公文写作与公文模板.docx

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公文写作与公文模板

公司办公公文处理办法

第一章　总则

第一条　为使公司的公文处理工作规范化、标准化、制度化，根据国务院《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）和济南市人民政府办公厅《市政府文件格式细则》（济政办发〔2001〕1号）的有关规定，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条　公文包括党委文和行政文两大类。

党委文是公司党委实施领导、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书；行政文是公司在经营管理过程中形成的具有行政效力和规范体式的文书。

公文处理工作严格贯彻“党政分开”的原则。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理、归档等一系列相互关联衔接有序的工作。

第四条　公文处理应当坚持实事求是、精简高效的原则，做到及时、准确、安全；必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密和公司商业秘密的安全。

第五条　公司及分（子）公司的负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本办法并加强对本级机构公文处理工作的领导和检查。

第六条　公司办公室是公文处理的管理职能部门，有权对不规范的公文进行纠正或指导。

各分（子）公司的办公室主管本公司的公文处理工作。

第二章　公文种类

第七条　公文种类主要有：

（一）决定。

适用于对重要事项或者重大行动做出安排；奖惩有关单位和人员；变更或者撤销下级机构不适当的决定事项等。

（二）通知。

适用于批转下级机构的公文，转发上级机构单位和不相隶属机关单位的公文；印发规章制度；传达要求下级机构办理和需要有关单位周知或者共同执行的事项；任免和聘用干部、人员等。

（三）通报。

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况等。

（四）报告。

适用于向上级机构、单位汇报工作，反映情况，答复上级机构、单位的询问。

（五）请示。

适用于向上级机构、单位请求指示、批准。

（六）批复。

适用于答复下级机构的请示事项。

（七）意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（八）函。

适用于不相隶属机构、单位之间商洽工作，询问和答复问题；请求批准和答复审批事项。

（九）会议纪要。

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第八条组成公文的各要素划分为眉首（秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人）、主体（公文标题、主送单位、公文正文、附件说明、成文日期、印章、附注）、版记（主题词、抄送、抄报、印发单位、印发日期、印制份数）三部分。

置于公文首页红色反线以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

（一）眉首

1、秘密等级和保密期限。

文件密级分绝密、机密、秘密三个等级。

其中，绝密”、“机密”、“秘密”级公文应标明份数序号。

涉及公司秘密的应标注“商业秘密”。

如需标明秘密等级，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级和保密期限，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。

2、紧急程度。

公文的紧急程度分特急、急件两种。

如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

3、发文单位标识。

由发文单位全称或规范化简称后加“文件”组成；发文单位标识上边缘至版心上边缘为25mm。

发文单位标识使用小标宋体字，用红色标识。

以醒目美观为原则酌定，但一般应小于22mm×15mm。

联合行文，主办单位排列在前。

（1）公司常用发文单位标识为“中共××××××××××委员会文件”、“××××××××××文件”、“××××××××××工会委员会文件”及会议纪要等。

（2）各分（子）公司应参照公司常用发文单位标识确定本级机构的常用发文单位标识。

4、发文字号。

由发文单位代字、年份和序号组成。

发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

发文字号的打印位置须在文头中红色反线之上4mm处。

联合行文只标明主办单位的发文字号。

（1）公司常用发文字号

①党委文：

×××发〔××××〕×号，适用于以公司党委名义向上级党组织请示、报告工作；向同级党委发送的函件；对分支机构党委布置工作以及干部任免等。

文种包括请示、报告、决定、通知、通报、意见、批复等。

②行政文：

×××字〔××××〕×号，适用于向上级部门请示、报告工作；向下属单位发布文件、布置工作等。

文种为请示、报告、通知、决定、意见等。

×××普字〔××××〕×号，适用于一般性通知，用公司信笺头发文。

文种为通知。

×××通字〔××××〕×号，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

文种为通报。

③工会：

×××工发〔××××〕×号，适用于以工会的名义制发的各类发文。

（2）各分（子）公司应参照公司常用发文字号确定本级机构的发文字号。

5、签发人。

上报的公文须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。

发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用小3号楷体字标识签发人姓名。

（二）主体

1、公文标题。

要力求简短，由发文机关、事由、文种三部分组成。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

标题于红色反线下空2行，用2号小标宋体，可分一行或多行居中排布；多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。

2、主送单位。

指公文的主要受理单位，应使用全称或者规范化简称、统称。

置于标题之下空1行，左侧顶格（回行时仍顶格）并加用全角冒号，用3号仿宋体标识。

如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。

3、公文正文。

在主送单位下一行，每自然段左空2字，回行顶格。

数字、年份、人名不能回行。

文件正文中结构层次序数，第一层为“一”，用3号黑体，句尾不加标点，下文另起行；第二层为“

（一）”，用3号楷体，可不另起行；第三层为“1、”，三层之后用3号仿宋体，不再变字体；第四层为“

（1）”。

文件结构层次不宜过多，应力求简洁。

4、附件说明。

公文如有附件，应在正文之下（空一行），左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。

附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1、×××××”），附件名称后不加标点符号。

附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号黑体顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如：

附件1）。

附件的序号和名称前后标识应一致。

如果公文本身是专门印发或转发某一文件的则不需注明附件。

5、成文日期。

应以公司负责人签发的日期为准，联合发文以最后签发单位负责人的签发日期为准。

用汉字将年、月、日标全；“零”写为“〇”。

居右空4个字。

文件落款之页无正文的，应采取调整行距、字距的办法解决，务使落款、印章与正文同处一面，不得标注“此页无正文”等字样。

6、印章。

除会议纪要以外，公文应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办单位加盖印章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。

（1）单一单位制发的公文在落款处不署发文单位名称，只标识成文时间。

加盖印章应上距正文2mm—4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

（2）当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字；主办单位印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。

只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。

两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

（3）当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文单位名称（可用简称）排在发文时间和正文之间。

主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

7、附注。

公文如有附注（需要说明的其他事项），应当居左空2字加括号标注在成文日期下一行。

上行文中的“请示”文应当在附注处注明联系人和联系电话。

（三）版记

1、主题词。

用3号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体；词目之间空1字。

每一公文标引主题词的数量一般不超过5个。

2、抄送、抄报。

公文如有抄送、抄报单位，在主题词下一行；左空1字用3号仿宋体标识“抄送”或“抄报”，后标全角冒号；报送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的报送单位对齐；在最后一个抄送、抄报单位后标句号。

3、印发单位和印发日期。

印发单位应为发文单位的办公室，其名称应当使用全称或者规范化简称、统称。

联合发文应为主办单位的办公室。

位于抄送之下占1行位置；用3号仿宋体字。

印发单位居左空1字，印发日期居右空1字。

印发日期一般以主要领导签批时间为准，用阿拉伯数码标识。

印制份数写在印发日期下边。

第九条　文字从左至右横写、横排。

在民族自治区地方并用汉字和通用的少数民族文字，按其习惯书写、排版。

第十条　公文用纸采用国际标准A4型（210mmⅩ297mm）,左侧装订。

每页22行（行距为单倍行距），每行排28个字。

第十一条　版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。

第四章　行文规则

第十二条　行文应当确有必要，注重效用。

第十三条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第十四条　各分（子）公司下发的涉及计划、财务决算、干部人事、劳动工资、业务规章和内部管理制度等重要文件以及上报上级部门的重要公文、向所在地有关主管部门和企业的重要行文，应抄报公司。

第十五条　“请示”应当一文一事，请示事项必须明确，一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位应当用抄送形式，但不得抄送下级机构。

“报告”不得夹带请示事项。

第十六条　除上级机构单位负责人直接交办的事项外，不得以公司名义向上级机构单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

第十七条　行文中必须遵循“明来明复、密来密复”的原则。

第十八条　公司所属各部门呈报给公司领导的签报，经部门领导、分管领导审核审签后，交由办公室（档案室）统一登记、编号，送公司领导签批。

第五章　发文办理

第十九条　发文办理指以本公司名义制发公文的过程，包括草拟、会签、核稿、签发、登记、打印、校对、用印、发送等程序。

第二十条　草拟公文应当做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针政策及有关规定。

（二）情况确实，材料翔实，观点正确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）拟制紧急公文，必须根据实际需要确定紧急程度，并在文中说明紧急的原因。

（五）人名、地名、数字、引文要准确规范。

引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。

日期应当写具体的年、月、日，不能笼统写“去年”、“上月”、“昨天”或不写年只写月、日等。

年份要表述完整如“2009”不能写成“09”等。

（六）必须使用国家法定计量单位。

（七）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

（九）在会议纪要及成立临时机构的文件中，姓名职务并用时，一般是姓名在前，职务在后。

姓名职务之后不再加“同志”字样。

第二十一条　公文的会签

（一）公文办理中遇有涉及其他部门职权或外单位职权范围内的事项，主办部门应主动与有关部门协商、会签。

（二）内部会签时，会签部门应在接到会签文稿后2个工作日之内将会签后的文稿返还主办部门。

急件应在1个工作日内会签，特急件应随到随签。

（三）会签部门如对文稿有不同意见，应附以文字说明，意见应简明扼要，切忌模棱两可。

（四）经会签部门负责人签字，会签意见方具效力。

（五）需外单位会签的公文，应在完成办公室核稿、公司领导审签后送有关单位会签。

公文经会签后，如作重大改动，主办部门应将改动情况写成签报连同会签后的文稿送办公室重新核稿，并送公司领导重新审签。

（六）公文的会签或联合行文的签批手续，由主办部门办理（包括送出、催办等）。

第二十二条　公文的核稿

（一）公文在送签发人签批前，需经办公室核稿。

核稿的重点是：

1、是否确需行文以及行文的级别、方式是否妥当。

2、是否符合党和国家的法律、法规和方针、政策及其有关规定。

3、与当前工作中心及其他有关文件有无矛盾、脱节，与已发文件有无矛盾和重复。

4、涉及公司内其他部门职权、下级机构或外单位的问题主办部门是否已与其协商、会签。

如意见不一致，主办部门有否加以说明。

5、是否符合行文规则和公文处理程序，是否符合文种使用、公文格式的有关规定。

6、文字表达包括标点符号是否正确。

7、密级确定是否合乎规定，发送范围是否恰当，主题词标引是否准确，有关附件和资料是否齐全。

（二）核稿人员对内容杂乱、没法修改的公文，应退回主办部门拟稿人重新加工修改。

对退回改写的公文文稿主办部门应及时将改写好的文稿发送办公室。

需修改的原稿不得销毁，应交由办公室附在修改稿后。

第二十三条　公文的签发

（一）公司党委文件，由公司党委书记或分管该项工作的公司领导签发，党委重要文件由党委书记签发。

（二）公司行政文件，由公司经理或经理授权的分管领导签发。

（三）签批公文必须写上姓名和审批时间，并应使用钢笔、毛笔或签字笔。

（四）主批人应明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意。

第二十四条公文的打印、校对

（一）公司发文（包括电子文件），由办公室根据有关规定制定打印的标准格式，并统一制发、缮印。

缮印的文件，必须符合公文规定格式，排列整齐，清晰美观，份数准确。

（二）缮印文件应根据先急后缓、先公文后资料的原则予以安排。

如缓急程度相等，应按照先上报后下发、先到先印的顺序安排。

（三）实行拟稿人校对制度，校对要准确无误。

校对中发现原稿有问题时，应及时同有关人员联系，未经签发人同意不得随意改动（不涉及文件主要内容的技术性问题除外）。

第二十五条公文的用印

（一）公文用印时必须检查原稿是否经过领导核签，联合发文的文头上，签发人署名是否标明等。

（二）公司系统内部上下行文，加盖实物印章或电子印章；公司对系统外机关、单位行文，应加盖实物印章。

印章要盖得清晰端正，严防错盖、漏盖。

第二十六条公文的发送

公文传递（含电子文件网上传输）要准确、迅速、安全、保密，并要有严格缜密的登记手续。

第六章收文办理

第二十七条收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。

第二十八条　公文的签收

各部门外出开会带回的上级隶属机关文件和外来的上级文件，要第一时间送交公司办公室（档案室）进行统一登记编号，做到登记准确，字迹清楚。

第二十九条　收文的审核、分类

对文电、信件（含电子文件），有关经办人员应当认真进行审核。

审核重点：

是否应当由本公司办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及有关规定；涉及其他部门或单位职权的事项是否已协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

经审核，对不符合上述要求的，经请示办公室负责人批准后，及时退回送文单位并说明理由。

对符合上述要求的文件应进行分类，分类的要点是：

由公司统一办理或应由各分（子）公司分别办理；文件性质为办理、回复、学习或传阅。

第三十条　收文的拟办批办

收文进行登记编号后，附带公文处理纸，由办公室负责人及时提出拟办意见，送有关公司领导阅示或交有关职能部门办理。

紧急公文，应当提出办理时限。

第三十一条　承办部门收到交办的公文后，应按要求抓紧办理，不得延误、推诿。

对不属于本部门职责范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室并说明理由。

第三十二条　公文办理过程中，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期。

第三十三条　公文的催办

（一）对办理的公文，办公室和各部门督办员要负责催办，做到不积压、不误传、防止漏办和延误。

（二）承办人员对不能及时处理或答复的文电，应先以电话、便函等形式答复对方；需延时处理的必须经所在部门领导批准。

（三）对重要文件应及时了解和反馈执行情况。

第三十四条　各职能部门收到的重要传真件，经登记后速呈所在部门负责人阅示办理。

第七章公文归档

第三十五条各分支机构应根据《中华人民共和国档案法》和公司档案管理办法的规定，建立、健全档案归档制度。

第三十六条为确保档案资料的齐全、完整，应将处理完毕的公文及时整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条公文立卷，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理，要正确反映公司主要政务、业务状况，有利于保管和利用。

第三十八条　拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

归档范围内的公文应准确确定保管期限，按照有关规定定期向档案室移交。

第八章公文管理

第三十九条各级办公室为收、发文的归口部门，所有文件均由办公室指定专人进行收发、审核、分类、转发、办理、督办、归档和销毁。

第四十条上级单位的秘密公文，除绝密和注明不准翻印的以外，经上一级单位负责人或办公室主任批准，可以复印。

复印时，应注明复印的单位、时间、份数和印发范围。

密码电报不得复印。

第四十一条公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证明章，视同正式公文妥善保管。

第四十二条公文被撤销，即指文件自发文之日起就不生效；公文被废止，即指自废止之日起不产生效力。

第四十三条部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

部门撤销时，需要归档的公文立卷后按有关规定移交档案管理部门。

工作人员调离时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第九章附则

第四十四条　公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。

第四十五条　各级办公室对上级单位和本单位下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查。

第四十六条　本办法由公司办公室负责解释。

附件：

1、公文模板

2、党政机关公文格式对比

样式一

××××××××××文件

×××字〔2012〕×号签发人：

×××

关于××××××××××××的请示

×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

当否，请批示。

附件：

1、×××××××××××××××

2、×××××××××××××××

二〇一二年×月×日

（联系人：

×××

联系电话：

××××××）

主题词：

××××请示

抄送：

局××处，××处。

××××××××××办公室2012年×月×日印发

样式二

××××××××××文件

×××字〔2012〕×号签发人：

×××

关于×××××××××的报告

×××××：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

此报告。

二〇一二年×月×日

主题词：

××××报告

××××××××××办公室2012年×月×日印发

样式三

××××××××××文件

×××字〔2012〕×号

关于×××××××××的决定

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇一二年×月×日

主题词：

××××决定

××××××××××办公室2012年×月×日印发

样式四（本模版用于重要通知）

××××××××××文件

×××字〔2012〕×号

关于×××××××××的通知

各部、室、分公司：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二〇一二年×月×日

主题词：

××××通知

××××××××××办公室2012年×月×日印发

样式五

××××××××××文件

×××通字〔2012〕×号

关于×××××××××××的通报

各部、室、分公司：

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××

附件：

1、×××××××××××××××

2、×××××××××××××××

二〇一二年×月×