自动化的效能与实现.docx
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自动化的效能与实现
浅析企业办公自动化的效能与实现
摘要：
随着中国经济和信息化技术的发展，传统的人工办公模式已经不能够容纳信息量庞大，数据处理时间快的企业办公要求，于是，在这个科技迅猛发展的新时代，信息化管理已经成为各大企业发展的技术保障，无纸化办公，高效率办公成为企业管理的追崇目标。
企业办公自动化（OA）系统在这样的背景下应运而生。
OA系统具有文件存储、工作日志、工作安排、重要信息通知、工作签到、数据备份、会议管理等功能模块，极大的方便了企业的办公，提高了企业的工作效率。
本文主要针对OA系统的功能、各大功能模块的实现以及应用做出了详细的研究，希望能够给企业的办公以及相关的技术研究提供一定的帮助。
关键词：
办公自动化OA设计实现
1企业办公自动化系统的定义和发展
1.1企业办公自动化系统的概念
企业办公自动化系统（OfficeAutomationSystem，简称OAS）的核心表现形式是OAS软件。
OAS软件是企业现代化管理的平台，能够使企业的日常管理规范化、使企业的可控制性增加、使企业更高效地运转。
为了实现以上功能，OAS软件包含了相应的组成部分，包括日常行政管理、文件的审批、办公用品和资源的管理、各部门之间的协同办公、各工作人员之间信息的交流和传递等。
1.2企业办公自动化系统的国内外发展状况
早在五十年代，美国和日本就已经兴起了办公自动化系统。
但起初系统只能处理简单的记录功能；六十年代末期才研发出了简称MIS的信息管理系统；直到七十年代中后期，办公管理系统才开始实施集多种办公业务为一体的OA系统。
八十年代开始，国外许多国家的软件开发公司逐渐意识到这个市场的巨大发展空间，开始研发多功能办公OA系统，九十年代以后，技术逐渐成熟，功能趋于完善。
而我国的自动化办公系统正式发展起来，要晚了很多，初具规模已经是在八十年代中期。
1986年中国举办了首次自动化办公会议，同年，该领域专家定义了办公自动化系统的功能层次和结构模型。
我过的OA系统发展阶段主要有：
一、能够进行数据统计、记录、办公文件电子化的第一代OA系统雏形；
二、能够收发文件、传输文件的半自动化第二代OA系统；
三、集音频、影像、数据计算、信息管理于一体的全自动企业办公系统。
2企业办公自动化系统设置的内涵与效能
企业信息化管理的OA办公系统，帮助实现信息资源的共享，增强职员协同工作的能力，强化领导的监控管理有效管理起有形、无形资产避免流失。
实现公文流转、审核、签批等行政事务的自动处理，促进管理电子化、规范化，完美整合组织内部的信息流。
使用自动化计算机办公软件，将人工节点于系统节点有机的结合到一起，文本表单和单子表单相结合，使企业办公人员可以做出任何复杂的工作流，不需要重复作业，可以帮助办公人员提升工作效率。
例如在一些学校实现的OA系统，包括了公文审批、常用申请、会议管理、档案管理、成绩查询、选课、信息采集审批与查询、集体备课教学研讨，以及学生社团的管理等模块。
比如在选课时，负责教师将各年纪的课程信息发布到OA平台，学生通过登录界面进入系统，选择自己需要的和符合要求的课程；在考试结束后，学生同样可以通过登入来查询自己各科的成绩以及是否合格，以便学生对下学期有更加良好的把握。
由于学校学生人数众多，事物繁杂，OA办公系统的建立大大优化了学校的教务管理等功能，减少了教师的工作量。
又比如说医院的OA办公系统，如果财务部门的人员需要写一份当月的收入分析报告交给院长，那么可以直接从OA办公系统中摘选出该月的报表并将其插入报告中，从而将电子版递交院长，同时等待院长审批或者审核；如果药剂科的采购员需要采购药品，每次采购之前应递交相应的采购计划，那么该采购计划可以直接在OA办公系统中快速填写，并且可以查询以前的采购计划单以做对比，保存后直接将电子版上交领导，等待审批；除此之外，医院的OA还包括医生医嘱、手术汇总、药品管理、收款管理、检验管理、科研立项、专家介绍等的功能。
此外，OA办公系统在中小企业的应用当中，分别实现了连接、沟通、协同、监控等四大功能。
当一个企业的厂区、下属部门等的地理分布较为散乱，对于文件的传递、公文的告知等极为不便。
这时，OA系统发挥了桥梁的作用，将该企业处于局域网中的各分散部门通过计算机相连接，最终形成了细致有序的网络办公系统。
就监控功能而言，这项功能也可以成为目标跟踪，与B2C的跟踪功能相似，可以实时查看各项工作现阶段的进度。
3企业办公自动化系统的设计
3.1需求设计
经过对我国中小企业等的调查知道，一般的办公室业务主要是大量的文件处理工作，包括文件和通知等的起草、每项业务和每次会议等的文本记录、资源和资产的管理、内部和外部文件的存档和查询、输出所需文件副本等。
因此，运用计算机技术处理文件文档、通过网络共享或交流文件文档，是办公自动化的基本特征。
办公室是各个企业的基本组成单位，它协调着有决策权和指示权的领导层与下级各层之间的沟通和交流。
实际上，从决策层及以下的整个脉络和过程，其实就是收集信息、存储信息、检索信息、处理信息、分析信息从而最终做出决策，并将决策作传递给下级机构或相关合作单位的过程。
以上工作的完成离不开办公自动化系统的支持，因此企业对于办公自动化系统的需求十分迫切。
本文设计的办公自动化系统主要针对中小企业，大致可以分为：
一、工作以收发公文为主，同时包含员工的日常考勤和日程安排、请假申请，办公资源的审批；与工作相关的资料的查阅等功能。
二、主要实现文档传输的功能。
即办公业务完全依托于计算机，通过OA系统，企业各个部门员工可以及时、方便地共享信息、交流信息，实现协同工作。
这样既有助于个体工作效率的提高，又增强了员工之间的团队协同性。
为了实现以上功能，本系统主要设计了以下几个功能模块：
用户登录、文件管理、会议日程管理、收发文件管理和员工管理五大部分。
3.2详细设计
一、用户登录
该模块主要实现用户的登录，并对已登录的用户进行监听，防止重复登录。
在编程过程中，将相应的控件拖放完成，并对其标题、大小等属性进行修改。
登录界面主要控件有三个：
登录按钮、用户名输入框、密码输入框。
本系统中对于登录模块的设计是供企业内部员工使用，使用权的授予是由系统管理员决定的，只有在系统管理员首次在员工管理模块中添加了该员工的信息，并授予员工登录的“姓名”和“密码”后才能正确登录，与此同时也授予了相应登录的权限，员工在权限的范围内能够完成相应操作。
用户的“姓名”和“密码”在编程后台分别关联了一个字符串型的变量，这两个变量值在编程过程中被当作数据库中的查询字段，如果与相应字段下的内容相符，那么返回登录成功；如果不相符，那么返回登录失败。
返回的信息可以通过MessageBox等来显示。
二、文件管理
文件管理模块的综合设计：
（一）浏览文件：
将文件信息以列表的形式显示给用户。
（二）浏览文件详细内容：
查看选定文件的具体内容。
（三）删除文件：
从数据库中删除选定的文件信息并从磁盘中删除该文件。
（四）上传文件：
将用户上传的文件保存到服务器中的指定目录下。
（五）下载文件：
将用户选定的文件从服务器中下载到客户端指定目录下。
文件浏览功能：
在设计中，设定在点击“文件管理”的二级菜单“文件浏览”时可以浏览所有的文件。
控件的罗列不再赘述。
浏览文件列表项包括“文件名”、“上传人”、“文件大小”、“上传时间”、“下载”和“操作”，其中“文件名”、“下载”和“删除”操作是可以链接的，分别链接到对应的数据库表中。
如果单击“文件名”，那么后台将根据“文件名”这个字段在数据库中查询相同字段，如果找到，那么可以查看该文档的详细内容，如果找不到，则会在左上角提示“文件不存在！
”；若单击“下载”则会出现新建下载框，其会显示下载的文档存储路径，并提供选择存放路径，及文件的大小。
若文件不存在则会在左上角提示“文件不存在！
”；若单击“删除”操作则会弹出提示框，让用户确定是否要删除。
文件上传功能：
在设计中，设定点击“文档管理”的二级菜单“上传文件”时可以把文件上传到该系统中。
其中上传的文件长度不得超过2MB，这是通过后台编程语句限制文件的大小。
三、会议日程管理
会议日程管理综合设计：
该模块总功能大体分为三部分：
（一）查看会议记录：
将会议记录以列表的形式显示给用户。
（二）添加会议记录：
向数据库中增加新的会议记录。
（三）删除会议记录：
将选定的会议记录从数据库中删除。
查看会议记录功能：
在设计中，设定进入系统首页，单击功能菜单栏链接到二级菜单，选择“查看会议记录”时，可以看到以列表的形式呈现的会议记录。
记录内容包括“会议日程安排”、“会议主题”和“操作”。
而其中的“会议主题”和“操作”是可以再链接的。
单击“会议主题”可查看会议记录的详细内容，这些详细内容其实已经被保存在了数据库中，单击“删除”操作便可在列表中删除该会议记录，其实是在数据库中查找相同的字段名，然后将数据库中对应的内容删除掉。
添加会议记录功能：
在设计中，设定进入系统首页，单击功能菜单栏链接到二级菜单，选择“添加会议记录”时，可以进入到添加会议对话框，添加会议记录同样和数据库表分不开。
删除会议记录功能：
在“查看会议记录的会议列表”中有“删除”操作项，用户只要单击“删除”便可链接执行相应操作。
而删除的记录也会相应的从数据库中删除。
在此设计中设定并不是每一个用户都能执行删除操作，只有管理员才能执行该操作。
四、收发文件管理
该模块总功能大体分为三部分：
（一）建立发文：
新建并发送公文。
（二）浏览发文：
以列表形式显示公文存放在收件箱或发件箱中。
（三）删除发文：
将选定的公文从数据库中删除。
建立发文功能：
在设计时，设定新建发文中应包括“收文人”、“主题”和“内容”三项。
考虑到实际情况，设计时将“收文文”和“主题”都进行字符长度限制，这是通过直接设置或者通过编程代码设置控件的属性来实现的。
以上操作在编程过程中叫做数据有效性验证，即超过了规定要求后不能输入任何字符。
用户完成了公文撰写后，可“提交”，要是不满意可“重置”。
“提交”即更新到了数据库，“重置”其实就是通过程序代码将控件相应的属性置为空。
浏览发文功能：
在设计时，设定该功能主要包括浏览收件箱和发件箱。
收件箱以列表形式显示登录用户收到的公文，发件箱以列表形式显示登录用户发送的公文。
收件箱是通过查询数据表中发文的接受人为当前登录的用户名来实现的，因此在发件箱中就可以通过查询数据表中发文的发件人为当前登录的用户名来实现。
在收件箱或发件箱中通过单击某一发文主题链接可以查看该发文的详细内容，可以通过数据库查询来实现。
删除发文功能：
在设计时，设定当A用户向B用户发送公文成功后，在A用户的发件箱中将显示该公文，在B用户的收件箱中同样会显示该公文。
因此，在执行删除操作时，对设计要求要考虑的A用户从自己的发件箱中删除了刚刚发送给B用户的公文，那么，B用户收件箱中仍然要显示A用户发送的公文。
如果从数据库中删除发文的ID，则两者的都会被删除，这是数据库的基本原理，发文的ID即数据库表中相应的字段。
为此在数据表中设计了两个字段来观察双方将要执行的操作，字段内容为“0”表示没有删除，“1”表示已经删除，这种表示在编程语言中很常见，可以方便地对要执行的操作进行标记。
五、员工管理
员工管理模块总的功能主要有四部分：
（一）浏览员工信息：
以列表的形式将所有用户的信息显示出来。
（二）添加新员工：
向数据库中增加新的员工信息。
（三）员工个人信息：
更新选定的员工信息记录。
（四）删除员工信息：
将选定的员工信息从数据表中删除。
浏览员工信息：
在设计中，设定用户选择“员工管理”的二级菜单“浏览员工信息”时可以查看到系统所有员工的信息以列表的形式呈现。
浏览的信息表包括“用户名”、“权限”、“职务”、“部门”及“操作”项，操作中提供了“修改”和“删除”两个链接，另外还提供“修改个人信息”和“添加新员工”链接，用户选择操作后进入相应页面中。
大多数公司想对员工的个别信息了解更多，为此设计了快速搜索项，用户可根据下拉菜单中的类型选择其中的一种便可快速找到需要的信息。
快速搜索项借助了sql语言的优化，这些员工信息保存在数据库的员工信息表中，可以用sql查询语言进行访问，最终将查询结果返回并且显示在界面上。
添加员工信息：
在设计中，设定用户选择“员工管理”的二级菜单“添加新员工”时可以添加新员工信息。
添加的员工信息包括“用户名”、“密码”、“确认密码”、“姓名”、“性别”、“权限”、“职务”、“部门”、“称号”、“电话”、“E-mail”、“地址”。
根据实际情况，“用户名”、“密码”和“地址”都应该有字符长度限制。
添加新员工信息其实就是在数据库的员工信息表中添加了新的记录，同样，用sql语言可以轻松完成。
员工个人信息：
在设计中，设定进入系统主页后，单击菜单栏中“员工管理”进入二级菜单，选择“查看个人信息”时可以浏览个人详细信息。
个人信息包括“用户名”、“姓名”、“性别”、“权限”、“职务”、“部门”、“称号”、“电话”、“E-mail”、“地址”、“访问次数”和“创建时间”，其中“性别”、“权限”、“职务”、“部门”、“称号”以下拉菜单形式供用户选择。
个人信息还放在了“欢迎登录”界面中，访问的次数是上次的次数加上本次的总和，这个总和在后台编程中关联着一个整型变量，通过这个变量的值来保存、修改总和，但是这个过程对用户来说是透明的。
在设计中，该框架中还提供“修改个人信息”的链接，单击后会进入“更新个人信息”页，根据情况用户可更新信息。
由上可知，员工信息的浏览于数据库是分不开的。
通过“用户名”等字段的限制，sql语言连接到数据库，并查询相应的字段，再将结果返回主页。
删除员工信息：
在浏览员工信息的表单中的操作项中存在“删除”链接，用户可选择此操作，单击“删除”会出来提示框“确认要删除该记录”，如果选择“确定”则该记录会在数据库的员工信息列表中删除。
删除员工信息即删除数据库表中的记录。
其他：
本系统采用STRUTS开发模式，是在WindowsXP操作系统、SQL2000数据库、JDK开发包等开发环境下进行的。
3.3数据库设计
本系统数据库采用SQLServer2000数据库，系统数据库名称为Office_auto。
数据库共包括4张表，这4张表构成了整个系统的数据处理。
一、数据表树型结构图
二、主要数据表设计
（一）File（文件信息表）
列名
数据类型
长度
是否主键
描述
id
int
4
是
自动编号
name
varchar
50
文件名
uper
varchar
50
上传者姓名
size
varchar
50
文件大小
uptime
varchar
50
文件上传时间
info
varchar
50
文件描述信息
（二）Meeting（会议信息表）
列名
数据类型
长度
是否主键
描述
id
int
4
是
自动编号
subject
varchar
50
会议主题
speaker
varchar
50
会议主持人
listener
varchar
50
出席人
time
varchar
50
时间
address
varchar
50
会议地点
content
text
16
内容
（三）Text（收发文件管理表）
列名
数据类型
长度
是否主键
描述
id
int
4
是
自动编号
suhject
varchar
50
发文主题
sender
varchar
50
发文的发送者
geter
varchar
50
发文的接受者
content
text
16
发文内容
sendtime
varchar
50
发文发送时间
geter
varchar
1
公文接收者是否删除
sender
varchar
1
公文发送者是否删除
（四）User（员工管理表）
列名
数据类型
长度
是否主键
描述
id
int
4
自动编号
name
varchar
20
是
用户名
password
varchar
10
用户密码
able
smallint
50
用户权限
branch
varchar
50
用户所在部门
job
varchar
50
用户职务
sex
varchar
2
用户性别
tel
varchar
15
用户的电话号码
user_foundTime
varchar
50
用户的创建时间
4企业办公自动化系统的实现与应用
4.1界面设计实现
由于系统的功能完全是通过用户界面实现的，用户界面的好坏也从一个方面决定了系统的好坏，用户界面的好坏主要可从其全面性、美观性、易读性、易操作性等方面评价。
我们在设计本系统时充分考虑了这方面的因素。
全面性：
信息采集全面性是我们在设计系统时一贯秉承的宗旨，在数据库的设计时也体现了这种思想，在用户界面设计上同样体现着这种思想，如在发布信息时，不仅有基本发布信息采集界面，还可通过热键附加信息的输入界面。
美观性和易读性：
在界面的美观、易读方面，采用框架结构，不同类别的内容分区域，信息区和功能区的区分一目了然。
易操作性：
由于此系统是面向中小型企业，对象层次不同，适用面广，因此用户界面的易操作性将是一个评价系统性能很重要的指标。
登录界面如下图所示：
4.2功能模块设计实现
登录界面主要实现用户登陆，需要用户输入指定的登录信息，以验证用户是否为合法的登录身份。
最先进行信息有效性检验，这项检验是为了避免因为数据输入格式或输入法等原因造成不必要的麻烦。
若有效性检验通过，那么系统将此登录信息提交给对应的服务器，服务器查询数据库中的相应信息，如果符合将成功登录系统，不符将返回登录界面。
此外，为了防止已入网用户的重复登录，本系统为此设置了监听模式。
每个企业的OA系统只有该企业的员工才有登录权限，系统管理员决定权限的授予，因此，一个员工的登录成功的前提是系统管理员在人员管理模块中正确添加了该员工的相应信息，并授予该员工首次登录的“姓名”和“密码”。
与此同时，系统管理员也设定了该员工的操作权限。
文件管理模块主要针对系统中的文件进行操作，具体实现功能有文件的上载、文件的管理、文件的浏览以及文件的下载等。
文件格式自由，文件长度又管理员事先设定，此外，还要遵守操作权限。
会议日程管理模块能够实现会议日程的管理以及会议的记录。
会议日程管理模块主要分为查看会议日程和查看对应会议记录。
该模块有利于企业员工及时地掌握会议日程，并随时查询已完成的会议记录。
在设计过程中，将会议日程和相应的记录体现在列表中，凡是能够登录到OA系统的用户都可以对会议日程和记录进行浏览。
而只有该模块的管理员才有添加会议日程、添加会议记录、删除会议日程、删除会议记录等操作的权限。
收发文件模块包括浏览和收发箱，可以内网传输公司内部文件，快速方便。
其中，创建发文的主要运行效果如下图所示：
员工管理模块能够实现对于企业员工相关信息的添加、查询、修改、删除等操作，还有查阅员工签到、工作内容、每天的工作日志等的功能。
本模块共包括三个子功能菜单：
查看员工个人信息、对员工信息进行浏览、新员工的添加。
其中，每一个能够登录系统的用户都可以查看员工个人信息，此外还拥有修改设置个人信息的权限。
其他三个子功能只有该模块的管理员才有操作权限。
其中，浏览员工信息模块的运行效果图如下：
5企业办公自动化系统的发展方向
随着知识经济时代的到来，社会进步的不断加速，OA系统的应用面临着新的需求，组织迫切需要一个可以实现内外资源整合的高效的信息系统，从而提升其管理水平。
这些需求主要表现在：
一、需要一个高效的协同管理工作平台
能够将组织管理中的业务活动、管理活动及活动产生的信息在组织、部门、个人之间进行及时高效、有序可控、全程共享的沟通和处理。
二、需要一个有效的知识资产管理平台
过去在组织的信息化建设过程往往重视人、财、物这些有形的物质资产管理，忽视了知识资产的管理，需要借助知识管理工具对组织内外的知识进行有效的获取、沉淀、共享、应用、学习和创新，从而提高员工的素质和技能、执行力。
三、需要一个个性化的系统访问门户
传统的OA功能比较单一，员工容易使用，随着功能的不断扩展，员工对功能的需求也不尽相同，这就要求系统必须具有人性化设计，能够根据不同员工的需要进行功能组合，将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问，实现真正的人本管理。
四、需要一个良好的组织文化管理平台
开放的社会造就了开放的社会人，组织规模的不断扩大，导致领导与员工、员工与员工间的直接沟通机会越来越少，组织需要构建新的文化环境，便于员工相互沟通、增进了解、发现思想倾向并及时加以引导。
五、需要一个灵活的业务流程整合平台
随着企业员工办公环境的愈加复杂，未来的OA系统需要将日常工作活动、管理活动、业务活动有机的结合，以快速响应客户需求，同时减少不必要的重复工作，将管理流程与业务流程进行有效的整合。
结语：
综上所述，OA系统的优点显而易见，它的产生，大大提高了企业效率、节约了大量的办公资源、更有利于信息的整合。
然而，在为企业带来极大便利的同时，OA系统也存在着一定的弊端。
比如目前的OA系统或多或少地有着克隆、照搬其他单位系统的做法，这是不科学、不合理的，企业需要的是适合自身发展要求的OA系统。
此外，一般的OA系统难以实现新模块的增加、与相关业务接口的开发、个性化访问系统数据等的功能，这些都给OA系统的发展带来了一定的负面影响。
OA系统的这些劣势就如同坦途中的崇山峻岭，虽然在一定时期内对OA系统的发展有阻碍作用，但是只要未雨绸缪、积极应对，OA系统未来的道路会更加宽广和平坦，OA系统也必将成为企业办公的巨大推手。
参考文献：
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