业务外包后的企业安全管理.docx
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业务外包后的企业安全管理
浅谈业务外包后的企业安全管理
【摘要】
涉及承包商的生产安全事故不断发生,需要关注企业安全管理所处的业务外包环境以及外包环境对企业安全管理的深刻影响。
有关数据表明:
当前的业务外包环境存在着供需关系不平衡、供需信息不对称、配套资源制约、风险转嫁思想和现象等种种与业务外包相关的问题,都在很大程度上影响着企业安全管理。
目前,改善业务外包环境下的企业安全管理可从3方面入手:
其一,加强立法与监管、调控风险因子组合;其二,引导企业增强社会责任感;其三,完善企业业务外包管理措施。
当前在业务外包环境下加强承包商管理是政府和生产经营单位安全管理工作的重要内容,但影响业务外包环境下企业安全管理的因素还有涉及更广泛的内容。
【关键词】
业务外包安全生产安全管理承包商管理
0、引言
所谓业务外包,指企业基于契约,将一些非核心的、辅助性的功能或业务外包给外部的专业化厂商,利用他们的专长和优势来提高企业的整体效率和竞争力。
目前,几乎所有的企业或其他生产经营单位都雇用承包商来从事相当一部分的工作,包括通过第三方代理企业生产安全管理工作。
而且,业务外包还延伸到了生产经营领域之外。
例如:
在已经持续4年多的伊拉克战争中,最忙碌的其实并非美国大兵,而是那些打点美军事务的承包商。
他们为美军提供吃喝拉撒睡“一条龙服务”,可谓“超级保姆”。
离开了他们,美军寸步难行。
总之,业务外包已成为各生产经营单位经营的普遍形式。
作为业务外包重要角色的承包商作业人员常常多于生产经营单位的现场员工,有时承包商还需将工作进一步转包给分包商,从而在市场经济和法制社会里,在契约关系和道德规范的约束下,形成复杂的供需链和利益相关方关系,如图1所示。
通常,生产经营单位的承包商可以进
一步划分为临时承包商、长期承包商和重点项目承包商等类。
业务外包时,现场工作的承包商通常会打乱作为业主的生产经营单位正常的工作模式,不仅对自身员工也对现场的业主员工造成危险。
他们(指承包商及其员工)将危险与风险引入工作场所,工作场所已经存在的危险与风险也将影响承包商员工,承包商的作业与行为将严重影响生产经营单位的整体安全绩效,因而承包商管理就是生产经营单位职业健康安全管理中的重要环节。
近年来所发生的许多安全事故都与现场的承包商有关,例如:
造成214人死亡,30人受伤,直接经济损失4968.9万元的孙家湾煤矿特别重大瓦斯爆炸事故的原因包括:
外包工队特殊工种长期违规无证上岗,违章带电检修电气设备;劳动组织管理混乱,缺乏统一、有效的安全管理制度,以包代管;该煤矿跟业务外包相关的其他一些深层次问题。
生产经营单位与承包商之间有着不同的安全文化、不同的工作标准,在处理安全问题的方法上也会存在差异。
不难看出,生产经营单位安全管理涉及复杂的风险因子组合形式,安全管理呈现出多方位交叉的特点。
生产经营单位要有效地控制自身活动的风险,还必须建立系统的方法来确保所有的承包商、分包商及其员工在从事相关活动时不伤害生产经营单位的员工或承包商、分包商员工,其中包括:
确保承包商有能力从事所承担的工作,确保承包商以安全、适当的方式从事工作。
从法律角度看,承包商与分包商作为雇主仍然有责任管理其员工,承包商、分包商需按相关的安全标准开展工作来避免造成人员伤亡、财产损失与环境破坏。
因而在业务外包环境下如何进行有效的安全管理,如何对复杂的风险因子组合进行有效控制,达到双赢、多赢的风险控制效果,是当前安全生产工作面临的又必须十分重视的一个现实问题。
在以下研讨中将“生产经营单位”和“企业”等同看待和使用,而重点在业务外包、企业及风险管理上。
1、管理现状与问题分析
业务外包环境下企业的安全管理在理论与实践上存在一些值得探讨的问题,它们在很大程度上影响着整个社会和所有生产经营单位的安全生产,概括起来有如下现象:
1)供需关系不平衡。
2)供需信息不对称。
3)配套资源的制约。
4)安全协议约束力不足。
5)风险转嫁思想和现象。
1.1供需关系不平衡
业务外包环境下的供需关系是一种较复杂的供应链关系,供需关系的不平衡及非对称性通常有两种表现形式:
一是生产经营单位处于强势地位,试图用强硬的手段要求承包商按他们的方法行事,而不是试图建立良好的合作关系,承包商为了能承揽下工作任务,有时不得不接受一些苛刻的条件而被动行事;
二是劳动力市场相对紧缺时,承包商会以相对紧缺的劳动力作为筹码,提出一些附加要求,不按规定与合约的要求承担责任、履行义务。
这两种不平衡与非对称的供需关系都会造成发包方(或业主)与承包商敌对或非合作的态度,不能建立起良好的伙伴关系来共同管理作业过程,并有效地控制所有活动的风险。
造成这两种不平衡及非对称的供需关系的原因:
一是生产经营单位没有树立正确的态度,认识到自己在法律和管理上的责任,有“包”字当头的优势意识,没有建立起系统有效管理措施,对承包商缺乏负责任的战略性管理;
二是没有形成系统的承包商安全绩效考核机制和信用机制,缺乏社会与生产经营单位对作为承包商的生产经营单位的有效监管与监督。
1.2供需信息不对称
业务外包环境下做好安全管理工作的基础是信息的交流与共享。
在某些情况下,生产经营单位对外包业务的性质与特点(如作业流程和作业场所潜在的危险与风险、作业方法、操作程序、意外及紧急情况时的应急预案等)都很了解,生产经营单位应与承包商做到信息共享,但由于缺乏沟通,生产经营单位未将相关信息传递给承包商,未对承包商人员进行现场安全交底,承包商的导入培训缺乏或不够,生产经营单位与承包商就现场的安全问题交换看法的机制不完善,生产经营单位与承包商现场安全管理部门之间信息沟通制度和安全工作例会制度不健全,使得生产经营单位与承包商可利用的安全信息会存在很大的差距。
另外,当承包商再将业务分包给分包商时,生产经营单位会只关注主承包商,分包商往往被忽视,分包商获取到并可利用的信息会更少。
业务外包环境下这种信息不对称,会造成安全管理的错位,不能有针对性地采取风险控制措施。
1.3配套资源的制约
生产经营单位没有足够的管理人员从事现场的安全管理,有的项目经理同时兼任几个项目的经理,安全管理人员也需兼顾多个作业现场,导致现场管理不到位,不能协调解决好作业现场各单位间交叉作业与工序交接中存在的影响安全作业的问题。
业务外包时安全技术措施费用有时还不能做到专款专用;承包商不能按要求设置相应的安全管理机构、配备适量的专业安全管理人员;没有能力或不愿根据具体的作业活动与施工过程,开展危险源识、风险评价和风险控制活动,编制安全控制措施;在从事相关活动时,安全管理人员督导不周,相关措施得不到保证;
承包商安全教育培训制度不健全,加上固定雇用人员少;临时招募的人员文化程度不高、流动性大,安全培训与技能培训不足;造成人员技能不够,安全意识差,相关能力欠缺。
资源的约束,会造成风险控制措施不能实施到位。
1.4安全协议约束力不足
按照我国现行法律法规的要求,业务外包尤其是工程项目外包时生产经营单位与承包商都会签订合同,有时还会签订安全协议,合同或安全协议中会具体规定生产经营单位和承包商各自应承担的安全责任,实行与经济挂钩的管理办法。
但就现实情况而言,业务外包的这种合同管理或协议管理,对安全管理缺乏实质性的约束力,往往流于形式,在现场安全管理中得不到落实。
许多生产经营单位认为承包商只需按要求完成任务即可,安全生产的责任在于承包商,只是承包商的事情,承包商的现场安全管理与自己无关。
另外,在承包商发生事故后,通常不对作为业主的生产经营单位进行考核,只是对承包商进行经济处罚,这就造成了生产经营单位对承包商不进行系统有效的管理。
同样,承包商也有相同的想法,认为生产经营单位不应该管,也不愿意接受管理。
结果双方的管理责任不能付诸实施。
1.5风险转嫁思想和现象
业务外包时现场工作的承包商通常会打乱发包方正常的工作模式,会对生产经营单位与承包商现场作业人员造成危险,现场的安全工作需相关方共同管理,共同承担安全风险。
业务外包环境下,生产经营单位的责任就从管理自身的活动及自己的员工扩展到监督、协调与管理其承包商、分包商及他们的员工。
但有的生产经营单位不按要求建立安全管理体系,将承包商的管理纳人其中,并对承包商提供作业指导、培训与监督,相关的风险被转嫁给承包商。
作为现场作业重要组成部分的承包商、分包商,没有认识到自己作为用人单位对其员工进行有效的管理是其法律职责,也不按要求建立安全管理体系、实施健康安全计划,相关的风险被转嫁给员工。
对于业务外包环境下的安全管理,法律法规(如《安全生产法》、《建设工程安全生产管理条例》等)虽有一定的要求,但业务外包的形式有多种,如临时性、长期性和建设工程项目外包等形式,目前对于建设工程项目(土木工程、建筑工程、线路管道和设备安装工程及装修工程)的外包,法律法规对生产经营单位与承包商的责任有比较明确的要求,但其他形式的业务外包,要求不明确,如生产经营单位从劳务公司临时或长期聘用人员,双方应如何承担相应的安全管理责任。
另外,业务外包时,我国对承包商的安全绩效是否纳人生产经营单位的安全绩效以及如何纳人没有明确的规定。
在承包商发生事故后,只是对承包商进行经济处罚,通常不对生产经营单位进行考核,对承包商的安全绩效如何考核也没有明确规定。
现在所提倡并实施的安全生产“一票否决”可以说是针对生产经营单位控制自身活动的安全绩效,并没有考虑到业务外包时包含承包商在内的生产经营单位的整体安全绩效。
2、业务外包环境下企业安全管理思路
业务外包环境下企业安全管理可从下列几个方面加以改进与完善:
1)进一步加强立法与监管,调控风险因子组合。
2)引导企业增强社会责任感,走可持续发展之路。
3)完善业务外包管理措施。
2.1进一步加强立法与监管。
调控风险因子组合业务外包涉及的内容有多种,如工程与建造施工,设备设施安装、调试、操作与维修保养,仓储、运输,绿化、餐饮与保洁,聘用劳务等。
因此,业务外包环境下的企业安全管理涉及生产经营单位、承包商、分包商、政府部门等多方面,需完善业务外包环境下安全管理责任,明确生产经营单位、承包商、分承包商、劳务公司等的安全职责。
各方面需要共同努力,各尽其职、各负其责。
业务外包时,生产经营单位应树立正确的态度,认识到自己在法律上和管理上的责任,克服“包”字当头的优势意识,不仅要对与自己从事的活动相关的风险进行有效控制,还必须与相关方共同管理现场安全工作,确保实现作业现场安全生产的“统一规划、统一组织、统一协调、统一监督”,建立起系统有效的管理措施,对承包商进行系统科学的管理,把承包商纳人安全管理体系作为整体安全文化建设过程中的重要步骤。
对承包商的安全绩效应纳入生产经营单位的安全绩效进行考核:
在承包商发生事故后,不仅要对承包商进行考核,也要对生产经营单位进行考核。
安全生产“一票否决”不仅要针对生产经营单位控制自身活动的安全绩效,还要考虑到业务外包时的整体安全绩效。
对承包商不仅要实行与经济挂钩的管理办法,在其不履行安全职责、发生伤亡事故等情况时进行经济处罚,还要将其安全管理绩效与资质审批、选择使用相结合,也要实施“一票否决”制度。
社会需建立承包商安全绩效考核系统,生产经营单位需建立承包商安全绩效考核档案,将承包商的安全绩效记人系统与档案。
相关部门在核发营业执照、安全生产许可证等实施行政许可时对承包商的安全绩效进行考核,对安全绩效差的承包商进行警告、限制其投标活动、取消其许可证资格等措施,加强对承包商的监督管理。
生产经营单位在评估、选择承包商时,选择安全绩效优良的,淘汰安全绩效差的,确实建立优胜劣汰的机制。
2.2引导企业增强社会责任感。
走可持续发展之路
安全是经济发展和社会发展的基础、保障和体现,安全生产是构建社会主义和谐社会的现实需要。
业务外包环境下企业安全管理不善会造成生产经营单位及承包商、分包商的员工遭受伤害与痛苦(甚至波及供需链之外的相关方),引起高额的直接与间接费用,促使员工对企业丧失可信度,对公众造成不良形象,对社会造成严重的不利影响。
企业是安全生产的责任主体,应坚持安全发展观,走可持续发展之路,既不能以破坏资源、污染环境为代价,更不能以牺牲员工的生命和健康为代价,单纯追求利益最大化。
充分发挥政府部门、社会媒体的监督作用,弘扬“以人为本、关爱生命”的主旋律,坚持正确的舆论导向,引导企业履行社会责任,监督企业认真贯彻执行安全生产方针、政策,落实各项安全管理措施,保证安全投入,改善作业条件,将安全完全纳入到所有的工作方式中,创建企业安全文化,普及安全知识,增强全体员工的安全意识,控制、减少和消除死亡事故、伤害事故与职业病,切实保障从业人员的生命安全与身体健康。
2.3完善业务外包管理措施
生产经营单位与承包商建立健全协作的安全管理模式,根据业务特点及管理要求建立安全管理目标,实施系统有效的安全管理体系,就作业现场风险控制措施进行协商与相互联络,共同努力实现安全管理目标,保护所有从业人员的安全与健康。
业务外包环境下企业安全管理协作模式如图2所示。
1)生产经营单位认识到确保在现场从事的所有工作符合职业健康安全法规是自己的责任,尽可能地提供和维持切实可行的安全工作环境,包括安全的工作条件、安全的设备及安全的工作场所,不对自己的员工、合作者或承包商、参观者或客户及公众造成安全与健康风险。
2)加强承包商管理可以从采购管制、作业管理、绩效监测与测量人手,并对承包商进行分类管理。
采购管制重点要突出评价、选择承包商时考核其以往的安全绩效,切实实施优胜劣汰的管理机制。
要突出作业管理,在开始现场工作之前为自己的员工、承包商、分包商提供足够的信息、指导及培训,使得他们知道工作场所的危险及安全工作程序,确认员工及承包商有正确的知识和适用的技能来安全地从事工作。
绩效监测与测量主要体现对承包商的审核及对承包商进行现场监督检查,对现场安全管理进行实时监督,确保从业人员按照正确的程序工作,遵守作业指导,对自己与他人不造成危害。
3)承包商也应认识到自身的责任,承担起安全管理的职责,建立安全管理体系,对与承包活动相关的风险进行系统管理。
这就必须以满足法规的要求和实际工作的需要为前提,设置独立的安全管理机构,配备适量的管理人员。
承包商还应建立安全教育培训制度,确保全体员工受到应有的安全方针、政策、法规和安全健康与环境保护知识教育,并经考试合格后方可上岗工作;从事特种作业人员,应经相关部门特种作业人员安全技术培训考核,持证上岗。
应根据具体的施工过程,开展危险源辨识、风险评价和风险控制活动,建立安全控制措施与意外及紧急情况时的应急预案,与现场作业的相关方协作,共同管理现场安全工作,有效控制所有活动的风险。
3外包模式下的主要安全与风险问题
服务外包,是通过发挥服务商的专业优势和规模优势,以提高保障能力,提升服务质量,降低服务成本。
但服务商的引入,从当前实践来看,也使电子政务安全管理变得复杂,安全风险有可能加大,主要体现在以下6个方面:
一是外包工作范围的正确选择与否,直接决定了外包工作的成败。
正确的范围选择可以促进各项信息化工作的顺利开展,而错误的选择则极有可能增加维护管理成本,对重要数据和保密信息造成相当的安全隐患。
二是部分单位认为“外包等于什么都不用管”,结果导致信息技术管理部门职能弱化,造成项目管理混乱,信息安全得不到保障。
三是服务商的引入,使接触、了解、掌握政府机关网络结构、参数设置、软件结构,敏感数据或信息的人员增加,可能增加信息系统被攻击和数据或信息丢失泄漏的风险。
四是服务商的经营风险可能导致电子政务的安全风险。
如公司发生经营困难或技术团队的人才波动时,可能导致保障能力和服务质量的下降,甚至中断,进而对信息系统构成运行风险和泄密风险。
五足服务商技术团队人员的职业素质可能影响服务的保障能力和质量,并有可能构成安全威胁。
服务商技术人员一般足通过市场化手段招聘而来,如果招聘时把关不严,将职业素质较低的人员招聘进队伍,后期培训和管理又没有跟上的话,可能因责任心不强、工作不到位或操作不当,产生人为的运行故障、数据丢失或系统服务中断,也可能增加被攻占的风险或泄密威胁。
六足作为管理者的信息技术管理部门和作为执行者的服务商所处位置不同,追求的工作目标不同,增加了管理工作难度和沟通协调成本,影响服务及时性和双方的合作,进而造成管理困难和安全风险。
信息技术管理部门作为政府机关组成部门,追求的目标足以较小的成本和风险,取得最好的对内对外服务效果,而服务商作为企业,追求的目标足在确保服务合『司覆行的情况下,追求利润的最大化,必然会想方设法提高服务合同金额,降低执行成本。
也就是晚,信息技术管理部门追求的目标是不断提升服务质量,而服务商追求的目标足不断增加利润率,这必然足一对矛盾。
4外包模式下的安全管理措施
对于外包模式下的安全和风险管理问题,我们必须保持清醒的认识,并因地制宜地采取合适的防范措施。
经过一段时期的实践与摸索,我们认为加强以下几个方面的工作,能够有效增强服务外包的安全性。
4.1准确筛选服务外包所涉及范围
外包服务工作范围足基于政府机关信息化发展战略的需要,通过对自身的实现目标、实施策略、资源及人力资源状况和安全要求的综合分析,所制定的IT战略要明确,哪些工作可以交由服务商处理解决,哪些工作必须由自己的工作人员完成,对权限、口令、密钥、重要数据更是要实施专人管理。
根据对我省法院相关系统的分析整理,我们将培训工作,维护和监控全省内网门户网站、内部电子邮件系统、审判流程管理系统、法律支持系统、杀毒软件等业务支持系统,排除系统运行中发生的故障,修复存在的BUG,解决操作人员使用中遇到的问题等20项无保密要求、专业性高且具体繁琐的日常事务性工作进行了整体打包并外包。
而对敏感程度较高的设备及重要数据维护始终坚持由法院内部工作人员进行,比如:
数据库的操作和备份。
4.2加大监管力度,严格过程管理
服务外包后,信息技术管理部门应认真行使好管理职能,扮演好管理者的角色,充分发挥其在规划、组织、管理、协调方面的优势,明确管理目标,负责管理制度的建设和执行监督工作。
每个外包项目都不允许进行零管理或松散管理,在信息化建没与应用的各个阶段都应该按照项目管理的要求安排专人实时跟踪、参与、审查、评价和进行安全保障。
我们在服务外包实施过程中,始终安排了一名技术专干全程参与和管理,要求服务商将每周、每月详细记录系统运行情况、维护情况、功能改进、故障排除情况、与商业ude比较情况等形成详细的运维报告交与检查,从而对全省法院信息化工作各阶段侧重点做出积极有效的调整。
同时,在敏感设备和敏感数据、程序与结果精选监管。
4.3谨慎选择服务、从源头上把好关。
技术保障服务作为一项专业性强、技术要求高,特别是延续性强(一般贯穿信息系统的整个生命周期)的IT服务,信息技术管理部门从安全角度考虑,在招标时必须加强对服务商的选择。
一是要考察服务商的运营能力和专业性。
服务商运营能力强,发展才会稳定,企业才会有生命力;专业性是指服务商是否以外包服务作为主营业务,只有将服务作为主营业务的服务商才会在外包业务上不断加大投入,其业务能力和技术水平才会不断提高。
二足要考察服务商的内部管理水平。
服务商的内部管理水平是企业实力的关键体现,只有内部管理规范,制度健全、执行有力,各项工作才会有序、高效地开展。
三是要考察服务商的人力资源战略、人才结构及其专业团队的职业素质和技术水平。
基于IT服务的技术性、专业性,对人才的要求很高,服务商只有重视人才,有好的人力资源战略,人才结构合理,才会拥有实力强大的专业团队,团队职业素质和技术水平高服务才会有保障。
最后必须说明的是,从政府采购实践来看,服务商的选择必须采用综合评价标准,招标工作中应明确服务外包的首要目标足提高保障能力和服务质量,其次才足降低成本。
同时,服务商的外包业务具有较人的经营风险,因此信息技术管理部门要防止出现惟价格论的情彤,应给予服务商合理的利润空间。
4.4注重对服务商的管理和培训
信息技术管理部门应注重对服务商的管理和培训,加强管理模式的探讨,以使日常管理更加高效、到位。
在进行我省法院系统部分服务外包的过程中,我们发现任以下几个方面对于整个工作的安全管理是十分重要的:
一是在承包合旧中应加入应对服务商经营风险的条款。
如:
对技术人员的数量、技术水平、待遇水平、稳定性要求进行约定。
从根本上防止服务商因过分追求利润,减少信息系统维护人员的数量、降低人员水平,或导致业务骨干流失过多;在服务商经营出现问题的紧急情况下,信息技术管理部门应能够临时性接管服务商对人员的管理,以保障能力和服务质量。
二是应适度参与服务商的人员引进、培训工作。
如:
对进入本单位服务的服务商员工,信息技术管理部门可进行必要的考试和审查,剔除不合格人员;督促服务商定期或不定期地组织对员工进行业务知识、专业技能、保密及安全制度方面的培训,促进服务水平和保密意识的提高。
三是应与服务商及其员工签订安全或保密协议,从制度和法律上防范安全风险。
四足应规范工作流程,实行报告制度。
如:
要求提供信息系统运行周报、月报或重要事项、事件报告等,使信息技术管理部门能及时掌握各种情况。
五是应建立考核制度和奖惩制度,特别是奖励制度,以激发服务商及其员工服务的积极性。
4.5加大投入.调整安全策略
基于信息系统安全的动态性和外包模式的安全管理特点,还必须要从人防和技防两个方面考虑,安全策略应重点加强的地方是:
一是加强安全管理制度建设,使安全管理工作职责明确、流程规范,通过制度保障,充分发挥人的主观能动性。
二是加强投入,主要是加强信息安全基础设施建设,丰富技防手段,尽可能降低人员水平与安全水平的关联性,即降低人的因素对信息系统安全的影响。
三是在自身系统内,建设一只具有较高技术水平又精通业务的专业技术人员队伍,关键时刻可以起到“消防队”的作用。
四是建立健全风险评估体系,通过风险评估及时发现安全隐患和快速处理安全问题,尽可能降低安全风险等级,提高信息系统的安全性。
五是根据单位业务特点、应急管理体系和信息安全策略,建立健全应急预案,以应对各类突发事件,控制影响、降低损失,尽快恢复政务业务的正常处理。
六足根据系统方法论,通过安全策略的实施,形成一个全面的、封闭的、循环的、可自我修复的、可评价的、高强度的、可信任的安全体系。
4.6加强配套制度建设.形成制度合力
安全管理工作单靠信息技术管理部门和安全管理制度是不够的,要让所有相关部门及人员都认识到信息安全的重要性,形成人人关心、参与和各部门齐抓共管的工作局面,因此信息技术管理部门应及时与相关部门沟通协调,根据安全管理需要调整单位的相关制度,如:
考核制度、评估制度、审查制度、奖惩制度等。
通过各种制度的配合使用和宣传教育,形成制度合力,促进安全管理制度全面、有效地落实,从而加强安全管理工作。
5总结
实践证明,虽然因服务商的引入使安全管理变得复杂,但通过加强对服务商的选择和管理,信息安全是有保障的、风险是可控制和降低的。
同时,服务外包能将信息技术管理部门从繁杂的日常工作中解放出来,使其能集中精力于单位信息化建设的规划、组织、管理和协调工作,以及加强各项制度的建设和执行,从而能有效提高信息化的建设和应用水平。
服务外包模式虽然有着需要继续改进探讨的地方,但总的来看,对政府部门信息工作是十分有益的,完全能够实现在满足充分保障信息安全的前提下,弥补信息技术管理部门技术保障能力不足的缺陷,还可以在降低运维成本、提升信息化建设的应用水平方面发挥重要作用。
配机构建机制
机构建设包括领导机构、监督机构和管理机构。
我们严格按照《安全生产法》的规定,要求大中型和高危企业成立安全生产委员会,设置安全生产管理机构,配备专职安全生产管理人