监理文件档案资料归档.docx

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监理文件档案资料归档

建设工程文件和档案资料管理

了解：

建设工程档案资料分类；建设工程参建各方的文件档案管理职责。

熟悉：

建设工程文件基本概念；建设工程档案资料的验收、移交基本程序。

掌握：

建设工程监理的文件档案管理方法、分类；《建设工程文件归档整理规范》规定的归档要求；《建设工程监理规范》规定的建设工程表格体系和主要监理文件的管理要求。

建设工程文件和档案资料管理概述

一、建设工程文件档案资料概念与特征

㈠　建设工程文件概念建设工程文件（constructionprojectdocument）指：

在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和验收文件，了可简称为工程文件。

1、工程准备阶段文件（seedtimedocumentofaconstructionproject）,工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。

2、监理文件（projectmanagementdocument）,监理单位在工程设计、施工等阶段监理过程中形成的文件。

3、施工文件（constructingdocument）,施工单位在工程设计、施工过程中形成的文件。

4、竣工图（as-builddrawing），工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。

5、竣工验收文件（handingoverdocument）,建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。

㈡　建设工程档案概念

建设工程档案（prijectaarchives）指：

在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，了可简称工程档案。

㈢　建设工程文件档案资料

建设工程文件和档案组成建设工程文件档案资料。

㈣　建设工程文件档案资料载体

1、纸质载体：

以纸张为基础的载体形式。

2、缩微品载体：

以胶片为基础，利用缩微技术对工程资料进行存储的形式。

3、光盘载体：

以光盘为基础，利用计算机技术结工程资料进行存储的形式。

4、磁性载体：

以磁性记录材料（磁带、磁盘等）为基础，对工程资料的电子文件、声音、图像进行存储的方式。

㈤　建设工程文件档案资料特征

建设工程文件和档案资料有以下方面的特征：

建设工程文件概念

1、分散性和复杂性

建设工程周期长，生产工艺复杂，建筑材料种类多，建筑技术发展迅速，影响建设工程因素多种多样，工程建设阶段性强并且相互穿插。

由此导致了建设工程文件和档案资料的分散性和复杂性。

这个特征决定了建设工程文件和档案资料是多层次、多环节、相互关联的复杂系统。

2、继承性和时效性

随着建筑技术、施工工艺、新材料以及建筑企业管理水平的不断提高和发展，文件和档案资料可以被继承和积累。

新的工程在施工过程中可以吸取以前的经验，避免重犯以往的错误。

同时，建设工程文件和档案资料有很强的时效性，文件和档案资料的价值会随着时间的推移而衰减，有时文件和档案资料一经生成就必须传达到有关部门，否则会造成严重后果。

3、全面性和真实性

建设工程文件档案资料只有全面反映项目的种类信息，才更有实用价值，必须形成一个完整的系统。

有时只言片语地引用往往会起到误导作用。

另外，建设工程文件档案资料必须真实反映工程情况，包括发生的事故和存在的隐患。

真实性是以所有文件和档案资料的共同要求，但在建设领域对这方面要求更为迫切。

4、随机性

建设工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程中，工程开工、施工、竣工等各个阶段、各个环节都会产生各种文件档案资料。

部分建设工程文件档案资料的产生有规律性（如各类报批文件），但还有相当一部分文件档案资料产生是由工程事件引发的，因此建设工程文件档案资料是有随机性的。

5、多专业性和综合性

建设工程文件档案资料依附于不同的专业对象而存在，又　依赖不同的载体而流动。

涉及多种专业：

建筑、市政、公用、消防、保安等多种专业，也涉及电子、力学、声学、美学、等多种学科，并同时综合了质量、进度、造价、合同、组织协调等多方面内容。

㈥　工程文件归档范围

1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2、工程文件的具体归档范围按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）中“建设工程文件归档范围和保管期限表”共5大类执行。

二、建设工程文件档案资料管理职责

建设工程档案资料的管理涉及到建设单位、监理单位、施工单位等以及地方城建档案管理部门。

对于一个建设工程而言，归档（puttingintorecord）有三方面含义：

1、建设、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向本单位档案管理机构移交；

2、勘察、设计、施工、监理等单位将本单位在工程建设过程中形成的文件向建设单位档案管理机构移交；

3、建设单位按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）要求，将汇总的该建设工程文件档案向地方城建档案管理部门移交。

㈠　通用职责

1、工程各参建单位填写的建设工程档案应以施工及验收规范、工程合同、设计文件、工程施工质量验收统一标准等为依据。

2、工程档案资料应随工程进度及时收集、整理，并应按专业归类，认真书写。

字迹清楚，项目齐全、准确、真实，无未了事项。

表格应采用统一表格，特殊要求需增加的表格应统一归类。

3、工程档案资料进行分级管理，建设工程项目各单位技术负责人负责本单位工程档案资料的全过程组织工作并负责审核，各相关单位档案管理员负责工程档案资料的收集、整理工作。

4、对工程档案资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损毁、丢失等，应按有关规定予以处罚，情节严重的，应依法追究法律责任。

㈡　建设单位职责

1、在工程招标及与勘察、设计、监理、施工等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

2、收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并应进行立卷归档；

3、负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作；

4、收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案；

5、在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理部门对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收；

6、对列入当地城建档案管理部门接收范围的工程，工程竣工验收3个月内，向当地城建档案管理部门移交一套符合规定的工程文件；

7、必须向参与工程建设的勘察设计、施工、监理等单位提供与建设工程有关的原始资料，原始资料必须真实、准确、齐全；

8、可委托承包单位、监理单位组织工程档案的编制工作；负责组织竣工图经绘制工作，也可委托承包单位、监理单位、设计单位完成，收费标准按照所在地相关文件执行。

㈢　监理单位职责

按照《建设工程监理规范》（GB50319-2000）中第7章“施工阶段监理资料的管理”和第8章中“8.3设备采购监理与设备监造的监理资料”的要求进行工程文件的管理，但由于对设计监理没有相关的文件规范工程资料管理工作，可参照各地相关规定、规范执行。

1、应设专人负责监理资料的收集、整理和归档工作，在项目监理部，监理资料的管理应由总监理工程师负责，并指定专人具体实施，监理资料应在各阶段监理工作结束后及时整理归档。

2、监理资料必须及时整理、真实完整、分类有序。

在设计阶段，对勘察、测绘、设计单位的工程文件的形成、积累和立卷归档进行监督、检查；施工阶段，对施工单位的工程文件的形成、积累、立卷归档进行监督、检查。

3、可以按照委托监理合同的约定，接受建设单位的委托，监督、检查工程文件的形成积累和产卷归档工作。

4、编制的监理文件的套数、提交内容、提交时间，应按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）和各地城建档案管理部门的要求，编制移交清单，比方签字、盖章后，及时移交建设单位，由建设单位收集和汇总。

监理鹟档案部门需要的监理档案，按照《建设工程监理规范》（GB50319-2001）的要求，及时由项目监理部提供。

㈣　施工单位职责

1、实行技术负责人负责制，逐级建立、健全施工文件管理岗位责任制，配备专职档案管理员，负责施工资料的管理工作。

工程项目的施工文件应设专门的部门（专人）负责收集和整理。

2、建设工程实行总承包的，总承包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总承包单位。

建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理、立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交，各承包单位应保证归档文件的完整、准确、系统，能够全面反映工程建设活动的全过程。

3、可以按照施工合同的约定，接受建设单位的委托进行工程档案的组织、编制工作。

4、按要求在竣工前将施工文件整理汇总完毕，再移交建设单位进行工程竣工验收。

5、负责编制的施工文件的套数不得少于地方城建档案管理部门要求，但应有完整施工文件移交建设单位及自行保存，保存期可根据工程性质以及地方城建档案管理部门有关要求确定。

如建设单位对施工文件的编制套数有特殊要求的，可另行约定。

㈤　地方城建档案管理部门职责

1、负责接收和保管所辖范围应当永久和长期保存的工程档案和有关资料。

2、负责对城建档案工作进行业务指导，监督和检查有关城建档案法规的实施。

3、列入向本部门报送工程档案范围的工程项目，其竣工验收应有本部门参加并负责对移交的工程档案进行验收。

三、建设工程档案编制质量要求与组卷方法

对建设工程档案编制质量要求与组卷方法，应该按照建设部和国家质量检验检疫总局于2002年1月12日联合发布，2002年5月1日实施的《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）国家标准，此外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-89）、《城市建设档案案卷质量规定》（建办［1995］697号）等规范或文件的规定及各省、市地方相应的地方规范执行。

㈠　归档文件的质量要求

1、归档的工程文件一般应为原件。

2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

4、工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易退色的书写材料，如：

红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5、工程文件应字迹清楚。

图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面（297㎜×210㎜）。

图纸宜采用国家标准图幅。

7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性纸张。

图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。

计算机出图必须清晰，不得使用计算机所出图纸的复印件。

8、所有竣工图均应加盖竣工图章。

9、利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。

10、不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）统一折叠成A4幅面，图标栏露在外面。

11、工程档案资料的缩微制品，必须按国家缩微标准进行制作，主要技术指标（解像力、密度、海波残留量等）要符合国家标准，保证质量，以适应长期安全保管。

12、工程档案资料的照片（含底片）及声像档案，要求图像清晰，声音清楚，文字说明或内容准确。

13、工程文件应采用打印的形式并使用档案检定用笔，手工签字，在不能够使用原件时，应在复印件或抄件上加盖公章并注明原件保存处。

㈡　归档工程文件的组卷要求

1、立卷的原则和方法

⑴　立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用；

⑵　一个建设工程由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷；

⑶　立卷采用如下方法：

1）工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；

2）工程准备阶段文件可按单位工程、分部工程、专业、形成单位等组卷；

3）监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

4）施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷；

5）竣工图可按单位工程、专业等组卷；

6）竣工验收文件可按单位工程、专业等组卷。

⑷　立卷过程中宜遵循下列要求：

1）案卷不宜过厚，一般不超过40㎜；

2）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件一般应分别组卷。

2、卷内文件的排列

⑴　文字材料按事项、专业顺序排列。

同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。

⑵　图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

⑶　既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。

3、案卷的编目

⑴　编制卷内文件页号应符合下列规定：

1）卷内文件均按有书写内容的页面编号。

每卷单独编号，页号从“1”开始。

2）页号编写位置：

单页书写的文字在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，背面在左下角。

折叠后的图纸一律在右下角。

3）成套图纸或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页码。

4）案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。

⑵　卷内目录的编制应符合下列规定：

1）卷内目录式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录B的要求。

2）序号：

以一份文件为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。

3）责任者：

填写文件的直接形成单位和个人。

有多个责任者时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

4）文件编号：

填写工程文件原有的文号或图号。

5）文件题名：

填写文件标题的全称。

6）日期：

填写文件形成的日期。

7）页次：

填写新闻公报在卷内所排列的起始页号。

最后一份文件填写起止页号。

8）卷内目录排列在卷内文件之前。

⑶　卷内备考表的编制应符合下列规定：

1）卷内备考表的式样宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录C的要求。

2）卷内备考表主要标明卷内文件的总页数、各类文件数（照片张数），以及立卷单位对案卷情况的说明。

3）卷内备考表排列在卷内文件的尾页之后。

⑷　案卷封面的编制应符合下列规定：

1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹的正表面，也可采用内封面形式。

案卷封面的宜符合现行《建设工程文件归档整理规范》中附录D的要求。

2）案卷封面的内容应包括：

档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。

3）档号应由分类号、项目号和案卷号组成。

档号由档案保管单位填写。

4）档案馆代号应填写国家给定的本档案馆的编号。

档案馆代号由档案馆填写。

5）案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件的内容。

案卷题名应包括工程名称、专业名称、卷内文件的内容。

6）编制单位应填写案卷内文件的形成单位或主要责任者。

7）起止日期应填写案卷内全部文件形成的起止日期。

8）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。

各类文件的保管期限见现行《建设工程文件归档整理规范》中附录A的要求。

永久是指工程档案需永久保存。

长期是指工程档案的保存期等于该工程的使用寿命。

短期是指工程档案保存20提以下。

同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长。

9）工程档案套数一般不少于两套，一套由建设单位保管，另一套原件要求移交当地城建档案管理部门保存，接受范围规范规定可以各城市根据本地情况适当拓宽和缩减，具体可向建设工程所在地城建档案管理部门询问。

10）密级分为绝密、机密、秘密三种。

同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级。

⑸　卷内目录、卷内备考表、卷内封面应采用70ｇ以上白色书写纸制作，幅面统一采用A4幅面。

监理文件档案资料归档

监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作，应现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理待业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。

对一些需连续产生的监理信息，如对其有统计要求，在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计，并及时发现错漏之处，从而保证该类监理信息的完整性。

监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。

如在监理实践中出现作废和遗失等情况，应明确地记录作废和遗失原因、处理的过程。

如采用计算机对监理信息进行辅助管理的，当相关的文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目部相关资料夹中时，计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为“只读”，并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。

在项目文件档案资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记录删除。

按照现行《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001），监理文件有10大类27个，要求在不同的单位归档保存，现分述如下：

1、监理规划：

1）监理规划（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存）：

2）监理实施细则（建设单位长期保存，监理单位短期保存，送城建档案管理部门保存）：

3）监理部总控制计划等（建设单位长期保存，监理单位短期保存）。

2、监理月报中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

3、监理会议纪要中的有关质量问题（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

4、进度控制：

1）工程开工/复工审批表（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）；

2）工程开工/复工暂停令（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

5、质量控制：

1）不合格项目通知（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）；

2）质量事故报告及处理意见（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

6、造价控制：

1）预付款报审与支付（建设单位短期保存）；

2）月付款报审与支付（建设单位短期保存）；

3）设计变更、洽商费用报审与签认（建设单位短期保存）；

4）工程竣工决算审核意见书（建设单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

7、分包资质：

1）分包单位资质材料（建设单位长期保存）；

2）供货单位资质材料（建设单位长期保存）；

3）试验等单位资质材料（建设单位长期保存）；

8、监理通知：

1）有关进度控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）；

2）有关质量控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）；

3）有关造价控制的监理通知（建设单位、监理单位长期保存）；

9、合同与其他事项管理：

1）工程延期报告及审批（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）；

2）费用索赔报告及审批（建设单位、监理单位长期保存）；

3）合同争议、违约报告及处理意见（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）；

4）合同变更材料（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

10、监理工作总结：

1）专题总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存）；

2）月报总结（建设单位长期保存，监理单位短期保存）；

3）工程竣工总结（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）；

4）质量评估报告（建设单位长期保存，监理单位长期保存，送城建档案管理部门保存）。

建设工程监理表格体系和主要文件档案

一、监理工作的基本表式

建设工程监理在施工阶段的基本表式按照《建设工程监理规范》（GB50319-2000）附录执行，该类表式可以一表多用，由于各行业各部门各地区已经各自形成一套表式，使得建设工程参建各方的信息行为不规范、不协调，因此，建立一套通用的适合建设、监理、施工、供货各方，适合各个行业、各个专业的统一表式已显示充分的必要性，可以大大提高我国建设工程信息的标准化、规范化。

根据《建设工程监理规范》（GB50319-2000），规范中基本表式有三类：

A类表共10个表（A1～A10），为承包单位与监理单位之间的联系表，由承包单位填写，向监理单位提交申请或回复。

B类表共6个表（B1～B6），为监理单位用表，是监理单位与承包单位之间的联系表，由监理单位填写，向承包单位发出的指令或批复。

C类表共2个表（C1、C2），为各方通用表，是工程项目监理单位、承包单位、建设单位等各有关单位之间的联系表。

（一）承包单位用表（A类表）

本类表共10个，A1～A10，主要用于施工阶段。

使用时应注意以下内容：

1、工程开工/复工报审表（A1）

施工阶段承包单位向监理单位报请开工和工程暂停后报请复工时填写，如整修项目一次开工，只填报一次，如工程项目中涉及多个单位工程且开工时间不同，则每个单位工程开工都应填报一次。

申请开工时，承包单位认为已具备开工条件时向项目监理部申报“工程开工报审表”，监理工程师应从下列几个方面审核，认为具备开工条件时，由总监理工程师签署意见，报建设单位。

具体条件为：

　　1）工程所在地（所属部委）政府建设主管单位已签发施工许可证；

2）征地拆迁工作已能满足工程进度的需要；

3）施工组织设计已获总监理工程师批准；

4）测量控制桩、线已查验合格；

5）承包单位项目经理部现场管理人员已到位，机具、施工人员已进场，主要工程材料已落实；

6）施工现场道路、水、电、通信等已满足开工要求。

由于建设单位或其他非承包单位的原因导致工程暂停，在施工暂停原因消失、具备复工条件时，项目监理部应及时督促施工单位尽快报请复工；由于施工单位原因导致工程暂停，在具备恢复施工条件时，承包单位报请复工报审表并提交有关材料，总监理工程师应及时签署复工报审表，施工单位恢复正常施工。

2、施工组织设计（方案）报审表（A2）

施工单位在开工前向项目监理部报送施工组织设计（施工方案）的同时，填写施工组织设计（方案）报审表，施工过程中，如经批准的施工组织设计（方案）发生改变，工程项目监理部要求交变更的方案报送时也采用此表。

施工方案应包括工程项目监理部要求报送的分部（分项）工程施工方案，季节性施工方案，重点部位及关键工序的施工工艺方案，采用新材料、新设备、新技术、新工艺的方案等。

总监理工程师应组织审查并在约定的时间内核准，同时报送建设单位，需要修改时，应由总监理工程师签发书面意见退回承包单位修改后再报，重新审核。

审核主要内容为：

1）施工组织设计（方案）是否有承包单位负责人签字；

2）施工组织设计（方案）是否符合施工合同要求；

3）施工总平面图是否合理；

4）施工部署是否合理，施工方法是否可行，质量保证措施是否可靠并具备针对性；

5）工期安排是否能够满足施工合同要求，进度计划是否能保证施工的连续性和均衡性，施工所需人力、材料、设备、与进度计划是否协调；

6）承包单位项目经理部的质量管理体系、技术管理体系、质量保证体系是否健全；

7）安全、环保、消防和文明施工措施是否符合有关规定；

8）季节施工、专项施工方案是否可行、合理和先进。

3、分包单位资格报审表（A3）

由承包单位报送监理单位，专业监理工程师和总监理工程师分别签署意见，审查批准后，分包单位完成相应的施工任务。

审核主要内容有：

1）分包单位资质（营业执照、资质等级）；

2）分包单位业绩材料；

3）拟分包工程内容、范围；

4）专职管理人员和特种作业人员的资格证、上岗证。

4、　　　　报验申请表（A4）

本表主要用于承包单位向监理单位的工程质量检查验收申报。

用于隐蔽