4报表.docx

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4报表

《报表》笔试要点

ACCESS报表部分，笔试中所占比例分值一般在4～8分左右。

主要考察报表的定义与组成、计算控件的使用（计算与统计汇总）、报表分组与排序、报表修饰。

一、报表的定义与组成

（1）报表的主要作用

1、分组组织数据进行汇总。

2、格式化数据：

如可对标题及其中的内容设定字体及大小，可以对报表添加表头和脚注。

3、插入图像或图片：

美观。

4、输出多样化：

如可将数据表中的记录打印成邮件标签、清单、购货单等形式。

知识要点：

1、报表是以打印的格式表现用户的数据的一种方式。

2、报表只能显示、打印数据，不能输入数据、修改数据。

将报表与窗体对象进行比较。

（2）报表的3种视图。

1、设计视图：

用来创建和编辑报表的结构。

2、打印预览：

用来查看报表页面数据的输出形态，包括全部数据。

3、版面预览：

用来查看报表的版面设置。

只包括一些示例数据，不包括全部数据。

知识要点：

只有在设计视图中才能转换到版面预览方式，打印预览与版面预览这两种视图方式之间不能直接相互转换。

（3）报表的组成和结构

1、记录源：

可以是表、查询、SQL语句，用于指定表报显示的数据来源。

2、报表的每个部分称为”节“。

3、报表由7个部分构成：

主体、报表页眉、报表页脚、页面页眉、页面页脚、组页眉、组页脚。

知识要点：

1、报表页眉/页脚、页面页眉/页脚都是成对出现、或删除的。

2、报表的组页面、组页脚并不一定成对出现，可通过分组决定是否需要其中之一，或两者都要。

3、报表每个“节”都有一个“可见性”属性，决定该部分是否显示，窗体中的节是没有该属性的。

4、报表设计视图打开时默认有三个部分：

主体、页面页眉、页面页脚；窗体打开时只有主体。

5、整个报表的宽度由报表的宽度属性决定，其它节中没宽度属性。

6、ACCESS最多可按10个字段来排序或分组。

（3）报表的基本类型

1、纵栏式报表：

也称为窗体报表，在一页中主节区内显示一条或多条记录，且以垂直方式显示。

可显示一条记录，也可显示一对多关系的“多”端的多条记录，甚至包括合计。

2、表格式报表：

以整齐的行、列形式显示记录数据。

其字段标题行安排在页面页眉节区。

可在表格式报表中设置分组字段、显示分组统计数据。

3、图表报表：

利用图表方式直观的显示汇总的信息。

4、标签报表：

可创建商品标签、会议标签、个人名片、证件卡等形式的卡片。

5、多列报表：

即对报表通过打印的“页面设置”功能实现数据分栏。

6、主子报表：

子报表是出现在另一个报表内部的报表，包含子报表的报表称为主报表。

知识要点：

1在笔试考试中，通常考报表的类型有哪些。

如果题目只有四个空，就填纵栏式报、表格式、图表、标签；如有5个空，就加上多列报表。

2、图表设计要指定三种字段：

系列、数据、分类。

二、创建报表

（1）报表创建的方式。

1、自动创建：

纵栏式、表格式。

2、向导创建：

标签向导、图表向导、报表向导。

3、设计视图创建，即自定义报表。

（2）主子报表的创建。

1、两种创建方式：

同时创建主报表和子报表；把现有报表作为子报表添加到主报表中。

2、主子报表的特点。

一个主报表，可以是结合型，也可以是非结合型。

也就是说，它可以基于查询或SQL语句，也可以不基于它们。

通常，主报表与子报表的数据来源有以下几种联系：

<1>一个主报表内的多个子报表的数据来自不相关记录源。

在此情况下，非结合型的主报表只是作为合并的不相关的子报表的“容器”使用。

<2>主报表和子报表数据来自相同数据源。

<3>主报表和多个子报表数据来自相关记录源。

一个主报表包含共用数据，子报表包含与公共数据相关的详细记录。

知识要点：

1、使用“报表向导”创建报表，可选择报表包含的字段个数，还可以定义报表布局及样式。

2、一个主报表最多只能包含2级子报表。

3、二级笔试中主要考察主子报表的联系，也即上面的三种联系中，主子报表中数据源的情况，主报表与子报表的关系。

三、报表的排序和分组（重点是分组形式的知识点）

（1）报表排序与分组设计有两种方法。

1、利用报表向导创建排序分组报表：

此时报表上数据源可以来自于多个数据源。

2、利用自定义方式创建时，必须先利用查询将报表中需要的数据集中在一起，然后在报表的“记录源”中指定该查询。

此时通过点击上方工具栏的“排序与分组”按钮进行设置。

知识要点：

1、创建报表时，可以设置字段来对记录进行排序。

2、在自定义方式情况下，ACCESS最多可按10个字段分组和排序。

3、在采用向导创建方式进行排序设置时，最多可以设置按4个字段进行排序。

（2）报表分组属性设计说明。

1、组页眉：

决定是否添加组页眉，从而为每组添加固定在组开始处显示的内容。

2、组页脚：

决定是否添加组页脚，从而为每组添加固定在组结束处显示的内容，一般是显示组内数据的统计信息。

3、分组形式：

决定分组方式，分组方式因分组字段的数据类型而不同。

4、组间距：

与“分组形式”一起说明分组的间距值。

5、保持同页：

决定同组数据是否打印在同一页，不能组内断页。

知识要点：

1、由于可以设定组页眉、页脚是否需要，则组页眉、页脚是可以单独出现在报表中的。

2、保持同页是笔试一个知识点，指明如果在打印过程中纸张不够，是否把一个分组中的内容打印在不同的页面上。

3、笔试要点是组间距属性。

（3）“分组形式”说明表。

分组时分组字段数据类型可以是文本、数字、货币、是/否、日期/时间，把分组字段或表达式值相同的分为一组。

也可以把分组字段或表达式上前面若干字符相同的记录分为一组。

知识要点（理解）：

1、对于每一中分组字段数据类型，基本都有两种分组方式：

每一个值、间隔（文本是前缀字符，时间是年、月、日等）。

每一个值是指把给定值相同的作为一组，比如日期2010-3-12，则所有日期

为2010-3-12的记录成为一组；而间隔允许与给定值一定范围内的作为一组，比如日期2010-3-12，如果按“年”作为间隔，则只要是2010年的如2010-5-1等日期记录作为一组。

2、前缀字符：

分组字段或表达式上，前面若干字符相同的记录。

该知识点，通过下面例题理解。

例：

若某报表中每个班级都有多条记录，如果要使用班级字段（文本型）对记录分类，班级号为0440018、0440019、0440020…则组间距应为（）？

分析：

对于文本数据类型，组间距就是值前缀字符。

由于要统计每班记录个数，显然应该把班级相同的记录分成一组。

现在我们看看班级号数据0440018、0440019、0440020…，我们发现：

数据一共有7个字符，前面5个都是相同的“04400”，不足以把班级区分出来；要想把班级区分出来，必须把整个班级号包含进去，即7个字符。

所以，这里答案应该为7。

如果题目把040018、0440019、0440020…作为学生编号，前面5个字符作为班级号，后面两个字符作为本班学生的编号，则此时为了区分班级，前缀字符个数就应该是5了。

四、编辑报表

（1）编辑报表主要包括：

设置报表格式、添加背景图片、添加页码和分页符、设置时间和日期。

知识要点：

1、ACCESS中提供了6中预定义报表格式：

“大胆”、“正式”、“浅灰”、“紧凑”、“组织”、“随意”。

2、添加背景等用户自定义报表样式，在使用了报表格式后，用户自定义样式将被覆盖。

3、分页符出现在报表最左侧，显示为三个小点“···”,来控制另起一页输出显示。

4、在报表设计的工具栏中，用于修饰版面以达到更好显示效果的控件是：

直线和矩形。

5、单一删除页眉、页脚的方法：

一是设置其高度为“0”，二是设置其“可见性”为“否”。

6、页码基本格式：

="共"&[Pages]&"页，第"&[Page]&"页"。

分析：

可以看到，页码基本格式实际上就是一个计算控件表达式，我们分析一下表达式各部分。

&符号为字符串连接符，连接其两端的字符串。

[Pages]：

Pages是ACCESS中一个内置对象，存储报表的总页数。

引用内在对象，所以两端使用了中括号。

同理，Page也是一内置对象，表示报表的当前页码。

综上所述，="共"&[Pages]&"页，第"&[Page]&"页"，显示形式为“共10页，第1页”。

（2）报表中的常见属性（适当了解窗体所没有的属性）

1、强制分页：

如设置成“是”，可以强制换页。

2、保持同页：

决定是否一个节区域内的所有行显示在同一页中（是否跨页）。

3、可见性：

决定该节是否可见、可显示。

五、使用计算控件

在报表设计过程中，常用需要进行计算，在组页眉页脚对组中相关信息进行统计。

SQL聚合函数：

（1）SQL聚合函数简介。

作用：

通过SQL聚合函数，可以确定数值集合的各种统计值。

可以在查询和聚合表达式中使用这些函数。

（2）常用SQL聚合函数。

1、Count（expr）：

确定特定记录集中的记录数。

2、Sum（expr）：

计算查询的指定字段中所包含的一组值的总和。

3、Avg（expr）：

计算查询的指定字段中所包含的一组值的平均值。

4、Max（expr）：

计算查询的指定字段中所包含的一组值的最大值。

5、Min（expr）：

计算查询的指定字段中所包含的一组值的最小值。

参数说明：

expr：

expr占位符代表字符串表达式，它标识了包含要添加的数字数据的字段，或者是使用该字段中的数据执行计算的表达式。

expr中的操作数可包括表字段、常量或函数（可以是固有的或者用户自定义的函数，但不能是其他SQL聚合函数）的名称

（3）示例（解决上图中统计的域聚合函数计算控件的书写）。

1、利用Count函数统计教师人数:

=Count（[教师编号]）

2、利用Sum函数统计教师总教龄:

=Sum（Year（Date（））-Year（[工作时间]））

3、利用Avg函数统计教师平均教龄:

=Avg（Year（Date（））-Year（[工作时间]））

4、利用Max函数统计教师最大教龄:

=Max（Year（Date（））-Year（[工作时间]））

5、利用Min函数统计教师最小教龄:

=Min（Year（Date（））-Year（[工作时间]））

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