会议筹备总结.docx

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会议筹备总结

会议筹备总结

1.会议的预备工作有哪些

承办方：

一.会前：

1.与会议主办方洽谈2.供应会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。

并制定完备的会议预案书给会议方3.派专人帮助客户实地调查会议举办地的吃、住、会议场地、游、消遣等相关方面的状况。

4.确定方案，签订合同，预付定金。

二.会中1.会议接待：

专人担任机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。

提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2.会前预备：

预备好会议所需要的会议材料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3.会议场所：

专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4.会议住宿：

房间楼层及房间号确认，询问能否有特别要求。

5.会议餐饮：

用餐时间、用餐标准及特别客人（回民）的确认。

6.会议旅游：

旅游线路行程、用车、导游能否添加景点等确认。

7.会议消遣：

消遣消费形式、消费标准、消遣地点的确认。

8.会议服务：

会议代表合影留念、为代表供应文秘服务及相关服务。

三.会后1.结帐：

供应会议过程中的具体费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐2、材料：

会议后的材料收集，依据客户要求制造会议通讯录或花名册。

-----------------------------------------------------------分割线--------------------------------------------------------------------------主办方：

跟进细节1、在会议开头之前做全局性的总体策划，做出会议进程“时间进度表”；2、一般状况下以电话通知各单位在何时、何地进行会议，并确认各单位与会代表人数。

3、假如会议形式比较严肃，除电话联系外，需要以书面文件或通知单、邀请函的形式与各单位联系，并取得明确答复（如书面文件或通知单、邀请函需特别制造，与印刷厂商协商处理）。

4、取得会议承办方开出的可供应的服务项目表，针对所需的服务与会议承办方签署相关协议、合同，以法律手段爱护本人的合法权益。

5、制定出会议日程表和会议演讲稿及相关报告内容，假如会议内容并不涉及内部机密，也可将状况告之会议承办方，请他们帮助制定。

6、在有了会议承办方关心联系酒店、机场、餐厅、广告公司、印刷厂商、车队等单位的同时，依据“时间进度表”进行准时的询问，落实方案的进度。

7、会议开头时参加报到工作，作好协调工作，分发材料，同时可以熟悉新伴侣，加深与老伴侣的关系。

假如与会代表是要交会务费的，收取会务费。

8、报到结束后，准时通知会议承办方最精确     的人数、房间数，多出或少出的房间准时与酒店协商处理，避开不必要的麻烦。

9、正式会议开头之前，检查会场的布置工作（灯光、音响、场形、绿化和特别设备），确保万无一失。

10、与会议承办方协商制定出合理的用餐、叫醒、开会时间。

11、作好会议期间的协调工作。

12、制定与公司和此会议的总目标相全都财务预算，定金一般是先预交总费用的50%，其余费用会议结束时一并解清。

13、会议结束后，依据实际状况做出此次会议的总结报告，备档。

------------------------------------------------------------分割线----------------------------------------------------------------------需要留意的准绳一、确立明确的目标对任何一个商业公司而言，要想让会议开得有价值，必需要有一个明确的目的。

通过会议猎取所需，供应给与会者相应的价值，并且能报答投资。

二、完善信息的采集与分析信息的收集极为重要，这其中包括了解客户的需求（细节请看流程中附录-客户需求分析单）、了解会议的出席者、了解媒体、了解预算、分析本人的不足等。

三、追求不断的创新每一次会议都是对创新力量的挑战，无论在内容或形式上，不断的创新能使每一次会议都布满激情与乐趣。

四、制定缜密的方案无论是甘特图还是进度表，一个缜密的方案必需包括会议里全部的细节，另外，保证定期的追踪可以避开一个缜密的方案成为项目经理墙壁上的装饰。

五、实施严格的现场管理在进行现场管理时，肯定要严格地对比方案表上的事项进行操作，任何疏漏都会导致会议的失败。

此外，现场担任人需要有随机应变的力量（参见14条）六、结束与细致的总结胜利的会议需要有制造性的规划；乐观的谈判和沟通的技巧；规范的操作和财务管理；优秀的包装和系统的反馈。

在会议结束后总结一下你供应了多少价值？

什么是你公司的投资收益？

与会者明年还会参与你的会议吗？

将这些答案汇总起来，应用于下一次的会议方案。

七、争取优秀，而不是完善无论会议大小与否，再好的会议方案都不行能达到完善，最重要的事情是建议、设计和修正。

八、了解会议涉及的行业为了供应胜利的会议管理，组织者必需了解会议所涉及的行业，专业术语和行业全体趋势等方面的内容。

九、不要为了省小钱而在大事情上糊涂保证合作的供应商供应高质量的服务，千万不要为了省点小钱而牺牲了会议的质量，到最终损失最大的还是你本人。

十、记住、顾客永久是第一你的听众是你的顾客，他们会付帐给你，因而他们必需要感受和接遭到价值，他们必需要体会到此次会议的重要性。

假如你觉得有什么事比顾客更重要，请记住：

顾客永久是第一重要的！

十一、合理掌握预算要学会分析并合理地使用预算。

额外花费的钱应当首先使与会者收益。

2.会议预备工作的全体思路都是什么

会议预备工作的全体思路会议预备工作流程1.会场预约依据需要，制定最完善的策划；依据会议的级别，选择会议举办地；依据会议的详细状况，确定能否将会议划分为几个分会场，选择分会场的地点，并提前预约。

2.会场的规划，设备安装调试依据会议的详细状况，设计并支配会场的规划，细致周到地设计好全部的细节；依据需要，预备会议所需要的全部设备，并提前安放在指定位置；依据需要，提前为您调试好设备，并进行演练，确保会议的顺当进行。

3.印刷材料的设计制造依据会议的详细需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；提前把印刷品送到会场或指定位置。

4.参会者的接送依据参与会议者的详细状况以及人数多少支配相应的车辆。

5.参会者的餐饮依据参会人员的喜好，预定各种形式的餐会：

西餐、西餐、自助餐、宴会等等；依据参会人员的详细状况以及会场和下榻酒店的地点，选择不同的用餐地点。

6.参会者业余时间的支配依据参会人员的喜好，选择不同的休闲方式；设计特地的旅游线路。

如何选择会议场所选择会场，要依据参与会议的人数和会议的内容来综合考虑。

最好达到以下几个标准：

★大小要适中会场太大，人数太少，空下的坐位太多，松松散散，会给与会人员一种不景气的感觉；会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不只显得小气，也根本无法把会开好。

英国首相丘吉尔曾说：

“肯定不用太大的房间，而只需一个大小正好的房间。

”

★地点要合理临时召集的会议，一两个小时即散的，要考虑把会场定在与会人员较集中的地方；超过一天的会议，会场要尽可能离与会者的住宅近一点，免得与会者劳碌奔波。

★附属设备要齐全会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等各种设备都要配备齐全。

对全部附属设备，会务人员要逐一进行检查。

不能够由于“上次会议就是在这里开的，没有出什么问题”，就草率地认为“这回也会同样顺当”。

这种不担任的态度，很可能会给会议形成损失。

★要有停车场现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。

单车、摩托、汽车都要有停放处，会才开得成。

公开场合你会发言吗有些时候，行政、秘书人员不只仅是做幕后工作，也会有走到前台发言的机会，这时应当好好把握。

那么在公开场合发言需要留意些什么呢？

◆为你的讲演预备调查一些现实确凿的材料及一些需要用来回答听众提问的材料。

◆预先把要说的内容彻底考虑一下，使讲话的思路清楚明白。

建议在卡片上登记说话要点。

◆对着镜子练习发言，特殊要留意脸部表情、身体姿态及手势的表达效果。

也可以用录音机录下本人的发言内容，找出需要改进的地方。

◆使用简约、明白、易懂的语言。

◆保持一种平稳挺直的站立姿态和一种开心欢快的表情，要泰然自如，不要拘谨，在需要时，可用目光扫视听众，以引起他们的留意。

◆测定本人的发言时间，使它保持在一个许可的时间范围内。

◆用规范的语言和抑扬顿挫的声调发言。

尤其要突出你的声音响度，使它能清晰地传送到最终一排听众的耳朵里。

◆掌握讲话的速度，要不快不慢、恰到好处。

◆演讲中关键的地方要停顿，以给听众一个思索余地，使他们能够理解消化所讲的内容。

◆避开反常的行为，如笨拙地翻动发言稿、频繁地移动手足等。

可以在手里拿一张卡片以保持双手宁静。

◆在系统陈述以前，应当为整篇发言构思总体结构。

有了这种总体结构的构思，对本人全面充分的预备就有了把握；真正熟悉到本人要讲什么和怎样讲；此外它能保证发言遭到欢迎，不至于被认为是铺张了听众的时间和精力。

展览会支配规范展览会是企业扩大影响吸引客户促进买卖的重要途径。

从内容上看，展览会既，有专，业性，的，譬如“英国训练展”；也有贸易性的，譬如“广州出口商品买卖会”；还有综合性的，譬如“万国博览会”。

从形式上看，展览会有产品展现、买卖洽谈、宣扬推广、酬宾消遣等多种形式。

无论什么样的内容与形式，展览会都有着本人鲜亮的主题。

因而，参展支配首先必需依据主题来打算参展的方法。

其次，有针对性的筹划是确保参展成为一次胜利演示的关键。

我们必需非常清楚详尽地制定一份参展方案，把全部应当考虑的，可能涉及的问题一网打尽，给出非常明确清晰而且行之有效的答案。

详细而言，就是明确参展目的，确定参展内容，落实参展途径，策划参展方法，选择参层位置，办妥参展手续，选好参展产品，组织参展人员，设计运作流程，使现场的接待、讲解、洽谈、签约活动特别的有条有理，还有就是拟定参展的费用预算。

再次，制定某些特别有用的策略，构思某些独特新奇的策划，使一个简洁的参展活动成为一次影响非凡的商业推广，这是衡量我们组织力量和策划力量的一次机会。

高级秘书对于上司的重要性，也正是从这种发挥中得以清晰地体现。

将上述方案与预算呈报上司审批，并且在上司授权的状况下关怀甚至亲身参加整个参展过程，在参呈现场直接处理各类问题，确保胜利参展。

最终，做好展览会结束的善后工作，并且亲身拟定或组织有关人员撰写总结报告提交给上司。

奇妙支配商务谈判场所支配谈判。

3.会议预备工作有哪些

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会议预备工作流程1、会前筹备工作1、撰写工作方案，确定会议主题、内容、参会范围等。

2、撰写会议掌管词、讲话稿，确定会议议程，草拟会议通知，依据会议的详细状况，设计并支配会场的规划。

3、制造参会人员名单，确定联系方式，预备签到表，绘制座位图。

2、会期预备工作

（一）会前工作4、联系会场供应单位，确定会议室（会客室）。

5、印发会议通知，预备会议所需材料（确定份数、分发范围、分发方式）。

6、制造会标、桌签（背签）、指示牌。

7、联系电视台、宣扬办，做好会议的宣扬工作。

8、会场布置：

悬挂会标、摆放桌签、预备纸笔（笔记本电脑、打印机、档案袋、胶棒、胶带、订书机、曲别针、小刀、剪刀、封条等）、调试设备、增减桌椅、清洁卫生，预备其他会场所需用品（水果7a686964616fe58685e5aeb931333433623738、茶水、纸杯、抽纸等）。

9、保持与参会领导、人员的联系（参会领导姓名、职务等信息），准时了解行程（支配车辆接送），做好迎接预备。

10、打印签到表，组织签到工作，维持会场内外次序。

（二）会中工作11、会场内后勤服务。

12、做好录音、摄像、会议记录等工作，准时归档留存。

13、测评票等材料的现场收发、整理及统计工作。

3、会后进一步开展工作14、整理睬场。

15、支配用餐、住宿、送行。

16、会议后需预备的文件：

参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、旧事稿、返程票登记表。

17、在与会和未与会的人两头传阅会议记录。

会议记录应精确     。

会议中所构成的决策要突出担当行动的责任人姓名、时间及

4.会议总结简短

写作思路：

不要平铺直叙地进行，要留意准时地、不断地变化描写的角度，使描写愈加详细，给读者主体化之感。

做到条理清晰、自然、明白，不芜杂，要倾注本人的思想感情。

注释：

这次复会议的重要收获是：

一是认清了形势，看到了差距，增加了做好今后工作的紧迫感和使命感。

二是明确了目标，兴奋了精神，增加了实制现更大雄伟目标的信念和决心。

三是沟通了阅历，开阔了视野，增加了奋勉有为、建功立业、勇于进取、开辟创新的意识。

会后，大家肯定要仔细学习领悟本次会议的精神，抓好传达贯彻。

详细讲要做到“五落实”：

一是抓好思想落实。

要快速把全体人员的思想统一到本次会议精神上来，把知行动分散到本次会议精神上来。

二是抓好宣扬落实。

要快速召开各级会议进行传达贯彻，吃透会议精神，用以指点详细工作。

三是抓好责任落实。

要做到一级抓一级，层层抓落实，把会议确定的任务目标分解到部门，落实到人头。

四是抓好措施落实。

肯定要制定切实可行、科学合理的道各项措施，确保任务目标的全面实现。

5.怎样撰写会议预备工作总结

次要写一下工作内容，取得的成果，以及不足，最终提出合理化的建议或者新的努力方向。

转载：

总结，就是把一个时间段的状况进行一次全面系统的总检查、总评价、总分析、总讨论，分析成果、不足、阅历等。

总结是应用写作的一种，是对已经做过的工作进行理性的思索。

总结与方案是相辅相成的，要以方案为依据，制定方案总是在个人总结阅历的基础上进行的。

总结的基本要求1.总结必需有状况的概述和叙述，有的比较简洁，有的比较具体。

这部分内容次要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

2.成果和缺点。

这是总结的中心。

总结的目的就是要确定成果，找出缺点。

成果有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清晰。

3.阅历和教训。

做过一件事，总会有阅历和教训。

为便于今后的工作，须对以往工作的阅历和教训进行分析、讨论、概括、集中，并上升到理论的高度来熟悉。

今后的准备。

依据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的阅历和教训，明确努力方向，提出改进措施等总结的留意事项1.肯定要实事求是，成果不夸大，缺点不缩小，更不能故弄玄虚。

这是分析、得出教训的基础。

2.条理要清晰。

总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即便看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

3.要剪裁得体，详略相宜。

材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。

总结中的问题要有主次、详略之分，该详的要详，该略的要略。

总结的基本格式1、标题2、注释开头：

概述状况，总体评价；提纲挈领，总括全文。

主体：

分析成果缺憾，总结阅历教训。

结尾：

分析问题，明确方向。

3、落款署名，日期。

6.如何做好会议预备工作

概括通俗来说，就是在举办会议过程中，包括会前、会中、会后的各项预备工作，会议预备工作的充分与否直接影响到会议成败。

会议预备及流程等事项会前的预备：

1、目标顾客的锁定（依据所要推出的产品进行分析）2、会前的预热，就是顾客材料的收集。

3、找到一个很好的借口以邀约顾客做预备4、活动的主题5、活动的包装，以吸引顾客6、电话邀约，打确定电话会场的布置1、背景布（喷绘）横幅（整个掌管台务必有给人以正轨严厉 的感觉）2、展台或者堆头（务必要有卖场的感觉，大气）3、宣扬海报会场的张贴，易拉宝的展现，优待政策的大幅告示4、制造价格牌，产品引见，宣扬材料等放在顾客的台上5、专家席询问台的布置6、依据活动的主题在会场做应境的布置注：

会议流程依据主题设计会中的预备1、引领顾客很好的入坐，适当的给与顾客示意2、.用适当的方式阻挡顾客的不相宜举动3、观看顾客（特殊是专家讲课的时候）以保证现场销售开头的时候能快速产生购买，为接下来的销售制造气氛。

4、专家讲课的时候适时鼓掌（作用：

1.给顾客以重点提示。

2.让顾客集中留意力3.活跃会场气氛）会场销售1、销售开头的时候，必需让顾客动起来，最好的方式是把顾客往展台区引领2、通过观看顾客，抓最重点顾客，快速产生购买3、专家的询问一般是一时难以签单的顾客，和已经产生购买的顾客（确保顾客不退货，加强服务）专家旁边必需要始终有业务员跟随，以促成顾客购买4、员工在会场不能做有碍销售的举动和不相宜的话语（注：

另文讲解）5、对产品的引见每个人必需保持全都6、如有顾客定货会场全部工作人员必需鼓掌（财务除外）7、优待政策只针对本场活动售后的跟踪1、会议结束，给顾客打电话问候，为以后的持续销售做铺垫2、做好顾客材料档案，越具体越好，录入数据库。