秘书处职能手册完整版.docx
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秘书处职能手册完整版
第一章秘书处工作职责……………………………………………………………………1
第二章秘书处岗位职能……………………………………………………………………2
第三章秘书处工作制度……………………………………………………………………4
第一节公文管理办法………………………………………………………………4
第二节文件管理办法………………………………………………………………8
第三节报告管理办法………………………………………………………………11
第四节会议管理办法………………………………………………………………13
第五节督办管理办法………………………………………………………………16
第六节档案管理办法………………………………………………………………18
第七节保密管理办法………………………………………………………………20
第八节对外接待管理办法…………………………………………………………23
第九节总经理日程安排管理办法…………………………………………………25
第十节秘书行为准则与基本素养…………………………………………………28
第四章工作流程……………………………………………………………………………30
第五章模板、范文…………………………………………………………………………37
第一节文件管理表单………………………………………………………………37
第二节报告管理表单………………………………………………………………44
第三节会议管理表单………………………………………………………………52
第四节公文范本……………………………………………………………………64
第五节总经理日程安排表单………………………………………………………70
第一章秘书处工作职责
一、在行政副总领导下处理日常工作、协调部门工作，监督各部门认真及时贯彻事业部各项工作决策、指令。
二、负责总经理日程管理，包括会议安排、文件签批安排、总经理日程安排。
三、负责文书工作，包括事业部各类文件的起草、打印、收发、传阅、归档、作废、销毁等工作。
四、负责信息、综合资料的收集整理，为总经理决策提供有价值信息，发挥参谋作用。
五、负责会务管理，包括会议室的管理使用、会议议程安排、会议提案收集、会议材料准备、会议通知、会议签到、会议记录、会议纪要和会议简报的制发。
六、负责会议决议的督办、反馈工作。
七、负责各部门周、月、季、半年、全年计划、总结以及报告的收集、整理和上报工作。
八、负责总经理报告、汇报、致辞的起草工作。
九、负责文件、信息、机要保密工作。
十、负责电话记录、电子邮件的传接。
十一、负责完成总经理交办的其他工作。
第二章秘书处岗位职能
一、总经理助理、秘书处主任岗位职责
（一）在行政副总领导下协助完成总经理交办的工作任务；
（二）协助行政副总做好秘书处团队、文化、制度建设，定期对秘书处人员进行业务技能培训；
（三）协助行政副总制定秘书处整体工作规划、工作计划及报告；
（四）协助行政副总对秘书处的相关管理工作进行全面监督指导；
（五）协助行政副总参与制定、执行事业部内部管理机构设置及各类规章制度、有关方案；
（六）负责起草、修改以事业部名义送发的各类公文函件、请示、报告，领导报告、讲话、致辞等；
（七）负责汇总实际工作遇到的问题，提出建设性意见并及时呈报行政副总；
（八）负责督导秘书做好事业部文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作；
（九）负责秘书处保密工作；
（十）负责对外联系、督办、催办事项及领导交办的其他临时性工作。
二、秘书岗位职责
（一）总经理办公室事务管理
1．负责总经理工作期间日常事务管理；
2．负责总经理日程安排，包括总经理活动、内外部接待安排、预约工作、商务活动安排；
3．负责总经理办公室客人来访预约、登记、接待及服务工作；
4．负责总经理文件和信函收发、分送及电话接听等工作；
5．负责总经理私人物品、办公用品管理、单据整理等工作；
6．负责总经理办公室整理工作，每天总经理下班后，关闭门窗、电脑、电源，整理办公室备品，做好保洁工作；
7．负责总经理交办的其他工作。
（二）文件、档案、保密管理、督办工作
8．负责事业部日常文件信函、报告等材料的起草、打印、收发、登记、转递、催办工作，做到手续完备、及时准确；
9．负责外来文件的分类、登记工作，并放入待处理文件夹内，便于总经理查阅；
10．外来公函、通知及文字材料，及时呈报总经理批阅，根据总经理批示办理；
11．重要和紧急文件，须提醒总经理；
12．每天将呈报总经理批阅的文件清理一次，并核对登记记录，及时按照总经理批示进行传阅并做好登记；
13．根据档案管理要求做好文件登记、立卷、归档工作；
14．做好借阅档案的登记、回收工作；
15．不可私自对外界透露与公司有关信息，不可私自外借公司文件；
16．做好督办工作。
（三）会务管理
17．负责会议室安排、会议提案收集、会议程序拟定，以及会议通知；
18．负责会议材料准备、会议签到及记录；
19．负责会议备品准备、会场布置检查；
20．负责会议纪录、会议纪要、事业部简报制发。
（四）其他工作
21．负责秘书处办公用品的保管、发放登记等工作；
22．负责本部门办公和接待区域的整体环境的整洁，创造良好的办公和接待环境；
23．负责秘书处日志记录；
24．接听电话、妥当应答，并做好电话记录；
25．完成总经理、行政副总、总经理助理交办的其他事项，并对其负责。
第三章秘书处工作制度
第一节公文管理办法
第一条依据《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704-1999），结合事业部实际，特制定本办法。
第二条公文管理办法概念。
公文管理制度是对事业部业务文书进行系统化、规范化、标准化、信息化管理的专项制度。
第三条公文管理办法制定依据。
贯彻执行事业部各项决议和指令，记录事业部经营管理活动全部信息。
第四条公文的范围
1.内部公文：
事业部与下属部门、下属部门之间因组织、管理工作或业务而进行的往来文书，分为：
（1）上行文（如：
请示、报告、意见、提案等）；
（2）下行文（如：
通知、批复、章程、制度、命令、决定、指令、公告、通报等）；
（3）平行文（如：
函等）。
2.外部公文：
事业部或事业部下属部门与政府机关、企事业单位、社会团体或个人等外界进行往来的文书，大致可分为行政类、经济类、法律类、外交类、书信类、研讨类、新闻类、礼仪类等，如请示、报告、函电贺信、合同协议等；
第五条公文用字。
文字从左至右横写、横排。
批语用3号楷体字，公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每页排22行，每行排28个字（详见模板）。
第六条公文结构层次序数。
第一层为“一、”，第二层为“
（一）”，第三层为“1.”，第四层为“
（1）”。
第七条公文用纸。
一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。
张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第八条公文写作
1.写作要求。
遵循现代应用文写作要求，简明扼要，语言措辞力求准确规范。
2.格式要求。
内部公文除遵循既定的各类公文写作格式外，加注事业部统一文眉、页尾，外部公文视行文内容加盖事业部印章（详见模板）。
公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
秘密等级和保密期限。
涉及事业部秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。
秘密等级用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识保密期限，标识方法与秘密等级相同，秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
“绝密”、“机密”公文应在公文首页左上角标明份数序号。
紧急程度。
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。
用3号黑体字顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。
如需同时标注秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。
电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
3.发文标识。
由事业部全称或规范化简称后加“文件”二字组成。
发文标识字体使用小标宋体字，用红色标识（如人和商业控股有限公司经营管理事业部文件）。
4.发文字号。
由事业部代字、文种代字、年份和序号组成。
如：
下行文、平行文通常采用“事业部发（函）〔2009〕××号”。
各部门呈报的报告、请示由“事业部代字+部门代字+年+号”组成，如“事业部人资〔2009〕××号”组成。
发文字号一般在发文标识下空2行，用3号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布。
文种代字一般用“发”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2种。
年份一律采用公元纪年全称用六角括号“〔〕”括起，如〔2009〕，不得使用〔09〕之类简称。
序号为每年同一文种按发出时间顺序编流水号，序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。
5.签发人。
分公司、各部门上报的公文应当注明签发人、会签人姓名。
其中，“请示”应当在附注处注明联系人（应为分公司、各部门的具体承办人员）的姓名和电话。
签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
6.公文标题。
公文标题应准确、简要概括公文主要内容并标明公文种类，一般应标明发文分公司、部门。
如转发文件原件标题过长时，可用原件发文字号代替，如“人和商业控股有限公司经营管理事业部关于转发××××发〔2009〕××号文件的通知”。
公文标题中文种部分必须符合法定行文关系，与公文的内容性质相吻合。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
公文标题在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整、排列对称、间距恰当。
7.主送。
指公文的主要受理机关、单位、部门，应当使用全称或者规范化简称、统称。
在标题下空1行，左侧顶各用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
命令（令）、决定、会议纪要的主送机关写于主题词之下版权栏之上，“主送”二字用“已发”代替，后加冒号。
最后一个发送单位后加句号。
主送机关的全称、特称、单位概念，均应使用统一文字表达形式，不得前后不一。
8.公文正文。
主送部门名称下1行，每自然段左空2字，回行顶格。
数字和年份不能回行。
正文要简明扼要，层次清楚。
9.附件。
公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。
附件如有序号使用阿拉伯数码（如：
“附件：
1.××××”）；附件名称后不加标点符号。
附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。
如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。
10.成文日期。
成文日期以负责人签发的日期为准，电报以发出日期为准。
并用汉字将年、月、日标全，“零”写为“○”。
11.印章。
公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，一律加盖印章。
加盖印章要端正、居中。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
12.附注。
公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。
13.主题词。
公文应当标注主题词。
上行文按照上级机关的要求标注主题词。
“主题词”三字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。
词目用3号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。
14.抄送部门。
抄送部门在主题词下1行；左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送部门依上级单位、平行单位、下级单位、部门次序排列，抄送部门间用逗号隔开，在最后一个抄送部门后标句号。
15.印发单位和印发日期。
印发单位是指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印日期为准。
印发单位和印发日期位于抄送单位之下，占1行位置；用3号仿宋体字。
印发单位左空1字，印发日期右空1字。
印发日期用阿拉伯数码标识，并在印发单位和印发日期横线右下角刊字“共印××份”。
第九条拟文。
公文的起草、打印、校稿均由发文部门自行负责，秘书处负责以事业部名义制发的文件起草。
第十条公文的处理流程
1.上行文。
提报事业部的文件均由秘书处秘书负责接收、处理。
各部门按规定起草后将公文递交秘书处办理公文审批手续（附公文处理/审批专用单），呈总经理批阅。
秘书处秘书负责提醒总经理对公文进行及时批复，并将批复的内容转送发文部门及相关负责人，同时进行收文登记（登记时间要精确）。
提报董事会、政府部门的公文由秘书处负责制发、送达；
2.下行文。
由秘书处根据事业部决议或总经理意图起草，并以事业部名义发送至各职能部门，并予以收文登记；
3.平行文。
指事业部之间、事业部内部门之间的文件。
对外部公司的文件由秘书处负责起草，用事业部文头制发。
事业部内部门间的协商函由部门负责起草，并报秘书处存档备案。
第十一条附经营管理事业部常用公文模板、范本。
第二节文件管理办法
第一条目的
保证事业部文件管理科学、规范化，实现文件处理精确、及时，提高文件处理效率。
第二条定义
秘书处根据总经理指示对于事业部通行文件进行综合管理，主要由文件制定、归类，借阅、保存管理等构成。
第三条文件类型
按照文件发布去向，可分为上行文、平行文、下行文、泛行文四类。
1.上行文：
事业部向董事会或政府相关部门的发文。
2.平行文：
事业部向其他平行部门的发文。
3.下行文：
事业部对所属各部门、团队的行文。
4.泛行文：
可以同时上行、下行、平行及社会公布的一种行文（如行政公文中的公告，通告等）。
按文件密级，可分为绝密、秘密、机密、普通、传阅五类。
1.绝密：
极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文件。
2.秘密：
次级重要并且所涉及内容不能像无关人员透露的文件。
3.机密：
不能向公司以外人员透露内容的文件。
4.普通：
非机密文件。
5.传阅：
经营管理事业部内部传阅或传达的文件。
第四条发布形式
根据发布文件公开性、重要性，按时效、节约、环保原则，确定以下发布形式。
1.上行文：
OA办公系统、电子邮件、纸质
2.平行文：
OA办公系统、电子邮件、纸质
3.下行文：
电子邮件、纸质
4.泛行文：
公司网站、电子邮件
注：
以电子邮件、纸质形式发布文件时，视必要程度，接受者须签收登记。
第五条文件管理原则
文件制定遵循实用性、可操作性原则；文件管理遵循保密性、可追溯性原则。
第六条文件制定
根据指示和规定，负责文件的起草、转发、印发、回收、归档工作。
1.文件起草：
根据总经理要求，负责总经办相关文件的起草工作。
2.文件审核：
秘书处起草文件后，须报送行政副总或总经理审核批准。
3.文件编号：
领导审核批准后，对文件进行编号、印发、登记。
4.文件转发：
部门需要秘书处转发的文件，呈报上级领导批准后，由秘书处负责转发、印发，如有必要，进行回收、归档。
第七条文件收发
事业部（本事业部与董事会、其他事业部之间的书信、文件、传票、小包裹等）以及事业部下属部门文件的收发、分发等均按本制度，由秘书处执行、管理。
1.文件接收：
文件由秘书处接收，进行登记、分类，经秘书处主任审核、整理后呈报总经理审批。
2.文件发送：
根据文件发布类型、领导签批指示，进行呈报或发送，如需传阅进行逐步登记。
第八条文件归档
1.归档范围：
归档的文件材料必须按年度立卷，事业部内部在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，均按本办法规定，分别立卷归档。
包括：
（1）会议材料，包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议纪要等。
（2）董事会关于事业部的决定、决议、指示、命令等文件材料。
（3）事业部对外的正式发文及与其他事业部或政府来往的文书。
（4）事业部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议纪要、统计报表及简报。
（5）事业部与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（6）事业部负责人任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
（7）事业部职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
（8）事业部的历史沿革、大事记及反映事业部重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
2.文件保管：
文件按内容整理后，分为两类保管：
一类是尚未完结的文书，一类是可以归档的文件。
全部完结的文书，分别按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限进行整理与编辑，并在文件保存簿上做好登记，归档保存。
按文书类别不同，保存年限不同。
（1）凡属于规则、指令、决议、诉讼、重要契约、证书、统计及会计文书，以及员工人事劳资文书等归于永久保存文书。
（2）类似永久保存文件性质，没有必要永久保存的文书，如合议书、志愿书、违约书、往来公文、复命书、报告书和重要往来信函等，可保存十年。
（3）保存期从编辑之日起计算，次重要且没有必要保存十年的文书，可保存五年。
3.借阅复制：
借阅或复制有关文件,须填写《文件借阅复制申请表》，行政副总或总经理签批后方可借阅或复制，须在借出当日17时前归还。
4.作废销毁：
填写《文件作废审批表》、《文件销毁申请表》对所有失效文件进行登记备案，经行政副总或总经理审批后进行销毁。
销毁须由两人以上共同执行并签字。
第九条本《办法》解释权归属人和商业控股有限公司经营管理事业部秘书处所有。
如与事业部其他制度相抵触，以其他制度为准。
第三节报告管理办法
第一条目的：
提升经营管理事业部内控管理水平，强化管理沟通意识，增强工作计划有效性，为经营管理事业部领导决策提供及时、准确依据。
第二条适用范围：
人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。
第三条定义：
本办法中报告包括经营管理事业部下属各运营、营销、市场开发团队以及人力资源、行政办、品牌管理中心等各职能部门负责人，定期或实时向事业部总经理进行述职报告的行为；各事业部或项目经营团队之间需协同或通报事项；经营管理事业部向董事会进行的工作汇报行为等。
第四条报告分类
主要包括例行报告、专项报告和其他报告三种。
1.例行报告：
根据本办法要求在规定时间内必须上报的计划、总结等资料，包括月报（月工作计划、总结）、季报（季度工作计划、总结）和年度报告（年度工作计划、总结）三种（详见附表）；
2.专项报告：
针对某项具体工作或按总经理要求临时上交的报告，包括主动报告（即事件报告，符合以下标准，可按此类上报：
给事业部整体运营带来重大影响的行为或事件；阻碍某一项目营销或运营正常有序开展的行为或事件；危及或影响到事业部财产、员工人身安全的行为或事件；可能损害到事业部正常经营或利益的自然灾害，如地震、水灾、台风等不可抗力因素）、复命报告（针对总经理临时问询提交的报告）等；
3.其他报告：
工作简报、口头报告等。
第五条报告形式
主要有纸质文件、电子版本等形式。
纸质文件指参照本办法附件范本制定并打印出的报告；电子版本即存储于某种存储设备中未打印出的报告；当出现紧急情况不便以上述形式上报时，也可使用口头、短信、电话等形式。
第六条报告标准：
报告应全面体现报告人、报告对象、报告事项、计划完成时限、完成标准、实际完成情况及未完成原因等因素。
第七条与董事会沟通
1.每月初首个星期一，事业部向董事会提交每月一次的例行工作汇报；
2.月工作汇报包括当月工作汇报、下一阶段工作重点等，主要围绕市场开发、项目营销与运营等方面工作进行综述；
3.秘书处汇总报表，经事业部总经理审批通过，上报公司并收取回执；
4.戴总批示后，秘书处收取批示并呈报事业部总经理批阅，督办各部门执行指示情况，并及时将结果反馈给总经理。
第八条事业部间沟通
指与其他各事业部以及各项目团队之间的工作交流、协调与信息共享。
主要沟通方式有简报和工作协调函等,通过纸质文件和电子版本两种形式发行。
1.简报指事业部及事业部下属部门根据具体工作进展总结的经验、教训；
2.事业部工作协同函指本事业部需要其他事业部或各项目团队予以工作配合、支持或协调时，按本办法范本制定并发送的函。
第九条事业部内部沟通
事业部内部沟通是指事业部与下属部门及部门之间的沟通，主要有例行报告、专项报告及简报三种形式。
1.例行报告：
各部门须在每周一12时前上交周工作计划、总结；每月第三个工作日12时之前上交月工作计划、总结；每季度初五个工作日内上交季工作计划；6月25日前上交年中工作总结（表格、书面）；12月25日前上交年度工作总结（表格、书面）。
报告须及时交至秘书处，如有特殊情况不能及时上交，应提前三个工作日知会秘书处负责人，并填写《报告延迟说明表》报总经理。
2.专项报告：
要求各部门根据具体工作实际及时反映问题，便于总经理对工作进展情况实时把握，并做出准确决策。
根据主动与复命两种报告类型，流程不同。
（1）主动报告：
秘书处接收后对报告进行审核分类后呈送总经理，如有批复及时传达给上报部门。
（2）复命报告：
秘书处传达总经理问询至相关部门负责人，临近报告前给予提醒，及时接收报告并呈送总经理，如有批复及时传达。
（3）简报：
部门简报由部门负责人指定专人结合部门工作进展制定，每季度一期，力求增强简报编写部门凝聚力、荣誉感，激发事业部其他部门创造力，形成争优创先的良性循环。
部门委派专人制作交由秘书处审核，经秘书处主任审批，印制后于事业部内部发行，如有必要传阅后归档。
第四节会议管理办法
第一条目的：
为规范事业部各项会议及培训流程，统一会议管理模式，减少会议数量、缩短会议时间、提高会议质量，特制定本办法。
第二条适用范围：
人和商业控股有限公司经营管理事业部各项目公司及部门。
第三条会议形式：
见面会议、视频会议、电话会议等。
第四条会议安排：
事业部会议分为总经理办公会议、部门会议、专项会议、事业部年度大会及其他临时性会议等。
1.总经理办公会议。
由总经理主持，事业部高管参加，围绕重大事件及决策展开，全面掌控事业部发展目标及管理动向。
秘书处负责人列席会议并负责会议纪要的整理和分发（会议安排详见附表）。
2.部门会议。
事业部所属各职能部门负责人组织召开的会议，包括日、周、月例会。
会后形成会议纪要，1个工作日内将会议纪要备份呈报至秘书处存档备案。
3.专项会议。
事业部总经理确定会议主题及参加会议人员，秘书处下发会议通知，指定召开时间、地点、会议主题，并在会后形成会议纪要，跟进督办。
4.事业部年度大会。
总结全年工作情况，布署工作任务，表彰奖励先进部门及个人。
此项会议由秘书处具体组织实施，并制发会议简报。
5.其他临时性、凡涉及到多个部门负责人参加的会议或由于工作需要临时召开的会议，会议召集部门应在召开前1-2天将总经理批准后的会议通知单报秘书处，由秘书处进行统一安排。
第五条会议管理
1．秘书处负责会议计划管理，各类会议经事业部领导批准后到秘书处登记备案，秘书处每周、月编排会议安排表；
2．凡公司已列入会议计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需临时安排其它会议，组织部门应提前2天报总经理审批并报秘书处调整会议计划，未经秘书处调整的，任何人（部门）不得随意调整正常会议计划。
3．各部门工作例会必须服从事业部的统一安排，各部门小会不得安排在公司例会同期召开，应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。
4．会议一经确定，与会人员应预先做好各项工作安排，原则上不可请假、迟到或缺席，遇特殊情况须提前向总经理请假，获得批准后方可指派专人代为参加，会后应主动询问会议内容及交办事项
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