合同协议管理制度.docx

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合同协议管理制度

有限公司

合同（协议）管理制度

目录

第一章总则

第二章合同类型

第三章合同审批权限

第四章合同签署程序

第五章合同的存档管理

第六章合同履行的过程管理

第七章合同变更

第八章合同管理分工

第九章罚则

第十章附则

有限公司

合同（协议）管理制度

第一章总则

第一条为加强对公司合同（含协议，下同）的管理，特制定本制度。

第二条凡公司经营活动中发生的不能即时清结的经济、劳动及其它事项，均应签署合同，相关事宜按本制度的规定办理。

第三条公司合同管理的基本原则是依法签订、规范管理、按权限审批、分部门经办、过程控制、定期检查、及时处理。

其中，“依法签订”原则主要指合同签订应符合以下原则：

（一）资质相符的原则，要求合同对方具备与其义务相对应的资质和法人资格，必须执有法人营业执照、资质等级证件；有关劳动人事合同应遵照相应法律法规的要求。

（二）依法签约原则，签订合同应符合中华人民共和国合同法，不得损害我方合法利益，预防不应有的经济损失。

（三）律师把关原则，合同的签订都要经过律师会签。

（四）符合其他法律规定。

第二章合同类型

第四条公司合同共划分为五类，分别为：

（一）建安合同：

合同类型代号：

JA。

包括建筑、安装、材料设备采购、红线内市政绿化工程。

（二）市政、园林合同：

合同类型代号：

SZ。

包括大市政配套及独立的绿代工程。

（三）咨询合同：

合同类型代号：

ZX。

包括勘察、设计、监理、造价咨询、及其它类咨询合同。

（四）经营销售合同：

合同类型代号：

JY。

包括土地开发、楼房销售及相关合同。

（五）办公设备采购及其它合同：

合同类型代号：

BG。

第三章合同审批权限

第五条下列合同的审批权归公司股东会：

（一）涉及金额超过公司最近一期经审计净资产20%以上或5000万元以上的资产转让合同、股权并购合同、投资合同、融资合同、担保类合同、质押抵押类合同、租赁托管合同、资金往来性合同。

（二）重大关联交易合同（关联交易对方为法人的，标的金额在人民币100万元及以上；关联交易对方为自然人的，标的金额在人民币30万元及以上）。

第六条下列合同及与合同有关事项的审批权归公司董事会：

（一）股东会批准方案和可行性研究报告后签订的项目投资类合同（如购置土地资源）。

（二）经营性物业管理合同。

（三）销售价格低于董事会审批方案或销售承诺对公司会造成较大的风险或物业管理不利于公司或销售计划有不利于公司的较大变更的销售合同。

（四）对众合同[指同一合同与三个（含）以上对象签署]。

（五）租期三年以上（含）的租赁合同。

（六）委托经营合同。

（七）年度工作计划内、标的金额或潜在权利义务总额超过500万元的业务合同由董事长审批，年度计划外的业务合同由董事会审批。

（八）购置车辆、房屋等重大固定资产，或超过年度预算的固定资产购置，或一次购置固定资产金额超过20万元的合同。

（九）超出董事会批准的薪酬标准和计划外的劳动合同。

（十）标的金额在公司最近一期经审计净资产20%以下且不超过5000万元的资产转让合同、股权并购合同、对外投资合同、融资合同、担保类合同、质押抵押类合同、租赁托管合同、资金往来性合同。

（十一）一般关联交易的合同（交易对方为法人的，涉及金额在人民币100万元以下；交易对方为自然人的，涉及金额在人民币30万元以下）。

第七条根据公司章程，经公司股东会（或董事会）审议通过的公司年度工作计划和投资方案，股东会（或董事会）授权公司经理组织经营管理班子实施。

除本章第五条、第六条规定以外的合同由董事长授权经理签署，并加盖公司公章后生效；本章第五条、第六条规定的合同按照本章规定执行。

第八条非经上述审批，任何人无权对外签署任何形式的合同。

第四章合同签署程序

第九条合同起草。

根据公司对合同管理的分工，当出现需要签署合同的事项时，首先应由合同经办部门负责起草合同，合同拟定无误后，进入合同会签阶段。

起草合同的格式，原则上采用公司认定的合同文件范本，如果没有范本而需要拟写合同的，原则上应由公司经办部门起草。

第十条合同会签。

根据合同所涉及事项的性质，一般合同会签要经过经办部门会签、律师会签和相关部门会签三个阶段。

（一）经办部门会签。

合同起草完毕后，由经办部门内部进行讨论，讨论通过后，经办人填写“合同（协议）审批表”的相关内容，并在经办人处签名，然后由部门经理签署意见并签名。

（二）律师会签。

合同经过经办部门会签后，应交由律师会签，由律师对合同的合法性、合规性、可行性及对公司利益的保护性提出意见。

律师对合同条款提出修改完善意见的，经办部门应进行相应修改完善，律师会签通过后，由律师在“合同（协议）审批表”的律师意见处签名。

（三）相关部门会签。

如合同内容的履行过程中需要公司其它部门协作的，应在律师签订意见后提交相关部门会签，相关部门讨论通过后，由相关部门经理在“合同（协议）审批表”的相关部门处签署意见并签名。

合同经过上述会签后，进入合同审批阶段。

第十一条合同审批。

合同的签订必须严格按照本制度第三章规定的权限履行审批手续，对于下述几类合同的审批权限特殊规定如下：

（一）在股东会批准方案及可行性研究报告后的项目投资类合同（如购置土地资源），须经公司董事会审议批准。

（二）销售合同（如定价、销售方案等类型的合同），应在签订前将销售定价方案报董事会审议批准。

经理根据董事会批准后的销售定价方案签订销售合同；低于董事会批准的销售定价的销售合同，须报董事会审批。

（三）工程管理类合同（如关于委托施工、工程用材料设备采购等合同），必须通过招标来确定价格。

该类合同在董事会批准的年度预算内由经理批准，总额超过500万元的报董事长审批，超过年度预算外的工程管理类合同必须报董事会审批。

（四）关于购置固定资产合同。

一次购置固定资产不超过5万元且买卖双方权责无需书面约定的，可不签订合同。

但一次购置固定资产超过5万元，须签订合同。

购置固定资产的合同，在年度预算额度内且一次购置固定资产金额不超过20万元的，应由经理批准。

但购置车辆、房屋等重大固定资产，或超过年度预算的固定资产购置，或一次购置固定资产金额超过20万元的，须报公司董事会批准后签订合同。

（五）关于劳务用工合同、咨询合同规定如下：

1、关于劳动合同。

（1）在董事会批准的年度预算工资总额内，经理、副经理、财务负责人等高级管理人员的工资、福利水平由董事会确定；其他人员工资水平由经理在年度预算额度内确定。

（2）各股东派遣人员由各股东与其签订劳务合同，由接收单位与其签订具体职务聘任合同。

2、在年度预算额度内的咨询合同经经理批准后签订。

（六）资产转让合同、股权并购合同、对外投资合同、融资合同、担保类合同、质押抵押类合同、租赁托管合同、资金往来性合同，标的金额不超过公司最近一期经审计净资产20%且不高于5000万元的，须由董事会审批后由经理签订；标的金额在公司最近一期经审计净资产20%或5000万元以上的，须由股东会批准后，由经理签订。

（七）凡属于关联交易的合同，需经财务总监、经理及董事会批准；重大关联交易合同，需报股东会审批。

第十二条合同签字。

合同获得审批许可后，方可进行签署。

代表公司在合同上签字的人按如下原则确定：

（一）　一般情况下，代表公司在合同上签字的人为由具有最后审批权限的人在审批意见中所指定的人代表公司在合同上签字。

（二）　对于需要由公司法定代表人签署的合同，经办部门应提前在“合同（协议）审批表”的备注中注明，并由合同经办部门在起草合同的同时起草法定代表人授权委托书，由法定代表人选择是亲自签署合同还是在授权委托书上签字。

第十三条合同编号和盖章。

合同签字完毕在申请盖章前，应由办公室合同专管员对拟盖章合同进行编号格式为“金[X（子公司简称）]合[XXXX（年份）]XXX号”（在“”后面加上括号，填写部门简称“办、财、规、工、市）。

编号完毕，经办部门经办人应在“合同（协议）审批表”页眉处写明合同编号，然后盖章。

盖章时，印鉴管理员应在用印登记表上注明合同编号、份数、经办部门、经办人等信息。

关于盖章的其它事宜遵守公司印鉴管理制度的相关规定。

第五章合同的存档管理

第十四条合同存档。

合同盖章后，应进行及时存档。

公司合同以合同原件、合同复印件、合同电子文档三种形式存档。

（一）合同原件存档。

凡公司牵头起草的合同，合同至少应有两份原件存档，其中一份存办公室（档案室），另一份存财务部。

合同分正、副本的，正本存财务部。

如合同有超过三份以上原件的，多余原件由办公室（档案室）保存。

凡对方牵头起草的合同且公司只能有一份原件的，原件存财务部，复印件存办公室（档案室）。

（二）合同复印件存档。

合同复印件一式两份，公司办公室合同专管员存一份，经办部门存一份。

（三）合同电子文档存档。

所有合同均通过电子扫描后保存为电子文档，电子文档一式叁份，档案室存一份，办公室合同专管员存一份，合同经办部门存一份。

第十五条合同分类索引。

公司合同分类索引不少于三类，第一为类为按合同经办部门分类，第二类为按项目分类，第三类为按内容分类。

按项目和按内容分类中对不能归入的合同计入综合类。

公司合同分类的具体办法由办公室合同专管员确定并公示，各部门遵照执行。

第十六条合同借阅。

合同经办部门已存有合同复印件，原则上档案员和合同专管员不对外借阅合同原件和复印件，确需借阅合同原件和复印件的，审批手续按公司文件管理制度执行。

第六章合同履行的过程管理

第十七条确定合同主管员和协管员。

合同签署后，应由经办部门的部门经理确定合同主管员和协管员，主管员和协管员共同负责合同履行过程的日常管理工作。

第十八条填写合同收款（或付款）情况记录表。

合同主管员确定后，由合同主管员填写合同收款（或付款）情况记录表，摘要描述合同的主要内容，包括收款（或付款）事由、收款（或付款）金额、约定收款（或付款）时间、实际收款（或付款）时间、收款（或付款）情况说明、收款（或付款）经办人等事由。

合同收款（或付款）情况记录表属于合同经办部门部门经理、主管经理和公司总经理凭密码可随时阅示的电子文件，经办部门应将其备置于公司内部网站的指定位置，以便公司有关人员随时查阅合同的履行情况。

第十九条合同履行。

合同主管员负责具体经办合同的履行工作。

合同主管员在合同约定的权利（义务）到期前的合理履约准备期以内（最迟不少于10天），应向部门经理汇报合同履行的有关安排，做好履行合同约定的权利（义务）的准备。

合同履行完毕后，由合同主管员将合同收款（或付款）记录表填写清楚。

第二十条合同逾期。

如合同双方可能出现一方违约，应及时报告部门经理和主管经理，可能发生的重大违约情况还需向总经理报告，对于重要合同，还须向董事会（董事长）、股东大会报告。

对于已经造成违约的情况，按照以下程序办理：

（一）逾期3个工作日。

如对方或公司逾期3个工作日仍不能按照合同约定履行合同的，经办人应及时向部门经理汇报，并采取相应措施。

（二）逾期6个工作日。

如对方或公司逾期6个工作日仍不能按照合同约定履行合同的，部门经理应及时向主管经理汇报，并采取相应措施。

（三）逾期9个工作日。

如对方或公司逾期9个工作日仍不能按照合同约定履行合同的，主管经理应及时向总经理汇报，并采取相应措施。

（四）重大合同逾期10个工作日以上。

对于重大合同如对方或公司逾期10个工作日以上仍不能按照合同约定履行合同的，总经理应及时向董事长汇报，并采取相应措施。

（五）特殊重大事项对方违约或根据事实情况判断对方存在违约的极大可能应立即报告至总经理和董事长；公司存在违约的极大可能也应立即报告至总经理和董事长。

第二十一条合同清结。

合同在约定的各方权利（义务）全部履行完毕后，主管员应将与合同有关的文件收集整理，装订成册，并在封面上填写合同编号、合同名称、签署时间、合同摘要、清结时间、经办人签名、部门经理签名、主管经理签名等。

准备将履行完毕的合同档案移交公司档案室归档。

第二十二条合同归档。

已履行完毕的合同档案由办公室存档。

经办部门行政秘书应按月将本部门已履行完毕的合同档案移交公司档案室保存。

第七章合同变更

第二十三条合同在履行过程中，发生变更、修订、补充、撤销、终止等情况的，必须由原合同主体按照本制度第四章规定重新签署书面文件。

第八章合同管理分工

第二十四条公司对合同管理实行分部门经办的原则，公司所有合同均有经办部门，经办部门分工根据公司内部机构设置而定。

第二十五条公司办公室负责经办以下合同：

（一）办公用品及办公设备（含车辆）采购、维修、处置合同；

（二）办公场所租赁、买卖、装修及其他与此有关的合同；

（三）办公场所管理、安全保卫、后勤保障及其他与此项服务有关的合同；

（四）劳动聘用合同及其它与此有关的合同；

（五）管理咨询及与公司形象塑造、维护、展示有关的合同；

（六）社会保险、商业保险及其他与员工福利有关的合同；

（七）招聘、培训、进修、考察、旅游及其他与员工招聘、教育、培训有关的合同；

（八）激励与奖励合同（若公司设有人事部，则由人事部负责）；

（九）与酒店、餐馆、旅行社及其它服务机构签署的优惠服务合同；

（十）其它与办公室职责相关的合同；

（十一）公司临时交由办公室经办的合同。

第二十六条公司财务部负责经办以下合同：

（一）借款合同；

（二）存款合同；

（三）担保（含保证、抵押、质押、留置）合同；

（四）审计合同；

（五）资产评估合同；

（六）委托理财合同；

（七）短期投资（含债券、股票及其他衍生品）合同；

（八）成本控制与管理合同；

（九）其它与财务部职责相关的合同；

（十）公司临时交由财务部经办的合同。

第二十七条公司市场部负责经办以下合同：

（一）土地开发（征地或拆迁安置）合同；

（二）项目建议书、可行性研究报告编制委托合同；

（三）与当地政府、前期手续有关的合同；

（四）房产销售合同；

（五）自有物业租赁合同；

（六）项目买卖合同；

（七）长期投资合同；

（八）房地产咨询合同；

（九）房地产经纪合同；

（十）房地产评估合同；

（十一）土地使用权出让、转让合同；

（十二）物业管理委托合同；

（十三）其它与市场部职责有关的合同；

（十四）公司临时交由市场部经办的合同。

第二十八条公司规划部负责经办以下合同：

（一）工程勘探合同；

（二）工程项目概念设计合同；

（三）工程方案设计合同；

（四）工程施工图设计合同；

（五）其它与规划部职责有关的合同；

（六）公司临时交由规划部经办的合同。

第二十九条公司工程部负责经办以下合同：

（一）工程项目招投标委托合同。

（二）工程设备租赁、购买、安装合同；

（三）工程项目承发包合同；

（四）其它与工程部职责有关的合同；

（五）公司临时交由工程部经办的合同。

第三十条公司物管部负责经办以下合同：

（一）物业管理委托合同；

（二）其它与物管部职责相关的合同；

（三）公司临时交由物管部经办的合同。

第三十一条如出现不在本章所列范围的合同或合同分工出现冲突的情况，依照下述原则处理：

（一）由与此合同内容有最密切关系的部门经办；

（二）由公司经理办公会议指定的部门经办。

第三十二条公司办公室负责对公司合同进行总管，办公室设合同专管员，建立公司合同计算机管理系统，设置专门程序对合同履行进行预告（或预警）。

第九章罚则

第三十三条合同的主管人员由于疏忽或其他非不可抗力因素造成合同损坏、遗失等给公司造成或有可能造成损失的，由合同主管人员负责，部门经理负连带责任。

第三十四条越权合同。

公司负责签订合同的部门未按程序签定合同或擅自以公司名义签订合同、公司审批人超越权限审批合同的均视为越权签署合同，越权合同公司办公室印鉴主管人员不得盖章，财务印鉴管理人员不得出具支票或盖章。

越权合同给公司造成损失的，由有关责任人承担责任。

第三十五条违反上述规定的具体处理，由违反制度的部门的上一级的公司权力机构研究决定。

第十章附则

第三十六条本制度经公司董事会审议通过，自发布之日起实

施，修改时同。

第三十七条本制度的解释权归董事会。

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