采购员的工作职责.docx

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采购员的工作职责

采购员的工作职责

将了解的内容：

采购员的工作内容

采购员的岗位职责

采购员的素质要求

采购员的职业道德

采购是指负责获得生产产品或提供服务所需的物料、零件和补给。

采购对企业的动作是相当重要的。

在制造企业中，产品成本中超过60%的部分来自外购零件和物料，在零售和批发企业的外购存货则更高。

采购员则是企业执行采购任务的员工，他/她们的工作对企业经营成本的降低起着关键的作用。

A采购员的工作内容

A-1搜集信息

（1）充分了解请购材料的品名、规格。

（2）调查市场行情。

（3）搜集有关供应商的资料。

（4）搜集有关替代品的资料。

（5）搜集有关品质及其他方面的资料。

（6）核定采购资金预算。

A-2询价

（1）选择询价对象。

（2）询问价格。

（3）整理报价资料。

（4）选择议价对象。

A-3比价、议价

（1）经成本分析后，拟定底价，设定议价目标。

（2）决定采购条件（向供应商详细说明品名、规格、品质要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款办法等）。

（3）了解其他供应商价格是否较低。

（4）考虑价格上涨下跌因素。

（5）估算运费、保险费及关税。

（6）核对付款条件。

（7）比较交货期限。

A-4评估

（1）同规格产品应找几家供应商询价、比价、议价。

（2）供应商是否为信誉良好的生产厂家。

（3）供应商是否有必要办理售后服务。

（4）供应商的供应能力是否能按期交货和品质是否有保障。

（5）是否需要开发其他供应商或外购。

A-5索样

（1）索取样品。

（2）整理检验结果并进行比较。

A-6决定

（1）选择适当的供应商。

（2）签订采购合约。

A-7请购

（1）按物料计划计算请购物料数量与交期。

（2）请购单上应详细说明与供应商议定的买价条件。

（3）分批交货者应在请购单上注明分批交货的时间表。

A-8订购

（1）订购单函寄或传真至供应商。

（2）向供应商确定价格、品质要求、交货期等。

A-9协调与沟通

（1）对能否达到交期，供应商要及时回复。

（2）不能达到者及时联络协调，以确定一个合适的交货期。

A-10催交

（1）无法于约定日期交货时联络请购部门（物料控制部）并进行交易异常控制。

（2）逾期未交货者应加紧催交。

（3）督促收料单。

（4）控制长期合同的交货。

A-11进货验收

（1）进货的品质验收。

（2）进货的数量验收。

A-12整理付款

（1）核对各种手续是否完备。

（2）发票抬头与内容是否相符。

（3）发票金额与请购单价是否相同。

（4）是否有预付款或暂借款。

（5）是否需要扣款。

B采购员的岗位职责

采购员的职责是完成采购部门的采购任务。

具体如下：

a.了解采购部门的职责权限

采购部门的职责权限如下:

（1）审查请购单的内容，包括是否有采购的必要以及请购单的规格与数量等是否恰当。

（2）与技术、品质管制等部门人员共同参与合格供应商的甄选。

（3）执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。

（4）交货的稽催与协调。

（5）物料的退货与索赔。

（6）物料来源的开发与价格调查。

（7）采购计划与预算的编制。

（8）国外采购的进口许可申请、结汇、公证、保险、运输及报关等事务的处理。

（9）供应商的管理。

（10）采购制度、流程、表单等的设计与改善。

采购部门的职责按其重要性来排列，其前九项重要工作项目顺序如下：

（1）评估现有的供应商。

（2）选择及开发新的供应商。

（3）安排采购及交货日期。

（4）谈判采购合约。

（5）从事价值分析的工作。

（6）自制或采购（外包）的决策。

（7）指定运输方式。

（8）控制交货。

（9）租赁或买断的决策。

b.熟悉采购核准权限

采购员的作业流程一般为请购、报请核准、实施采购作业。

采购员采购的物品可分为物料、财产及总务用品三种类。

这些物品的核准权限如下：

b-1物料

（1）请购金额预估在一万元以上者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估在一万至五万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估在五万元以上者，由总经理核准。

b-2财产

（1）请购金额预估到二千元以下者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估到二千元至二万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估到二万元以上者，由总经理核准。

b-3总务用品

（1）请购金额预估到一千元以下者，由采购主管核准。

（2）请购金额预估到一千元至一万元者，由采购经理核准。

（3）请购金额预估到一万元以上者，由总经理核准。

c.采购员的职责

采购员的职责如下：

（1）经办一般性物料采购。

（2）查访供应商。

（3）与供应商谈判价格、付款方式、交货日期等。

（4）要求供应商执行价值工程的工作。

（5）确认交货日期。

（6）一般索赔的处理。

（7）处理退货。

（8）收集价格信息及替代品资料。

（9）请购单、验收单的登记。

（10）订购单与合约的初步拟订。

（11）交货商来访的安排与接待。

（12）供应商来访的安排与接待。

（13）采购费用的申请与报销。

（14）进出口文件及手续的申请。

（15）电脑作业与档案管理。

（16）承办货物保险及公证事宜。

C采购员的素质要求

作为一名合格的采购员，必须有“才能”与“品德”兼备，“知识”与“经验”共存，才能更好地履行采购作业。

采购员必须是一名谈判者。

他/她拥有最佳供应商的选择能力；与工程人员共事的能力；绝佳人际关系处理能力；同时还有个法律专家。

采购员必须是一名生意人。

他/她具有远见；清楚地了解公司的需求；清楚地了解顾客的需求；清楚整体成本的考虑；同时还是个后勤运送专家。

以下为采购员的基本素质要求：

a.较强的工作能力

采购是一项相当复杂，而且要求很高的工作，采购员应具备的基本工作能力也相当的多样化。

采购人员必须具备较高的分析能力、预测能力、表达能力和专业知识水平。

a-1分析能力

由于采购员常常面临许多不同策略的选择与制定，例如物料规格、品种的购买决策、何者为企业所能接受的价格、物料如何运输与储存、如何管理才能得到消费者的回应。

因此，采购员应具备使用分析工具的技巧，并能针对分析结果制定有效的决策。

首先，采购支出是构成企业制造成本的主要部分，因此采购员必须具有成本意识，精打细算，锱铢必争，不可“大而化之”。

其次，必须具有“成本效益”观念，所谓：

“一分钱一分货”，不可花一分冤枉钱，买品质不好或不具有使用价值的物品。

随时将投入（成本）与回报告（使用状况、时效、损耗、维修次数等）加以比较。

此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、工具、税费、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析判断。

a-2预测能力

在现代动态经济环境下，物料的采购价格与供应数量是经常调整变动的。

采购员应能依据各种产销资料，判断货源是否充裕；通过与供应商的接触，从其“销售”的态度，揣摩物料可能供应的情况；从物料价格的涨跌，推断采购成本受影响的幅度有多大。

总之，采购员必须开阔视野，具备“察言观色”的能力，对物料将来供应的趋势能预谋对策。

a-3表达能力

采购员无论是用语言还是用文字与供应商沟通，都必须能正确、清晰表达采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。

面对忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，言简意赅”的表达能力，以免浪费时间。

“晓之以理，动之以情”来争取采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。

b.一定的知识与经验

采购员特别是管理人员至少应具备专科以上的学历，因为接受过正式专科以下教育训练的学生，其所具备的专业知识与技巧较能符合采购工作的需求。

除此之外，采购员最好具有商学知识，如企业管理、流通业管理、流行商品或行销等科系，并以曾修过商品资讯、统计、行销、业务人员管理的人员尢佳。

b-1.产品知识

无论是采购哪一种物料，都必须要对其所欲采购的标的物有基本的认识。

我们很清楚，一个学化工机械并从事多年化工机械采购的人员因工作需而转向电子元器件采购，尽管他从事采购已多年，但他仍会感到有些力不从心，如果他想尽快适应新角色就必须及时补充有关电子元器件方面的知识，补充的途径很多，如自学、参加相关专业培训班等。

一些采购员认为，采购员不是搞研究开发的，而且往往有本企业工程技术人员及品管人员的协助，故不需掌握太多的专业知识，持有这种观点的采购员必须认识到那些可以支持你的工程及品管人员并不是时时刻刻在你的左右，况且有时他们因各种原因未必能帮你。

对于零售企业采购员来说，对商品的了解要比其他行业的采购员还要深入，因为其必须担负起销售业绩的相关责任。

以流行服饰的采购员来说；以家电用品的采购员而言，必须了解产品的功能、技术层次、原料、制程、保修期限等。

不过，由于采购员采购的范围大小不一，物料种类为数甚多，更何况流行科学技术发展极为迅速，采购员要如何持续性的拥有产品知识呢基本上，有几种方式可以供采购人员参考：

大学的课程、贸易性期刊、流行杂志、展览或工作参观、与供应商保持联络等。

b-2客观理智

采购员在选择商品或商品组合时绝对不能凭自我的感觉，必须要利用科学的方法针对消费者需求与市场流行趋势进行合理的分析，并将分析结果客观地呈现出来，选择最有利益的商品，不因主观的偏见而左右了采购策略的拟定。

b-3专注投入

对于采购员来说，专注投入相当重要，因为，采购员必须要利用更多的时间去了解市场趋势与发掘更多的供应商，必须常常加班，尢其是生产的旺季，加班到深夜时有所见。

除此之外，采购员还必须协助高层主管规划采购策略，因此在年度或每年开始时都会特别的忙碌，采购员必须毫无怨言地投入其中。

c.良好的品德

采购员必须具备如下良好的品德：

c-1廉洁

采购员所处理的“订单”与“钞票”并无太大的差异，因此难免被“唯利是图”的供应商所包围。

无论是威迫（透过人际关系）还是利诱（回扣或红包），采购员都必须廉洁，维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误已。

“重利忘义”的人，是难以胜任采购工作的。

c-2敬业精神

“缺货或断货”实为采购人员最大的失职。

固然造成短缺的原因很多，若采购人员能有“舍我其谁”的态度，高度负责采购所需的物料，则企业的损失将会大大减少。

c-3虚心与耐心

采购员虽然在买卖方面较占有上风，但对供应商的态度，必须公平互惠，甚至不耻下问、虚心求教，不可趾高气扬、傲慢无礼。

与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲地进行工作。

居于劣势时，亦能忍让求全，不愠不火，克已奉公。

c-4遵守纪律

采购员是外出执行采购的人员，他们的一言一行都代表着企业与外界打交道，他们的工作好坏不仅影响企业的效益，而且影响企业的声誉，因此，企业对采购员规定了若干纪律，采购员必须自觉遵守，严格执行。

D采购员的职业道德

采购员在其工作中必须体现出诚实、公正、可依赖、专业能力和清楚的道德责任感。

采购员的职业准则在我国尚无明确的规定，以下借鉴美国采购管理协会和某公司采购员的行为准规来介绍采购员的职业道德，以供参考。

a.采购员的职业标准

美国国家采购管理协会为采购员制定了三项职业原则，以及了解这些原则的12条标准。

a-1三项职业原则

三项职业原则包括：

（1）忠于你的公司。

（2）公正在对待那些与你做生意的人。

（3）对你的职业有信心。

a-2职业标准

职业标准包括：

（1）在关系、行为与沟通中，避免不道德的行为或危害性的想法和行为。

（2）运用适度的谨慎，在许可的职权范围内行事，通过坚持不懈地遵循雇主的法律指导，来表现对于雇主的忠诚。

（3）克制任何可能在个人利益和雇主利益之间产生冲突的私人业务或者职业活动.

（4）克制要求和接受金钱、存款、信用或者不利的折扣，以及接受来自现在或者潜在的供应商的礼物、娱乐、恩惠或者服务，这些可能影响或将要影响采购决策。

（5）谨慎地考虑伦理和法律的人歧以及政府规章，以处理属于雇主和（或）供应商机密的或者所有权的信息。

（6）通过在采购周期的不同阶段都实施礼仪和公平，来促进积极的供应商关系。

（7）防止限制竞争的互惠协议。

（8）了解并遵守约束采购职能的成文或不成文的法律，对采购决策中的法律分歧保持警惕。

（9）鼓励社会的所有力量参与支持小型的、处于不利地位的、少数民族拥有的业务。

（10）反对采购卷入到与业务无关的得到雇主支持的个人采购项目。

（11）通过获取和维持当前的技术知识以及伦理行为的最高标准，来加强采购人员对业务的精通程度，并提高素质。

（12）进行国际采购要遵守法律、风俗和外国惯例，并坚持美国法律、组织自身的方针和所述的伦理标准和原则。

b.采购员的行为准则

采购员的每一行为都应致力于企业的长期最佳利益，这一点是毫无疑问的。

采购员必须了解最佳资源，了解供应商行为，并用一种公正和发展的态度制定采购决策。

应该避免削弱或者表现了有意削弱采购者和供应商之间的活动和参与的过程，这可以防止采购者和供应商之间进行任何权益或财务交易，而且在多数情况之下，应阻止而不能被鼓励采购者与供应商之间建立密切的私人关系，尤其是在易于造成不公平与恶性竞争的情况下。

在如今的市场上，采购者严格执行标准并不容易，而且要求他们不能做出失职的行为。

以下为美国某公司为采购员制定的行为准则。

b-1你是一个引人注意的目标

如果你处在一个支付采购额或者影响付款的位置上，你就是一个引人注意的目标。

供应商可能试图影响你，以使你对其原料或者服务产生偏好。

当任何人试图提供给你礼物或恩惠的时候，本公司希望你抵抗这些东西。

你必须始终根据有竞争力的价格、质量和发货条件作出采购决策。

公司希望你与供应商保持友好的关系。

同时，你需要保持公开、诚实、公事公办和正直。

本企业的顾客和股东的权利取决于你在处理与供应商关系时的实践。

本公司需要维持一个完美的名声，你也一样需要。

b-2你如何能够参与

你可以通过公司内部的一些职位参与采购行为。

例如：

（1）你是一个采购者，频繁地从分销商那里采购组件。

你可以决定由谁承担这个业务，你成了受影响的目标。

你参与进来了。

（2）你是一个子合同的管理者，选择提出报价的供应商的名字，这些供应商被给予机会去竞标。

你参与进来了。

（4）你是一个经理，知道为部门的原料需求做竞标的某些关键供应商。

你对公司的采购者所说的话，会对特定供应商的选择产生很大影响。

你参与进来了。

（5）你是一个设备或者制造工程师，致力于为一个高自动的生产线设计工具。

你参与进来了。

当你参与进来的时候，你必须遵循伦理行为的最高标准。

如果你做不到这一点，并且触犯了公司的方针，本公司会适当地惩罚你。

你可能被解雇，也可能被提交到刑事诉讼之中。

b-3你的采购原则

（1）正确处理你与供应商的关系。

当你与供应商进行谈判的时候，你必须将所有的价格、条款、条件和协议建立在恰当的业务判断之上。

你在靠公司支付费用的时候，不能对任何人表现出喜好和偏好。

你不能给任何人施以恩惠，也不能接受任何恩惠。

不论从道德意义还是法律意义来说，接受回扣是一种犯罪，这是你在公司中自毁前程的最快方式。

接受个人采购中的礼物、免费服务和折扣都是错误的，不管是给你的还是给你家庭中的任何人。

旅游、娱乐或者任何形式的特殊考虑也是如此，不管你是否请求了这些恩惠。

你必须拒绝恩惠，并返还礼物。

要做到愉快而且圆滑，但是一定要坚定。

（2）保持适度的和蔼

你与供应商的关系应该是友好的，完全客观的。

你和自己的供应商不是对手，你们必须一起工作来实现公司的原料需求。

交换一些小小的礼品，玩笑和和蔼是完全可以的，这些行为在一起工作的人们之间非常正常。

它们有助于我们在业务处理中保持简单的人道，你应当将常识应用到采购关系中。

假如一个坐在你桌旁的供应商给了你一支他们公司的铅笔，你是不是必须将它归还呢当然不用，因为你不会因为一支铅笔而使你的决策受到影响。

那么界限划在哪儿呢

就在这儿：

你必须拒绝任何东西---礼物、服务，除了例如像钥匙链或者咖啡杯这样的广告新奇品之外。

即使这样，如果一件礼物的价值达到100元或者更多的话，也是不可接受的。

要遵循的最好规则就“有疑问的时候，拒绝礼物并返回去”。

那么与供应商的午餐怎么样呢也话可以，如查在一起有一个合理的业务目的的话，但是不要成为习惯。

只要有可能尽量使用公司的设施。

我们不鼓励外面的业务午餐。

当你觉得有必要的时候才去做。

你必须和供应商争着去付账吗不。

但是应该轮流为午餐支付账单，尤其是在你自己的地盘上的时候。

那么晚餐和其他形式的晚间或者周末的娱乐活动呢

这些几乎是被禁止的。

这可能有一个例外的特殊情况。

如查这样的话，事先征询你的经理的意见。

（3）回避利益冲突

你不允许在个人事务与本公司的业务之间存在着任何的冲突。

这意味着你不能与任何与本公司做业务的人、公司或者法人具有财务的利益、地位或者关系，这将影响到，或者被认为影响到他们对于公司的行为。

这也适用于雇员的妻子、丈夫、孩子或者居住在家里面的亲戚。

所有在他们名义下的财务利益，也就是在你名义下的冲突。

如果你身处一个环境，而不能确定是否存在利益冲突的时候，尽可能快地与你的经理谈及此事。

（4）保守机密信息。

好的职业道德的一部分是保守机密业务信息。

这适用于本公司的所有权信息，以及供应商提供给本公司的机密信息。

必须保守本公司的信息包括：

（1）专利和秘密的财产；

（2）制造日程表；（3）产品信息；（4）价格；（5）其他专有信息。

供应商经常不得不暴露他们公司的业务专有信息。

公司会重视这些机密信息，既为了供应商的利益，也是为了公司本身的长远利益。

（5）遵守相关法律和规章。

本公司遵守所有采购方面的法律和规章，无论是省、市、县还是国家的。

和般来说，你的经理一直给你提供这些信息。

如果没有的话，或者如果你对于一个行为过程的合法性或者适当性有任何问题的话，与你的经理或者适当的公司的律师相协商。

（6）反对任何形式的回扣

当涉及政府业务的时候，你应要受到反回扣、贿赂的约束。

回扣是接受任何有价值的东西，而给予与采购者相联系的供应商以优惠的待遇。

贿赂与回扣是一项犯罪行为，参与的任何一方都有要受到法律的惩罚。

（7）履行你的义务

你为一个采购员，如果你可以决定采购的话，你必须承担责任和履行你的义务，并承担供应商的诱惑目标所带来的种种压力。

如果某些行为被别人认为是错误的，那么他们就可能真是错误的；如果外问世界认为某些行为是不道德的，则这些行为就应该被避免。

记住，如果你感觉你的行为或者你周围其他人的行为可能是不道德的，就应该对该行为采取行动，并报告你的上司一起采取行动。

作为一个采购员，公司希望你能够遵守这些原则。

如果你在供应商处了解到别人的一些不道德行为的话，请告诉合适的采购经理，或者在必要的时候告诉本公司办公定。

第二章采购计划的编制

将掌握的内容：

采购计划的编制流程

影响采购计划编制的因素

MRP与采购计划的编制

编制采购计划是采购员工作的起点，其重点在于确定什么时候采购多少物料。

采购计划用金额来表示就是采购预算。

A采购计划的编制流程

采购计划（预算），是属于生产计划中的一部分，也是企业年度计划与目标的一部分。

通常，销售部门的计划（即销售收入预算）是企业年度营业计划的起点，然后生产计划才随之确定。

而生产计划则包括采购预算（直接原料成本）、直接人工预算及制造费用预算。

由此可见，采购预算是采购部门为配合年度的销售预测或生产数量，对所需求的原料、物料、零件等的数量及成本做出的详细计划，以利整个企业目标的达成。

采购计划（预算）虽是整个企业预算的核心，但是如果单独编制，不但缺乏实用的价值，也失去其他部门的配合。

a.采购计划编制的目的

企业的经营始自购入物料后，经加工制成或经组合装配成为产品，再通过销售获取利润。

其中如何获取足够数量的物料，即是采购计划的重点所在。

因此，采购计划是为维持正常的产销活动，在某一特定的期间内，应在任何时购入何种物料以及订购的数量是多少的估计作业。

采购计划应达到下列目的：

（1）预估物料需用的数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。

（2）避免物料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。

（3）配合公司生产计划与资金高度。

（4）使采购部门事先准备，选择有利时机购入物料。

（5）确立物料耗用标准，以便控制物料成本。

b.采购预算编制的流程

采购预算即是采购计划以金额来表达到形式，它的编制必须以整个企业的预算制度为基础，并且遵循一定的流程。

c.采购数量计划编制流程

c-1生产计划

由销售预测，加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标。

销售计划，是表明名种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订的。

c-2物料清单

生产计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助物料清单。

物料清单是由企业研发部门所拟订的，内容列示各种产品由哪些物料所制造或组合而成。

根据物料清单可以精确计算制造某一种产品的物料需求数量。

物料清单所列的耗用量，即通称的标准用量，与实际用量相互比较，作为物料控制的依据。

c-3存量管制卡

若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。

同理，有物料必然有库存数量。

所以物料采购数量也不一定要等于根据物料清单所计算的物料需用量。

采购员应依据物料需求数量，并考虑购料的作业时间和安全存量水准，算出正确的采购数量，然后才开具请购单，进行采购活动。

TV接口

输入接口

TV　接口又称RF射频输入，毫无疑问，这是在电视机上最早出现的接口。

TV接口的成像原理是将视频信号（CVBS）和音频信号（Audio）相混合编码后输出，然后在显示设备内部进行一系列分离/解码的过程输出成像。

由于需要较多步骤进行视频、音视频混合编码，所以会导致信号互相干扰，所以它的画质输出质量是所有接口中最差的。

接口

AV　接口可以算是TV的改进型接口，外观方面有了很大不同。

分为了3条线，分别为:

音频接口（红色与白色线，组成左右声道）和视频接口（黄色）。

由于AV输出仍然是将亮度与色度混合的视频信号，所以依旧需要显示设备进行亮度和色彩分离，并且解码才能成像。

这样的做法必然会对画质造成损失，所以AV接口的画质依然不能让人满意。

在连接方面非常简单，只需将3种颜色的AV线与电视端的3种颜色的接口对应连接即可。

端子

与AV接口相比，S端子不再对色度与亮度混合传输，这样就避免了设备内信号干扰而产生的图像失真，能够有效的提高画质的清晰程度。

S－Video（Separate-Video,又称二分量视频接口）,SeparateVideo的意义就是将Video信号分开传送，也就是在AV接口的基础上将色度信号C和亮度信号Y进行分离，再分别以不同的通道进行传输，它出现并发展于上世纪90年代后期通常采用标准的4芯（不含音效）或者扩展的7芯（含音效）。

带S-Video接口的显卡和视频设备（譬如模拟视频采集/编辑卡电视机和准专业级监视器电视卡/电视盒及视频投影设备等）当前已经比较普遍，同AV接口相比由于它不再进行Y/C混合传输因此也就无需再进行亮色分离和解码工作，而且使用各自独立的传输通道在很大程度上避免了视频设备内信号串扰而产生的图像失真，极大地提高了图像的清晰度。

但S-Video仍要将两路色差信号（CrCb）混合为一路色度信号C，进行传输然后再在显示设备内解码为Cb和Cr进行处理，这样多少仍会带来一定信号损失而产生失真（这