财务报销制度.docx
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财务报销制度
上海xx房地产开发公司财务报销管理制度
1目的
为明确各项费用的申请、审核、批准、报销职责，规范报销流程及凭证，完善财务管理，严格控制不必要的费用支出，加强公司财务收支的预算管理，规范各项财务支出行为，制定本制度。
2财务报销管理原则
2.1财务报销严格按照备用金借款和报账核销两个程序管理。
2.2公司实行收、支两条线管理制度。
2.3公司执行预算管理制度，控制年度费用总额，由各部门提出每月费用开支计划，财务审核汇总后报总经理签字，然后上报集团财税中心备案。
2.4对不可预见和特殊情况的预算外支出，按特批程序办理。
3备用金与差旅费借支管理
3.1特殊岗位责任人根据工作需要或因公出差可以向财务部申请备用金和差旅费。
3.2备用金主要用于预支相对固定的管理费用；差旅费主要用于预支交通费、住宿费、招待费和其他费用。
3.3备用金与差旅费借支申请须经部门负责人审核，财务负责人复核，经总经理审批后领款。
3.4备用金与差旅费借支办理应当遵循以下原则：
（一）必须注明原由，按用途使用，不得挪作他用。
（二）前账不清，后款不借。
（三）谁负责，谁经办，原则上不允许代办。
3.5借支管理要求
3.5.1在借款发生前，借款经办人须填写《借支单》，办理请款手续，交财务负责人备案，并通知出纳准备预算资金。
3.5.2除差旅费、工资、个人劳务报酬外，一千元以上的支出，原则上使用银行支票和汇票，特殊情况需报公司总经理批准。
3.5.3经批准数额在一万元以上的大额现金支出，须提前三天通知财务部作好准备。
一千元至一万元，提前一天，一千元以下的当天结算。
3.5.4禁止开空头支票、空白支票，如因工作需要，特殊情况经特批可开具限额空白支票，限额支票必须写明用途及限制金额。
3.5.5已开出的支票和汇票不得随意更换，支票存根要求从出具之日算起，三天内返回到财务部。
过期未使用支票，应及时退回。
3.5.6借支人在借用支票时，须注意支票与支票印章是否齐全（支票上同时须盖有公司财务专用章和法人代表章），填写是否清晰，是否有涂写痕迹，发现不符合规定，应即时要求更换。
3.5.7出纳人员在开出支票或汇票时，应作好登记手续，并请借支人签字。
3.5.8公司一切支付，应以合法、合规的票据凭证为依据，无特殊情况不允许以任何借口办理先支付后补办手续的业务。
3.5.9未借支直接报销业务，注意钱票两清。
3.5.10属于当天借支，当天报账的费用支出业务，借支单退还经办人。
3.5.11当天借支，隔天（或一段时间以后）报账的费用支出业务，借支单作为财务挂账依据，不能退还，由财务部出纳开具报账收据给经办人，证明该项借款已冲账。
3.5.12借用的支票、汇票在报账时，要向出纳要求办理销账手续，即在支票借用登记簿中注明已报账。
3.5.13财务部每周一、周三和周五（周五只限上午）定为内部费用报账时间，原则上每天下午四点以后为扎账时间，一般不再报账。
外部人员与我公司业务往来不受此规定限制。
4报账管理
4.1报账审批权限及流程：
4.1.1借款：
借款人部门经理财务负责人总经理
总裁（2万元以上）。
4.1.2预算内费用报销：
经办人部门经理财务负责人总经理出纳，涉及到差旅费及三费福利报销的，需行政人事部签字。
单笔2万
元以上的费用需报总裁（或代理人）审批。
4.1.3预算外的费用报销：
经办人部门经理（报财税中心备案）总经理总裁（或代理人）特批财务负责人复核出纳付款
4.1.4工程款、设备款支付（10万元以下，不含10万）：
项目工程部预算合约
部财务负责人总经理审批。
（如为预算外的付款，需报财税中心及
总裁审批）
4.1.5工程款、设备款支付（10万元及以上）：
项目工程部预算合约部财
务负责人总经理集团预决算管理中心财税中心总裁
审批。
4.2报销凭据要求
4.2.1填写公司统一印制的报销单。
4.2.2发票一定要符合公司规定，发票内容一定要完整齐全，所附原始凭证必须合法，开支用途明确、项目齐全、计算准确、时间清楚、金额大小写一致、无涂改痕迹。
4.2.3经济业务发生的内容要真实准确，有出具单位的发票专用章或财务专用章及收款人签章。
4.2.4票据粘贴牢固、整齐、有序（从上到下，从左到右，上下对齐，不超过装订线）。
4.2.5按规定需附经济合同、发票、实物入库单、验收单或运输结算单等票据的业务，办理付款时，手续必须齐全。
4.2.6原则上不得将他人借条转冲本人借款，特殊情况需要经过双方签字确认。
凡发现在报销中弄虚作假行为，一经核实，除收缴所报金额外，并上报公司领导。
4.2.7通讯费按账单报销的员工，通讯公司出具的帐单和发票具实报销，帐单和发票上的电话号码与姓名必须相符，少于规定标准不补，超过规定标准原则上不报销。
4.2.8工程款、设备款（含预付款、进度款）支付必须附有合同及合同有关价格明细和其他有关附件（合同付款说明、工程请款单），支付时要取得对方单位的收据或发票。
（注：
合同复印件要报财务负责人、财税中心、集团预决算中心备案）
4.3在规定的时间内报账
4.3.1出差补贴在出差结束后立即报销。
4.3.2差旅费从出差返回之日起三日内到财务部报账。
4.3.3其他借支从借支之日起三日内报账，逾期不报的从当事人工资中扣回，同时还可以按每天处以借款金额1%加收滞纳金。
零星费用报销不允许过月；无特殊原因，跨年度的费用一律不予报销。
4.3.4备用金每半年结算一次，否则不予办理续借。
4.3.5报账后的多余款项应一次性当场交还财务部，否则从次日起以欠款金额数按每日1%计收逾期欠款利息，连同欠款本金从当事人工资中扣回，直至还清为止。
5差旅费报销标准及规定：
5.1、出差申请
职工出差应与出差前一个工作日填写《出差任务书》，经总经理批准、行政人事部确认后方可出差，如有突发事件需要紧急出差的，应以口头形式报直属经理和总经理核准，并于出差返回次日，补签《出差任务书》。
如不补签《出差任务书》视员工为旷工处理。
如需预借差旅费，应填写《支款单》，持《出差任务书》审批件，经直属部门负责人、财务负责人签核后，报请总经理批准方可借支。
5.2出差核准权限：
出差对象
审核
审批
公司员工
部门经理
副总以上领导
部门经理（副经理）
部门经理或副总
副总以上领导
副总
总经理
5.3出差旅费、餐补报销标准
5.3.1长程出差旅费，分别依不同职别、城市别、据实报销，其标准如下：
地区划分：
甲类：
北京、上海、广州、深圳
乙类：
除甲类地区外的省会城市、直辖市。
丙类：
除甲、乙类城市外的其他城市。
职别
住宿费
交通工具
餐补
早
中
晚
员工
甲
200
火车：
硬座（需车上过夜者可
搭硬卧），动车二等（需经副总以上人员批准）；汽车：
大巴、中巴；轮船：
普通舱。
10
15
15
乙
160
10
10
15
丙
120
5
10
110
经理（副经理）
甲
250
火车：
硬座（需车上过夜者可
搭硬卧）、动车二等、一等（需经副总以上审批）；汽车：
大巴、中巴、的士（限市内）；轮船：
普通舱；飞机：
经济舱（需经副总以上特批）。
10
20
30
乙
200
10
20
20
丙
150
10
15
15
副总
甲
400
火车：
硬座（需车上过夜者可搭硬卧）、动车二等、一等；汽车：
大巴、中巴、的士（限市内）；轮船：
普通舱；飞机：
经济舱（需经总裁批准）
15
25
30
乙
300
10
20
30
丙
200
10
20
30
公司总经理可以具实报销。
交通工具如火车、汽车、轮船等交通费系指出发地（甲地）至目的地（乙地）之路程交通费。
而的士费则只在市内（目的地）之费用。
出差人员搭乘火车，路程不超过8小时且不需于火车上过夜者则可搭乘硬座火车，如需要在火车上过夜者则可购硬卧火车。
5.3.2短程出差：
来回交通费标准参照长程出差，当天返回者，不得报销餐费。
5.4交通费报销规定
交通费指搭乘飞机、火车（软、硬）、汽车、出租汽车、公共汽车、轨道交通车辆或租机动三轮车、自行车，开具有对应票据报销的支出。
5.4.1的士费报销：
（1）、出差人员目的地发生的与公司业务相关的士费用可以据实报销，但是与公司正常业务无关的的士费支出不得报销。
（2）、的士费需开据有价目表的票据方可据实报销,并在票据背面注明乘坐起讫地及用途。
5.4.2乘车费用：
指乘坐除的士以外的其他车辆所发生的有相应规范的票据支出凭证。
（1）、出差人员的乘车票据报销时，必须附《出差任务书》（走完签字流程），注明起始地、日期，有随行人员的注明随行人。
（2）、低阶人员随同高阶人员出差时，视实际情形经高阶人员证明后，可比照高阶人员搭乘同等车次标准的费用核销。
（3）需代缴过路过桥费的乘车支出据实报销。
5.5住宿费报销规定
5.5.1住宿费按夜数支付，并应附有相应的规范发票。
5.5.2在车上歇夜或出差地免费提供住宿者不得报支住宿费。
5.5.3因实际需要低阶人员陪同高阶人员出差时，视实际情况经高阶人员证明后，可比照高阶人员住宿同等级旅馆标准报销。
5.5.4分公司或总公司出差人员应住宿在公司宿舍。
确无宿舍时，方可按公司规定的住宿标准，优先选用由分（总）公司行政定期挑选，并签订优惠价格协议的宾馆；所有出差人员应通过行政部通知出差地行政部门预定优先选用的宾馆，不得擅自选定宾馆。
无分公司的地区，可以根据公作需要自行按照公司标准安排住宿。
5.5.5特殊情况，如：
陪同重要客户或有重要接待，必须在出差申请表上申明，经总经理批准后始能安排超标住宿。
5.5.6公司二人以上人员同时出差的，原则上应合住宾馆房间（异性除外），只许开具一张发票，且不得以二人住宿费标准的合计数作为住宿费报销的依据。
如有特殊情况的应在报销时附上情况说明，否则等同于虚假报销
5.6误餐补助费报销规定
（1）早餐膳食补贴的时间标准以8：
00为界线；
（2）午餐膳食补贴的时间标准以12：
00为界线；
（3）晚餐膳食补贴的时间标准以18：
00为界线；
膳食费按规定支出，并应填入《差旅费报销清单》，支膳食费栏内。
由出差住所免费供膳、发生公司业务有关招待费或与高阶人员共餐并已由其缴付款项时，不得申请该餐误餐费。
5.7招待费报销规定
在出差地点招待宾客者（需附明细）,以招待费报支,不得重复报销餐补费.招待费应出具附有本公司抬头、日期等真实有效的发票.出差期间发生之交际费用,应与本次出差旅费同时报销，并填入《差旅费报销明细单》中交际费栏，并同时附上经部门负责人、财务负责人，副总以上有审批权的领导签批的《招待费申请单》。
5.8出差费报销
5.8.1出差人员于销差后三个工作日内填具<差旅费报销清单>,按照公司有关凭证粘贴的规定填列报销/冲帐（支款）单，据公司签字流程报销.
5.8.2对于超过三个工作日仍未报销的，一律以本次差旅费总额的九折支给；对于超过15个工作日仍未报销的，一律以本次差旅费总额的七折支给；对隔月仍未报销的，一律不得支给。
5.8.3财务部应根据上述差旅费用标准及《出差任务书》上审批项目检查各项报销费用。
5.8.4任何未经预先特批而超支的部分或单据不全的费用由个人承担.
6业务招待费报销标准及规定：
6.1业务招待费应根据制定的预算限额执行，计划内招待费需由总经理签批后方可支出。
本规定所称业务招待费，是指公司为执行公务或开展业务活动需要合理开支的接待费用。
包括：
在接待地发生的交通费、用餐费和住宿费。
6.2业务招待费标准：
餐费标准（元/人）：
级别
特区
一般
住宿标准
厅级（总经理）
240
180
行政套房
局级（副总经理）
200
150
套房
处级（部门经理）
180
120
大床单间
科级（部门主管）
150
100
标间或大床单间
科员（部门员工）
100
60
标间或大床单间
特区：
指北京、上海、广州、深圳、香港、澳门
6.3公司业务招待费可参照公司制定的业务招待费标准执行。
如发生突发性或特殊性的招待费超出上述标准的，需由当事部门负责人向总经理电话请示，得到批准后方可报销。
6.4报销时写明时间，地点，招待对象，缘由，金额，按报销流程办理报销手续，严禁内部招待报销，严禁接待与公务或业务活动无关人员所发生的费用。
6.5业务招待费报销需提供正式的餐费、礼品费、烟酒发票方可报销。
7市内办事交通工具规定：
7.1部门经理、副经理（含）以上级别人员在市内处理公务事宜或加班，打的费可以报销。
7.2部门经理、副经理（不含）以下级别人员在市内处理公务事宜加班，原则上只能乘坐公共交通工具（公交车或地铁），如有特殊情况需打的，则要事先得到部门负责人批准后方可,报销打的费时须提供上级领导批准的说明。
8公司福利规定：
8.1通讯补助：
8.1.1通讯补助标准：
总经理：
实报实销
副总经理（总工）：
500元/月
经理（副经理）：
200元/月
其他员工：
根据工作需要由部门最高主管核定100元/月
8.1.2给付方式：
以通讯发票及明细账单进行报销。
超出标准不补助，低于标准的按实际金额报支。
8.1.3凡是在公司报销手机费的，必须在公司的通讯录上登记手机号码，并保持24小时开机，连续3次经核查未开机、停机的，予以取消当月通讯补助。
8.2交通补助
8.2.1市区交通费上限：
总经理（副总经理）：
1000元/月；
经理（副经理）：
500元/月；
其他正式员工：
200元/月；
8.2.2给付方式：
以报销的形式。
票据：
公交票据、出租车费、汽油费、停车费、过桥/路费。
报销方式需事前经批准后选择备案。
具体说明：
（1）每月费用控制在限额内，涵盖因公所需，超出部分不补助。
（2）选择报汽油费方式的，可报费用：
汽油费、停车费、过路过桥。
不含汽车维修，维护，保养等费用。
公司配备专车的，不可报销市内交通费。
（3）需驾车去外地出差的，应事前向总经理申请，获得批准后，汽油费按公里数实报实销，不在日常费用额度内核算。
对应的过路过桥费按实际开支报销。
（4）公务派车，按使用人或所在部门分担相应的费用。
（5）员工出差期间,不享有本地交通补助。
8.3午餐补助
（1）公司为正常上班涵盖用餐时间（12：
00-13：
00）的员工提供午餐补助，按实际出勤日支付。
出差人员按差旅费报销标准及规定执行。
（2）补助标准：
总经理（副总经理）20元；经理（副经理）15元；其他员工12元。
（3）餐费应发数额按当月出勤情况由人事部门统一核算，于次月15日前报销。
8.4社会保险及住房公积金
公司按照国家和所在地政府的有关规定为员工缴纳养老保险、失业保险、大病医疗统筹保险、工伤保险、生育保险及住房公积金。
8.5体检
公司每年统一组织员工进行体检。
根据当地工作安排确定体检时间、项目和费用，并列入福利预算，报集团人力资源及行政管理中心，批复后执行。
8.6礼金/慰问金
8.6.1生日贺礼
范围：
当月生日之转正员工。
标准：
80元礼品（具体标准、礼品、祝贺形式各公司可依情况确定）。
时间安排：
员工生日前一周内。
8.6.2结婚贺礼
范围：
享受婚假的初婚员工。
双方均在本公司的享受一份。
标准：
礼金200元。
时间安排：
开始休婚假前三天内发放。
8.6.3生育贺礼
范围：
女员工或男员工配偶生育。
标准：
200元。
时间安排：
产妇在本地的，婴儿满月时公司派员前往祝贺；产妇不在本地的，于产假或护理假结束后发放。
8.6.4丧事慰问金
范围：
遇有直系亲属亡故的员工。
标准：
200元。
时间安排：
开始休丧假前三天内发放。
8.6.5住院慰问金
范围：
因病住院治疗一周以上员工。
标准：
100元慰问品。
时间安排：
住院一周后的三天之内，公司派员前往慰问
8.7员工活动
8.7.1为提高员工的工作生活质量，激励员工的工作士气，增强团队凝聚力，以期更大的发挥工作能动性，公司为员工提供每季度/年度的员工活动。
8.7.2季度员工活动津贴：
标准为50元/人/月，以部门为单位，一季度开展一次，形
式由部门决定，费用由部门负责人向行政人事部申请。
8.7.3年度员工旅游：
由行政部门根据年度预算申请，自行组织。
范围：
全体员工（不论何因未能参加的不补）。
标准：
按实际预算由公司承担，超出预算的由员工自行填补。
时间安排：
每年一次。
9处罚制度：
9.1非本单位正式人员一律不得挂名借支公款（包括现金、支票、汇款等）。
如有违反规定，一经发现，应立即退回公款，已造成经济损失的，由所在部门负责人负责追回或赔偿。
9.2借款发生的经济业务，在完成的三天之内报销，超过规定期限，既不报帐又不说明情况的，每日按借款总额的1%计收滞纳金。
9.3凡汇款到外地购仪器、设备等物品的，合同期内未到货，应积极催问对方，督促到货或退回货款，逾期不办的，所产生的经济损失由具体购买部门或单位负责赔偿。
9.4员工调动前，必须先还清借款，凡借款未报帐的，应由本人清理，不得转由他人代理，也不得由部门出证明担保，财务处严格把关，经核实确无借款后方可盖章，转由人事处办理调动手续，否则人事部门不予办理调离手续。
9.5对个别无视公司财务制度，长期拖延不报又无确切理由，对催报无动于衷的，除停止借款总额扣款和在其工资中扣除借款和滞纳金外，还要扣发年终奖，必要时对其欠款情况予以通报。
9.6财务部将定期对暂付款进行清理，每年１２月初进行一次全面认真清理，并向有关部门发出催报单，同时将催报单报总经理办公室一份，请各部门积极配合财务部作好暂付款清理工作。
9.7凡在费用报销中有弄虚作假、虚报费用、以虚构业务报销费用等行为者，一经核实，除收缴所报费用金额外，按虚报金额的2倍给予罚款，并给予行政处分，情节严重者追究法律责任；对于审批签字同意报销的各部门负责人、部门领导给予同等处罚；对于在费用报销中由于财务人员未坚持制度造成公司损失时按公司费用报销制度中财务人员的责任有关规定执行。
10相关表单
附件：
（1）支款单
（2）差旅费用现金报销单
（3）出差任务书
（4）费用报销清单
（5）原始单据粘存单
（6）合同付款说明
（7）工程款请款单
11附则
11.1本制度由财务部制定并负责解释。
11.2本制度经公司总经理签批后生效。
11.3本制度自公布之日起施行。
上海xx房地产开发有限公司
2010年9月1日
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