项目会议例会作业指导书.docx
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项目会议例会作业指导书
XX世纪中心项目
会议例会作业指导书
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1．目的
为了落实搏地世纪中心项目的年度生产经营工作目标，协调公司内部的工作，落实公司总部的各项指标，规范会议管理，提升会议效率、加强会议决议执行力度，特根据公司相关制度，编制本作业指导书。
2．适用范围
适用于XX世纪中心项目工程部的会议管理。
3．术语和定义
3.1部门周例会、月例会
3.2专题讨论会就专项工作思路、方向等的探讨或意见收集，不一定形成结论性意见。
例如：
各类专项决策前的碰头会、各类交底会、各类座谈会/沟通会等。
3.3早会每个工作日上班后组织的简短会议，目的为沟通协调保证例会的目标能顺利进行，要求会议一般不超过20分钟。
会议不做纪要。
4．职责
4.1工程部土建管理人员负责本会议制度的执行监督。
4.2各参会人员需按照会议要求做好会议准备，准时参加会议。
5.程序
5.1周（月）会议时间、会议地点、参会人员
会议时间
会议地点
参会人员
周例会
每周五下午2：
00
项目公司
部门经理
工程部全体人员
月度会议
（与每月最后一次周会同时召开）
下午2：
00
项目公司
工程副总
工程部全体人员
5.2例会会议前期准备
5.2.1每周例会前一天下午16：
00前工程部所有人员须将《项目公司工程人员周（月）报》（附件三）印稿和电子版统一交至工程指定专人，工程部专人将各人员计划汇总后，编制为《项目公司计划管理周（月）报》（附件四）在周五9：
30分前汇总至工程部经理处，11：
00前工程部经理审批完毕。
各专业工程师《项目公司工程人员月报》须在月度会议前一天下午1:
00前交至工程部专人，下午4：
00前提供汇总资料，工程部经理审核完毕后，报工程副总审批。
5.2.2会议召开前将审核完毕的周报分发至每工程部全体人员。
5.2.3会议纪律
5.2.3.1与会人员必须准时到场做好《会议签到表》（附件二），会议主持者（周会由工程部经理主持、月会由工程副总主持）在会议正式开始后应停止签到。
5.2.3.2因故不能参加会议或需迟到，应提前取得会议主持人批准。
5.2.3.3与会者应在会议开始前就坐，会议期间不得随意出入。
会议进行中应将手机关闭或调至成震动，接听电话应尽量简短。
5.3会议召开程序
5.3.1会议由会议主持人主持；
5.3.2成效先由各专业工程师介绍上周计划有无未完成工作，如有未完成工作，分析原因，已采取措施，并决定对策；
5.3.3由各专业工程师介绍上周完成工程质量情况，如有质量问题，分析产生原因，已采取措施、成效，并决定对策。
5.3.4由各专业工程师汇报下阶段工作计划，工作难点，相应的对策。
5.3.5由各专业工程师提出需要配合的上下游的工作，并讨论决定；
5.3.6由会议主持人进行会议总结。
5.4会后资料上报
5.4.1会议结束后由专人在当日根据会议内容整理部门的《例会纪要》（附件一），经会议主持人审批后，发与会人员及会议纪要相关部门。
5.4.2会议结束后，次工作日上午9:
00前，将《会议纪要》、《会议签到表》、《项目公司工程人员周（月）报》、《项目公司计划管理周（月）报》报工程部资料员备案。
5.4.3《项目公司计划管理周（月）报》由专人负责根据《例会纪要》调整完成后，在例会召开后的次工作日上午9：
30前报项目公司办公室。
6.表单
《会议纪要》（附表一）
《会议签到表》（附表二）
《项目公司工程人员周（月）报》（附表三）
《项目公司计划管理周（月）报》（附表四）
附表一搏地世纪中心项目
例会纪要
编号：
HLZY-GCJY-11-
会议名称
会议时间
会议地点
与会人员
主持人
记录人员
会议内容
序
计划完成时间
下周工作计划（年月日～年月日）
责任人
闭合完成情况及说明
计划外完成情况
1
2
下周计划需配合的内容或可能存在的不利因素
1
2
确认人：
审批人：
拟稿：
主送：
参会人员
抄送：
附表二搏地世纪中心项目
会议签到表
编号：
会议名称
会议地点
会议时间
主持人
参加会议人员签到
序
姓名
单位（部门）
职务
联系电话
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
附表三项目公司工程人员周（月）报
年月（第周）实际计划完成情况
项目公司：
制表人：
制表时间：
年月日共页
序
号
工作事项
输出成果
完成日期
责任人/落实人
集团配合部门/配合人
延误原因
备注
计划
实际
工程部（本月实列计划项，实际完成项，完成率%）
上周（月）份计划内工作安排及落实情况：
1
2
3
上周（月）份计划外工作安排及落实情况：
4
上周/月度关键节点达成情况（本月到期节点计划项，实际完成项，完成率%）
1
2
年月（第周）工作计划
序
号
工作事项
输出成果
完成日期
责任人/落实人
集团配合部门/配合人
考核人
备注
计划
实际
工程部（本月实列计划项）
1
2
五
下周/月需协助事宜
1
六
其他
1
审批栏
部门负责人签名
配合部门负责人签名
计划审批
完成情况审核
附表四项目公司计划管理周（月）报
年月（第周）实际计划完成情况
项目公司：
制表人：
制表时间：
年月日共页
序
号
工作事项
输出成果
完成日期
责任人/落实人
集团配合部门/配合人
延误原因
备注
计划
实际
工程部（本月实列计划项，实际完成项，完成率%）
上周（月）份计划内工作安排及落实情况：
1
2
上周（月）份计划外工作安排及落实情况：
3
上周/月度关键节点达成情况（本月到期节点计划项，实际完成项，完成率%）
1
2
年月（第周）工作计划
序
号
工作事项
输出成果
完成日期
责任人/落实人
集团配合部门/配合人
考核人
备注
计划
实际
工程部（本月实列计划项）
1
2
五
下周/月需协助事宜
1
六
其他
1
确认人签名
审批人签名
计划情况
完成情况
注：
红色部分为上周滞留工作及原因
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