合同管理暂行办法.docx

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合同管理暂行办法

第一章总则

为加强公司合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护合同双方合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关规定，结合我公司实际，制定本办法。

第一条本办法所指合同是我公司与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面协议。

公司一切经济合同均应以书面形式确定，禁止任何口头协议及非正式的书面协议。

严禁各种未签订合同先实施的行为。

本办法所指合同包括：

施工、采购、租赁、项目建议书、相关协议、咨询服务、项目管理目标责任书、委托等与经济活动相关的合同，不包括劳动人事等其他合同。

合同管理实行分级管理原则和归口管理原则，并实施承办人制度、审核会签制度和重大合同专题会审制度。

承办人一般为主（分）管领导、项目经理、副经理、项目主要管理人员、各部门负责人、合同管理员。

第二章职责划分

第二条经营预算部负责各类经济合同真实性、合法性、可行性、规范性审核，是公司经济合同的归口管理职能部门，主要职责如下：

（一）负责组织学习贯彻《合同法》以及与合同有关的法律、法规，指导各业务部门或项目部使用国家、省、市、行业管理部门及公司推广的标准合同示范文本。

（二）核实拟签约方主体资格、企业实力、资金状况及信誉。

（三）负责组织起草施工总承包合同文本，组织合同谈判。

（四）负责审核合同商务条款和合同价款。

（五）组织合同会签，负责建立公司合同信息化台账，负责合同备案工作。

（六）配备合同管理人员，监督合同履行，负责合同履行中的解释工作，组织协商解决合同纠纷。

（七）负责合同履约情况的评议工作。

第三条其他各职能部门负责本部门业务范围内合同的起草、参与合同谈判、严格履行合同，是公司经济合同的归口管理职能部门，主要职责如下：

（一）核实拟签约方主体资格、企业实力、资金状况及信誉。

（二）负责起草本部门业务范围内的合同。

（三）严格履行合同，及时发现和反馈合同履行过程中存在的问题，参与解决合同纠纷。

（四）参与合同谈判，负责合同技术（专业）条款的审核。

（五）负责本部门合同台账的建立，整理和保存与合同有关的协议、函件、合同洽谈过程备忘录、附件及执行成果等资料。

（六）负责合同履约情况的评议工作。

第四条项目部负责对本项目部内合同起草、参与合同谈判、严格履行合同，对已有合同示范文本的要使用公司统一合同文本，是项目经济合同的归口管理的主责部门，主要职责如下：

（一）认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关法律法规，依法保护本公司的合法权益。

（二）制定、修订本项目部合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。

（三）依法签订、变更、解除有关工程合同。

（四）严格审查所签订的合同，重大合同应提交有关方面会审，防止不完善或不合法的合同出现。

（五）协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。

（六）做好合同统计、归档、保管工作。

（七）监督、检查合同签订、履行情况。

（八）宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员。

（九）依法处理合同纠纷。

（十）制止有关单位或个人利用合同进行违法活动。

第三章合同订立的准备工作

第五条订立合同的意向确立之后，招标项目可通过资格预审或资格后审对对方当事人资格进行审查；其他项目由业务主责部门认真审查对方当事人的主体资格，包括主体、资信证明及相关文件；考察当事人的履约能力和企业信誉。

第六条起草合同，有标准文本的应使用标准文本格式，无标准文本的合同也应参照标准文本。

标准文本是指国家、省、市有关部门统一制定的各种合同示范文本以及经规定程序审核认定的公司示范合同文本。

第四章合同谈判

第七条经营预算部是合同谈判的组织者，对于合同中商务、技术（专业）、经济等条款，应会同公司相关业务部门与签约方进行谈判、磋商。

第八条采用招标方式拟签的合同，合同谈判必须在招标文件合同条款基础上进行。

第九条采用其他方式签订的合同，相关业务部门应就合同形式、主要条款与经营预算部商定后，方可进行谈判。

其他项目签订合同前提交了预算书的，由相关业务部门审核预算中的工程数量，经营预算部审核其价格和费用，经与签约方谈判后作为本合同价款。

第十条合同谈判应本着公平、公正的原则，结合项目实际情况协商确定相应的条款，不得有损公司利益，不得使用欺诈隐瞒手段，不得违反有关法律法规。

第十一条合同谈判之前的谈判意向、各种准备工作、相关资料等应严格保密。

谈判的过程信息、资料结果应及时归档、保密至合同履行完毕。

第五章合同的审查

第十二条拟签订合同对方提供营业执照副本、税务登记证、组织机构代码证，上报相关承办人，由相关承办人起草合同，已有合同范本的使用已有范本，报经营预算部评审；建议上报电子版合同文件。

第十三条经营预算部负责组织合同审查，经营预算部负责合同商务条款的审定，其他各业务部门负责技术（专业）条款的审定，审定结果填写《合同审查记录表》。

第十四条公司的经济合同应提交法律顾问进行审查。

第十五条经营预算部根据《合同审查记录表》和法律顾问的审查意见将上报合同返回原承办人进行修改、定稿，修改完善的合同上报经营预算部，并填写《合同会签表》，由公司各业务部门确认，报送主（分）管领导审批。

第十六条合同变更和追加补充合同条款必须采用书面形式，后附变更或追加的依据资料（会议纪要、变更图纸、变更指令等），由原承办人或相关业务部门起草，审查程序同原合同。

后附合同审查流程图

第六章合同的签署

第十七条经公司审查批准后的合同，各项目的经济合同应由公司任命的法定项目经理签署，各业务部门相关业务范围内的合同应由各部门负责人会同相关项目的项目经理或公司主（分）管领导共同签署生效。

第十八条由代理人代签合同的，应出具真实、有效的身份证明书、授权委托书、代理人身份证。

第七章合同的担保、公证

第十九条需要合同当事人提供履约担保的，履约担保统一在财务部办理并保存凭证。

第二十条经营预算部负责公司合同的鉴证、公证、律师见证、备案工作。

第八章合同文本的管理

第二十一条签订合同时，经营预算部和各相关业务部门及项目部根据实际需要确定持有的合同文本件数。

一般为五份，其中公司财务部、经营预算部、安全质量部各需合同一份，项目部一份，一份返回签订合同对方。

若其他相关部门或必须存档的合同文本，可以根据实际需求确定制作份数。

第二十二条所有合同文本，应于签订的同时加盖骑缝章。

第二十三条合同的存档、发放及借阅

（一）合同编号是合同管理工作的重要组成部分，由经营预算部统一编号。

（二）经营预算部建立合同台账，按要求时间进行统计汇总。

（三）经营预算部建立健全合同借阅制度，履行相关登记手续后方可进行借阅。

（四）所有的合同洽谈、会审、签订等过程资料，如：

合作意向书、谈判纪要、合同文本、附加条款、补充合同、合同有关的传真、函电、电子数据、律师意见、有关领导批复及合同会签单等一切与合同有关的资料，均是企业经济活动的原始资料，经营预算部和各相关业务部门必须按项目进行登记，全部归档保存。

（五）公司以外与合同执行有关的单位所需文本由相关业务部门统一发送，同时做好分发记录。

第九章合同印章的管理及使用

第二十四条公司合同专用章由行政部暂时管理，项目部合同用章由项目经理统一管理或指定经公司认可的专人管理。

所有合同业务及具有合同性质的对外业务，应根据经审批的《合同会签记表》加盖合同专用章，并做好印章使用登记。

第二十五条合同专用章和各项目部章应严格按公司相关制度进行管理，严格按授权范围使用，不得混用、代用或借用。

第二十六条若因特殊需求合同中需加盖公章的，应当按照相应的程序向行政部申请批准后方可加盖公章。

第十章合同的履行

第二十七条合同依法成立，即具有法律约束力，有关单位和人员必须认真履行，不得擅自变更、解除或不按合同规定履行。

第二十八条各项目部应对全面履行的施工合同负主要责任，集团公司有关部门协助并检查、监督施工合同的履行情况，以确保合同的履约率达到100%。

第二十九条公司经营预算部要定期检查合同的履预情况，并记录在合同台账的相应目录下，对出现的问题加以研究、提出整改意见，特别要加强对合同中对方责任条款执行情况的检查力度。

第三十条由于合同中约定的不可抗力事由出现而不能履行时，应及时通知对方当事人并采取措施防止损失的扩大，并向对方当事人提供证明。

第三十条合同结算必须通过单位预算、财务部门进行。

对合法有效的合同，财务部门须及时结算。

对未经合法授权或超权限签订的合同，财务部门有权拒绝结算。

第三十一条履行完毕的合同，应由各业务部门或项目部向经营预算部提交《合同履行完毕评议表》

第十一章合同的变更、解除

第三十二条对方当事人提出变更或解除合同时，应在维护我方合法权益的基础上，积极妥善地做出处理。

第三十三条变更或解除合同，应订立书面协议（包括文书、电传等），在新的协议达成之前，原合同仍然有效。

第十二章纠纷的处理

第三十四条合同发生纠纷时，应依据《中华人民共和国合同法》等有关法律、法规和本管理办法妥善处理，处理合同纠纷应坚持以事实为依据、以法律为准绳的原则。

纠纷发生后，各业务部门及项目部应及时汇报有关领导并与对方当事人积极协商，在保证双方权益的基础上，实事求是，分清责任，合情合理地予以解决。

第十三章相关责任

第三十五条严禁违反本规定的程序办理申报、审批手续而私自对外签订、变更或解除合同，或通过订立、变更或解除合同谋取私利，损害公司利益。

否则无论是否造成严重后果，对有关责任人均予以严肃处理。

第三十六条参与合同谈判和审核的部门和个人，必须对其负责的条款进行详细审核，并对其准确性和合法性承担责任。

第十四章附则

第三十七条本办法由经营预算部负责解释。

第三十八条本办法自2014年9月25日起施行。

附表：

1、合同审查记录表

2、合同会签表

3、合同履行完毕评议表

合同审查流程图

拟签订合同对方

上报阶段

营业执照副本、税务登记证上报相关资料组织机构代码证

承办人起草已有范本使用范本

经营预算部

公司各部门合同审查记录表法律顾问意见

返回起草承办人修改完善附合同审查记录表

评审阶段

经营预算部

各部门会签确认合同会签表

主（分）管领导审批

董事长审批

附表1

合同审查记录表

审查日期：

年月日

合同名称

合同价款

签约对方

合同类型

所属项目

经办人

参加人员

签字

部门

意见

问题处理意见

经办人：

日期：

附表2

合同会签表

合同编号：

合同名称

所属项目

经办部门

签约对方

经办人

工程地点

评审日期

合同价款及主要内容

会签部门

意见

签字

主责部门