费用管理规定.docx
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费用管理规定
Documentnumber：
NOCG-YUNOO-BUYTT-UU986-1986UT
费用管理规定
费用管理制度
第一章总则
第一条加强集团有限公司（以下简称集团总部）费用管理，强调资源投入与部门职能定位紧密结合，优化资源配置。
第二条规范各项支出标准及流程。
费用支出以预算内为前提，严格控制预算外费用支出。
第三条本办法适用于集团总部的费用管理。
第二章预算管理
第四条集团总部在财年第四季度开始启动下一年度财务预算，审核通过的财务预算将作为该年度费用开支的依据。
第五条集团总部预算编制遵循以下原则。
（一）明确区分集团总部与产业公司的分工及职责范围，紧扣部门职能定位，严格控制预算总额；
（二）项目规划与费用预算紧密结合，充分考虑资源投入产出比；
（三）各项收支基于零基预算，适当参考历史数据；
（四）预算编制以上下结合、分类编制、统一汇总的方式进行。
第六条集团总部预算编制分为四个阶段：
预算启动、预算填报、预算审核与调整、预算定稿及发布。
各项要求及具体时间表在每年发布的“年度预算启动通知”中予以明确。
第七条预算启动阶段：
集团财务与资产部（以下简称财资部）在每年的第九个月拟定集团总部年度预算方案，经审批同意后下发预算通知及预算模版。
第八条预算填报阶段：
各部门根据年度工作任务安排，按照指定模板填报年度各项财务预算明细。
第九条预算审核和调整阶段：
此阶段分为初审和再审两个步骤。
（一）初审：
财资部负责对各职能部门、事业部门提交的年度财务预算进行初审，审核要点为工作任务与职能定位的一致性、预算标准的合理性、资源配置的匹配性、数据的完整准确性。
并将初审意见反馈至各部门进行调整完善。
（二）再审：
财资部将初审后的年度财务合并预算提交集团领导进行审核，并针对审核意见进行修改及调整。
第十条预算定稿及公布：
年度财务合并预算稿经审批通过后，将各部门费用预算总额予以发布。
第十一条预算调整条件。
各部门年度中期回顾分析上半年的预算执行情况，符合预算调整条件的可在固定时间段申请预算调增或调减。
（一）预算责任单位因集团整体发展战略或外部市场环境变化，导致部门年度业务规划发生重大调整，严重影响预算执行，且调整金额≥年度预算总额*10%；
（二）因国家税务或会计政策等客观因素发生重大变化，导致实际费用与年初预算不匹配；
（三）因集团战略调整开展的项目，在年度预算定稿后才明确需要开展的项目预算；
（四）集团主席认定的可予以调整的其他预算调整事项。
第十二条预算调整程序。
符合预算调整条件的各部门于每年第七个月向财资部提交年度预算调整申请，经财资部审核，报集团主席审批通过后予以调整。
第三章预算费用执行跟踪管理
第十三条财资部负责在年度及半年度结束后的次月对集团总部年度财务预算执行进行回顾及分析，督促各项工作任务按时完成。
第十四条财资部每季度将各部门费用发生明细清单发送至部门长，供其了解及把控部门费用开支详情及进度。
第十五条费用报销系统自动统计每一笔提交报销的单据金额，在单据审核时予以提示，当拟费用报销金额超过年度可报销余额时即终止提交。
第十六条对各部门年度预算执行情况进行考核。
当部门年度费用支出总额超过该部门年度预算总额时，处以扣减下年度部门团队建设费用1000元的处罚。
第四章费用日常管控
第十七条费用管控职责分工
（一）业务部门职责：
费用经办人即提单人，需提交真实、合规的报销单证，部门长对费用支出的真实性、合理性进行审核。
（二）财资部职责：
审核会计对费用支出的合理性、合规性进行审核，财务负责人对支出进行审批。
（三）集团领导职责：
对达到一定条件的支出进行审批。
第十八条费用管控方式。
以年度预算为依据，按照管控的对象、强度、频率、内容进行分类组合，具体见下表：
序号
管控对象
管控强度
管控频率
管控内容
1
部门
刚性
年度
费用总额
单一指定科目
指定科目费用
单一指定项目
指定项目费用
2
非指定科目
弹性
年度
项目费用
非指定项目
科目费用
管控强度为刚性，即指费用超出对应预算金额不可提请报销；管控频率为年度，即指刚性管控频率以年度为单位，月度滚动使用。
第十九条费用审批流程
（一）一般通用费用的审批流程：
（二）当单据金额达到一定的金额或者条件需要增加集团领导加批环节，加批条件如下：
序号
费用类型
流程加批环节
分管领导
集团主席
1
①一般费用报销、借款单（个人借款、对公预付）
②合同付款单（付款金额≠合同登记金额）
③预付款报销（报销金额>预付款）
[3万，∞）
[5万，∞）
2
业务招待费
[万，∞）
[1万，∞）
第二十条费用标准。
集团总部针对指定费用科目出具使用标准及规范，各部门需遵照执行。
指定的费用科目如下：
序号
管理部门
费用类型
标准依据
承担部门
1
财资部
差旅、交通、通讯、招待费用
费用标准规定
各部门
2
折旧、摊销费
折旧摊销规则
各部门
3
人力资源部
工资奖金、社保、公积金
薪酬标准
各部门
4
节日福利费
福利制度
各部门
5
总裁办
大厦水电、物业费
水电、物业费标准
各部门
6
学院
内部讲师费
内部讲师管理办法
各部门
7
品牌部
稿费
稿费发放标准
品牌部
第二十一条差旅、交通、通讯、招待费的具体标准详见附件1《集团总部四项费用标准》。
第五章费用日常报销管理
费用日常报销管理分为：
费用报销要件要求（第二十二条至第二十四条）、单证合规性要求（第二十五至第三十条）、指定费用开支具体要求（第三十一及第三十二条）。
第二十二条费用总额超过3万但不超过5万的，需提前在费用报销系统提交“费用申请单”，待电子流审批通过后，方可实施相应采购业务。
采购过程中需进行2家以上（含2家）的比价，报销提供比价记录，采购完成并取得支出单证后提交“关联申请报销单”进行报销支付。
另学院组织的培训活动，按照单项活动事项和公司相关费用标准制定活动预算方案，待预算方案通过后即可报销。
申请类别
资产采购
项目采购
备注
报销要件
费用申请单
无
打印费用申请单
业务实施计划（或通知）
预计费用开支明细表
费用申请单与开支明细表须一一对应
关联申请报销单
打印关联申请报销单报价清单发票
打印关联申请报销单实际费用开支明细表发票
关联申请单、开支明细表及发票须一一对应
第二十三条涉及合同采购的费用支出通过签订纸质合同，对采购标的、数量、付款、开票方式乃至违约责任等做出具体约定，以明确双方权利义务关系。
（一）、若采购金额达到《集团招标采购及验收管理办法》的要求，须遵照相应条款实施采购验收事宜。
（二）、合同需明确采购总价，无法确定采购总价的可明确计价方式，后期严格遵照该计价方式出具结算单，确定相应的采购价款。
（三）、合同需要确定支付方式为一次性支付或分次支付，明确每次支付的条件，未达到支付条件的不予报销支付。
原则上不得在采购业务交付验收前一次性支付全额款项，避免合同后期执行不到位造成公司损失。
（四）、采购业务达到交付验收或阶段性交付验收条件时，需取得相应的发票，并出具阶段性验收报告。
（五）、采购合同还需明确其他必要性条款，如：
合同履行期限，履行地点，履行方式等。
确保合同签章及日期完整，签字人符合集团总部授权范围，达到一定金额的合同需集团主要负责人签字，合同涉及多页需加盖骑缝章。
合同支付类型
合同付款单
备注
报销要件
一次性付款
打印合同付款单、合同复印件
发票、验收报告或结算单或交货单
、合同登记单、合同原件
若为预付款，发票及验收报告或结算单或交货单则在冲回预付款时附上即可，若符合集团招标采购条件则需附上中标通知书
分次付款
预付款
打印合同付款单、合同复印件、
合同登记单、合同原件
第二次付款
打印合同付款单、合同复印件
发票
如有则需提供阶段性验收报告或结算单或交货单
尾款
打印合同付款单、合同复印件
发票、验收报告或结算单或交货单
如存在质保金，则应于倒数第二次付款时提供全额发票
质保金
打印合同付款单、合同复印件、证明已达支付条件的资料
第二十四条不涉及费用申请或合同付款的日常费用支出：
日常费用支出在年度预算范围内、集团总部费用标准规范下据实报销。
第二十五条单据附件合规性：
（一）、发票、合同及相关附件资料统一冠名“集团有限公司”。
（二）、发票要素齐全，包括开具日期、品名、数量、单价、金额等应如实填写。
发票完好无损，字迹清晰，无涂改。
尽量取得合规增值税专用发票，严禁替票。
因个人原因导致无法取得正规发票或发票丢失等，凭支出单证，经部门长审批同意后，按支出金额的70%予以报销，但报销金额不得超过500元。
（三）、单据粘贴合规性：
严禁装订，只需粘贴；从上到下或从左到右；均匀的粘贴在A4纸上；A4纸之间粘贴左上角；相同类别粘贴在一起；注明单据张数及金额。
第二十六条费用描述合规性：
简单明了，与票据类型保持一致。
第二十七条费用类型合规性：
费用类型与票据内容保持一致，不同费用类型分开填列，增值税专用发票税金单独填列，并注明发票号码。
第二十八条费用项目合规性：
项目的选择须与年初预算保持一致。
所有部门公共项目有日常类项目和专项费用项目，专项费用项目须根据业务实质进行选择，每个部门可按需另增设2-5个项目。
第二十九条费用分摊有效性：
报销人所在部门与费用承担部门不一致、同一单据多个费用项目的需做分摊分别填列，分摊明细总额须与报销金额一致。
第三十条收款信息有效性：
收款信息在报销系统“个人设置”-“个人银行”中添加，添加成功后报销时直接选取即可，原则上大于2000元均需对公支付。
第三十一条差旅费开支具体要求
（一）、各部门应当加强对本部门工作人员出差活动和经费报销的内部管理，从严控制出差人数和天数；严格执行差旅费预算管理，控制差旅费支出规模；严禁无实质内容、无明确公务目的的差旅活动，严禁无实质内容的学习交流和考察调研。
（二）、出差人员需按照职级对应的乘坐标准乘坐交通工具，并在额度内据实报销，超出部分由个人自理。
（三）、出差期间因公务发生的签证费、邮寄费、招待费、超标电话费等费用，不属于差旅费列支范围，需单独填写“费用报销单”进行报销。
（四）、鉴于集团人力资源部已为全体员工购买商业保险，出差人员不得再另行购买保险费，否则个人自理；特价机票绑定的保险费可据实报销，但需提供证明资料。
（五）、订票费在20元/次标准额度内凭票据实报销，超支部分由个人自理；因出差计划变动引起的退票费，经部门长书面审批后予以报销，因个人原因产生的退票费不予报销。
（六）、因携带个人物资超重而产生的托运费不予报销，建议提前采取其他经济型的运输方式。
（七）、境外出差报销金额应根据票据当天的日期在“中国银行外汇牌价”“现汇买入价”汇率折算成人民币金额报账；如有留银行刷卡小票且显示人民币金额的，则以银行刷卡小票金额为准；若上述两项均没有，则根据集团统一汇率折算。
第三十二条医疗费开支具体要求
因不能享受门诊医疗保险待遇，非深户人员在正规医疗机构支出的医保范围内的门诊费，按一定比例报销，每人每年限额2000元，报销比例参照行政级别和工龄设定，具体设定的比例如下：
工龄
比例
职级
集团董事会成员
总监、总工、总师
部长、主任
副总监、副总工、副部长、副主任、高级职称人员
高级经理、经理、副经理、其他管理职位
工龄＜1年
70%
60%
55%
45%
35%
1年≤工龄＜3年
80%
70%
60%
50%
40%
3年≤工龄＜5年
90%
80%
65%
60%
50%
5年≤工龄＜7年
70%
65%
55%
7年≤工龄＜9年
75%
70%
60%
工龄≥9年
80%
75%
70%
日常业务报销范围及要件详见附件2《费用科目与业务范围对照表》。
第六章附则
第三十三条本管理办法由集团财资部制定并解释。
第三十四条本管理办法自签发之日起开始执行。
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