档案管理作业指导书.docx
《档案管理作业指导书.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理作业指导书.docx（44页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。
档案管理作业指导书
档案管理作业指导书
编制
日期
审核
日期
批准
日期
修订记录
日期
修订状态
修改内容
修改人
审核人
批准人
1．目的
为进一步规范项目工程资料管理，标准化，根据国家、地方建设工程文件归档整理规范和标准，特编制本标准。
2．适用范围
本指导书适用于杭州捍联置业有限公司的工程资料管理。
3．定义
3.1工程资料：
指工程营造过程中涉及的所有资料，包括建筑安装、景观、精装修、成本等各个专业的工程资料。
3.2工程档案资料员：
指项目公司工程管理部负责施工工程资料管理的人员，为项目工程类文件资料收发的统一窗口。
3.3内部台账：
指项目公司工程管理部工程资料员自行编制的各类文件台帐，仅限内部查阅、使用。
4．归档范围
在项目工程中产生的所有过程记录。
5．工程档案收集及传递流程原则
5.1对外上级主管部门工程文件具体由前期负责人收集，包括立项文件、建设用地、征地、拆迁文件、开工审批文件等，在文件办理完毕预整理后立刻交工程部资料员归档。
其中《土地出让合同》、《立项文件》、《土地证》、《规划用地许可证》、《规划许可证》、《施工许可证》原件由办公室行政专员存档，工程资料员留存复印件，由相应人员整理、登记、编号后归档、发放、移交。
5.2对设计院和集团内部相关工程文件由各相关专业工程师负责签证完毕并加盖公章（集团内部文件不需加盖公章）后，立刻移交工程部资料员，由工程资料员负责整理、登记、编号后归档、发放、移交。
5.3对监理单位、承建商和供货商的工程文件由工程部资料员接收，工程部资料员负责整理、登记、编号后交相关专业工程师负责签证办理，各专业工程师办理完毕后，交工程资料员负责整理、登记、发放、移交。
5.4对内公司内部流转的工程文件包括联系单、合同、通知等由各相关经办人负责完成本部门内容后，交工程资料员统一登记、编号后送交公司各相关责任部门会签，回收办理完毕的正式文件整理后归档、发放、移交。
5.5工程文件经工程资料员整理分类归档后，编制台账，并录入电脑。
5.6作废的图纸、文件应及时销毁，部分需留做凭证的，需在明显位置加盖作废章后予以保留，确认销毁的，须经相关人专业工程师签字确认。
6．工作程序
6.1工程资料统一编号，编号原则按第七节《归档分类编号》。
6.2所有的工程文件必须满足第八节规定的《归档文件要求》，否则工程资料员不予接收。
6.3工程部资料员在文件归档时需检查文件是否与相关移交人的移交内容一致。
6.4各专业工程师在移交需要OA审批的工程文件时必须附有审批单，留底的资料中必须有专业工程师、工程部经理、工程副总和项目总经理的签字。
6.5各图纸修改的图纸会审纪要、设计修改联系单，各专业工程师在移交相关资料时必须将相关的修改内容修改到工程部资料员相关留底的图纸上，并同时注明修改的图纸会审纪要或联系单的编号和修改日期，并在该图纸上附《上图确认单》（见9.3.1），各专业工程师未完成相关图纸修改，工程部资料员不得发放相应的联系单。
6.6重新出图的图纸，各专业工程师在取得图纸后，在留底的图纸上，需注明修改原因，原作废图纸的图号或编号，由工程资料员负责在发放新图的同时，收回作废图纸，并在明显位置加盖作废章保留两份，其他作废图纸，经相关人专业工程师签字确认后销毁。
6.7工程资料员每月10日前，完成上月联系单签证情况的统计工作，完成《联系单数量统计表》（9.3.10），交工程部经理和成本部经理，并抄送工程副总。
7．归档分类编号
各方的工程文件必须有自己的统一编号原则，不得产生重号。
在收发过程中，做好收发记录工作、签收姓名和日期，以便日后查阅和追溯。
建立收发文台账、合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账、借阅台账等各类文件台帐，并跟踪记录文件流转动态。
资料归档的原则，有原件的只写原件并写清原件份数，复印件可省略；没原件的写复印件。
资料存取的原则，必须本人手签、姓名完整、日期完整、外部人员单位注明。
7.1工程文件统一编号方法：
***-****-12-001#
流水号
年份
文件分类缩写
项目名称缩写
项目名称
文件分类
专业名称
编号
博地世纪中心
合同
土地合同为TDHT
***-TDHT-11-001#……
前期类合同为QQHT
***-QQHT-11-001#……
设计类合同为SJHT
***-SJHT-11-001#……
营销类合同为YXHT
***-YXHT-11-001#……
建安工程合同为GCHT
***-GCHT-11-001#……
基础设备合同以为JCSBHT
***-JCSBHT-11-001#……
配套设施合同为PTSSHT
***-PTSSHT-11-001#……
案场/售楼部合同为SLHT
***-SLHT-11-001#……
其它合同为QTHT
***-DTHT-11-001#……
图纸
结施图纸为JS1TZ
***-JS1TZ-11-001#……
建施图纸为JS2TZ
***-JS2TZ-11-001#……
水施图纸为SSTZ
***-SSTZ-11-001#……
电施图纸为DSTZ
***-DSTZ-11-001#……
其它图纸为QTTZ
***-QTTZ-11-001#……
联系单
建设单位联系单为JSLX
***-JSLX（TJ）-2011**-001#……
设计单位联系单为SJLX
***-SJLX（TJ）-2011**-001#……
勘察单位联系单为KCLX
***-KCLX（TJ）-2011**-001#……
监理单位联系单为JLLX
***-JLLX（TJ）-2011**-001#……
施工单位联系单为SGLX
***-SGLX（TJ）-2011**-001#……
内部工作联系单为GZLX
***-GZLX-2011**-001#……
……
……
图纸会审纪要
图纸会审为TZHS
***-TZHS-11-001#……
会议纪要
监理例会纪要为JLJY
***-JLJY-11-001#……
工程部例会纪要为GCJY
***-GCJY-11-001#……
专题例会纪要为ZTJY
***-ZTJY-11-001#……
……
……
月报
监理单位月报为JLYB
***-JLYB-11-001#……
施工单位月报为SGYB
***-SGYB-11-001#……
……
……
监理相关资料
监理相关资料为JLZL
***-JLZL-11-001#……
通知
通知为TZ
***-TZ-11-001#……
……
……
……
其余工程资料
工程报告及相关资料为GCZL
***-GCZL-11-001#
7.2编页号
对文件逐一编号，以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。
7.3联系单编号说明：
***-JSLX（TJ）-201101-001#
流水号
年月份
文件分类缩写
项目名称缩写
联系单分类
编号
建设单位联系单
土建为JSLX（QQ）
***-JSLX（QQ）-2011**-001#……
土建为JSLX（TJ）
***-JSLX（TJ）-2011**-001#……
安装为JSLX（AZ）
***-JSLX（AZ）-2011**-001#……
景观为JSLX（JG）
***-JSLX（JG）-2011**-001#……
幕墙为JSLX（MQ）
***-JSLX（MQ）-2011**-001#……
精装修为JSLX（JZ）
***-JSLX（JZ）-2011**-001#……
……
……
设计单位联系单
土建为SJLX（TJ）
***-SJLX（TJ）-2011**-001#……
安装为SJLX（AZ）
***-SJLX（AZ）-2011**-001#……
景观为SJLX（JG）
***-SJLX（JG）-2011**-001#……
幕墙为SJLX（MQ）
***-SJLX（MQ）-2011**-001#……
精装修为SJLX（JZ）
***-SJLX（JZ）-2011**-001#……
……
……
勘察单位联系单
土建为KCLX（TJ）
***-KCLX（TJ）-2011**-001#……
……
监理单位联系单
土建为JLLX（TJ）
***-JLLX（TJ）-2011**-001#……
安装为JLLX（AZ）
***-JLLX（AZ）-2011**-001#……
景观为JLLX（JG）
***-JLLX（JG）-2011**-001#……
幕墙为JLLX（MQ）
***-JLLX（MQ）-2011**-001#……
精装修为JLLX（JZ）
***-JLLX（JZ）-2011**-001#……
……
……
施工单位联系单
土建为SGLX（TJ）
***-SGLX（TJ）-2011**-001#……
安装为SGLX（AZ）
***-SGLX（AZ）-2011**-001#……
景观为SGLX（JG）
***-SGLX（JG）-2011**-001#……
幕墙为SGLX（MQ）
***-SGLX（MQ）-2011**-001#……
精装修为SGLX（JZ）
***-SGLX（JZ）-2011**-001#……
……
……
内部工作联系单
***-GZLX-2011**-001#……
……
……
……
8．归档文件要求：
8.1归档文件应为原件，需齐全完整、字迹清晰，已破损的文件应予修整。
书写部分一律使用蓝黑墨水或碳素墨水的钢笔、签字笔，严禁用圆珠笔、铅笔书写。
凡由易褪色书写材料（如复写纸、热敏传真纸等）形成的文件资料，应附复制件。
8.2归档的图纸反映的图形尺寸、材质、规格等内容须图物相符，图面整洁、反差良好、规格统一、签字手续完备。
8.3归档照片、音像带需附说明，其中照片、录像带说明内容包括事由、时间、地点、人物、背景，摄影者等；录音带说明内容包括录制日期、讲话人姓名、职务、主要内容、讲话时间等。
重要的声像档案尽可能采用存储空间小、稳定性好，利于长久保存的电子档案形式。
8.4归档的电子档案内容应准确、完整，文件名称应与内容一致。
文字、图片类的电子档案要求有对应书面文件存档。
8.5归档的实物档案要求附有说明，并有对应数码照片。
9．档案过程管理
9.1合同管理
9.1.1督促专业分管人员起草合同，并根据集团审批权限要求进行审批，附上OA审批单。
建立健全合同台帐，对已签订的合同要逐份进行分类、编号、登记，并进行归档。
借阅需办理借阅手续。
9.1.2编制《合同相关目录》，具体格式为：
编号
（归档编号）
主要内容及事由（标题）
存入份数
页数
存入确认签字及日期
取出份数
取出确认签字及日期
原
复
原
复
9.2工程图纸管理相关规定
9.2.1工程图纸在整理完毕并按规定发放后，档案室保存一份以上正式文本，分类按编号顺序存放。
9.2.2图纸提供给日常施工参考使用，非项目部人员借用、调用、查阅要填《图纸借阅登记表》，经有关领导批准并办理借阅手续后，方能借出。
9.2.3工程竣工后对图纸进行归档。
9.2.4编制《工程图纸相关目录》，具体格式为：
编号
（归档编号）
主要内容及事由（标题）
存入份数
页数
存入确认签字及日期
取出份数
取出确认签字及日期
原
复
原
复
9.3工程联系单管理相关规定
9.3.1对工程联系单进行统一编号、汇集、整理、保管，应建立好联系单管理目录。
档案室存档联系单的原件份数做到至少保存有二份，所以各分管人员必须上交七份以上。
9.3.2建设单位联系单发放前检查签字、审批流程是否齐全，督促施工单位对联系单内容在规定日期内进行反馈，提醒分管人员进行最终的结果验证。
9.3.3及时归档设计、勘察、监理、施工单位上报的联系单，要督促各分管人员在规定期限内进行审批，并及时收集相应的通知回复单。
9.3.4督促各分管人员在所有工程变更联系单下发后立即修改上图，并检查完成后签字确认。
9.3.5工作联系单一般使用于内部联系单，包括集团下发的联系单。
9.3.6临时联系单指未经最终确认、或还未经各个单位部门签章认可的联系单，单独建立临时联系单台账。
9.3.7编页号
对文件逐一编号，以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。
9.3.8编制《联系单目录》，具体格式为：
编号
（上图确认单NO：
）
主要内容及事由（标题）
存入份数
页数
存入确认签字及日期
取出份数
取出确认签字及日期
原
复
原
复
9.3.9变更联系单及图纸会审上图确认单，具体格式为：
浙江万翔房地产有限公司
联系单及图纸会审上图确认单
NO：
部门
经办人姓名
类别
□建设□设计□勘察□监理□施工
联系单编号
联系内容
上图人签字
日期
年月日
确认人签字
日期
年月日
备注
9.3.10每半月对联系单进出做好汇总工作，具体日期为每月1日和每月15日。
（）月联系单数量统计表
起至时间
联系单进入份数
联系单流程完成份数
累计未归档联系单份数
9.4工程过程中的报告及相关资料管理
9.4.1报告及相关资料管理相关规定
工程过程中所有的报告及相关资料，除合同台账、图纸台账、联系单台账等外的资料均存入此目录下，按入档时间进行统一分类、编号、登记，并归档。
建立工程报告及相关资料目录，存、取均登记。
借阅需办理借阅手续。
收集每周／月的报告、纪要、进度计划等文件，建立会议纪要台账。
9.4.2编制《工程报告及相关资料目录》，具体格式为
编号
（归档编号）
主要内容及事由（标题）
存入份数
页数
存入确认签字及日期
取出份数
取出确认签字及日期
原
复
原
复
9.5档案的借阅的相关规定
9.5.1档案只供本公司利用，一般不外借。
如情况特殊，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。
逾期不还者，档案管理员要及时催还。
9.5.2档案借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借。
9.5.3对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。
复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。
复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。
如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。
9.5.4借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。
9.5.5借阅登记
9.5.5.1借阅必须及时登记，表格中的原编号表示在合同台账、图纸台账、联系单台账、工程报告及相关资料台账中的编号（包括归档编号），备注表示还阅情况。
9.5.5.2编页号
以编码的排列顺序，页号一般编在文件目录的右下角，特殊情况编在背面。
9.5.5.3编制《档案文件借阅登记表》，具体格式为：
序号
日期
借阅人
借阅部门
借阅内容
份数
原编号
备注
9.5.5.4编制《书籍借阅登记表》，具体格式为：
序号
日期
借阅人
借阅部门
借阅书籍名
份数
发行期刊数
备注
9.5.5.5编制《图纸借阅登记表》，具体格式为：
序号
日期
借阅人
借阅部门
图纸名称及图号
份数
原编号
备注
9.6工程竣工档案移交档案馆管理
督促各分管人员组织检查、监督施工单位、监理单位安装工程竣工验收资料的整理，将竣工档案移交城建档案馆。
9.6.1工程档案归档要求
工程档案按三套归档，工程竣工后一套移交城建档案馆，一套移交物业公司，一套由项目公司保管（项目公司注销后移交集团公司综合管理部保管）。
平时积累工程相关档案归档，有归档编号的资料按归档要求存放，并用铅笔在文件的左上角按附录A编号，同时在内部台账归档编号栏注明，一个月整理归档编号，并每月5日前及时上报集团公司。
9.6.2工程档案移交档案馆
9.6.2.1移交档案时间
工程经质监站竣工验收后，档案验收可以与规划、消防、环保验收同时进行。
档案符合要求后到档案馆领取《城建档案认可意见书》。
9.6.2.2移交流程
在项目开工阶段，与城建档案馆签订《建设工程竣工档案移交承诺书》→竣工档案验收申报（移交档案馆前先进行网上申报，在移交资料同时进行现场申报）→初审→复审→科室审核→馆长签批→发放《建设工程竣工档案认可意见书》（参考杭州地区移交流程制定，其他地区请根据当地城建档案馆要求实行）。
9.6.2.3建设工程文件归档整理规范
详见国家标准《GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范》、各个地区的《建筑安装工程竣工档案移交书》（附录A）（若有相关规定）。
9.6.2.4归档内容
文字资料、图纸资料、各类表格、声像材料和其他应当归档保存的文件。
9.6.2.5归档资料要求
9.6.2.5.1真实、准确、完整、与工程实际相符合。
9.6.2.5.2原件。
9.6.2.5.3耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。
9.6.2.5.4本人手工签署各类签字，盖章手续完备。
9.6.2.5.5工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面。
9.6.2.5.6归档时应剔除重复文件。
9.6.2.5.7符合要求的声像档案（杭州地区具体要求详见《杭州市建设工程声像档案归档整理规定》，其它地区参照执行）。
9.6.2.6整理汇总好《建筑安装工程竣工档案移交书》（附录A），督促监理、施工及安装、消防等分包单位的资料员参加档案馆归档整个移交流程，直至馆长签批结束。
附录A
建筑安装工程
竣工档案移交书
规划许可证号：
施工许可证号：
工程项目名称：
单位工程名称：
监理单位：
（盖章）接收单位：
（盖章）
移交单位：
（盖章）
移交人：
接收人：
移交日期：
接收日期：
建设工程文件归档目录
日期
归档编号
归档文件
原件数量
复印件数量
备注
工程准备阶段文件
一、立项文件
1
项目建议书及审批意见、前期工作通知书
2
可行性研究报告（含附件）及审批意见
3
关于立项有关的会议纪要、领导讲话文件
4
调查资料及项目评估研究材料、专家建议
二、建设用地、征地、拆迁文件
5
建设项目选址意见书（含勘设红线图）
6
用地呈报表、用地许可证、用地批准书等过程文件材料
7
划拨、出让建设用地文件（划拨决定书、出让合同及过程文件材料）
8
建设用地规划许可证、附件及附图、国有土地使用证
9
拆迁安置文件（意见、协议、方案等）
三、勘察、测绘、设计文件
10
工程、水文地质勘察报告、自然条件、地质调查
11
勘测定界（征地放样）、宗地测绘成果资料
12
灰线报验材料（定位略图、±0.00检测）
13
景观、日照分析
14
方案设计、初步设计、技术设计文本及审批文件（含附图）
15
有关行政主管部门（消防、人防、环保、环评、交通、交评、园林、市政、文物、抗震、教育、卫生等）批准文件或取得的有关协议
16
施工图审查文件及审批意见
17
建设前原始地形、地貌的状况图、照片
四、合同
18
勘察合同（含招投标文件）
①
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
②
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
③
开标段议程，开标大会签字表，报价表，评标纪律，评标人员签字表，评标记录、报告
④
中标通知书
⑤
合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件
19
设计合同（含招投标文件同18）
20
施工承包合同（含招投标文件同18）
21
监理委托合同（含招投标文件同18）
22
其他工程合同（如甲方分包合同、甲供主材合同）（含招投标文件同18）
五、开工审批文件
23
建设项目列入年度计划的申报、批复文件或年度计划项目表、工程开工审查表
24
建设工程规划许可证、附件及附图
25
投资许可证、审计证明、人防、基础设施配套、散装水泥、墙改、白蚁防治（含合同）等规费证明、质量安全监督书、质（安）监受理单
26
财务文件：
投资估算、设计概算、施工预算
27
建设工程施工许可证（正、副本）
六、建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人
28
建设、设计、勘测、施工、监理机构及负责人名单
监理文件
一、监理规划
29
监理规划
30
监理实施细则
31
二、监理月报中的有关质量问题
32
三、监理会议纪要
升级会员 