盐城工学院教务处二级学院系教学部文件材料归档整理方案发文稿.docx

1、盐城工学院教务处二级学院系教学部文件材料归档整理方案发文稿盐城工学院教务处、二级学院（系）、教学部文件材料归档整理方案（试行）为规范我校教务处、二级学院（系）、教学部除移交学校综合档案室外自身留存档案（以下简称“自存档案”）的管理行为，促使档案工作更好地为教学、科研、管理和评估工作服务，依据中华人民共和国档案法中关于档案工作实行“统一领导，分级管理”的原则，学校决定对教务处、二级学院（系）、教学部自存档案的管理工作试行二两管理。现按照普通高等学校档案实体分类法、归档文件整理规则、盐城工学院档案实体分类编号办法等文件要求，结合我校教务处、二级学院（系）、教学部实际情况，制定本方案。一、归档文件材

2、料的整理要求1、归档文件材料教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研、管理等职能活动中形成的、办理完毕、对本单位有保存价值、应作为档案留存的各种文件材料。2、文件材料的整理原则（1）遵循文件材料的形成规律，保持文件原貌和文件之间的有机联系；（2）适当区分文件材料的不同价值；（3）便于保管和利用，并进行深度整理；（4）推进归档文件材料整理工作制度化、标准化、现代化。3、归档文件材料组件的方法一般以每份材料为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，试卷、报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。4、归档文件材料的质量要求（1）归档材

3、料应齐全完整，已经破损的归档材料应予修整，字迹模糊或易褪色的应予以复制。（2）整理归档的文件材料的书写材料、纸张、装订材料的选择应有利于档案的保护。5、文件材料的分类要求档案保管的最高单位是全宗，我校所有档案为一个母全宗，二级院（系、部）所有档案各为一个子全宗。文件材料分类前，首先区分子全宗。然后按照年度、类别、保管期限、盒、件的顺序进行分类。具体要求如下：（1）注重方便使用，不设置虚类；（2）方便调整，体现可延续性和相对稳定性；（3）各相同级位类别之间的划分标准一致；（4）同位类别之间文件材料在范围上不交叉和包容；（5）下位类别的外延之和，等于上位类目的外延；（6）跨类别形成的文件材料的归类

4、问题通过制定分类规则解决。二、文件材料的归档整理程序1、装订按件装订，用不锈钢钉书针或者装订线在文件材料的左边装订即可。装订时注意：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；如果来文与复文为一件，表达结果的复文在前，来文在后。2、分类类目根据问题划分，目前暂设置党政、师资、教学、成教、科研、学生工作、教师业务、特殊载体等八个大类，在各个大类下根据需要可以设置不同层次的若干小类。3、排列文件材料在分类方案的最低一级类目内，按问题（事由）结合、时间、重要程度等排列，成套性材料（如评估材料）可以集中排列。4、编号归档文件材料应依据分类方案和排列顺序使用铅

5、笔逐件编号，编号位置在文件首页上端中间的空白处，加盖归档章，作为档号固定档案在档案装具中的位置。5、计算机输入与编目归档文件材料应依据档案著录规则向计算机输入有关信息，并按照分类方案和档号逐件编制归档文件目录，作为固定分类成果和将来查考的重要工具。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注。归档文件目录用纸大小与档案材料相同，一式四份，应同时装订成册，一份备查，一份装盒，一份交综合档案室、一份交教务处。6、装盒编目完毕应根据需要选用档案盒，并制作备考表。备考表的项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。归档文件目录置于档案材料前面、档案材料置于中间，备考表置于档案材料的后

6、面。三、档案类目的划分和标识根据普通高等学校档案实体分类法、归档文件整理规则的要求，结合档案产生的领域范畴和档案记述的内容性质，采用“年度问题保管期限”分类法。即归档文件整理先按自然年度分开，年度下按问题分类，再按保管期限区分。 1、一级类目的设置和标识 教务处、二级学院（系）、教学部档案共确定为八个一级类目，各相关部门和单位依据自身档案情况选择设定类别。类目代号采用类目名称主词汉语拼音的第一个字母标识，其名称、标识符号和主要内容如下：DZ党政档案主要是二级学院（系）、教学部在党政活动、群团活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。SZ师资档案主要是教务处、二级学院（系）、教学部在师资工作中

7、形成的、各种载体的、有保存价值的文件。JX教学档案主要是教务处、二级学院（系）、教学部在全日制本专科生的教学管理和教学业务活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。CJ成教档案主要是二级学院（系）、教学部在成人教育活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。KY科研档案主要是二级学院（系）、教学部在科学研究活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。XS学生工作档案主要是二级学院（系）在学生教育、管理工作，共青团工作中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。JS教师业务档案主要是二级学院（系）、教学部的教师以人为单位在各自的教学、科研、管理活动中形成的、各种载体的、有保存价值的文件。TZ特殊载

8、体档案主要是教务处、二级学院（系）、教学部在教学、科研和各项管理中形成的声像、电子、实物档案。2、二级类目的设置和标识二级类目是对一级类目的细分，其标识采用两位阿拉伯数字，依次标识为11、1299，但不用带“0”的数字，如10、20、等。考虑到设置新类别的可能性，在教学类档案中设置二级类目时保留一定的拓展空间。四、分类主表1、教务处自存档案分类主表SZ 师资11 结构状态12 主讲教师13 师资培训14 教师风范JX 教学11 综合12 教学条件与利用11 校舍状况12 实验室、实习基地状况13 校园网建设状况14 运动场及体育设施12 专业11 专业结构与布局12 培养方案13 课程11 教

9、学内容与课程体系改革12 教材建设与选用13 教学方法与手段改革14 双语教学 14 实践教学11 实践教学内容与体系12 实验13 实习与课程设计15 教学管理队伍11 结构与素质12 教学管理及其改革的研究与实践成果16 教务管理11 课务管理12 学籍管理13 考试管理14 学位管理18 质量控制11 教学规章制度的建设与执行12 各主要教学环节的质量标准13 教学质量监控19 基本理论与基本技能 21 毕业论文或毕业设计 22 体育23 其它TZ 特殊载体 11 声像 12 电子 13实物2、二级学院（系）、教学部自存档案分类主表DZ 党政11 党群12 行政SZ 师资JX 教学 11

10、 实验室、实习基地12 教学经费使用13 专业建设 14 课程建设 15 实践教学 16 教学管理队伍与质量控制 17 学生成绩 学生基本理论与基本技能的实际水平材料入此 18 毕业设计（论文）19 理论课程教学21 特色项目TY 体育 运动场及体育设施材料入此CJ 成人教育KY 科研 11 科研综合 12 学科建设 13N 按项目排列XS 学生工作11 学生教育管理 学风中学生遵守校纪校规情况、学风建设和调动学生积极性的措施与效果材料入此；思想道德、素养与文化、心理素质材料入此。12 各类活动 课外科技文化活动材料、创新精神与实践能力材料入此。13 招生就业 生源、社会评价、就业材料入此。J

11、S 教师业务 11N 按人头排列TZ 特殊载体 11 声像 12 电子14 实物五、档号的结构与档案的实体排列1、档号的结构档号的编制采用阿拉伯数字和汉语拼音相结合进行编码，即完整的档号由“子全宗号、年度号、类目号、保管期限、盒号、件号、页数”等七个部分组成。在输入计算机、手工填写档案盒和归档章项目栏时，有选择的取舍上述内容。(1)子全宗号：由阿拉伯数字组成。盐城工学院档案全宗在学校综合档案室的全宗号为04，教务处、二级学院（系）、教学部自存档案为学校档案全宗的子全宗。我校教务处、二级学院（系）、教学部档案子全宗号分别规定如下：教务处为0411，基础教学部为0412、社会科学部为0413、大学

12、外语教学部为0414、体育部为0415、机械工程学院为0421、电气与信息工程学院为0422、化学生物学院为0423、经济与管理学院为0424、人文学院为0425、设计艺术学院为0426、材料工程系为0427、建筑工程系为0428、纺织工程系为0429。(2)年度号：采用公元纪年，由四位阿拉伯数字组成。(3)类目号：由一、二级类目标识符号组成。(4)保管期限：在录入计算机和手工填写档案盒时，采用名称主词汉语拼音的第一个字母录入，即永久为“Y”，长期为“C”，短期为“D”。(5)盒号：在保管期限下采用阿拉伯数字标识的档案盒的流水排序编号。(6)件号：采用阿拉伯数字标识，按“件”的顺序编写流水号，

13、依次为1、2、3。(7)页数：用阿拉伯数字编写的本件文件的页码总数。档号按照 “子全宗号年度号类目号保管期限代码盒号件号”的模式在归档文件目录和档案盒上有取舍的编制。2、档案实体排列：有保存价值的文件办理完毕以后在规定时间内履行归档手续，放入教务处、二级学院（系）、教学部档案柜内保存。在最低一级类目的三个不同保管期限下对档案盒编盒号，固定该盒档案在档案柜内的存址。编定盒号后，按年度、类别、保管期限、盒号顺序排列上架。 本方案由教务处解释，自发布之日起施行。 附件1：盐城工学院教务处自存档案类别、归档范围、保管期限表 附件2：盐城工学院二级学院（系）、教学部自存档案类别、归档范围、保管期限表附件

14、1盐城工学院教务处自存档案类别、归档范围、保管期限表分类号序号材料名称保管期限材料要求移交时间移交方式移交部门SZ111在编教师基本情况永按部门、姓名、性别、出生年月、学历、学位、毕业学校及专业、职称、职务等列表（建立教师基本情况数据库，根据需要筛选统计）学年末集中移交师培中心2专任教师基本情况永3学历、学位、职称、学缘结构统计永4研究生及以上学历教师基本情况永5具有研究生学位的青年教师情况永6教授基本情况永7副教授基本情况永8青年教师基本情况永9校外兼职教授基本情况长表格学年末集中移交教学院（系、部）SZ121符合主讲教师资格人员情况统计表长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称等列表（资

15、格是具有学士学位或讲师职称者）。学年末集中移交师培中心2主讲教师基本情况长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间、专业等列表统计。学年末集中移交教务科3教授、副教授为本科生上课情况统计表长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间、专业等列表统计。学年末集中移交教务科4兼职教师上课情况统计表长按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业、原工作单位等列表统计。学年末集中移交教务科5返聘离退休教师上课情况统计表长按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业等列表统计。学年末集中移交教务科6外籍教师上课情况统计表长

16、按姓名、性别、出生年月、学历、职称、所授课程、学时、开课专业等列表统计。学年末集中移交教务科7教师教学工作量登记表长原件期末集中移交教务科教学院（系、部）8教师多媒体教学课件竞赛材料长原件期末集中移交现教中心9青年教师教学竞赛材料长原件期末集中移交师培中心10教师教学获奖情况永按教师姓名、获奖项目、获奖等级、颁奖部门、获奖时间等列表并提供获奖材料和证书复印件年末集中移交师培中心教学院（系、部）11教师担任省部级教学指导委员会或其它学术机构（学位）成员情况长表格、聘书等年末集中移交教学院（系、部）分类号序号材料名称保管期限材料要求移交时间移交方式移交部门SZ131师资队伍建设规划及实施效果永原件

17、或复印件形成时送交师培中心教学院（系、部）2教师非学历进修情况长姓名、进修类别、进修学校、进修起讫时间等列表期末集中移交师培中心教学院（系、部）3教师在职培训情况长培训计划、内容、措施、效果等材料期末集中移交师培中心教师现代教学技术培训情况现教中心SZ141教师教书育人事迹材料长文字材料年末集中移交教学院（系、部）2教师获荣誉奖情况（非教学奖）永按教师姓名、获奖项目、获奖等级、颁奖部门、获奖时间等列表并提供获奖材料和证书复印件年末集中移交教学院（系、部）JX111上级下达的有关教学工作的文件材料永原件或复印件年末集中移交处办公室2贯彻落实上级教学工作会议及文件的相关材料长原件年末集中移交处办公

18、室3学校有关教学工作的文件材料永原件形成时送交处办公室4教学工作专题调研材料长原件形成时送交处办公室5教务处下发的各类文件材料永原件形成时送交处办公室6教务处工作计划永原件第2周送交处办公室教务处工作总结原件期末集中移交7二级学院（系、部）工作计划短原件或复印件第2周送交教学院（系、部）二级学院（系、部）工作总结原件或复印件期末集中移交8教务处教学工作会议记录（纪要）长原件期末集中移交处办公室9教学简报长原件形成时送交处办公室10校分管教学领导现场办公材料（记录及会办纪要等）长原件形成时送交处办公室11教务处领导下系部了解和处理问题材料（记录及会办纪要等）长原件形成时送交处办公室JX12111

19、教室配备情况一览表永表格期末集中移交教务科2生均教室面积一览表永表格期末集中移交教务科3多媒体教室情况统计表永表格期末集中移交现教中心4语言教室情况统计表永表格期末集中移交现教中心5微格教室情况统计表永表格期末集中移交现教中心6教室分布情况永分布图期末集中移交教务科7教室条件与利用长使用安排表、文字说明期末集中移交教务科分类号序号材料名称保管期限材料要求移交时间移交方式移交部门JX12121学校实验室一览表永表格期末集中移交实验教学部2基础实验室一览表永表格期末集中移交实验教学部3专业实验室一览表永表格期末集中移交实验教学部4生均实验室、实习场所设备、面积一览表长表格年末集中移交实验教学部5每

20、年实验室规模、仪器设备总值变化情况长表格年末集中移交实验教学部6教学仪器设备总值及生均教学仪器设备值统计长表格年末集中移交实验教学部7精密贵重仪器及大型设备年使用情况长表格及文字说明材料年末集中移交实验教学部8实验设备完好率统计长表格年末集中移交实验教学部9实验室建设和设备管理制度汇编长原件年末集中移交实验教学部10实验室建设规划永原件或复印件形成时集中移交实验教学部11实验室建设项目材料永申报、论证、审批材料形成时送交实验教学部12实验室建设项目情况一览表长按项目名称、责任人、参加人、立项时间、主要内容、完成情况等列表年末集中移交实验教学部13实验室建设经费年度分配表长表格年末集中移交实验教

21、学部14重点投资建设的教学实验室情况一览表长实验室名称、投入经费、仪器设备及使用效果等材料年末集中移交实验教学部15校内实习场所及利用情况长基地名称、项目、专业、学生数、实习效果等列表期末集中移交实践教学科教学院（系、部）16校外实习基地一览表、利用情况及协议长基地名称、地点、实习项目、专业、学生数、实习时间、实习效果等列表期末集中移交实践教学科教学院（系、部）17各专业实习经费计划统计表长按专业、实习名称、周数、经费分配等列表期末集中移交实践教学科JX12131校园网建设、管理与培训情况长表格及文字说明年末集中移交现教中心2校园网教务网站使用情况长文字材料年末集中移交现教中心3直播教室、调频

22、发射台情况统计表长表格及文字说明年末集中移交现教中心JX12141运动场地面积一览表、分类统计永表格年末集中移交体育部2各校区风雨操场、专项体育设施情况一览表永表格年末集中移交体育部分类号序号材料名称保管期限材料要求移交时间移交方式移交部门JX13111专业建设发展规划永原件形成时送交教研科教学院（系、部）2专业建设总结永原件年末集中移交教研科3学校专业设置情况一览表永按专业代号、专业名称、批准时间、所在院（系）等列表。学年末集中移交教研科4本科专业分学科情况一览表长按专业代号、专业名称、所属学科、所在院（系）、设置时间等列表。学年末集中移交教研科5新办专业设置情况一览表永同上学年末集中移交教

23、研科6新增专业申报材料及批文永原件或复印件形成时送交教研科7新增专业建设计划永原件或复印件形成时送交教学院（系、部）8新办专业建设情况简况表永包括招生规模、经费投入、师资、教学条件、建设措施及成效、毕业生授予学位率等形成时送交教学院（系、部）9新办专业师资队伍情况统计长按姓名、性别、出生年月、学历、学位、职称、所授课程、学时、开课时间等列表统计学年末集中移交教学院（系、部）10新办专业实验室建设情况长表格、文字说明学年末集中移交教学院（系、部）11新办专业实习基地建设情况统计长按基地名称、地点、实习项目、学生数、实习时间、实习效果等列表学年末集中移交教学院（系、部）12新办专业教学质量调查材料

24、长表格及文字材料学年末集中移交教学院（系、部）13新办专业建设材料长提供文字材料（招生规模、经费投入、师资、教学条件、建设措施及成效、毕业生授予学位率、教研情况等学年末集中移交教学院（系、部）14全校新办专业实验室建设情况、经费投入情况长表格、文字说明年末集中移交实验教学部15新办专业评估材料永原件学年末集中移交教研科16省级特色专业申报材料及批文永原件或复印件形成时送交教研科17校级特色专业申报材料及批文永原件形成时送交教研科18特色专业建设材料永原件或复印件形成时送交教学院（系、部）19新办专业学士学位授权申请材料及批文永原件或复印件形成时送交教学院（系、部）分类号序号材料名称保管期限材料

25、要求移交时间移交方式移交部门JX13121本（专）科专业培养计划永原件形成时送交教研科2制定培养计划指导意见永原件形成时送交教研科3培养计划研讨会材料长原件形成时送交教研科4本科教学计划中各类课程学分（学时）分配及比例长按专业名称、课程类别、学分、学时、比例等列表。学年末集中移交教研科5级本科培养计划变动情况永按专业、变动情况、变动时间等列表，并提供批准材料。期末集中移交教研科6各专业教学大纲汇编永原件形成时送交教研科7校级选修课程教学大纲汇编永原件期末集中移交艺教中心JX14111学校课程建设规划永原件形成时送交教研科2学校课程建设总结永原件年末集中移交教研科3加强课程建设的意见永原件形成时

26、送交教研科4重点课程建设一览表永表格学年末集中移交教研科5重点课程建设评估验收方案及实施情况长原件学年末集中移交教研科6教学研究立项中有关教学内容和课程体系改革项目一览表长按项目名称、立项时间、项目负责人、改革计划与措施、完成情况等列表。年末集中移交教研科7省级优秀课程申报表及批文永原件或复印件形成时送交教研科8校级优秀课程申报表及批文永原件形成时送交教研科9国家级、省级优秀教学成果申报材料及批文永原件或复印件形成时送交教研科10校级优秀教学成果申报材料及批文永原件形成时送交教研科11教学研究项目材料永项目申请书、合同书、中期检查材料、结题鉴定材料等年末集中移交教研科12教学研究项目情况一览表长按项目名称、责任人、参加人、立项时间、主要内容、完成情况等列表年末集中移交教研科13教研项目获奖情况永按获奖项目名称、项目负责人、项目组成员、获奖等级、颁奖部门等列表，并提供证书复印件。年末集中移交教研科分类号序号材料名称保管期限材料要求移交时间移交方式移交部门JX14121学校教材建设规划