HNJY物流中心业务解决方案.docx
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HNJY物流中心业务解决方案
业务解决方案
（物流中心）
2014年11月
湖南佳宜企业管理有限公司
上海海鼎信息工程股份有限公司
物流中心意见：
签字：
日期：
一
组织框架
1物流中心组织结构图
2主要岗位职责
⏹物流中心经理：
物流中心日常业务的监管、库存损益的审核、物流中心运营指标分析；
⏹收货员：
负责仓库收货；
⏹退货员：
门店退货的清点、分拣；供应商退货整理、交接。
⏹配货组长：
拣货任务分配，拣货效率、准确率等情况收集上报；
⏹拣货员：
负责按照单据进行拣货作业；
⏹复核员：
将拣货员拣货后的商品进行集中和复核；
⏹补货员（理货员）：
负责收货员收货后的上架理货，储货位向拣货位补货，并负责仓库日常的防损、调拨等工作；
⏹制单组组长：
负责物流中心各业务单据的录入、打印、管理；
⏹制单员：
负责物流中心各业务单据的录入、打印；
⏹车队队长：
负责管理物流运输线路，司机的管理统筹；
⏹司机：
负责门店商品的装车、送货、送货交接以及门店退货商品的拉回；
二流程清单
11目标流程清单
版块
流程（节点）名称
特性
供应商收退货
物流中心收货流程
核心流程
物流中心退货流程
核心流程
门店配货管理
物流中心配货拣货流程
核心流程
门店配货差异处理流程
核心流程
门店统配商品退货处理流程
核心流程
周转箱管理流程
核心流程
新开门店首次配货流程
核心流程
内部库存管理
内部调拨流程
核心流程
库存调整流程
核心流程
盘点流程
核心流程
其他
物流中心商品货架位管理
核心流程
三专题解决方案
11供应商收退货
1.1物流中心收货流程
1.1.1业务流程图
1.1.2业务流程说明
流程名称
物流中心收货流程
流程编号
流程定义
总部下定单给供应商，供应商送货到物流中心，物流中心对供应商送货的验货、入库流程
流程概要
1、供应商携送货单和定单送货到物流中心；
2、供应商将货物卸货到收货区并依据送货单验货，收货员对照供应商递交的定单，将不符合定单数的商品标记出，并写明实际收货数量，收少不收多，验收完毕，双方签字确认；
3、制单员收到收货员提交的定单，在系统中检查供应商是否还有未完成的自营进货退货单，如果有，进入物流中心退货流程，如果没有，制单员在系统中创建自营进货单；
4、制单员核对系统和供应商送货单的入库价格，允许修改价格，但价格只能改低不能改高。
之后在系统中确认收货，打印出3联收货单，签字确认，供应商带走1联，物流中心自留1联，1联交财务；
5、收货单与送货单定期递交总部结算会计复核；
6、理货员按照定货单对货物进行复核，没有问题就将货物上架。
若有差异，通知采购联系供应商进行核查。
备注：
●上架复核只是一个系统外的复核动作，不走系统流程。
●自营进货单中商品进货价修改原则：
改低不改高；进货价调高通过贸易协议调整单进行申请。
1.1.3改进要点
要点描述
改善方案
●供通过EC平台，供应商可自行打印定单送货至物流中心，大大提高了供应商送货效率；
●海鼎系统允许物流中心在收货时修改收货价格，且系统可以控制价格只可改低不能改高；
●海鼎系统进货单通过输入定单单号直接导入定单数据，大大减少了制单员录单时间；
●系统可以设置在审核自营进货单时自动提醒该供应商是否拥有已审核的退货单，并可通过进货单界面直接跳转退货单界面；
1.1.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
自营进货定货单
线上/线下
总部向供应商下的定单，也是物流中心收货的依据
供应商送货单
线下
供应商向物流中心送货的依据
自营进货单
线上/线下
总部跟供应商结算的单据
1.1.5关键系统样张
1）自营进货定货单
2）自营进货单
1.2物流中心退货流程
1.2.1业务流程图
1.2.2业务流程说明
流程名称
物流中心退货流程
流程编号
流程定义
采购员创建退货单，物流中心执行退货操作；
流程概要
1、退货员根据退货仓的商品，在系统中创建并审核退货单；
2、对于清场类的供应商需要提前与财务部进行沟通，确定资金倒挂风险；
3、采购员审核后的退货单通过EC发给供应商，供应商在EC平台上打印退货单；
4、供应商下次来送货时，先去拉退货，退货员和供应商验收退货数；
5、制单员录入实退数，打印3联，交给退货员，退货员和供应商签字，供应商取走一联；
8、制单员每日整理退货单，定期递交总部财务，财务进行复核。
备注：
●有退货时，建议物流中心先退货，后收货；
●退货单和收货单可以一起定期递交给总部财务；
●退建议退货员每周整理退货仓可用退货，进行上报，以免退货仓库存积压。
1.2.3改进要点
要点描述
改善方案
●海鼎系统中退货单据审核后系统自动发布到EC平台，免去了采购员与供应商之间的线下沟通过程；
●海鼎系统对于商品可否退货，通过商品状态进行控制，对于不允许退货给供应商的商品，在创建单据时，系统可以自动识别，减少了认为操作错误的可能性；
1.2.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
自营进货退货单
线上/线下
物流中心退货以及后续总部与供应商结算的单据
1.2.5关键系统样张
1）自营进货退货单
2）自营进货退货单打印样张
12物流中心配货流程
2.1统配商品配货拣货流程
2.1.1业务流程图
2.1.2业务流程说明
流程名称
统配商品配货拣货流程
流程定义
物流中心生成配货单，拣货
流程概要
1、制单员按照当天配货线路，在系统转单，生成未审核的配出单，大致浏览一下，检查是否有异常，若无异常则批量审核配出单以及打印拣货单；
2、配货组组长将拣货单分给拣货员，或者由拣货员自取；
3、在拣货员拣货之前，理货员要确保货架位拆零商品补货及时，以方便拣货员拣货；
4、拣货员按拣货单提示的货架位拣货，将商品放在周转箱内，实物不够时，在拣货单上写上实拣数量；
5、复核员将拣好的商品按照门店汇总，进入拆零复查流程；
6、拆零复查完成后，拉至集货复核区，在拣货单上写明数量并签字确认；
7、制单员按照最终的拣货数量在系统中维护好实配数，打印配货出货单，拣货流程结束。
备注：
●体系外门店（佳宜POS报单、网络报单、手机报单门店）配货业务流程等同于体系内门店（海鼎JPOS门店）业务流程；
●门店不叫货或叫货不满1000元，即使有采购员分货数据也不生成配货单（在配货池中计算总金额），数字可自定义；
●配货池中总部分货商品和门店叫货商品如果重复，取其最大值。
2.1.3改进要点说明
要点描述
改善方案
1、系统在生成配货出货单时，会综合考虑门店要货数及采购员分货数，系统在生成配货单据时优先取采购员分货；
2、系统在打印拣货单时，按照货架位的顺序进行分单，极大地提高了拣货员拣货效率；
2.1.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
配货出货单
线上/线下
仓库配发货依据
拣货单
线上/线下
拣货员拣货依据
2.1.5关键系统样张
1）自动配货——将门店要货数据转成配货数据的操作界面
2）配货单——仓库配货到门店的记录单据
2.2门店配货差异处理流程
2.2.1业务流程图
2.2.2业务流程说明
流程名称
门店统配差异处理流程
流程编号
流程定义
针对门店确认收货后的差异的处理流程
流程概要
1、门店人员根据实际收货情况在系统中填写实收数，当实收数与配货数存在差异时，门店系统自动产生一张未审核的配货差异单；
2、差异单传到总部，仓库对配货差异单进行核查，若差异确实存在，物流中心经理审核并确认差异，差异损失由总部承担，门店库存减少；
3、若差异不存在，差异损失由门店承担；
备注：
●门店需在收货后24小时内在前台录入收货单，否则差异损失由门店承担；
●对于门店的配货差异，物流中心要在2个工作日之内给予答复。
●体系外门店（佳宜POS报单、网络报单、手机报单门店）配货差异数据，由仓库制单员在总部后台补做配货差异单，同时体系外门店在自己门店系统做退货单。
2.2.3改进要点
要点描述
改善方案
●佳宜原系统对配货差异的管理，是门店先通过电话和总部沟通，然后门店和总部分别单独做退货单，数据不连通，操作效率也比较低。
在海鼎JPOS系统上收货，有差异可以自动生成差异单，且上传到总部系统进行审核，这样物流中心就可以及时核查差异的信息，找出差异原因；
●海鼎JPOS系统支持门店在JPOS上收货，收货后数据会传输到总部系统；
●有差异会自动生成配货差异单，物流中心进行核查和审核；
●支持配货差异的多级审批；
2.2.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
门店配货差异单
线上
门店收货有差异的依据
配货差异单
线上
总部确认门店统配收货有差异的单据
2.2.5关键系统样张
1）门店配货差异单——门店收货有差异的依据
2）配货差异单——总部确认门店统配收货有差异的单据
2.3门店统配商品退货处理流程
2.3.1业务流程图
2.3.2业务流程图说明
流程名称
门店统配商品退货处理流程
流程编号
流程定义
物流中心对门店发起的退货申请处理流程；
流程概要
1、门店店长在前台录入退货申请，并写明退货原因，以区分不同的退货类型；
2、退货员在总部后台审核配货出货退货单；
3、仓库制单员打印已审核的配货出货退货单交给司机；
4、司机送货到门店后，门店与司机进行退货交接，并签字确认；
5、司机将退货单及退回的商品交退货组；
6、退货员清点门店实际退货数量，在系统中确认实退数量；
7、退货员对退回的好货坏货分别进行处理。
备注：
●体系外门店（佳宜POS报单、网络报单、手机报单门店）统配商品退货业务流程：
首先系统外联系总部反馈退货商品信息，仓库制单员手工在总部后台补做——配货出货退货单，仓库制单员审核并打印退货单交给司机，后续业务流程等同于体系内门店退货流程；
2.3.3改进要点
要点描述
改善方案
●海鼎系统退货申请支持多级审批，且门店在进行退货申请时不需要区分商品的配送方式，统一在退货申请表中进行录入，系统会根据商品的配送方式自动生成对应的退货单；
2.3.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
配货出货退货单
线上/线下
门店退货回仓库的依据
2.3.5关键系统样张
1）配货出货退货单——门店退货回仓库的依据
2.4周转箱管理流程
2.4.1业务流程图
1）周转箱配货流程
1）周转箱回收流程
2.4.2业务流程说明
1）周转箱配货流程
流程名称
周转箱配货流程
流程定义
周转箱的配货、发货流程
流程概要
1、司机到门店送货；
2、门店店长整理需退货的周转箱数量；
3、司机和门店店长交接周转箱数量，双发在纸质单据签字确认；
4、司机携带货款、周转箱、双方签字纸质单据，返回总部，周转箱和纸质单据交接给退货员，货款交接给结算会计（会计根据司机交接货款做加盟资金账户缴款单）；
5、退货员清点周转箱数量，并在系统中创建配货出货退货单，并确认周转箱实退数量；
6、退货员进入仓库调拨流程，周转箱回收流程结束。
备注：
●周转箱在系统中做正常商品管理，且不允许门店叫货；
●体系外门店（佳宜POS报单、网络报单、手机报单门店）周转箱配货业务流程等同于体系内门店（海鼎JPOS门店）业务流程；
1）周转箱回收流程
流程名称
周转箱回收流程
流程定义
周转箱的回收流程
流程概要
1、制单员按照当天配货线路，在系统中通过分货单，给将配货门店分配周转箱，数量默认为1；
2、制单员自动配货生成配货出货单并审核；
3、配货组长分配拣货单；
4、拣货员按拣货单提示的货架位拣货，将商品放在周转箱内，确认周转箱数量；
5、复核员进入拆零复查流程；
6、拆零复查完成后，拉至集货复核区，在拣货单上写明数量并签字确认；
7、制单员按照周转箱的数量在系统中维护好实配数，打印配货出货单，拣货流程结束。
备注：
●所有门店退周转箱，都以纸质单为准。
返仓后司机将纸质单和货款交与财务，财务手工维护系统单据（加盟商资金账户缴款单），且无比在下一次门店叫货之前要做完；
●体系外门店（佳宜POS报单、网络报单、手机报单门店）周转箱回收业务流程等同于体系内门店（海鼎JPOS门店）业务流程；
2.4.3改进要点说明
要点描述
改善方案
2.4.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
采购员分货单
线上
用于周转箱分配
配货出货单
线上/线下
仓库配发货依据
纸质周转箱退货单
线下
记录门店和司机交接周转箱数量
配货出货退货单
线上
用于周转箱回收
加盟资金账户缴款单
线上
财务把加盟店货款缴到资金账户
2.4.5关键系统样张
1）采购员分货单
2）自动配货
3）配货单——仓库配货到门店的记录单据
4）配货出货退货单——周转箱由门店到仓库的记录单据
5）加盟资金账户缴款单
2.5新开门店首次配货流程
2.5.1业务流程图
2.5.2业务流程说明
流程名称
统配商品配货拣货流程
流程定义
物流中心生成配货单，拣货
流程概要
1、后勤部主管通过采购员分货单给新开门店分货；
2、制单员在系统中抽取该门店数据，生成未审核的配出单，大致浏览一下，检查是否有异常，若无异常则批量审核配出单以及打印拣货单；
3、配货组组长将拣货单分给拣货员，或者由拣货员自取；
4、在拣货员拣货之前，理货员要确保货架位拆零商品补货及时，以方便拣货员拣货；
5、拣货员按拣货单提示的货架位拣货，将商品放在周转箱内，实物不够时，在拣货单上写上实拣数量；
6、复核员将拣好的商品按照门店汇总，进入拆零复查流程；
7、拆零复查完成后，拉至集货复核区，在拣货单上写明数量并签字确认；
8、制单员按照最终的拣货数量在系统中维护好实配数，打印配货出货单，拣货流程结束。
备注：
●新开门店首次配货之后，由资料维护员在系统中把新开门店加入到配货线路中；
●新开门店首次配货流程，仓库作业部分等同于正常门店配货作业。
2.5.3改进要点说明
要点描述
改善方案
2.5.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
配货出货单
线上/线下
仓库配发货依据
拣货单
线上/线下
拣货员拣货依据
2.5.5关键系统样张
6）自动配货——将门店要货数据转成配货数据的操作界面
7）配货单——仓库配货到门店的记录单据
13内部库存管理
3.1内部调拨流程
3.1.1业务流程图
3.1.2业务流程图说明
流程名称
内部调拨流程
流程编号
流程定义
仓库内部进行各个仓位间库存调拨；
流程概要
1、退货员在门店的退货分拣中发现有可移库商品，报给理货员；
2、补货员（理货员）在日常的商品管理中发现需移库商品，填写内部调拨单；
3、补货员（理货员）实施调拨；
4、物流中心经理定期抽查内部调拨单；
5、制单员在系统中创建调拨单，并把状态做到已完成，系统库存自动增减；
备注：
3.1.3改进要点
要点描述
改善方案
●海鼎系统支持两个仓位之间的调拨，比如从正常仓调拨到退货仓；
●海鼎系统支持调拨记录的汇总查看，看清清晰了解都发生过哪些商品的调拨，调拨的数量，以及哪些仓位调拨较为频繁。
3.1.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
仓库调拨单
线上/线下
物流中心进行仓库调拨的依据
3.1.5关键系统样张
1）仓库调拨单——物流中心进行仓库调拨的依据
3.2库存调整流程
3.2.1业务流程图
3.2.2业务流程图说明
流程名称
库存调整流程
流程编号
流程定义
物流中心商品报损处理流程
流程概要
1、补货员（理货员）在日常理货过程中发现有破损商品需要报损，填写库存调整申请单；
2、物流中心经理审核库存调整单；
3、制单员在系统中录入库存调整单，打印；
4、核算会计审核库存调整单；
备注：
3.2.3改进要点
要点描述
改善方案
●当发现有存在仓库库存跟系统库存不一致的情况，可以立刻进行库存调整，这样盘点的时候就不会出现较大的盘盈盘亏；
●海鼎系统支持对库存调整记录的汇总查看，通过汇总分析，若发现库存调整过于频繁，可以线下查找原因；
●海鼎系统支持库存的报损和报溢余功能；
●海鼎系统支持多级审批功能；
3.2.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
库存调整单
线上/线下
物流中心进行库存调整的依据
3.2.5关键系统样张
1）库存调整单——物流中心进行库存调整的依据
3.3物流中心盘点流程
3.3.1业务流程图
3.3.2业务流程图说明
流程名称
物流中心盘点流程
流程编号
流程定义
仓库定期的盘点，以确保仓库实际库存与系统账面库存一致；
流程概要
1、盘点小组定期发起物流中心盘点计划，通知到各部门；
2、供应链通知供应商盘点当日物流中心不收货；
3、运营部通知门店盘点当日物流中心不送货；
4、物流中心经理安排收退货组检查单据，查找是否遗漏收、退货单据；
5、物流中心经理安排理货组整理货架位商品，将需要放在一起的商品码放到一起；
6、盘点开始，制单员记录账面库存数；
7、制单员分发空白盘点单给盘点员；
8、盘点员采用见物盘物的方式，在单据上记录商品的实盘数；
9、盘点员将盘点单交给制单员录入系统；
10、制单员将首盘数据录入系统；
11、物流中心经理查询盈亏预查报表，并安排指定区域、指定货品复盘；
12、盘点员进行复盘；
13、制单员录入复盘商品数据；
14、物流中心经理审核盘点结果（线下）；
15、制单员盘入盘点单，打印出本次盘点结果报表，交财务核算会计做帐务处理。
备注：
3.3.3改进要点
要点描述
改善方案
●建议盘点由财务部发起，而且为定期发起，因为盘点最后的盘盈盘亏涉及到财务核算，需要财务部参与；
●盘点目录
系统通过盘点目录记录盘点的情况，包括盘点的时间等；
●盘点单
支持空白盘点单，可根据货架位等信息打印出商品列表，再进行实盘数的录入；
支持盘点抢盘点：
可将盘点数据录入盘点枪，然后从盘点枪导出数据再导入到信息系统；
●盘入单
通过盘入单调整库存；
●库存快照调整单
支持当业务单据漏录入时，可在盘点过程中调整账面数。
3.3.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
盘点目录
线上
信息部给物流中心下发的盘点计划
盘点单
线上/线下
物流中心对仓库进行盘点的依据
盘入单
线上
调整盘盈盘亏的单据
3.3.5关键系统样张
1）盘点目录——信息部给物流中心下发的盘点计划
2）盘点单——物流中心对仓库进行盘点的依据
3）盘入单——调整盘盈盘亏的单据
3.4物流中调拨流程
3.4.1业务流程图
3.4.2业务流程图说明
流程名称
物流中心调拨流程
流程编号
流程定义
暮云和农大两个物流中心之间的调拨流程；
流程概要
1、调出物流中心（暮云为例）制单员创建分销单并录入调拨商品明细；
2、调出物流中心（暮云物流）制单员审核并打印分销拣货单；
3、调出物流中心（暮云物流）拣货员拣货；
4、调出物流中心（暮云物流）制单员根据实捡数量修改分销单中的实际批发数；并点击已发货，打印发货单；
5、调入物流中心（农大物流）采购员根据调拨明细补做自营进货订单；
6、调入物流中心（农大物流）进入统配商品收货流程。
备注：
1.系统中创建虚拟的批发客户：
暮云物流、农大物流；创建虚拟的供应商：
暮云物流、农大物流
2.调出物流中心在系统中做批发单出库；
3.调入物流中心在系统中做自营进货单入库；
4.批发结算系统财务系统外管理，供应商结算走系统的正常流程。
3.4.3改进要点
要点描述
改善方案
3.4.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
分销单
线上
物流中新进行批发业务的依据
自营进货单
线上/线下
总部跟供应商结算的单据
3.4.5关键系统样张
14其他
4.1物流中心商品货架位管理
4.1.1业务流程图
1）新品货架位管理
2）老品淘汰货架位管理
3）货架位调整流程
4.1.2业务流程图说明
1）新品货架位管理
流程名称
新品货架位管理
流程编号
流程定义
流程概要
1、供应链引入新品后及时告知物流中心经理；
2、物流中心经理安排理货员确定新品的货架位；
3、根据商品配货规格，理货员安排理货员整理腾出新品货架位，并将新品货架位信息告知制单员；
4、制单员在系统中维护该新品的货架位信息。
备注：
2）老品淘汰货架位管理
流程名称
老品淘汰货架位管理
流程编号
流程定义
流程概要
1、供应链淘汰货品后及时将老品淘汰及剩余库存整理意见告知物流中心经理；
2、门店退货完成后，物流中心经理检查门店和仓库的剩余库存；
3、物流中心经理安排退品清理和供应商退货；
4、物流中心经理安排货架位拣货空出；
5、制单员取消该商品的拣货位的记录，货架位被空出。
备注：
3）货架位调整流程
流程名称
货架位调整流程
流程编号
流程定义
流程概要
1、理货员在当天配货任务结束后整理需调整货架位的商品清单，给到制单员；
2、制单员在系统中调整商品货架位资料信息；
3、理货员对实物进行调整。
备注：
4.1.3改进要点
要点描述
改善方案
●海鼎系统能对商品进行比较规范的货架位管理，可以把商品具体管理到货架位；
●海鼎系统调整货品货架位信息，可以新增或删除货架位，可以在维护好的货架位上新增或删除商品品项；
4.1.4涉及表单
表单名称
联数
线上/线下
归存部门
单据用途
货架位维护单
线上
物流中心进行货架位维护的单据
4.1.5关键系统样张
1）货架位维护单——物流中心进行货架位维护的单据
2）货架位调整单—物流中心进
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