盐城工学院教务处二级学院系教学部文件材料归档整理方案发文稿.docx
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盐城工学院教务处二级学院系教学部文件材料归档整理方案发文稿
盐城工学院教务处、二级学院（系）、教学部
文件材料归档整理方案（试行）
为规范我校教务处、二级学院（系）、教学部除移交学校综合档案室外自身留存档案（以下简称“自存档案”）的管理行为，促使档案工作更好地为教学、科研、管理和评估工作服务，依据《中华人民共和国档案法》中关于档案工作实行“统一领导，分级管理”的原则，学校决定对教务处、二级学院（系）、教学部自存档案的管理工作试行二两管理。
现按照《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》、《盐城工学院档案实体分类编号办法》等文件要求，结合我校教务处、二级学院（系）、教学部实际情况，制定本方案。
一、归档文件材料的整理要求
1、归档文件材料
教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。
2、文件材料的整理原则
（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件原貌和文件之间的有机联系；
（2）适当区分文件材料的不同价值；
（3）便于保管和利用，并进行深度整理；
（4）推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、现代化。
3、归档文件材料组件的方法
一般以每份材料为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，试卷、报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
4、归档文件材料的质量要求
（1）归档材料应齐全完整，已经破损的归档材料应予修整，字迹模糊或易褪色的应予以复制。
（2）整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装订材料的选择应有利于档案的保护。
5、文件材料的分类要求
档案保管的最高单位是全宗，我校所有档案为一个母全宗，二级院（系、部）所有档案各为一个子全宗。
文件材料分类前，首先区分子全宗。
然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。
具体要求如下：
（1）注重方便使用，不设置虚类；
（2）方便调整，体现可延续性和相对稳定性；
（3）各相同级位类别之间的划分标准一致；
（4）同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容；
（5）下位类别的外延之和，等于上位类目的外延；
（6）跨类别形成的文件材料的归类问题通过制定分类规则解决。
二、文件材料的归档整理程序
1、装订
按件装订，用不锈钢钉书针或者装订线在文件材料的左边装订即可。
装订时注意：
正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；如果来文与复文为一件，表达结果的复文在前，来文在后。
2、分类
类目根据问题划分，目前暂设置党政、师资、教学、成教、科研、学生工作、教师业务、特殊载体等八个大类，在各个大类下根据需要可以设置不同层次的若干小类。
3、排列
文件材料在分类方案的最低一级类目内，按问题（事由）结合、时间、重要程度等排列，成套性材料（如评估材料）可以集中排列。
4、编号
归档文件材料应依据分类方案和排列顺序使用铅笔逐件编号，编号位置在文件首页上端中间的空白处，加盖归档章，作为档号固定档案在档案装具中的位置。
5、计算机输入与编目
归档文件材料应依据档案著录规则向计算机输入有关信息，并按照分类方案和档号逐件编制归档文件目录，作为固定分类成果和将来查考的重要工具。
归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。
归档文件目录用纸大小与档案材料相同，一式四份，应同时装订成册，一份备查，一份装盒，一份交综合档案室、一份交教务处。
6、装盒
编目完毕应根据需要选用档案盒，并制作备考表。
备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。
归档文件目录置于档案材料前面、档案材料置于中间，备考表置于档案材料的后面。
三、档案类目的划分和标识
根据《普通高等学校档案实体分类法》、《归档文件整理规则》的要求，结合档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度—问题—保管期限”分类法。
即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，再按保管期限区分。
1、一级类目的设置和标识
教务处、二级学院（系）、教学部档案共确定为八个一级类目，各相关部门和单位依据自身档案情况选择设定类别。
类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：
DZ党政档案
主要是二级学院（系）、教学部在党政活动、群团活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
SZ师资档案
主要是教务处、二级学院（系）、教学部在师资工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
JX教学档案
主要是教务处、二级学院（系）、教学部在全日制本专科生的教学管理和教学业务活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
CJ成教档案
主要是二级学院（系）、教学部在成人教育活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
KY科研档案
主要是二级学院（系）、教学部在科学研究活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
XS学生工作档案
主要是二级学院（系）在学生教育、管理工作，共青团工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
JS教师业务档案
主要是二级学院（系）、教学部的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。
TZ特殊载体档案
主要是教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。
2、二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分，其标识采用两位阿拉伯数字，依次标识为11、12……99，但不用带“0”的数字，如10、20、……等。
考虑到设置新类别的可能性，在教学类档案中设置二级类目时保留一定的拓展空间。
四、分类主表
1、教务处自存档案分类主表
SZ师资
11结构状态
12主讲教师
13师资培训
14教师风范
JX教学
11综合
12教学条件与利用
11校舍状况
12实验室、实习基地状况
13校园网建设状况
14运动场及体育设施
12专业
11专业结构与布局
12培养方案
13课程
11教学内容与课程体系改革
12教材建设与选用
13教学方法与手段改革
14双语教学
14实践教学
11实践教学内容与体系
12实验
13实习与课程设计
15教学管理队伍
11结构与素质
12教学管理及其改革的研究与实践成果
16教务管理
11课务管理
12学籍管理
13考试管理
14学位管理
18质量控制
11教学规章制度的建设与执行
12各主要教学环节的质量标准
13教学质量监控
19基本理论与基本技能
21毕业论文或毕业设计
22体育
23其它
TZ特殊载体
11声像
12电子
13实物
2、二级学院（系）、教学部自存档案分类主表
DZ党政
11党群
12行政
SZ师资
JX教学
11实验室、实习基地
12教学经费使用
13专业建设
14课程建设
15实践教学
16教学管理队伍与质量控制
17学生成绩
学生基本理论与基本技能的实际水平材料入此
18毕业设计（论文）
19理论课程教学
21特色项目
TY体育
运动场及体育设施材料入此
CJ成人教育
KY科研
11科研综合
12学科建设
13～N按项目排列
XS学生工作
11学生教育管理
学风中学生遵守校纪校规情况、学风建设和调动学生积极性的措施与效果材料入此；思想道德、素养与文化、心理素质材料入此。
12各类活动
课外科技文化活动材料、创新精神与实践能力材料入此。
13招生就业
生源、社会评价、就业材料入此。
JS教师业务
11～N按人头排列
TZ特殊载体
11声像
12电子
14实物
五、档号的结构与档案的实体排列
1、档号的结构
档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即完整的档号由“子全宗号、年度号、类目号、保管期限、盒号、件号、页数”等七个部分组成。
在输入计算机、手工填写档案盒和归档章项目栏时，有选择的取舍上述内容。
（1）子全宗号：
由阿拉伯数字组成。
盐城工学院档案全宗在学校综合档案室的全宗号为04，教务处、二级学院（系）、教学部自存档案为学校档案全宗的子全宗。
我校教务处、二级学院（系）、教学部档案子全宗号分别规定如下：
教务处为0411，基础教学部为0412、社会科学部为0413、大学外语教学部为0414、体育部为0415、机械工程学院为0421、电气与信息工程学院为0422、化学生物学院为0423、经济与管理学院为0424、人文学院为0425、设计艺术学院为0426、材料工程系为0427、建筑工程系为0428、纺织工程系为0429。
（2）年度号：
采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。
（3）类目号：
由一、二级类目标识符号组成。
（4）保管期限：
在录入计算机和手工填写档案盒时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。
（5）盒号：
在保管期限下采用阿拉伯数字标识的档案盒的流水排序编号。
（6）件号：
采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号，依次为1、2、3……。
（7）页数：
用阿拉伯数字编写的本件文件的页码总数。
档号按照“子全宗号—年度号—类目号—保管期限代码—盒号—件号”的模式在归档文件目录和档案盒上有取舍的编制。
2、档案实体排列：
有保存价值的文件办理完毕以后在规定时间内履行归档手续，放入教务处、二级学院（系）、教学部档案柜内保存。
在最低一级类目的三个不同保管期限下对档案盒编盒号，固定该盒档案在档案柜内的存址。
编定盒号后，按年度、类别、保管期限、盒号顺序排列上架。
本方案由教务处解释，自发布之日起施行。
附件1：
《盐城工学院教务处自存档案类别、归档范围、保管期限表》
附件2：
《盐城工学院二级学院（系）、教学部自存档案类别、归档范围、保管期限表》
附件1
盐城工学院教务处
自存档案类别、归档范围、保管期限表
分类号
序号
材料名称
保管期限
材料要求
移交时间
移交方式
移交部门
SZ11
1
在编教师基本情况
永
按部门、姓名、性别、出生年月、学历、学位、毕业学校及专业、职称、职务等列表（建立教师基本情况数据库，根据需要筛选统计）
学年末
集中移交
师培中心
2
专任教师基本情况
永
3
学历、学位、职称、学缘结构统计
永
4
研究生及以上学历教师基本情况
永
5
具有研究生学位的青年教师情况
永
6
教授基本情况
永
7
副教授基本情况
永
8
青年教师基本情况
永
9
校外兼职教授基本情况
长
表格
学年末
集中移交
教学院
（系、部）
SZ12
1
符合主讲教师资格人员情况统计表
长
按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称等列表（资格是具有学士学位或讲师职称者）。
学年末
集中移交
师培中心
2
主讲教师基本情况
长
按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间、专业等列表统计。
学年末
集中移交
教务科
3
教授、副教授为本科生上课情况统计表
长
按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间、专业等列表统计。
学年末
集中移交
教务科
4
兼职教师上课情况统计表
长
按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业、原工作单位等列表统计。
学年末
集中移交
教务科
5
返聘离退休教师上课情况统计表
长
按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业等列表统计。
学年末
集中移交
教务科
6
外籍教师上课情况统计表
长
按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业等列表统计。
学年末
集中移交
教务科
7
教师教学工作量登记表
长
原件
期末
集中移交
教务科
教学院
（系、部）
8
教师多媒体教学课件竞赛材料
长
原件
期末
集中移交
现教中心
9
青年教师教学竞赛材料
长
原件
期末
集中移交
师培中心
10
教师教学获奖情况
永
按教师姓名、获奖项目、获奖等级、颁奖部门、获奖时间等列表并提供获奖材料和证书复印件
年末
集中移交
师培中心
教学院
（系、部）
11
教师担任省部级教学指导委员会或其它学术机构（学位）成员情况
长
表格、聘书等
年末
集中移交
教学院
（系、部）
分类号
序号
材料名称
保管期限
材料要求
移交时间
移交方式
移交部门
SZ13
1
师资队伍建设规划及实施效果
永
原件或复印件
形成时
送交
师培中心
教学院
（系、部）
2
教师非学历进修情况
长
姓名、进修类别、进修学校、进修起讫时间等列表
期末
集中移交
师培中心
教学院
（系、部）
3
教师在职培训情况
长
培训计划、内容、措施、效果等材料
期末
集中移交
师培中心
教师现代教学技术培训情况
现教中心
SZ14
1
教师教书育人事迹材料
长
文字材料
年末
集中移交
教学院
（系、部）
2
教师获荣誉奖情况（非教学奖）
永
按教师姓名、获奖项目、获奖等级、颁奖部门、获奖时间等列表并提供获奖材料和证书复印件
年末
集中移交
教学院
（系、部）
JX11
1
上级下达的有关教学工作的文件材料
永
原件或复印件
年末
集中移交
处办公室
2
贯彻落实上级教学工作会议及文件的相关材料
长
原件
年末
集中移交
处办公室
3
学校有关教学工作的文件材料
永
原件
形成时
送交
处办公室
4
教学工作专题调研材料
长
原件
形成时
送交
处办公室
5
教务处下发的各类文件材料
永
原件
形成时
送交
处办公室
6
教务处工作计划
永
原件
第2周
送交
处办公室
教务处工作总结
原件
期末
集中移交
7
二级学院（系、部）工作计划
短
原件或复印件
第2周
送交
教学院
（系、部）
二级学院（系、部）工作总结
原件或复印件
期末
集中移交
8
教务处教学工作会议记录（纪要）
长
原件
期末
集中移交
处办公室
9
教学简报
长
原件
形成时
送交
处办公室
10
校分管教学领导现场办公材料（记录及会办纪要等）
长
原件
形成时
送交
处办公室
11
教务处领导下系部了解和处理问题材料（记录及会办纪要等）
长
原件
形成时
送交
处办公室
JX12·11
1
教室配备情况一览表
永
表格
期末
集中移交
教务科
2
生均教室面积一览表
永
表格
期末
集中移交
教务科
3
多媒体教室情况统计表
永
表格
期末
集中移交
现教中心
4
语言教室情况统计表
永
表格
期末
集中移交
现教中心
5
微格教室情况统计表
永
表格
期末
集中移交
现教中心
6
教室分布情况
永
分布图
期末
集中移交
教务科
7
教室条件与利用
长
使用安排表、文字说明
期末
集中移交
教务科
分类号
序号
材料名称
保管期限
材料要求
移交时间
移交方式
移交部门
JX12·12
1
学校实验室一览表
永
表格
期末
集中移交
实验教学部
2
基础实验室一览表
永
表格
期末
集中移交
实验教学部
3
专业实验室一览表
永
表格
期末
集中移交
实验教学部
4
生均实验室、实习场所设备、面积一览表
长
表格
年末
集中移交
实验教学部
5
每年实验室规模、仪器设备总值变化情况
长
表格
年末
集中移交
实验教学部
6
教学仪器设备总值及生均教学仪器设备值统计
长
表格
年末
集中移交
实验教学部
7
精密贵重仪器及大型设备年使用情况
长
表格及文字说明材料
年末
集中移交
实验教学部
8
实验设备完好率统计
长
表格
年末
集中移交
实验教学部
9
实验室建设和设备管理制度汇编
长
原件
年末
集中移交
实验教学部
10
实验室建设规划
永
原件或复印件
形成时
集中移交
实验教学部
11
实验室建设项目材料
永
申报、论证、审批材料
形成时
送交
实验教学部
12
实验室建设项目情况一览表
长
按项目名称、责任人、参加人、立项时间、主要内容、完成情况等列表
年末
集中移交
实验教学部
13
实验室建设经费年度分配表
长
表格
年末
集中移交
实验教学部
14
重点投资建设的教学实验室情况一览表
长
实验室名称、投入经费、仪器设备及使用效果等材料
年末
集中移交
实验教学部
15
校内实习场所及利用情况
长
基地名称、项目、专业、学生数、实习效果等列表
期末
集中移交
实践教学科
教学院
（系、部）
16
校外实习基地一览表、利用情况及协议
长
基地名称、地点、实习项目、专业、学生数、实习时间、实习效果等列表
期末
集中移交
实践教学科
教学院
（系、部）
17
各专业实习经费计划统计表
长
按专业、实习名称、周数、经费分配等列表
期末
集中移交
实践教学科
JX12·13
1
校园网建设、管理与培训情况
长
表格及文字说明
年末
集中移交
现教中心
2
校园网教务网站使用情况
长
文字材料
年末
集中移交
现教中心
3
直播教室、调频发射台情况统计表
长
表格及文字说明
年末
集中移交
现教中心
JX12·14
1
运动场地面积一览表、分类统计
永
表格
年末
集中移交
体育部
2
各校区风雨操场、专项体育设施情况一览表
永
表格
年末
集中移交
体育部
分类号
序号
材料名称
保管期限
材料要求
移交时间
移交方式
移交部门
JX13·11
1
专业建设发展规划
永
原件
形成时
送交
教研科
教学院
（系、部）
2
专业建设总结
永
原件
年末
集中移交
教研科
3
学校专业设置情况一览表
永
按专业代号、专业名称、批准时间、所在院（系）等列表。
学年末
集中移交
教研科
4
本科专业分学科情况一览表
长
按专业代号、专业名称、所属学科、所在院（系）、设置时间等列表。
学年末
集中移交
教研科
5
新办专业设置情况一览表
永
同上
学年末
集中移交
教研科
6
新增专业申报材料及批文
永
原件或复印件
形成时
送交
教研科
7
新增专业建设计划
永
原件或复印件
形成时
送交
教学院
（系、部）
8
新办专业建设情况简况表
永
包括招生规模、经费投入、师资、教学条件、建设措施及成效、毕业生授予学位率等
形成时
送交
教学院
（系、部）
9
新办专业师资队伍情况统计
长
按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间等列表统计
学年末
集中移交
教学院
（系、部）
10
新办专业实验室建设情况
长
表格、文字说明
学年末
集中移交
教学院
（系、部）
11
新办专业实习基地建设情况统计
长
按基地名称、地点、实习项目、学生数、实习时间、实习效果等列表
学年末
集中移交
教学院
（系、部）
12
新办专业教学质量调查材料
长
表格及文字材料
学年末
集中移交
教学院
（系、部）
13
新办专业建设材料
长
提供文字材料（招生规模、经费投入、师资、教学条件、建设措施及成效、毕业生授予学位率、教研情况等
学年末
集中移交
教学院
（系、部）
14
全校新办专业实验室建设情况、经费投入情况
长
表格、文字说明
年末
集中移交
实验教学部
15
新办专业评估材料
永
原件
学年末
集中移交
教研科
16
省级特色专业申报材料及批文
永
原件或复印件
形成时
送交
教研科
17
校级特色专业申报材料及批文
永
原件
形成时
送交
教研科
18
特色专业建设材料
永
原件或复印件
形成时
送交
教学院
（系、部）
19
新办专业学士学位授权申请材料及批文
永
原件或复印件
形成时
送交
教学院
（系、部）
分类号
序号
材料名称
保管期限
材料要求
移交时间
移交方式
移交部门
JX13·12
1
本（专）科专业培养计划
永
原件
形成时
送交
教研科
2
制定培养计划指导意见
永
原件
形成时
送交
教研科
3
培养计划研讨会材料
长
原件
形成时
送交
教研科
4
本科教学计划中各类课程学分（学时）分配及比例
长
按专业名称、课程类别、学分、学时、比例等列表。
学年末
集中移交
教研科
5
××级本科培养计划变动情况
永
按专业、变动情况、变动时间等列表，并提供批准材料。
期末
集中移交
教研科
6
各专业教学大纲汇编
永
原件
形成时
送交
教研科
7
校级选修课程教学大纲汇编
永
原件
期末
集中移交
艺教中心
JX14·11
1
学校课程建设规划
永
原件
形成时
送交
教研科
2
学校课程建设总结
永
原件
年末
集中移交
教研科
3
加强课程建设的意见
永
原件
形成时
送交
教研科
4
重点课程建设一览表
永
表格
学年末
集中移交
教研科
5
重点课程建设评估验收方案及实施情况
长
原件
学年末
集中移交
教研科
6
教学研究立项中有关教学内容和课程体系改革项目一览表
长
按项目名称、立项时间、项目负责人、改革计划与措施、完成情况等列表。
年末
集中移交
教研科
7
省级优秀课程申报表及批文
永
原件或复印件
形成时
送交
教研科
8
校级优秀课程申报表及批文
永
原件
形成时
送交
教研科
9
国家级、省级优秀教学成果申报材料及批文
永
原件或复印件
形成时
送交
教研科
10
校级优秀教学成果申报材料及批文
永
原件
形成时
送交
教研科
11
教学研究项目材料
永
项目申请书、合同书、中期检查材料、结题鉴定材料等
年末
集中移交
教研科
12
教学研究项目情况一览表
长
按项目名称、责任人、参加人、立项时间、主要内容、完成情况等列表
年末
集中移交
教研科
13
教研项目获奖情况
永
按获奖项目名称、项目负责人、项目组成员、获奖等级、颁奖部门等列表，并提供证书复印件。
年末
集中移交
教研科
分类号
序号
材料名称
保管期限
材料要求
移交时间
移交方式
移交部门
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