会议管理制度.docx

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会议管理制度

会议管理制度

文件编号：

HR-6016-001

文件版本：

A0

制定部门：

人力资源部

发行日期：

2017-05-11

分发部门：

受控状态：

核准：

审核：

制定：

※

修（制）订履历一览表

No.

修（制）订内容说明

版本

修改时间

修改人

1

新版发行

A1

1.

目的

为规范会议程序，提高公司总体决策管理能力和办事效率，更好地协调工作，研究落实重大事项的对策措施和寻求解决有关问题的方法，预防和纠正工作中存在的问题，顺利完成公司预算考核目标，并保证公司各项管理工作规范、高效、有序，特制定本制度。

2.适用范围

本制度适用于公司及所属各部门。

3.定义

无

4.责任部门

公司各相关部门。

5.作业程序：

5.1第一章总则

5.1.1公司对各级管理者贯彻充分授权管理的指导思想，基于公司颁发的各项管理制度和规定，采用谁主管谁决策、谁主管谁对过程管理的效果和结果负责、谁主管谁有权决定和处理所属范围内事务的管理思路。

5.1.2与会人员应对会议的各自的表决意见及有关保密内容必须做到：

不该说的不说，不该问的的不问，不该看的的不看，并严格遵守执行会议的各项决定。

5.1.3会议按类别、内容不同由相关单位组织，并做好会议管理。

5.2第二章会议类别

5.2.1本制度所指的会议包括公司总经理办公会议、经营月度会议、生产月度会议、产销协调会议、专题会议、部门日常管理例会和接待会议等。

5.2.2专题会议指公司生产管理、经营管理、安全管理、质量管理、工程管理、预算管理、合同评审等会议。

5.3第三章会议的组织管理

5.3.1第一节总经理办公会

5.3.1.1总经理办公会是对公司发展和管理中的重大事项的研究与决策。

内容包括但不限于组织实施公司董事会的决议、分解落实公司年度计划、讨论确定公司发展战略目标和投融资计划；对公司生产经营中的重大事项进行分析、研究、决策，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行工作部署，明确采购、生产、销售等关键环节的指导意见；讨论公司重要人事任免、机构设置以及制度审议等。

5.3.1.2总经理办公会议原则上每月召开一次，特殊情况可临时召开。

5.3.1.3总经理办公会议由公司总经理主持，公司副总经理、总经理助理等经营班子成员参加，参加会议的人员应积极发言、明确表态。

5.3.1.4总经理办公会研究讨论专题问题时，如有必要可通知相关部门负责人列席。

5.3.1.5总经理办公会由总经理办公室通知、记录和整理纪要。

5.3.2第二节经营月度会议

5.3.2.1经营月度会议是公司对月（季）度生产经营完成情况进行总结分析、查找问题、制定措施并解决问题的会议。

会议听取各部门有关上月工作汇报和总结，由会议主持人对此做出明确的评价，针对存在的问题分析原因，指出计划完成较差或执行不力的责任部门或人员，提出解决办法，分析、研究和落实改进方案，明确提出并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务。

5.3.2.2经营月度会议原则上每月的第一个周六召开，特殊情况可临时召开。

5.3.2.3召开经营月度会议由公司总经理批准，由总助主持，参加人员原则上为公司各部门最高主管。

5.3.2.4公司经营月度会议的组织单位由总经理办公司通知、记录和整理纪要。

5.3.3第三节生产月度会议

5.3.3.1生产经营分析会是公司逐项检查本期制定的各项计划完成情况和制度执行情况；分析生产各项指标、技术改造、市场动态、产品价格、客户管理、原料辅料采购情况以及存在问题，通过分析比较，找出差距，落实整改，不断提升公司管理水平和经济效益；研究解决公司生产经营过程中存在的问题，协调各部门之间的工作关系，研究落实采购、生产、销售等有关工作方案；对总经理办公会、经营分析会各项决议进行贯彻落实，特别就安全生产、环保和产品质量等问题进行具体部署，明确产品销售、原辅料采购的具体方案；分析公司每周的生产成本、生产经营运行质量，提高生产运行水平、降低生产成本、提升管理水平的会议。

5.3.3.2生产月度会议原则上每月召开一次。

5.3.3.3生产月度会议由公司分管生产的副总经理主持，公司经营班子成员和生产、经营、质量、仓储、安全等相关部门及生产车间负责人参加。

5.3.3.4生产月度会议由公司生产部通知、记录和整理纪要。

5.3.4第四节产销协调会议

5.3.4.1产销协调会是公司每周生产经营工作的通报会议。

会议在听取市场与交管有关经营工作的回报的基础上，及时协调解决各车间、部门提出的产能及设备嫁动的问题，讨论研究并制定未来几周的生产及出货计划。

5.3.4.2公司产销协调会议原则上每周四召开。

5.3.4.3产销协调会议由公司分管生产的副总经理主持，参加人员原则上为产销协调部生管、交管、采购、物控、细生管等。

5.3.4.4产销协调会具体由公司产销协调部通知、记录和整理纪要。

5.3.5第五节专题会议

5.3.5.1公司专题会议是研究批准相关部门提出的生产、工艺、技改、质量、安全、工程、预算项目的实施方案；分析、研究近期成本管理、设备管理、质量管理、安全管理、环境管理、经营管理、预算管理、合同评审等方面存在的突出问题，提出解决办法，明确并责成相关部门按照会议要求保质保量完成规定的任务的会议。

5.3.5.2公司有关生产、安全、经营、质量、安全、设备、技改、预算等方面的专题会议每月至少召开一次。

5.3.5.3专题会议由公司总经理批准，分管的副总经理或总监主持，公司各车间及职能部门的相关负责人参加。

5.3.5.4专题会议由所属分管部门组织并承办通知、记录和整理纪要，办公室协调安排会议室。

5.3.5.5专题会议结束后1个工作日内，由承办部门将此方面的《专题会议纪要》经会议主持人审核签发后执行，同时报送上级组织备案。

5.3.6第六节部门日常管理例会

5.3.6.1公司所有车间、部门必须有效地召开部门日常管理例会，并保证做到会议的质量达到公司规定的目的。

公司人力资源部负责对各车间、部门的会议质量、会议时间、会议效果等进行过程抽查或评估。

5.3.6.2部门日常管理例会至少涵盖如下内容：

传达贯彻公司会议、文件及领导指示精神；了解本部门及下属本期工作完成情况，总结存在的问题，提出相应的处理意见；制订下期工作计划，纠正不正确的工作方法和工作行为；利用科学的分析方法进行研究分析部门开展各项工作过程中存在的问题，确定改进办法，制订有效的预防措施；分析部门员工提出的工作问题并讨论研究相关解决办法和改进措施；以恰当的形式开展批评和自我批评，融洽成员之间的关系，营造团结进取的氛围；安排专题培训等。

5.3.6.3部门日常管理例会原则上每周召开一次，由部门负责人主持，必要时邀请分管领导参加。

5.3.6.4公司所有部门必须保存完整的部门日常管理例会原始签到记录和会议记录，保存期为1年。

5.3.7第七节对外接待会议

5.3.7.1对外接待会议主要包括政府机关和上级领导来公司检查、指导工作的汇报会议。

5.3.7.2对外接待会议视来宾级别和来访目的由公司总经理或相关的分管副总经理（总助）接待，相关部门负责人参加；属于业务对接的由公司分管副总经理（总助）和指定人员接待。

5.3.7.3对外接待会议属公司层面的由总经理办公室负责联系和组织；属于业务对接和专题内容的由公司对接部门负责联系和组织，总经理办公室可协调会议室安排接待等工作。

第九节其他会议

5.3.7.4公司职代会（工代会）、团队研讨等其他会议，可根据实际或部门职责由公司有关部门对应。

5.4第四章会议的组织、管理和服务

5.4.1第一节会议的组织

5.4.1.1会议的批准

a）临时召开的公司级内部小范围会议须经分管领导批准，公司级大型会议须经总经理批准。

b）本制度已列出的会议按照规定程序批准。

5.4.1.2涉及公司多个部门共同召开并有公司领导参加的会议，由会议主要牵头部门与总经理办公室联系，备案会议情况；需总经理办公室协调安排的，由总经理办公室统一安排。

5.4.1.3会议组织包括但不限于会议通知、会议时间、会议地点、会议主持人、参会人员、会场安排、会场布置、会议设施准备、会议材料拟稿和发放、会议记录、会议录音录像摄影、会议纪要以及会场横幅、会议宣传等。

5.4.1.4会议通知

a）会议需提前通知，一般会议应提前1个工作日以电话或其他方式通知，大型会议需至少提前3个工作日下发正式书面通知。

b）会议通知包括但不限于会议时间、地点、参会人员、会议内容和要求等。

5.4.1.5会议的准备

a）做好会议通知，确保应到人员按时参会。

b）做好会场的落实和安排，包括会场环境的布置和设施检查及服务。

人员和服务用品。

c）做好参会人员的引导和组织。

5.4.2第二节会议室的管理与服务

5.4.2.1公司会议室由总经理办公室或人力资源部负责管理，其他会议室按照谁使用谁管理的原则，由相关部门自行管理。

5.4.2.2会议室的日常管理包括但不限于会议室的安排使用、环境保洁、设施管理、会议服务等。

5.4.2.3会议室要做到会议召开前30分钟各项工作准备结束，会后30分钟会场清洁工作结束，特殊情况根据实际情况另行安排。

5.4.2.4公司各部门召开会议需要借用其他部门管理的会议室的，由会议主办单位提前半小时与会议室管理部门联系安排。

使用时，务必保持环境整洁和设施安全。

5.4.2.5会议室重要会议的服务，由办公室根据实际情况安排。

其他日常及业务会议由会议组织部门安排服务。

5.5第五章会议资料管理

5.5.1第一节会议纪要的整理与印发

5.5.1.1会议纪要的整理和会议以其他形式公开内容由会议组织部门负责拟写和下发。

a）总经理办公会议、生产月度会议、经营月度会议、生产月度会议、产销协调会议须整理会议纪要，会议纪要具有与公司规章制度具有同等的效力。

b）专题会议根据安排整理会议纪要。

c）其他各类会议可视情况整理成会议纪要和其他形式的简报等。

5.5.1.2会议纪要的签发

总经理办公会议、生产月度会议、经营月度会议结束后，总经理办公室及时整理会议纪要，报公司总经理审核、签发后印发。

其他会议纪要由会议组织部门及时整理，报分管领导审核签发后印发。

会议纪要的发放范围是参加会议的领导和有关的部门。

5.5.1.3会议纪要整理和印发应在1个工作日内完成，特殊情况除外；若会议纪要决定、事项涉及保密内容，应派人直接送达签收。

5.5.2第二节会议纪要的格式

5.5.2.1各种会议纪要行文的印制格式原则上要求按照公司统一要求制作，主要包含以下基本要点：

a）文本全部使用A4型纸。

b）文头用“某某公司某某会议纪要（可分两行排列）”的指定标题，用小一号宋体套黑字，正文部分用四号仿宋体非套黑字。

5.5.3第三节会议资料的存档

5.5.3.1各类会议资料必须存档。

总经理办公会议、生产月度会议、经营月度会议和公司级专题、接待等会议资料由总经理办公室负责按季度分类分次存档。

按年度移交公司档案室；其他会议资料由各承办部门自行存档。

5.5.3.2公司重大会议等会议资料存档实行一会一存。

存档内容包括会议通知、会议记录、文字和宣传资料、影像录音资料、图片及会议纪要等。

5.6第六章会议精神的督办

5.6.1总经理办公室负责对总经理办公会议、生产月度会议、经营月度会议及有关专题会议的重大决定事项进行督办。

5.6.2对会议的决议和明确的内容，责任部门和人员必须认真履行，按照会议要求的时间完成，相关部门、人员予以支持、配合。

5.6.3总经理办公室负责对会议决定事项进行分类整理，按照会议要求的时间以《督办提示函》和《督办通知书》对有关责任人和责任部门进行逐项督办，并定期整理《督办报告》向公司领导汇报。

5.7第七章会议纪律和要求

5.7.1会议开始前必须由本人签到，如不能到会应向会议主持人履行请假手续。

5.7.2不允许迟到、早退，中间有急事需离开会场应向会议主持人请假。

5.7.3会议期间应将移动通讯工具关机或置于振动位置，如遇紧急事情应到会场外接听。

5.7.4会议发言要言简意赅，按照规定时间发言。

5.7.5会议务求精简高效，严肃认真，若无特殊情况，会议时间应控制在120分钟内。

各级会议主持人应主动接受监督。

5.7.6严格把控与会人员，不通知、召集无关人员开会；会议记录不抄送给无关人员。

5.7.7会议期间与会人员注意倾听他人发言，积极参与讨论，充分尊重他人，不提倡对某一问题无休止地争论。

5.7.8做好会议保密工作。

密级会议原则上禁止拨打手机或录音。

参会人员禁止传播密级会议内容。

5.7.9本制度自下发之日起执行。

6.相关记录

记录编号

记录名称

归档部门

保存年限

HR-3016-001

会议记录

责任部门

1年