对构建秘书知识结构的思考.docx
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对构建秘书知识结构的思考
对构建秘书知识结构的思考
在现代，秘书已发展成一支职业大军。
英国职业分类为41大类，438小类，秘书是人数最多的前10类中占第三位，约占全部脑力劳动者的4％；在日本，秘书是求职青年最乐于选择的职业之一。
抽样调查表明，日本的高中女生把秘书作为“理想职业”的占20％；在我国，目前秘书行业的从事人员已超过3000万人。
秘书，在很多人的认识中，都是以女性为主，他们身材窈窕，穿着时髦，身手不凡。
很多人只要一提到女秘书就抱着一种暧昧的眼光去评判，就会嘿嘿地笑，把女秘书当作是上司办公室漂亮的花瓶，靠自己的美色傍大款的虚荣女子，秘书这个称呼似乎和早几年的“公关小姐”这个词一样，带了些只可意会，不可言传的暧昧味道。
而秘书也被某些人误解为一种只能吃“青春饭”的职业。
很多秘书被询问是从事什么职业时，都不敢直说自己是秘书，很熟的朋友之间都会“**小蜜”开玩笑着。
因此，很多人的观念里，作为一名秘书很简单，不用具备多少知识。
其实，不然。
想作为老板跟前不褪色的“红人”，老板背后的“智囊”，成为一个八面玲珑的秘书，风风光光的人物，一人之下，万人之上的秘书，谈合容易？
因此，这就要求秘书要有自己的合理的知识结构。
知识，是人们在改造世界的实践中所获得的认识和经验的总和，它是人们在社会实践中逐渐积累起来的，包括经验和理论。
人类知识浩如烟海，而且不断丰富和更新，一个人毕其终生所摄取的知识是十分的限的，每个人汲取的门类和数量也不尽相同，这就形成了不同的知识层次，即不同的知识结构。
所谓知识结构是指一个人所学的知识在其头脑中的构成情况和组合方式，包括各种知识的相互比例、相互作用，以及由此而形成的知识的整体功能。
一个人占有的知识再多，如果不能借助合理的结构形成一个有机统一的整体，那些知识发挥的作用也会打折扣。
相反，如果一个人拥有科学合理的知识结构，那在实际运用中，这些知识就会发挥出“1＋1大于2”的作用。
可见，只是占有知识是远远不够的，仅仅以占有知识的数量多寡来衡量一个人知识结构是不正确的。
只有让所掌握的知识在深度和广度上经过最佳排列组合，达到各种知识间的适当比例，才能使其相互弥补，相得益彰，才能使其以整体的形式发挥出最理想的作用。
为了胜任秘书工作，秘书人员必须根据职业的需要建立起适应秘书工作的、合理的知识结构，并根据时代的发展和社会的进步，不断更新和优化自己的知识结构。
秘书工作的综合性，要求秘书人员在横向上应具有较宽的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员在纵向上要具有深厚的专业知识。
这样的知识结构可以用大写英文字母“T”来表示。
那么秘书知识结构包括哪些方面呢？
一、扎实的基础知识
秘书工作者知识的第一个层次——基础知识，是秘书工作者必备的知识和前提。
基础知识越扎实、丰厚，秘书发挥创造的潜力就越大。
要求基础知识要扎实，不是一知半解的“夹生饭”，而是稳固牢靠；秘书知识结构还要宽厚，狭窄、偏科、没有宽阔度，也无法构建理想的知识结构。
（一）科学文化基础知识
这类知识包括语、政、历、地、外等社会科学基础知识和数物化生等自然科学知识，是从事秘书工作应具备的最起码的文化知识。
秘书人员只有在较好地掌握了这些基础知识的前提下才能更好地学习其他知识，为进入更高层次知识的学习创造条件，否则就会影响第二第三层次的学习，也会影响秘书事业的发展。
1.汉语知识。
汉语知识包括现代语音、文字、词汇、语法、逻辑、修辞等知识，也包括古代汉语中的一些基本知识，这是办公室秘书人员提高文字和口语表达能力的基础。
秘书工作的内容无论是收集信息还是处理文书等都离不开语言文字，秘书人员的日常工作都是通过汉语交流的，这就要求秘书人员发音要标准、清晰，这样才能更好地传达信息与交际以免造成不必要的误听或误解。
秘书人员不仅要能听能讲，还要能记能写。
2.科学知识。
科学知识包括数学、物理、化学、生物等自然科学知识和一般工农业知识以及科技常识等。
现代科技不断发展，办公设备自动化程度不断提高，自然科学与社会科学联系日益紧密，如果秘书人员的科学知识不扎实，那是难以适应秘书工作的需要。
秘书的工作内容涉及广泛，秘书职业分布于社会的各个领域，不具备起码的科技常识，秘书的辅助工作就难于开展。
3.历史知识。
秘书人员能具有一定的历史知识，了解人类文明史、社会发展史、近现代革命史等，特别是中国革命史，对于工作是颇有裨益的。
秘书工作之一就是为单位或领导起草各种材料，如果没有基本的历史知识，撰拟文书时就会因缺乏例证而使文书显得枯燥乏味，没有说服力。
“读史使人明智”，一个富有历史知识的秘书，在写作时不仅能引用典故，且在发挥参谋咨询作用，辅助领导进行决策时也是有优势的。
4.外语知识。
随着改革开放的不断深入，对外交往日益增多，这就要求秘书人员必须掌握一定外语知识。
学会一种在世界范围内使用较为普遍的语言，对秘书人员来说如虎添翼。
外语是秘书人员开展涉外工作的一个必需工具。
（二）政治经济理论基础知识。
秘书工作的政治性和政策性都很强，秘书人员必须了解和掌握有关政治经济理论的基础知识才能更好地开展秘书工作。
1.马列主义理论。
马列主义理论包括哲学、政治经济学、科学社会主义学说等理论。
这些知识可以帮助秘书人员树立正确的世界观和方法论。
这样秘书人员就能正确地解决工作中存在的问题；才能坚持正确的前进方向，不会走歪路。
2.毛泽东思想、邓小平理论以及“三个代表”重要思想等方面知识。
这是中国革命和建设的重要理论。
尤其是邓小平理论和“三个代表”重要思想的有关内容，是改革开放以来，指导我国经济建设的纲领性理论。
作为一个当代秘书，必须了解和掌握这些知识。
3.经济学方面的基础知识。
在经济全球化的今天，市场激烈竞争的今天，作为一个秘书人员，必须掌握有关市场经济的基本知识，熟悉和了解商品经济的特点和规律。
4.党的基本路线、方针、政策、时事政策等方面的基本知识。
党的基本路线的核心内容是以经济建设为中心，坚持改革开放。
这也是目前我国的基本国策，所有方针政策都有围绕这一核心内容展开。
时事政策包括领导人的重要讲话、文章、近期重要的会议文件、新出台的重要政策等。
秘书工作政策性很强，秘书人员必须熟悉和深入领会党和国家的各项方针政策，才能正确执行这些政策做好秘书本职工作。
（三）法律法规基础知识
秘书工作要法规化、规范化。
首先要求秘书人员要掌握基本的法律法规知识。
如果没有较为全面的法律法规知识修养，在工作中就可能出现错误，甚至触犯法律而浑然不知，这是不行的。
法律基础知识。
包括了解法律的含义、功能、类型、立法程序、立法技术等。
1.基本的法律法规知识。
这包括《宪法》《刑法》〈刑事诉讼法〉《民法》《民事诉讼法》〈经济合同法〉〈治安管理处罚条例〉〈婚姻法〉。
2.和秘书工作有关的法律法规。
这包括《保密法》、《档案法》、《行政法》，以及会务工作、信息工作、查办工作、公文处理、信坊工作、印章管理等方面的条例、办法、规章制度等
二、系统的专业知识。
专业知识指带有一定方向性的知识，它与人才类型、工作性质密切相关。
它是秘书知识结构的核心和主干部分，是构建知识结构中起主导作用的组成部分。
这部分知识要力求系统，还要和所从事行业的有关知识联系起来，以能适应岗位工作的需要为标准，掌握知识的门类和数量均以适应性为宜。
（一）理论知识
1.秘书书
秘书学是秘书工作总体的理论知识。
如：
秘书的含义、秘书工作历史沿革、秘书机构、秘书职能、秘书素质……学习这门课程，可以建立学科理论体系，培养适合社会需要、现代化知识与技能、德才兼备秘书人员。
2.文书学
文书学研究文书工作及其规律的科学，主要包括文书分类、文书格式、文书工作的任务与要求，文书处理，文书立卷、归档等内容。
在从事秘书工作的人员中，很大一部分人所从事的是文书工作，这就要求秘书必须掌握文书学方面知识才能适用于实际工作中。
3.公文写作学
公文写作学研究公务文书写作特点和规律的一门学科。
包括各种公务文书，如报告、请示、通知、批复、通告、计划、总结、会议记录、会议纪要等，处理公务经常使用，要熟练利用写作。
4.档案管理学
文书在完成了现时使命后处理的一种常见的办法就是保存起来，以便日后的查考和利用。
这是研究档案的保存管理使用的一门学科，秘书人员必须掌握。
5.现代通讯和办公自动化
随着现代社会迅速发展，现代通讯和办公自动化已经取代传统的工作方式，同时也提高了工作效率。
秘书人员要及时掌握各种现代通讯和办公设备的操作、使用和简单的维护、保养知识以便适应社会的发展和工作的需要。
（二）业务知识
这包括秘书工作中各个环节的操作常识、基本技能、操作规范、公文起草等。
（三）行业常识
这是秘书工作者所在企业的行业的基本知识。
一个秘书人员当然要对行业知识熟悉，否则就无法正常开展工作。
三、必要的辅助知识
秘书工作内容的全面性决定了秘书是个“杂家”，要有较宽的知识面。
辅助知识的掌握，能从更广、更深的角度去把握秘书工作规律，研究秘书工作方法，改进秘书工作，提高秘书工作效益。
（一）管理知识
秘书的首要职能就是辅助领导实施管理，为了更好地履行这一职能，秘书人员要学以致用，有效地辅助领导，具有重要的作用。
（二）心理学知识
秘书人员需要经常和形形色色的人打交道，在与人交往中，适当运用心理学知识可以帮助秘书人员提高人际交往的质量和效果。
此外，秘书工作压力大，可以使秘书学会自我调节，时时刻刻保持健康的心理。
（三）信息学知识
包括研究信息产生、传递、处理、存储、利用等理论和技术。
现代是信息时代，信息更新换代迅速。
秘书每天都要跟信息打交道，学习信息学知识可以使秘书的工作更为科学。
（四）其他相关知识
秘书除了具备专业的知识外还必须了解一些其他知识以并备用。
比如：
社会关系学、公共关系学、人际关系、社会学、摄影、统计学、会计学、新闻学、传播学、美学等。
掌握越多的相关知识，秘书就越能更好地开展工作。
四、常识
（一）风土人情
公司来了一对欧洲客人。
他们从遥远的西方来到神秘的东方，心中对中国充满了强烈的好奇心。
除了工作，还希望一睹中国的名胜古迹，还想了解中国传统的京剧、瓷器、武术等方面的知识。
这样，秘书实际成了翻译兼导游。
这就说明秘书必须对我国甚至是多个国家的风土人情要有一定的认识，这样才能做好工作。
（二）餐饮常识
对于客人的到访，宴请是必不可少的。
对于这项日常工作，秘书就要就什么样的客人点什么样的菜肴按照一定的规格来。
既不能太寒酸，也不能铺张浪费。
同时还必须具有地方特色、餐馆特色、搭配主次，有时甚至还可以介绍菜肴的典故以增添气氛。
这样的一顿饭的档次才是高的。
（三）人情事故
人在社会上立足，企业在职场生存和发展，都是不容易的。
这个社会很现实，适者生存，优胜劣汰，秘书在企业扮演着重要的角色。
这就要求秘书人员既不能太事故，又不能不了解世态炎凉，做人做事要灵活，这样才能更好地开展工作。
（四）电脑常识
电脑已成为现代生活中必不可少的一种生活用品。
秘书人员天天都要和电脑打交道，这就要求秘书人员必须要懂得基本的电脑操作以及电脑的保养，否则就无法提高工作效率甚至是不能正常工作。
（五）财务常识
通过财务报表可以掌握企业的经营状况，知道企业的实际状况，预测企业的未来做出有效的决策；通过资产负债表，就可以了解各种资产结构，也能更好地调度资金，在运营过程中采取积极有效的措施等；通过损益表，可以了解企业的盈利状况，以及企业在一定时期内利润情况，为企业管理、决策提供依据。
这些财务资料对企业的生存与发展都是有着至关重要的作用。
并且秘书人员购买办公用品、招待客人、交通运输、出差等的费用也是要用到财务知识的，这就要求秘书人员必须要懂得一定的财务基础知识以便能更好地开展工作。
（六）礼仪常识
办事、办会是秘书部门的日常事务性工作，而在其间都需要应用现代社会交往礼仪常识，这样才不会闹笑话才能真正做好工作。
再说秘书又是公司的门面和窗口，秘书人员的形象代表了企业形象。
秘书人员只有懂得礼仪才能建立与维护好公司的良好形象同时也才能树立自己的良好形象。
建立秘书的知识结构不能只那上述的内容来胡乱拼凑，必须遵循一定的原则和掌握一定的方法才能建立起合理、科学的知识结构。
那下面我们就来谈谈建立秘书人员合理的知识结构需要遵循哪些原则和要采取哪些方法。
一、构建原则
（一）目标性原则和适应性原则
1.目标性原则就是要求秘书人员在构建知识结构时必须要有目的而不是盲目的，要做到定向积累。
秘书人员应该注意积累工作中使用频率最高的那部分知识，并要能在积累过程中准确判断知识的价值。
而不是在茫茫学海中没有目的地胡乱捕捞，这是无法合理的构建秘书的知识结构的。
2.适应性原则在秘书工作实践中具体表现为：
（1）秘书的知识结构应当与秘书岗位职责相适应
从总体上看，秘书工作是面面俱到的，但又因分工的不同，每一个秘书人员所从事的工作又是明确具体的，是有侧重点的。
“一个萝卜，一个坑”，秘书人员从事什么样的岗位就应该具备与之相适应的知识结构。
如：
文字秘书，应该围绕文字处理工作构建知识结构，懂各种文书的格式，和具备写作能力。
只有这样秘书在工作中才能得心应手。
（2）秘书的知识结构应该与所在单位的业务特点相适应。
秘书在企业中是起承上启下作用并且不当当只是为领导个人服务更要为整个组织服务，这就要求秘书人员必须懂得各个部门的业务知识。
只有这样秘书才能真正的发挥起服务的作用，也才能做好本职工作。
（3）秘书的知识应该与所处的社会环境相适应
社会环境是一个大概念，它由政治、经济、科技等诸多方面的因素组成的。
旧年代，秘书不用懂礼仪、经济常识就可以工作，但在现代开放的市场经济的社会环境中，一个秘书人员没有法律知识，没有经济知识，没有涉外知识，没有礼仪知识就很难胜任秘书的工作。
社会是不断发展的，秘书人员也必须要跟上时代的步伐，只有这样才不会被社会所淘汰。
（二）整体性原则和比例性原则
一个合理的知识结构，它的各个组成部分的比例必须适当，比例失调或相互间没有联系都不能发挥其整体的效能。
要正确实际工作的前提下，注意要将对实现工作目标有决定性影响的知识放在中心的主导的位置上。
同时，也要将一切与秘书工作相关的知识安排在整体结构相应的恰当的位置上。
既要注意知识积累的广度，又要注意知识储备的深度；既要懂得“取”的重要性，也要明白“舍”的必要性。
（三）个性原则
这是适应时代的需要。
基础知识扎实又有某些个人专长的秘书适合目前职业分工细化的要求。
秘书的服务工作经常是以集体合作的形式出现，一个优化的秘书集体只有由各个具有特长的秘书个体组才能发挥最大的功能。
这就要求秘书对自己要有一个正确认识，找准社会需要与个人特长的最佳结合点，扬长避短。
而且要有创新意识和超前意识，做到“人无我有，人有我优，人优我新”。
（四）动态性原则
“知识爆炸”的今天，知识更新速度更是惊人。
一个人的知识结构也应随之调节与更新。
一方面要适应工作需要不断调节。
另一方面要随着知识陈旧率提高而不断更新。
这就要秘书人员不能量化保守，要有一个开放的心态，要有强烈的进取意识和上进心，要永远保持对知识的渴望不断激发自己的学习动机和热情。
二、构建方法
（一）积累
滴水也能穿石，这就说明了积累的重要作用。
积累是前提，它是构造秘书知识结构的初步。
没有一定数量的知识积累，就无法形成知识结构。
秘书人员可以通过有计划的积累，也可根据自己的实际情况进行定向积累。
田家英是毛泽东任用过的秘书中才华出众的一位。
他学历不高却知识渊博，达到相当的理论水平和文字水平，掌握了丰富的知识。
他主要靠广泛阅读各种书籍来积累知识。
毛泽东常常要他查找某首古诗词或某一诗句的出处，他都能很快查出来。
如：
1964年12月29日，毛泽东要他查清人严遂成的《三垂冈》一诗的年代和作者。
他不一会就查出来了。
1961年4月24日，毛泽东要他将毛泽东在1929年前后写的六首词填上词牌并查出“共工怒触不周山”的典故，他也很快地完成任务。
他的女儿曾回忆说，他深知没有丰富的知识，不详细地占有历史和现实的资料是无法完成为主席服务的艰巨任务的。
因此，他把买书、藏书重点放在马列著作、毛泽东著作、政治理论书籍和古今中外历史书上，并随着工作面的扩展，分门别类有系统地收集了经济、哲学、文学理论、各国有关宪法等方面的书。
田家英在阅读学习、积累知识方面是值得秘书人员学习的。
积累知识，不是一朝一夕就可以完成的，是“学而不境”的。
秘书人员不仅要注意积累方法，还要注意知识积累的宽广度。
同时还要顾及知识的认知的深度，既要来自书本的知识，也要有实践经验。
（二）补遗
“活到老，学到老”，学习是终身的。
知识结构不可能一时就可以构建完整的，这是需要不断补充不足与填补空白点才能完成的。
王颖是海潮公司总经理办公室的秘书。
一天，办公室主任安排他陪同总经理去机场迎接公司的一位重要客户。
接到客人后，王颖马上伸出手去和对方握手，表示对对方的欢迎，并把客人介绍给总经理。
双方握手寒暄后，王颖引导客人乘车。
王颖打开车前门，以手示意请客人坐在副驾驶位上，并说“请您坐在这个位置上，这儿视野开阔”。
然后打开后车门，让总经理先坐进去，随后自己也坐进车内。
王颖以为自己做得非常得体，可没想到回来不久就被调离了总经理办公室。
他百思不得其解。
后来办公室主任告诉他，接待重要客人时，应等对方伸出手后才能握手；为人作介绍时，应先把主人介绍给客人；副驾驶位是末座，应引客人坐在后排的右座上。
经过这次的教训，王颖认识到了自己的不足知道自己的知识已经老化了，于是他参加了相关的培训弥补这部分知识，现在重新被总经理重用了。
作为一名秘书，王颖在接待客人的过程中，因为不懂现代商务礼仪造成了工作的失误，但他能及时补救就是正确的做法。
（三）更新
随着知识不断在短时间内的迅速膨胀，知识陈旧率的提高，秘书人员需要不断更新已有的知识积累。
时代在进步，时代在更新，若秘书只满足于现状的知识结构，不及时更新，就会像铁一样生锈。
小陈在一家公司当秘书。
有一次，老板叫他写一份策划书，他一看就很高兴。
因为去年他有写过类似的策划书，他就照例写了一份给老板。
但是，一年后的今天，市场已经变化了，这份策划书肯定不可应用的。
这就说明了秘书人员必须不断地及时的更新知识，不能照本宣科，这样是做不好工作的。
秘书知识结构的构建，应该区分知识“死”与“活”，应该重视知识的灵活运用。
据统计，一位化学家要读完现在一年内发展的化学文献，若每天读8个小时，共需48年。
爱因斯坦曾说，他不知道声音在空气中传播速度是多少，但这没关系他可以在任何一本物理教科书上找到答案。
一个参观美国学校的中国教师对美国学生注重记忆知识产生疑虑时，美国教师招手叫来一个男孩，让他坐在电脑旁，然后对中国教师说：
“你可以对他提任何一个你想了解的题目”这位中国教师想了想说：
“中国算盘”。
这个孩子驱动电脑，只十几分之就打印出长达一页纸的资料。
上面记载着算盘的起源、制造、技术法则也计算机的比较和未来的发展等，内容十分全面。
因此对一个人来讲重要的是要有一个比较合理的知识结构，以及即刻获得所需知识的能力。
现在是以知识与信息为发展动力的时代，科学技术的发展使知识的数量大大扩充，知识更新的周期大大缩短，知识转化为生产力建设也大大加快。
这些都要求特殊岗位的秘书人员必须适应知识资本化的时代特征不断的进行知识的储备以完善自己的知识结构，同时还要求秘书人员不能满足于已有的知识，要居安思危，及时对自己的知识结构进行调整、更新、优化与补充。
只有这样才不会被社会所淘汰，也才能有效的做好工作。
综上所述，说明了秘书人员建立合理的知识结构的重要性与意义是很大的，也是很有必要的。
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