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程序文件

XXXXX陶瓷有限公司

XXXXXXCERAMICSINDUSTRLALCO.,LTD

程序文件

受控状态：

使用部门：

分发号:

ISO9001：

2008标准、出口日用陶瓷质量许可证和输美认证质量体系文件

XXXXX陶瓷有限公司程序文件

XXXXXCERAMICSINDUSTRLALCO.,LTD

标题：

程序文件目录

编号：

版次：

C/0

页码：

共1页第1页

程序文件（documentedprocedure）目录

序号

文件编号

文件名称

01

XC-QP-4.2-01

文件控制程序

02

XC-QP-4.2-02

质量记录控制程序

03

XC-QP-5.6-01

管理评审控制程序

04

XC-QP-6.2-01

人力资源控制程序

05

XC-QP-6.3-01

生产设备控制程序

06

XC-QP-7.2-01

合同评审控制程序

07

XC-QP-7.3-01

设计开发控制程序

08

XC-QP-7.4-01

采购控制程序

09

XC-QP-7.5-01

加工过程控制程序

10

XC-QP-7.5-02

服务控制程序

11

XC-QP-7.5-03

产品标识和可追溯性控制程序

12

XC-QP-7.5-04

产品防护控制程序

13

XC-QP-7.6-01

监视和测量设备控制程序

14

XC-QP-8.2-01

顾客满意度测量控制程序

15

XC-QP-8.2-02

内部质量审核控制程序

16

XC-QP-8.2-03

过程和产品的监视和测量控制程序

17

XC-QP-8.3-01

不合格品控制程序

18

XC-QP-8.4-01

数据分析控制程序

19

XC-QP-8.5-01

纠正和预防措施控制程序

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文件控制程序

编号：

XC-QP-4.2-01

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共6页第1页

文件控制流程图

文件分类

公司的质量方针和目标；质量手册；程序文件；

作业指导文件；质量记录；相关外来文件等。

文件标识

　　　　　　　　　　“受控文件”与“非受控文件”印章、编号等。

文件的编写

　　　　　　　　　　质量手册、程序文件和作业指导文件由管理者代表组织各相关部门编写。

文件审批

质量手册和程序文件由总经理审批；

　　　　　　　　　　作业指导文件由管理者代表审批。

文件发放

人事行政部或需使用文件的部门填写《文件发放申批表》经管理者代表审批《文件发放申批表》，人事行政部负责按《文件发放申批表》发放范围发放；

文件更改

　　　　　　　　　　更改人或部门提出文件更改申请，经原文件审批人批准后，公司文件管理员实施更改，并按原发放范围发放更改后的文件和回收作废文件，作废文件由管理者代表批准后，公司文件管理员执行销毁或留用处理。

NO

文件的归档管理

原件文件由公司文件管理员保存，并列入公司“受控文件清单”，填写《文件归档登记表》。

文件评审

人事行政部组织对质量管理体系文件进行评审。

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文件控制程序

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XC-QP-4.2-01

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共6页第2页

1目的

规定了文件的制订、批准、发放、更改、作废、控制的职责和内容，以确保对质量体系有效运行起重要作用的场所都能适时得到必要的有效文件，防止使用失效或作废的文件，确保文件得到有效控制并处于受控状态。

2适用范围

适用于本公司的质量管理体系文件，包括适当的外来文件（如相关的法律、法规、标准）的控制。

3职责

3.1人事行政部负责组织质量手册、程序文件的编制，管理者代表负责质量手册、程序文件的审核，总经理负责对质量手册、程序文件的批准。

3.2各部门负责人负责对分管范围内作业指导文件的组织编写及审核，管理者代表负责对作业指导文件的批准。

3.3人事行政部为本公司质量管理体系文件的管理部门，负责质量手册、作业指导文件及外来文件的归档、发放、更改和管理的控制。

4工作程序

4.1文件的范围和分类

4.1.1公司质量管理体系文件主要包括：

1）形成文件的质量方针和质量目标；

2）质量手册；

3）程序文件；

4）公司为确保过程有效策划运行和控制所需的作业指导文件；

5）质量管理体系文件要求的相关质量记录，其控制按公司的“质量记录控制程序”执行；

6）外来文件：

各类须控制的标准、法律法规及顾客提供的有关资料等。

4.1.2公司质量管理体系文件分为“受控”和“非受控”文件，受控文件发放后应对其修改进行跟踪控制，仅限于公司内部使用；非受控文件不受修改的跟踪控制，可提供给顾客或外部机构参阅使用。

4.2文件的编制和审批

4.2.1质量手册由人事行政部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

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4.2.2程序文件由人事行政部负责组织编写，管理者代表审核，总经理批准。

4.2.3作业指导文件由各部门负责人组织编写，并审核，管理者代表批准。

4.2.4文件的编号方法按照《文件编号规定》执行；编写按《文件编写导则》执行。

4.2.5质量手册、程序文件、作业指导文件的原稿以审核、批准形式征求主管领导意见后，由起草部门交人事行政部复制发放，并将其存档。

4.2.5记录表格的控制具体按公司《质量记录控制程序》执行。

4.3文件的标识

4.3.1人事行政部负责按《文件编号规定》，对公司的质量管理体系文件进行编号。

4.3.2原稿文件为受控文件，以打印原件及在其封面由编制人、审核人、批准人手签名作识别，不另加盖“受控文件”印章标识。

4.3.3发放使用的文件为复印件，分“受控文件”和“非受控文件”，受控文件在其封面上加盖“受控文件”印章并标明分发号，非受控文件加盖“非受控文件”印章，不标注分发号。

4.4文件的发放

4.4.1受控文件的发放由公司文件管理员编制《文件发放申批表》，经管理者代表批准后发放，发放时文件管理员做好《文件发放登记表》。

4.4.2文件领用部门的经办人在《文件发放登记表》签名，领取注有分发号和加盖“受控文件”印章的文件。

不同使用人有不同的分发号，以便追溯。

分发号的编排见《文件编号规定》。

4.4.3当外部顾客、机构需要借阅或领用公司有关文件时，由公司文件管理员填写《文件发放申批表》，经管理者代表批准后，公司文件管理员在文件封面加盖“非受控文件”印章后，方可发放，并做好发放登记。

4.5文件的更改

4.5.1本公司员工提出文件更改时，提出更改的人或部门应填写《文件更改申请单》，说明更改原因，对重要的更改（如技术参数）还须附有充分的证据。

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4.5.2《文件更改申请单》由该文件的原审批部门/人进行审批，若指定其他部门/人审批时，该部门或人员应获得审批所需依据的有关背景资料。

经审批后送办公室实施更改，更改后按该文件的原《文件发放申批表》的批准范围进行发放，并做好发放登记，同时收回相应作废文件，并在《文件发放登记表》的回收栏目作好回收登记。

4.5.3文件更改的方式可采用划改、换页、换版等

1）划改：

文件更改幅度不大的可在更改处用“双横线”划掉，在原有文字的适当位置写上更改后的内容，并在更改处下方加盖“更改”印章。

2）换页：

为保持文件的严肃性和便于阅读，文件累计划改面积不得大于该页有效面积的20%或划改次数不得超过三次，否则必须作换页处理，新页次文件生效，原页次文件同时作废。

3）换版的处理按本程序4.6条款执行。

4.6.文件的管理

4.6.1人事行政部负责编制并控制公司的《受控文件清单》。

4.6.2人事行政部发放文件时，非首次发放文件，文件管理员应在发放的同时收回旧版文件，并做好收回记录，确保防止现场使用失效或作废文件。

4.6.3因工作需要或其他原因要求增补发放文件时，应由申请人填写《文件发放申批表》，向人事行政部提出申请办理增领，经总经理批准后按本程序4.3条规定办理发放。

4.6.4文件的原件送人事行政部保存，文件管理员应做好《文件归档登记表》。

原件一律不外借，以防丢失或损坏。

存入软盘的文件应由文件管理员进行归档登记，为防止文件的丢失，所有存入软盘的文件均应留有备份，并在软盘上标明文件的编号、版本号和受控状态。

4.6.5当文件使用人的文件严重破损，影响使用时应到人事行政部文件管理员办理更换，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍给用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。

4.6.6当文件使用人的文件丢失时应办理文件发放申请手续，但必须在领用申请中说明原因，文件管理员在补发文件时应给予新的分发号并注明丢失文件的分发号

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作废，必要时将丢失文件的分发号通知各部门，防止误用。

4.6.7文件使用人不得私自将受控文件外传、复印、涂改、丢失，并确保在受控状

下使用。

4.6.8文件管理使用的各种印章，如“受控文件”、“非受控文件”印章等由人事行政部文件管理员统一管理和使用。

4.7文件的换版与作废

4.7.1文件有重大更改（如组织机构变更等）或文件需重新排版时，质量手册由总经理批准，程序文件、作业指导文件管理者代表批准后，由人事行政部组织换版工作，并重新印发新版文件，收回旧版文件。

4.7.2作废文件收回后记录于《文件发放登记表》回收栏中，并在文件封面加盖“作废”章，文件管理员填写《文件销毁（留用）申请单》经管理者代表批准后，执行销毁/留用处置，需作历史档案资料或其他原因保留的作废/失效文件，由文件管理员加盖“作废-保留”章后保留，作销毁处置的，由文件管理员进行销毁。

4.8外来文件的管理

4.8.1各部门负责收集对口适用的国家、行业标准、法律法规的最新版本，并接收顾客提供的作为设计、生产、检验的资料等外来文件，交人事行政部文件管理员统一编号，并将其列入公司《受控文件清单》，相关部门需领用时，由文件管理加盖“外来文件”和“受控文件”印章并注明分发号，然后发放，并做好《文件发放登记表》。

4.8.2外来文件的编号由人事行政部文件管理员按接收的先后顺序统一编制，具体按《文件编号规定》执行。

4.9文件的评审

4.9.1人事行政部每年在内部质量审核前组织对质量管理体系文件进行一次评审；或当公司组织机构、产品范围、资源配置发生变化时，或法律法规的规定发生变更时，人事行政部都应及时组织对质量管理体系文件进行评审；各部门结合平时使用情况，当发生不适用时，也应进行评审，以确定其是否需要更改或更新。

若需要更改或更新，按原审批程序再次审批后执行。

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4.9.2外来文件的使用部门负责人定期（一般一年）核查所持文件的有效性，发现失效文件及时更换。

4.10文件管理的有关记录由人事行政部按“质量记录控制程序”进行保存。

5相关文件

5.1《文件编号规定》

5.2《文件编写导则》

6质量记录

6.1《文件发放申批表》

6.2《文件发放登记表》

6.3《受控文件清单》

6.4《文件更改申请单》

6.5《文件归档登记表》

6.6《文件销毁（留用）申请单》

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质量记录控制流程图

各部门自行编写。

制

表格的编制

由部门负责人审批。

表格的审批

人事行政部列入公司质量记录控制清单并编号。

表格的编号

各部门自行修改，送归口部门负责人审批，

报办公室备案，原表格作废。

表格的修改

准确、规范并不得随意涂改。

质量记录的填写

经证实原有记录不准确，可在原始记录上进行更改，并注明更改日期、更改人。

记录的更改

各部门每月收集一次，装订成册保存并注明名称及月份；每年一月收集整理上一年的记录归档。

记录的归档

、收集、标识

查阅在相关部门内查阅，需借阅应办理借阅手续。

借阅必须填写《文件借阅登记表》并保持记录的完整和清洁。

记录的查阅与借阅

按质量记录规定要求保存，超过保存期限的记录作《过期质量记录处理表》，报归档部门负责人批准后进行处理。

记录的保存和处置

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1目的

对质量记录进行有效控制和管理，以证明产品质量符合规定的要求和质量管理体系的有效运行提供客观证据。

2适应范围

适用于本公司与质量管理体系有关的所有质量记录的管理，包括来自供方的质量记录。

3职责

3.1各部门负责人监督本部门范围内质量记录的填写及本部门表格更改的审批。

3.2人事行政部负责全公司范围内质量记录表格的备案。

3.3各部门负责各自质量记录填写、标识、收集、编目、归档、存贮、保管和处理；负责质量记录表格的更改。

3.4质量记录的填写人员，对所记录的每一个数据、文字负责。

4工作程序

4.1质量记录的范围

本公司质量记录的控制范围包括公司各质量管理体系文件中规定提供的记录，包括来自供方的记录。

4.2质量记录的设置

质量记录设置的原则是要有足够的记录、凭证、图表以证明产品在生产、服务等各阶段达到要求的质量。

4.3质量记录表格的编制、审批和更改

4.3.1各部门根据自身工作需要，自行编制质量记录表格的草案，经部门负责人审批（签名确认）后，交人事行政部备案。

4.3.2人事行政部对新编表单编入《质量记录控制清单》，内容包括：

记录名称、编号、保存期、使用部门、保管部门等。

然后组织将表格印刷后交使用部门使用。

4.3.3质量记录表格在使用过程若需进行修改，由提出修改人员修改后，送该表格归口部门负责人在新表格的背面审批，新表格审批后原表格作废，修订人员将审批后的表格送人事行政部备案管理，人事行政部负责在《质量记录控制清单》注明原表格作废，并通知相关使用部门回收原表格交人事行政部。

回收后作废

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表格由人事行政部在其正面加盖“作废”章后，表格的背面可利用，表格的原件由人事行政部加盖“作废-保留”章后作为历史资料留存对照。

4.4质量记录的归口管理

各部门的质量记录由相关部门各自管理。

各自负责相关记录的编制、填写、收集、保存、归档、交接及处理。

4.5质量记录的收集、标识和归档

4.5.1各部门一般每日一次收集、每月汇总本部门各种记录，按日期、页码的连续性收集、汇总整理，并进行归档，其归档方式应便于存取检索，一般装订成册保存，并在装订后的封面上注明部门、记录名称及月份，以便查阅与管理。

4.5.2各部门每年一月份对上一年的记录进行总的整理归档，每种记录装订（束）成册，并在每册记录封面上注明部门、记录名称及年份，然后归档贮存。

4.6质量记录的填写和更改

4.6.1质量记录须由相关人员专人填写，不得随意替代，并严格按质量记录有关规定填制、签署，做到规范、真实、准确、清晰，手续完备，填写人应对填写的每项数据、文字负责。

4.6.2质量记录的内容一经填写完成，不得随意更改，系笔误需要更改内容应填写在原内容外适当之处，并将原内容划线表示划除（但可识别），然后签上更改人姓名及更改日期。

4.7质量记录的贮存

4.7.1保存质量记录应有相应的贮存条件，便于检索并注意做好防火、防盗、防虫鼠、防潮、防丢失等。

4.7.2采用其他媒介形式质量记录有相应的贮存条件并有管理办法。

4.8质量记录的保存期

归档的质量记录的保存期通常为3年，但部门另有规定或合同、法律、法规要求除外。

超过保存期需留存的质量记录应经总经理批准。

4.9外来质量记录是公司质量记录的组成部分，由各相关部门参照本程序的有关规定予以保存。

4.10质量记录的处理

各部门质量记录管理人员应定期（每年1月份）检查记录的保存期，超过

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保存期的记录应填写《过期质量记录处理表》，经管理者代表批准后执行，需销毁的由管理员负责销毁，部门负责人监销。

5相关文件

5.1《文件编号规定》

6质量记录

6.1《质量记录控制清单》

6.2《过期质量记录处理表》

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人力资源控制程序

人力资源

人力资源的提供

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　总经总策划。

员工招收

确定技能经验安排适当岗位

登记造册

培训有效性评价

培训

考核合格上岗

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1目的

通过对所有从事与质量有关人员实施有效管理并提供适宜培训，确保能胜任本职工作，特制定并执行本程序。

2适用范围

适用于本公司质量管理体系所有与质量有关人员的管理。

3职责

3.1人事行政部负责公司人事管理、培训管理工作。

3.2总经理负责公司人力资源管理的监督。

3.3各部门负责配合实施公司人力资源管理。

4工作程序

4.1人力调控

4.1.1人事行政部对公司所有员工登记造册，以便于人力的调度与管理。

新招收的员工应按公司有关规定办理招聘手续。

4.1.2人事行政部编制公司各部门及车间班（组）有关人员的《岗位职责和资格要求》报总经理批准后执行。

4.1.3总经理根据质量管理体系各工作岗位的实际需要，对直接影响产品质量的工作人员将按《岗位职责和资格要求》的规定，视现有人员具备的教育、培训、技能和经验情况对其做出合理安排，必要时招收合适人员充实人力资源。

4.1.4当公司生产和发展需要招聘有关员工时，需招聘生产技术骨干、行政人员时落实人事行政部组织招聘；一般操作人员的招收由生产部负责人根据公司发展的需要，拟制招收计划交人事行政部招收，或由所需的车间提出申请，经生产部负责人审批后由人事行政部招收。

4.2培训管理

4.2.1为使从事直接影响产品质量工作的人员，具备本工作岗位的能力，充分认识所从事活动对于质量的相关性和重要性，以及为如何实现公司的质量方针、目标做出贡献，人事行政部组织实施公司培训工作，并持续作好培训工作。

4.2.2公司对下列人员进行培训：

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1）各类管理人员；

2）新进厂员工；

3）工序操作人员及换岗人员，

4）质检员、内审员、设计开发、烧成、试制等关键过程人员；

5）对使用新技术、新工艺、新购置设备的操作人员。

4.2.3与质量有关的下列人员须经资格考核持证上岗：

1）电工、机动车驾驶员国家主管部门发证；

2）质检员公司发证；

3）内审员经培训发证。

4.2.4培训主要内容；

1）基础知识培训：

与产品有关质量的国标、国家标准、法律法规及其它基础知识培训；

2）质量管理体系知识培训：

公司质量手册、程序文件、作业指导文件；

3）岗位操作技能培训：

专业技术基础知识及操作技能等。

4）资格培训：

对要求具备相应资格才能从事特定工作人员的相关内容培训。

5）其它知识培训。

4.2.5培训计划

1）各部门每年一月初，根据公司的发展方向，本部门人员情况和实际工作需要，编制本部门《培训申请表》，由部门负责人批准后，报人事行政部。

2）人事行政部汇总各部门的《培训申请表》并结合公司生产管理需要，于每年一月底前编制全公司的《年度员工培训计划》由人事行政部负责人审核，总经理批准后执行。

3）年度培训计划的内容：

目的、对象、内容、方式及是否考核发证要求。

4）在生产管理过程中需临时增加培训内容时，由申请部门填写《培训申请表》

经部门负责人批准后由人事行政部组织实施。

5）培训的具体安排包括：

教材、师资、场地的落实和布置。

4.2.6培训实施

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1）人事行政部根据公司《年度员工培训计划》或新增的《培训申请表》做好培训准备工作，安排授课人、准备授课资料、安排培训具体时间、地点等，并通知有关部门或人员，落实培训工作的实施。

2）在公司内部培训时，培训结束后，培训主办部门认真做好《员工培训记录表》，交人事行政部存档，对须持证上岗的，按规定发给证书；外部培训的，培训结束后，参加培训人员应将培训资料交人事行政部保存，并汇报培训结果，人事行政部根据培训结果做好《员工培训记录表》存档。

3）当培训计划由于各种原因不能如期进行时，经总经理批准，对培训计划进行适当调整。

4.2.7评价所提供培训的有效性

1）人事行政部与培训主办部门根据培训计划的安排，通过谈话、理论考核、操作考核、业绩评定或观察等方法，考核评价培训的有效性，评价被培训的人员上否具备了所需的能力，并在《员工培训记录表》做好记录。

2）每年年底