企业电子文件归档和电子档案管理建设规划V12.docx
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企业电子文件归档和电子档案管理建设规划V12
内蒙古电力（集团）有限责任公司
企业电子文件归档和电子档案管理建设规划
1企业概况
内蒙古电力（集团）有限责任公司是内蒙古自治区所属国有独资特大型电网企业，位列2015年中国企业500强第219位，自治区企业30强榜首。
公司管理自治区中西部8个市（盟）的电网建设及运营工作，供电面积72万平方公里，服务人口1,380万人。
截至2015年底，公司资产总额789.3亿元；售电量完成1370.3亿千瓦时，实现营业收入517.6亿元，利润总额8.45亿元。
2公司信息化建设情况
“十二五”期间公司信息化建设和通信建设取得长足的发展。
通过“十二五”阶段的信息化建设，公司信息化综合水平上升到了一个新的台阶，主要建成了公司ERP系统、一体化平台数据中心、协同办公系统、营销系统、生产管理信息系统、生产GIS系统、财务管控系统等，信息化应用基本覆盖了公司各项主营业务，贯穿到公司各个业务部门的核心业务流程。
公司建成了覆盖各供电局、变电站的光纤网络，通信网光缆达到22137.04公里；通信骨干网、业务网、支撑网完成规模建设，建成适用内蒙古电网的通信网络；ERP系统建设实现了公司人财物的一体化管控，提高了数据的一致性和准确性，实现公司流程、数据和资源的集约化管理；一体化平台数据中心的建设基本消除了信息孤岛，初步解决了跨区域跨系统的数据传输问题，实现了公司各业务系统的信息共享；协同办公系统建设实现了全公司行政办公、政务办公的大集中应用，实现了公司所有单位“业务规范统一、流程规范统一、应用界面统一、信息展示统一”、统一的机房管理、统一升级、集中维护、统一存储、统一备份与日常巡检、跨单位、跨领域业务协同；营销系统主要实现了营业收费、银行联网、报表管理、通用查询、抄表管理、电量电费、营业帐务、电价监管、工作任务、业扩管理、配网管理、现场管理、线损管理、计量管理、检查管理、合同管理、95598、电量采集等功能；生产管理信息系统实现了公司输电、变电、配电的设备、运行和检修管理；生产GIS系统实现实现GIS平台公共应用、电网编辑、查询统计、电网专题图、三维浏览查询、移动应用、直升机巡检等基础应用功能，同时实现了全省超高压500千伏、呼供220千伏、110千伏输电、变电的可视化、智能化管理。
将画面、卫星定位、数据集成、实时信息、高级分析等信息技术融入到生产业务中，实现了设备空间数据与属性信息拓扑连接及连通查询、分析，并以数字化、图形化方式实现了电网资源数据的网架结构及拓扑关系的综合管理；财务管控系统实现了资金监控及支付，实时获取所属各单位财务信息，强化了公司财务信息集中管理要求，实现了各单位数据的集中管理，构建了横向集成、纵向管控、高度融合的财务管控系统应用，加强了财务管控力度，提升了公司财务管理工作的信息化管理水平；综合管理信息系统法律事务管理信息系统、业绩考核系统、同业对标系统、组织干部管理系统、供用电稽查管理信息系统等，实现了综合管理相关业务的系统建设。
3公司档案数字化建设情况
内蒙古电力公司档案信息化工作以促进、完善我公司信息化和提升档案管理现代化为总目标，始终坚持技术与管理并重、坚持与集团公司信息化发展协调同步原则。
随着公司信息化工作的不断推进，由综合管理部提出的“建设智慧档案馆”的发展规划，已列入公司信息化建设“十三五”规划。
近年公司进一步加强档案信息化基础设施建设，重点开展电子文件归档管理和档案基础数据建设工作，严格按照国家档案局《数字档案室建设指南》、《电子文件管理暂行办法》有关要求，把数字档案馆（室）建设纳入本单位信息化建设规划中。
建立各门类档案纸质目录与机读目录，运用计算机和网络技术，通过办公自动化系统（OA），实现电子公文网上接收、整理、归档、保存和利用。
利用现代化办公设施实现所有文件级目录利用计算机进行检索、查询，为档案利用者提供方便、快捷的服务，充分发挥档案工作的时效性、准确性和服务性。
在“互联网+”的环境下，进一步提升档案资源数字化建设水平，逐步实现档案信息化、现代化管理。
2014年10月，公司对所属10家供电单位开展了档案数字化工作。
截止2015年11月，10家供电单位档案数字化验收及挂接工作已全部完成。
期间，共完成档案数字化1025万页，整理扫描文书档案19,926盒，科技档案28,043盒，共计47,969盒；著录条目文书档案118,629条，科技档案302,107条，共计420,736条；共整理文书档案1,438,554页，科技文档2,660,301页，科技图档551,480张；共扫描文书档案1,039,757页，科技文档2,071,279条，科技图档501,348张；共提交存储档案数字化实施数字成果的光盘851盒，移动硬盘25块；挂接至协同办公系统档案管理模块中的条目共计420,736条，其中既著录又扫描的条目共计359456条，只著录不扫描的条目共计61280条；上传PDF附件359,456个，共占用磁盘空间1,356GB,经过各单位抽查全部合格。
系统档案电子文件基础数据库的建设已初步完成。
2015年5月份，公司协同办公系统档案模块开始试运行，8月份正式上线。
期间，档案馆不断优化档案模块，设置了科技档案模块、会计档案模块及实物档案模块，完成了48个功能的优化测试及运行工作。
目前，公司总部及所属各单位已全面使用该系统进行归档工作。
4电子会计档案数字化建设情况
日常的会计和审计工作中对于会计档案的检索查询通常是针对原始凭证和纸质的帐表凭证进行的，由于这些资料都是实物形式，使用非常不便。
随着信息化的逐步发展，通过财务软件进行会计工作，在积累了大量打印的纸质帐表凭证方式的会计档案的同时，也积累了大量的电子化的会计数据，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
为了实现各单位财务历史数据的集中存放、统一管理，内蒙电力公司于2013年财务管控系统一期建设中实施了电子会计档案模块，公司所属各单位的账套数据通过转换，统一存放在财务管控系统的电子会计档案模块内，实现了账务数据和报表数据档案化存储管理，其中账务数据管理实现了凭证查询、账页查询、科目汇总表查询、科目辅助汇总表查询等功能，为日常会计和审计工作提供了有力的支持。
5企业对电子文件归档和电子档案管理试点建设方案
按照新版《会计档案管理办法》的要求，编制会计档案数据接口，实现公司档案管理系统通过会计档案数据接口与会计档案系统集成，实现对会计档案数据的归档、检索、查询、电子档案的元数据、背景信息的归档和自动采集。
5.1建设目标
电子档案系统将全生命周期流程融入各应用环节，通过与电子会计档案衔接，以最新的会计档案管理办法作为指引，依托先进的电子影像技术，为会计档案的凭证、账簿等会计资料提供存放平台，方便财务系统等业务系统把待归档数据归档至档案管理系统中，加深财务向业务前端延伸力度，全面实现标准化数据、规范化操作、无纸化办公、智能化分析等业财高度融合的新型财务管理模式，实现会计数据的安全存储、庞杂数据的有效管理、不同数据源的统一存放。
切实发挥好“财务服务提供者”的管理定位，强化全局业财融合、财务决策支持、风险防范及共享服务能力，提升全局经济效益与效率。
5.2建设内容
电子会计档案是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据，内蒙电力通过财务管控系统的电子会计档案模块建设，加强了电子会计档案管理，以最新的会计档案管理办法作为指引，依托先进的电子影像技术，为会计档案的凭证、账簿等会计资料提供存放平台。
为确保会计电子文件的真实、完整、可靠、可用的保存，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，采用元数据管理方式进行数据规范管理，元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。
随着会计电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用会计电子文件元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息。
按照内蒙电力会计电子文件管理现状，结合目前我国电子文件管理实际，参考ISO23081，内蒙电力会计类电子文件元数据主要制定凭证、账簿、报表、其他会计资料等几类元数据规范，同时制定会计档案归档接口规范。
从概念层次上区分为财务实体公共元数据、实体元数据、业务实体元数据、实体关系元数据四个领域，每个领域公有的元数据统称为公共元数据，包括档案馆名称、档案馆代码、全宗名称、立档单位名称、文件类型、文件唯一标识符、存储路径、全宗号、目录号、年度、保管期限、机构或问题、类别号、室编案卷号、馆编案卷号、室编件号、馆编件号、文档序号、页号共计19个公共元数据，凭证、账簿、报表、其他会计资料分别有各自的实体元数据，具体如下：
⏹财务实体公共元数据
表1财务实体公共元数据
编号
元数据
编号
元数据
M1-1
聚合层次
M1-2
来源
M1-2-1
档案馆名称
M1-2-2
档案馆代码
M1-2-3
全宗名称
M1-2-4
立档单位名称
M1-3
电子文件
M1-3-1
文件类型
M1-3-2
文件唯一标识符
M1-3-3
存储路径
M1-4
档号
M1-4-1
全宗号
M1-4-2
目录号
M1-4-3
年度
M1-4-4
保管期限
M1-4-5
机构或问题
M1-4-6
类别号
M1-4-7
室编案卷号
M1-4-8
馆编案卷号
M1-4-9
室编件号
M1-4-10
馆编件号
M1-4-11
文档序号
M1-4-12
页号
备注：
公共元数据是指凭证、账簿、报表、其他会计资料都需要的元数据信息。
⏹凭证实体元数据
表2凭证实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M2-1
凭证编号
M2-2
制证日期
M2-3
摘要
M2-4
凭证分录
M2-4-1
借方金额
M2-4-2
贷方金额
M2-4-3
科目
M2-4-4
摘要
M2-5
凭证惟一标识符
M2-6
制证人
M2-7
制证单位
M2-8
类型
M2-9
附单张数
⏹账簿实体元数据
表3账簿实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M3-1
账簿惟一标识符
M3-2
类型
M3-3
建账日期
M3-4
账簿编号
M3-5
账簿名称
⏹报表实体元数据
表4报表实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M4-1
报表日期
M4-2
报表类型
M4-3
填报单位
M4-4
报表惟一标识符
M4-5
类型
⏹其他会计资料实体元数据
表5其他会计类实体元数据
编号
元数据
编号
元数据
M5-1
惟一标识符
M5-2
其他会计资料名称
M5-3
类型
M5-4
生成日期
M5-5
填报单位
表5元数据元素描述方法
编号
按一定规则排列的元数据的数序号
中文名称
元数据元素的中文标识
定义
元数据元素含义的描述
目的
描述该元数据元素必要性和作用
约束性
说明采用该元数据元素的强制性程度，分“必选”、“条件选”和“可选”。
“必选”表示总是强制采用；“条件选”表示在特定环境和条件下必须采用；“可选”表示可采用也可不采用，由用户根据需要确定
可重复性
元数据元素是否可以重复出现
元素类型
元数据元素所属的类别。
本标准将元素分为简单型、容器型和复合型
数据类型
为表达元数据元素值而规定的具有相同数学特性和相同操作集的数据类别。
本标准数据类型包括字符型、数值型、日期时间型。
容器型元素没有数据类型
编码修饰体系
对该元数据元素信息的描述应遵循的编码规则，包括编码修饰体系的标识和名称
值域
可以分配给元数据元素的值
缺省值
该元数据元素的默认值
子元素
该元数据元素具有的下属元素
信息来源
元数据元素值的来源
相关元素
与该元素有密切联系的元素
注释
对元素的进一步说明
以上建设内容即为本次会计类电子文件元数据建设的主要内容。
会计类电子文件元数据方案及其数据结构规范，请见附件内容《附件一会计类电子文件元数据方案》、《附件二会计类电子文件数据结构规范》。
5.3建设计划
电子文件归档和电子档案管理的实施主要分为项目规划、工作方案设计、系统构建、系统测试、系统试运行、项目验收六个阶段。
序号
项目阶段
时间
工作事项
1
项目规划
2016年第四季度
编写项目建设规划
建立项目组织机构
2
工作方案设计
2016年第四季度
制定详细的实施计划
制订项目管理制度
召开项目启动会
3
系统构建
2017年第一季度、第二季度
承建单位根据项目规划开展系统构建
4
系统测试
2017年第三季度
制定测试计划、准备测试环境、执行系统测试
5
系统试运行
2017年第三季度
系统试运行，承建单位按要求提供培训和技术支持，保证用户能够正确理解和使用系统；
6
项目验收
2017年第四季度
正式试运行期结束后，组织全面验收。
按照项目建设整体规划，各阶段具体工作内容如下：
Ø项目规划
■编写项目建设规划
根据系统建设目标，编写项目建设与实施方案。
■建立项目组织机构
建立项目组织机构，包括项目领导小组、项目工作小组、项目实施工作小组。
任命建设单位项目经理、建设单位项目组成员。
（1）项目领导小组：
由建设单位一把手、承建方领导组成，是本项目的最高权力机构，有权变更、否决各项目经理和任何项目机构的决策。
（2）项目工作小组：
由信通公司分管领导、部门领导、省直单位项目负责人及地市信息中心负责人、承建单位项目总监组成，主要负责协调、确认跨部门的业务流程和变更。
（3）项目实施工作小组：
小组成员由建设单位及承建单位的项目经理、业务人员、技术人员共同组成，以充分发挥个人特长和利于项目实施为原则，由双方协商确定项目组成员的角色。
项目实施小组成立以后，必须服从项目经理的工作安排。
Ø工作方案设计
■制定详细的实施计划
按照系统建设目标及内容，确定在实施范围内可以达到的基本目标，制定详细的实施计划。
建设单位项目经理将实施计划提交项目领导小组审批。
■制订项目管理制度
制定项目管理制度主要包括制订项目周例会制度、制订月度工作简报制度、制订需求和标准体系统一管理制度、制订项目实施确认函制度、制订项目变更控制制度和工作流程、制订项目风险管理制度
■召开项目启动会
建设单位项目经理负责组织建设单位内部管理人员参加会议；负责为召开项目启动会做会前准备工作，例如：
会场的布置、设备的准备、人员的通知、会议资料的下发等。
Ø系统构建
系统构建应该遵循如下原则：
●框架平台先进性原则
采用SOA体系架构，确保系统能够符合信息化技术发展的趋势和具有明显的先进性。
●应用成熟性原则
建立在成熟的应用平台上，系统服务器平台、网络平台、系统软件、应用软件的建设都应遵循业界标准。
●系统安全性原则
本系统的建设保证软、硬件安全、可靠的运行。
采用国际上主流的先进安全保密技术进行系统设计。
●用户易用性原则
本系统采用B/S体系结构，操作界面简洁、直观，有利于简化操作，并提高操作效率。
●功能适用原则
体现“以服务为中心、以人为本”的建设主导思想，系统所有功能充分考虑以用户为中心，通用功能应通过服务模式开放给其他功能使用。
●可扩展性
本系统的设计和建设充分考虑了网络、硬件的扩展需要、应用系统二次开发的需要、以及支持未来可能出现的组织调整的需要。
采用开放的可扩充模块结构，保证以后可以方便地升级和不断增加新功能。
●易于管理和可维护性原则
本方案的设计保证了整个系统的可管理性，以降低管理、维护成本。
Ø系统测试
为有效保证产品质量，产品研发生命周期中，除了进行需求、设计等各类评审外，还要组织开展单元测试、集成测试、功能测试、系统测试、Beta测试等测试工作。
其中单元测试、集成测试由开发部门为主进行，功能测试、系统测试由专职业务测试人员负责，软件版本正式发布前，将经过内部测试的产品部署到用户环境中进行Beta测试。
根据软件缺陷越早发现修复成本越低规律，特别在过程中设置检查准入文档、执行预备测试活动，执行预备测试活动则是对软件按正常业务流程进行测试，确保软件在编码阶段进行过充分的测试，降低项目成本，同时有效保证交付质量。
为便于管理，我们将测试工作抽象为测试计划、准备测试环境、检查准入文档、执行预备测试、执行系统测试、评估测试、执行验收测试和测试阶段总结等通用过程，各项测试工作开展均可参考执行。
（1）制订测试计划活动
测试经理在测试用例规划完毕后，根据《项目管理计划》和《测试计划模板》制订《测试计划》，确定测试的内容和采用的测试方法等。
测试经理在《测试计划》制订完成后，从测试用例库中获取需要执行的测试用例，并在TD中建立相应的《测试用例集》。
（2）准备测试环境活动
●测试工程师根据《测试计划》中要求的测试类型搭建相应的测试环境。
●测试工程师在用例标准库完成之后，根据测试用例编写库建立系统测试数据库。
●测试经理负责协调软硬件资源。
●测试工程师在程序交付测试后从配置库获取对应程序。
（3）检查准入文档活动
●在开发工程师集成测试通过后，测试经理检查《开发转功能测试开发报告》中阶段需求开发完成情况。
●如果检查结果中任何一项没有达到要求，均作退回处理，重新进入实现子流程。
（4）执行预备测试活动
●测试工程师在准入文档检查通过后，从配置管理库（开发流）获取程序，在相应的测试环境中根据测试用例中的要求（或按正常业务流）对程序进行测试，并在报告中反映测试用例的测试结果。
●测试经理出具《入口测试报告》，在测试未达到测试入口要求时，均作退回处理，重新进入实现子流程。
（5）执行系统测试活动
●测试活动包括功能测试、非功能测试、系统测试、Beta测试、发版前的冒烟测试等。
●测试工程师在预备测试通过后从配置管理库（发布流）获取程序，在相应的测试环境中根据测试用例中的要求对程序进行测试，并在TD中反映测试用例的测试结果。
●测试工程师在测试过程中发现缺陷时进入缺陷处理子流程。
●Beta测试结束转正式发布前有明确出口准则，要求如下：
Beta测试出口准则
描述
数量
百分比
需求功能测试通过率100%
\
100%
覆盖范围内测试用例通过率等于100％
\
100%
中断（一级）类缺陷遗留数为0个
0
\
数据类缺陷遗留数小于0个
0
\
功能类缺陷遗留数小于0个
0
\
界面类缺陷遗留数小于0个
0
\
性能类缺陷遗留数小于0个
0
\
各子系统非严重缺陷数小于0个
0
\
自动化冒烟测试用例执行通过率为100%
\
100%
（6）评估测试活动
●测试经理在系统测试完毕后形成图表。
●测试经理在系统测试完毕后获取系统测试发现的内部缺陷单、需求单、优化单和工作单的测试情况。
●测试经理分析测试需求和单据的测试情况，根据《系统测试报告模板》形成《系统测试报告》。
●测试经理根据《系统测试报告》得出测试结论，进入发布子流程。
（7）验收测试活动
●客户代表在程序发布后，根据外部缺陷单、需求单、工作单、优化单、《需求规格说明书》的内容对发布程序进行验收测试。
●客户代表在验收测试过程中发现问题时进入缺陷处理子流程。
（8）测试阶段总结活动
●项目发版后，相关的测试经理进行测试阶段总结，依据《测试阶段总结报告模板》编写测试阶段总结报告，完成后在测试团队发布。
Ø系统试运行
在试运行期间，承建单位按建设单位要求提供培训和技术支持，保证用户能够正确理解和使用系统；承建单位对试运行中出现的任何问题及用户提出的修改意见将及时做出响应。
Ø项目验收
正式试运行期结束后，如系统无功能缺陷，能够正常运行，在具备终验条件下进行系统终验，由承建单位提出验收书面申请，建设单位在收到验收申请后，组织系统终验。
成立项目全面验收小组，由建设单位、承建单位以及外部专家等组成，从系统的实用性、稳定性、可维护性、灵活性、可操作性、和安全性及系统文档、代码、规范及注释说明等方面组织全面验收。
5.4保障措施
Ø制订项目周例会制度
项目实施期间至少每周召开一次项目例会。
根据项目实施的进展情况，如果进展顺利可以将项目例会变为每两周举行一次。
例会参加人员为双方项目经理和项目组成员，编写项目周工作报告，每周五上午12点前发送电子档案系统建设工作小组。
如遇项目较为重要事宜，建设单位领导和实施单位领导应及时或每月不定期会晤，沟通和解决相关事宜。
Ø制订月度工作简报制度
月度工作简报内容包括上月工作成果和本月工作计划。
月度工作简报经双方项目经理审定后发布，呈送建设单位领导，每月最后一天（如遇周末提前）上午12点前发送系统建设工作小组。
Ø制订需求和标准体系统一管理制度
项目需求和标准体系由系统建设工作小组统一管理。
在项目实施过程中，各试点单位如有新的需求及涉及对统一标准体系的变更，需以工作任务单的形式提交给系统建设工作小组，由工作小组统一组织讨论、协调和反馈。
工作任务单内容描述主要分为业务问题描述、业务背景、举例描述、期望结果、问题缓急程度及完成时间要求五个部分。
Ø制订项目实施确认函制度
建设单位与实施单位共同确认项目实施进度，每月10日各项目按时提交上月的《周实施工作确认书》和《实施进度确认函》，3、6、9、10、11月属季末或年末月，这几个月的确认函提前至5日提交。
Ø制订项目变更控制制度和工作流程
根据项目的变更情况，对变更问题应专门管理，以便跟踪变更流程的执行过程。
关于变更大小程度的决定，变更问题的提出人填写变更问题的申请单时应进行详细的描述，由双方项目经理分析，决定执行变更或进一步上报。
Ø制订项目风险管理制度
时刻监控已识别的风险，当风险发生时启用备用策略方案、应急计划或采取纠正措施。
由于风险出现，引起了项目实施的范围、进度、成本、资源的变更，依据项目变更控制流程进行变更处理。
由于项目的变更，引起了项目实施计划的变化，及时调整项目实施计划，确保项目实施计划的合理性和可操作性。
附件一会计类电子文件元数据方案
会计类电子文件元数据方案
引言
元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。
元数据管理有助于保证电子文件的真实性、完整性、可靠性、可用性，保障电子文件的证据特性，便于对电子文件的理解、管理、交换和利用，是电子文件管理中必不可少的一部分。
随着电子文件的大量生成，有必要为创建、管理、应用元数据建立统一的方案，以系统有效地记录电子文件的内容特征、形式特征、背景和管理过程信息，为电子政务、办公自动化、文件及档案管理系统的设计提供依据，并全面实现元数据的各种功能和用途。
本标准参照ISO15489《信息与文献文件管理》、ISO23081《信息与文献文件管理过程文件元数据》、档案行业标准DA/T18-1999《档案著录规则》、国际档案理事会标准《国际标准档案著录规则（总则）》，并结合我国电子文件管理实际，规定了文书类电子文件元数据集以及元数据元素关系间
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