账，结出余额，与资金实际盘存进行核对。

 出纳自盘时如发现差异，应查找原因，订正错误，直到账实相符。

无法查明原因的短款，出纳应承担责任自行补足。

若出现较大金额差异，原因不明或存在异常的，出纳必须第一时间向上级领导汇报。

不上报的，由出纳自行承担责任。

第十条每月结束后2个工作日内，由公司会计、出纳共同进行月度资金盘点。

盘点结束后，盘点人员填写《月度资金盘点表》，双方签字，出纳存档。

盘点若发现较大金额差异，原因不明或存在异常的，应按以上同样的汇报路径逐级上报，不得隐瞒、拖延。

第十一条总经理及其授权人、财务负责人/经理有权对公司出纳保管的资金，随时进行抽查、盘点。

也可对部分类型资金进行抽查、盘点。

盘点人员填写《资金盘点表》，经盘点人员和被盘点出纳共同签名，原件由抽盘人员带回述职，出纳可保存复印件。

第三章付款指令和审批权限

第十一条出纳对外付款，必须根据经批准有效的付款指令执行。

以下几种对外付款，因情况特殊，无须每笔对应付款指令：

（1）银行按标准扣收的汇款或收款手续费、工本费，按合同扣收的贷款利息（若有）。

（2）税务机关在账户上自动扣收的税款。

（3）水力、电力、通讯服务机构按事先合同约定自动扣收的水费、电费、电话费等。

第十二条公司付款指令具有以下三种形式：

1、《费用报销单》：

用于员工办理公务产生了付款后，向财务部报支现金。

2、《付款通知单》：

用于各部门履行审批手续后通知财务部对外付款。

3、《个人借款单》：

用于内部员工向公司财务部借支办事备用金或其他款项。

第十二条出纳需严格按付款指令执行付款；若有自作主张，不执行或不完全执行付款指令，私自付款或手续不齐全的付款等情况，按公司有关规章制度追究责任，严历惩罚。

第十三条为严格控制费用报销和个人借款。

个人借款、对外付款等实行总经理一支笔签字批准制度，要有经办人员签字和部门负责人审核并注明用途。

总经理外出或因生产经营急需等特殊情况下经总经理授权的人员也可签批，但是总经理归来后补办有关手续。

第四章采购（商品）付款流程

第十四条采购（商品）是指公司在选定的有合作关系的供应商中实施销售商品或生产物料的采购。

公司销售商品和生产物料的采购（销售门市部个别调剂的商品例外）原则上应在公司供应商目录中组织采购，并由财务部建立资金往来账户按订购合同或协议约定的付款期和付款方式进行付款结算。

第十五条销售商品（生产物料）的采购付款到期时，由采购人员填写《付款通知单》并注明用途，经部门负责人/主管审核，会计复核确认（包括采购的商品、物料已办理入手续，采购发票已如数到位等），报总经理批准后由银行转账/支票/其他银行票据付款。

如使用现金支付的，对方需提供收款收据方能付款；使用支票付款的，对方经手人需在支票存根联下方签字签收；其他银行票据付款的，也需对方经手人签字签收，并做好登记。

第五章其他业务对外付款流程

第十六条其他业务对外付款是指除销售商品（生产物料）的采购付款外的公司对外付款，包括固定资产购置、对外投资、零星销售商品（生产物料）和办公用品的采购、租赁支付的款项以及其他支付的款项等。

第十七条公司对外付款原则上通过银行转账结算。

除按规定可以用现金付款的各项业务外，一律应通过银行转账进行结算。

如对外投资、工程支出等必须通过银行办理转账结算，不得直接兑付现金。

第十八条固定资产购置、零星销售商品（生产物料）和办公用品的采购付款，由经办人员填写《付款通知单》附有关实物验收或入库单等支付依据，并注明用途，经部门负责人/主管审核，会计复核确认（包括实物验收或入库手续齐全性，采购发票有效性等），报总经理批准后由出纳办理付款结算，并登记入账。

第十九条对外投资、工程支出、租赁支付、大额资金支付以及相关其他支付的款项，由经办人员填写《付款通知单》时必须附有相关的合同协议等支付依据，经部门负责人/主管审核，会计复核确认，报总经理批准后由方能办理付款结算。

第六章借支款支付流程

第二十条公司员工因公（工）出差、购物或招待宾客或其他个人原因需向公司借支现金的，必须由员工如实填写《个人借款单》并注明用途（差旅费借款金额原则按“往返车费+（住宿费+生活补助）*预计出差天数”计算），经部门负责人/主管审核，报总经理审批签字后方可向出纳借支现金。

第二十一条暂支、暂借现金在指定或商定的报销费用或工资中如数扣回。

出纳严格把好现金借支关，如原借支款未清前，不得再借支。

否则，由此造成的损失，其个人自负。

第七章日常费用报销流程

第二十二条公司员工因公（工）出差、业务办理或招待宾客等所发生的费用，需由公司报销的，必须在事后一星期内，按要求进行报销或冲销借支款。

逾期不及时办理报销的，公司可不给予报销。

报销费用的业务流程：

报销人填写《费用报销单》并整理粘贴票据→部门负责人/主管签字审核→会计审核真实性/合法性→总经理签字审批→出纳支付结算。

第二十三条报销费用票据当事人应按差旅费/办公费用/业务招待费等各个类别分别粘贴，并写明发生费用具体情况（不允许在原始票据上填写比较敏感的报销事由），以及报销粘贴单相关事项的填写及相关人员的签名。

出差人员的差旅费开支报销标准详见附件。

第八章费用报销注意事项

第二十四条员工在费用报销时，必须严格按照公司规定的有关程序办理审批手续，然后进行报销。

在报销时严禁有仿造或虚填报销单据等弄虚作假的行为。

如经查实，公司将严格按照故意侵占公司财物等违法、违纪行为论处，并索回一切经济损失，追究经济赔偿损失。

第二十五条凡要支取支票、汇票、信汇、电汇的各种报销业务，必须详细填明收款单位全称。

汇款需同时具备对方银行账号、结算银行全称。

凡对外支付加工费，协作费、工程款等开支项目，必须有双方签定的合同或协议书，大项工程款必须具有工程结算单。

第二十六条出纳在负责日常款项的的支付时，应把好报支关，对不合法、不合规章制度的票据，可不予报销。

购买各种物品、材料的发票，必须有购货单位全称、品名、数量、单价和金额，有收款单位财务章。

否则有权拒绝报销；有详见清单字样的发票应附有清单。

第二十七条任何人不得在未见实物的报销单上签署验收人，如有发现假发票、假报销、虚报假账时，要按违反财经纪律处分，情节严重的要按贪污金额大小追究刑事责任。

第二十八条为加强资金管理，及时收回借支款，借支款人应在业务发生后一周内到财务部办理报销还款手续，财务人员应严格坚持“前账不清，后账不借”的原则。

对逾期不报账的借支款人，公司有权在其工资中扣除。

第九章出差管理与费用报销规定

第二十九条公司应严格控制人员出差，员工因工作或业务需要确需出差时，必须向上一级领导申请批准，方可报销有关费用。

公司销售业务经理/人员的出差费用报销实行年度累计，定额内实报实销，超定额个人自负，未达定额给予奖励的政策，报销定额与年度销售业绩相挂钩。

销售业务经理/人员的出差管理和费用报销定额由市场营销部另行规定。

第三十条员工因公（工）出差每日补助工作餐费等出差补贴。

因公（工）出差人员自行解决住宿问题的，则按标准的40%计发给个人；如不足标准住宿的，按节省额的50%计发给个人；如超标准住宿的，超支部分一律自理。

差旅费开支报销标准详见附件。

第三十一条由公司派遣出差的人员，可以依据公司外派时的具体规定报销汽车票、火车票、飞机票及相关票据。

第三十二条公司领导在工作需要，确须随行人员一同出差的，其随行人员可按该领导交通和住宿标准执行。

第三十三条因公出差宴客（业务宴客除外），费用应先征得部门主管同意，上报总经理批准，凭票据报销。

销售人员的业务宴客纳入销售业务费用控制标准中限额报销。

第三十四条如系投标、高级会议出差等，因工作业务需要提高住宿标准的，报总经理批准后，可据实报销。

第三十五条员工外出参加会议，会议期间的伙食补助费、住宿费按会议通知规定办理。

但是对到外地参加各单位召开的展览会、订货会和调查研究会等，其伙食补助费、住宿费、市内交通费等，参加会议人员按差旅费开支报销标准规定办理。

第三十六条员工趁出差之便，事先经出差审批权责人员批准，就近回家探亲办事的，其绕道车、船费，扣除出差直线单程车、船费，多开支的部分由个人自理。

公司将不报销绕道和在家期间的出差伙食补助费、住宿费和市内交通费等。

第三十七条员工出差期间，因游览或非工作需要参观而开支的一切费用，均由员工个人自理，同时酌情扣发出差伙食补助费等。

第三十八条员工应于出差返回公司后的一星期内，依照有关规定填写《差旅费费用报销单》，连同出差单据按程序经审核、批准后，交财务部根据规定报销或冲销借款。

第三十九条因公学习、考察等出差取得的技术经济资料，须交存公司综合办公室，必要时需提交出差“工作报告”，经有关人员接受签字后，财务部予以报销。

第十章附则

第四十条本管理规定由财务部负责制定，经总经理批准后发布实施。

修订时亦同。

第四十一条本管理规定由财务部负责解释。

附件：

差旅费开支报销标准

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