监理资料管理制度.docx
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监理资料管理制度
监理资料管理制度
（一）、城建档案管理规定
1、《统一用表》必须采用碳素黑色墨水填写或黑色碳素印墨打印，采用复写的应使用单面碳素复写纸，填写或打印的首份用于上交城建档案馆；
2、签署人签名采用惯常笔迹亲笔手签。
项目总监或总监代表和监理工程师盖执业注册章，单位签署栏应采用单位注册全称并加盖公章；监理机构栏加盖监理机构章；
（二）、收文程序
来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档
1、参建单位所发文件由资料员统一签收、登记；
2、按照文件规定的分类，属于同类编号的文件登记在一张表上。
（三）、资料员务必将文件分以下五种情况及时处理
第一种文件：
各参建单位发给监理方需签核返回的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位
第二种文件：
业主或参建单位发给监理方需由监理转发的；
专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监（总监代表）批准→转发有关单位
第三种文件：
各参建单位发给监理方需签核、盖章返回的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→公司盖章→返回发文单位
第四种文件：
各参建单位发给监理方只需签核和归档的；
专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档
第五种文件：
各参建单位发给监理的参考资料或回复函件。
专业签阅→归档
（四）、发文程序拟稿→审稿→签发
1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；
2、监理函件由提出发文的监理人员拟稿；
3、根据授权，发文内容必须通过项目总监（总监代表）审核后才能定稿；
4、所发文件须经监理工程师和总监盖章签字后,方可发出；
5、转发参建单位文件经监理工程师和总监审阅后转出。
（五）、收、发文登记
1、收文和发文分开登记；
2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起；
3、经济签证独立登记；
4、工程变更独立登记（总监登记）；
5、多个单位工程的项目、多个分段的工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。
（六）、资料收集
资料收集范围：
政府部门、业主、各参建单位、设备材料供应商、项目周边情况资料、本公司以及监理小组资料。
（七）、资料编号
1、按照当地建设单位或质监部门对资料编号要求执行；
2、城建档案和公司统一规定资料编号为：
A承建商类、B监理类、C、业主类；
3、各工程项目发文和收文统一编号如下：
（1）、发文编号：
采用MM-i-Ni-XX形式；
MM:
表示工程项目名称汉语拼音的字头。
如“HW”表示“华为”,“i”表示栋号或区段号；
Ni:
表示政府和公司统一管理的资料分类号（参考江苏省第4版监理用表）。
如“A1”表示“开工报审表”,“B2”表示“监理工程师通知单”；
XX:
表示流水号。
如1，2，3，……N。
（2）、收文编号：
按城建档案规定的分类，属于同类编号的登记在一起，然后按照收文顺序编写流水号；
4、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。
（八）、资料归档
1、按照总公司对竣工资料的有关规定归档（详见附表1）；
2、每大类采用公司统一制作的样板文件夹按分类编号分开；
3、上交档案馆的资料由公司总师室派人协助工地资料员按照档案馆的要求整理、归档（详见附表2）。
（九）、向公司移交资料
分类→装订→上交
1、每月28日上交总师室归档资料（书面或电子版）：
a、监理月报；b、进度审批报表；c、工程项目月报表d、下月生产计划完表；e、会议纪要；f、公司要求上报的其它资料；
2、单位工程结束后一个月内将竣工资料整理好上交公司总师室；
3、现场资料员向公司总师室上交资料时，应填好“资料目录”表，并由交接人签字。
（十）、监理机构用章管理
监理机构章必须由监理机构中专人负责管理，经总监（总监代表）同意后方可使用，用章应做好登记工作；
（十一）、向档案馆移交资料
竣工资料由公司总师室负责装订（或经总师室同意由工地资料员就近装订），由工地资料员负责上报建设单位统一移交档案馆，竣工资料一般一式4份（档案馆、建设单位、接收单位、公司留档），特殊情况按照当地建设单位要求；
（十二）、资料借阅
资料借阅必须经总工程师批准，并办好相关借阅手续后，方可借阅，阅毕及时归还总师室。
（十三）、资料信息化管理
所有资料都要求留有电子文档，待工程竣工后上报公司总师室留档。
（十四）、资料保管
1、资料员负责好资料的防盗、防腐、防丢、防潮工作；
2、监理小组常用的资料，应自留复印件或拷贝保存，以备查阅。
（十五）、失效资料处理
工程竣工后项目总监（总监代表）负责将剩余的资料上交公司总师室统一处理。
（十六）、总监、资料员的责任
资料员是监理资料管理的第一责任人；
总监对监理资料的管理负监督和管理责任。
附表1：
监理工程挡案分类明细表（公司归档）
序号
分类
分册
册目名称条款（内容摘要）及编号
备注
1
合资
同质
文报
件审
第一册合同文件
1.1.1
监理中标通知书、建设监理合同
竣工归档（短期保存）
1.1.2
招标文件、工程量清单
1.1.3
施工方中标通知书、投标文件
1.1.4
建设工程施工合同、分包合同
1.1.5
施工许可证、建设工程项目管理手册、质监通知书、安监通知书
第二册资质管理
1.2.1
总承包单位、分包单位、主要材料供应单位资质资料（含主要人员证书）
1.2.2
监理单位资质资料（含主要人员证书总监任命书、总监代表任命书、见证取样委托书及人员调动书面记录）
1.2.3
见证试验单位资质资料
2
技
术
文件
第三册工程设计文件
2.3.1
审图中心意见、消防审批意见
竣工归档（长期保存）
2.3.2
图纸内容、图纸会审、设计交底会议纪要
2.3.3
工程设计变更及洽商、汇签记录
第四册施工组织设计（方案）
2.4.1
施工组织设计方案申报及审核意见
2.4.2
施工方案（各阶段、关键工序及专项施工方案）
3
监理管
理文件
第五册监理规划及实施细则
3.5.1
质量分解目标
竣工归档（短期保存）
3.5.2
监理规划、旁站规划
3.5.3
监理实施（包括安全）细则及交底记录
第六册监理月报、会议纪要、工作总结
3.6.1
监理月报、安全文明台帐
竣工归档（长期保存）
3.6.2
监理会议纪要、监理项目内部会议纪要
3.6.3
监理工作总结
第七册监理日志、监理通知、指令
3.7.1
监理日志
竣工归档（长期保存）
3.7.2
监理工程师通知单、联系单及回复单
3.7.3
监理旁站记录
第八册其他文件
3.8.1
各参建单位之间的各种发文（包括建设单位、质监单位、设计单位、施工单位等）
4
工程项目实施过程文件（进度、质量、投资
控制）
第九册进度控制
4.9.1
工程开工、竣工报审表
竣工归档（长期保存）
4.9.2
工程延期报告及审批
4.9.3
工程进度计划报审（总进度、月进度等）
第十册投资控制
4.10.1
工程量签证
竣工归档（短期保存）
4.10.2
工程计量与支付
4.10.3
工程费用索赔报告及审批
4.10.4
违约报告及处理资料
4.10.5
竣工结算审核意见书
第十一册质量检测
4.11.1
质量体系记录（不合格项目通知、质量事故报告及处理意见、各种报验资料）
部分资料竣工归档（只归档分部、单位工程评定资料，材料报验、工序报验归库保存一年）
4.11.2
原材料质量控制资料（原材料出厂合格证及进场复验报告、试验报告）
5
竣工
验收
文件
第十二册竣工验收
5.12.1
工程竣工报验单及单位（子单位）工程施工质量竣工验收报告，单位（字单位）工程竣工验收证明书，分部、分项工程验收报告
竣工归档（长期保存）
5.12.2
整改意见书及回复
5.12.3
各项核查记录及观感检查记录
5.12.4
工程监理质量评估报告
5.12.5
监理工作总结
注：
1.竣工归档资料要求在工程竣工验收后，一个月后，由监理项目部抽调资料管理人员按册分条装订.经总师办审查后归档。
2.不要求归档资料，由项目部自己解决。
3.短期保存期限一般为1---5年，长期保存期限同工程设计使用寿命。
4.如需向工程所在地城建档案馆提交监理资料，需另外整理一卷资料如附表2。
附表2：
向城建档案馆移交的监理资料
序号
分类
分册
册目名称条款（内容摘要）及编号
备注
1
监理资料
监理规划、监理细则（含安全文明）
监理月报、会议纪要
监理通知及回复、质量事故报告及处理意见
工程开工（复工）审批、工程暂停令
工程竣工决算审核意见书
工程延期报告及审批
合同争议、违约报告及处理意见、合同变更材料
工程评价意见报告及工程竣工总结
附表3：
监理资料封面格式
档 号
档案馆代号
案卷题名 无锡市惠山区洛南大道新建工程
监 理 资 料
第一卷 共四卷
第一卷合同文件、资质报审
第一册 共四册
第一册建设监理合同、招标文件及工程量清单
编制单位 上海华铁工程咨询监理公司
编制日期 2006.12.26～2008.04.30
密 级 保管期限
附表4：
监理资料卷内目录
上海华铁工程咨询监理公司技术档案
卷名：
监理文件卷册名：
旁站记录保管时限：
长期
资料时间2005年04月06日~2005年12月31日归档时间：
2006年4月30日
卷内目录
序号
技术文件名称
数量
页次
备注
1
监理旁站记录
209
1
升级会员 