环境管理体系文件编写参考.docx
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环境管理体系文件编写参考
环境管理体系文件编写参考
GB/T24001-ISO14001：
1996环境管理体系文件编写参考
1、环境管理体系文件编制的原则
1．1环境管理体系文件编制的准则
编制环境管理体系文件时应当依据如下材料：
（1）GB/T24001—ISO14001环境管理体系规范及使用指南标准及其附录；
（2）GB/T24004—ISO14004环境管理体系原则、体系和支持技术通用指南标准；
（3）适用的环境法律法规及其他要求；
（4）组织的环境管理现状和初始环境评审报告；
（5）组织现行的规章制度、操作惯例、规程和作业指导文件。
1．2环境管理体系文件编制的原则
编制环境管理体系文件应遵循以下原则：
（1）系统性、完整性和逻辑性
环境管理体系文件的编制应从组织的整体出发，统一规划和策划，应反映组织环境管理体系的特点，满足标准的所有要求，应充分覆盖体系的17个要素，并体现各要素的功能和它们之间的相互关系。
文件的内容要形成一个有机整体，各级文件之间要做到逻辑关联、层次清晰、接口明确、结构合理、协调有序，不能支离破碎或是矛盾百出。
（2）法规性和权威性
环境管理体系文件是组织实施环境管理和保证环境因素得到有效控制的行为准则，体系文件应遵循ISO14001标准以及适用的法律法规和其他要求。
环境管理体系文件一经最高管理者批准发布，就成为组织内部必须执行的法规性文件，是指导组织一切环境管理活动的行为规范和实施审核的重要依据。
（3）适宜性、符合性和可操作性
环境管理体系文件的编制应适用于组织的实际情况，应充分体现组织的行业特点、性质与规模，应反映组织环境因素的类别、技术状况和人员素质。
体系文件还应适用于组织内外部客观需求的不断变化，当组织的经营战略发生重大调整、科技进步、市场导向发生变化、相关的法律法规改变时，体系文件应能够及时跟上这种变化，应反映出动态的特性，并随着环境管理体系的不断改进而得以完善。
环境管理体系文件的策划和编制要反映组织环境管理活动的客观需求，文件编制要始终围绕符合性，标准要求的一定要写到，写到的一定是能够做到的，而且不仅要做到，还要确保其有效。
无论体系文件是简是繁，其详略程度都应与组织的人员素质、技能和培训水平相适宜，文件的编写方式应使实施者易于理解其规定的内容和要求，应避免产生歧异和不同理解，只有这样才能保证体系文件编制合理，便于实际操作。
（4）规范性和见证性
各个层次的体系文件应保持统一的文件格式，文件的制、修订也应经过严格的相应职能的评审、确认和审批过程。
体系文件可作为客观证据，包括适用性证据和有效性证据，向管理者、相关方和第三方认证机构证实组织环境管理体系运行情况。
（5）一体化思路和构想
组织的环境管理体系是全部管理体系的有机组成部分，因而体系文件的编制不是一切从零开始，不应脱离组织现行的管理制度和操作惯例，而是应充分分析现行管理体系的状况，利用原有文件中适用的部分，补充和修改不适用和不完善的内容，应重视与其他管理体系文件之间的协调一致，使各种体系文件之间合理衔接。
2、环境管理体系文件编制的方法
编制环境管理体系文件的过程实际上就是将环境管理体系的全部要素所涉及的内容形成文件。
为了编制出一份适用性和可操作性强的体系文件，要求文件编写人员对ISO14001标准的要求和组织的实际情况必须十分清楚和了解，要充分依据初始环境评审所得出的结果、适用的法律法规要求，并综合考虑相关方的意见和建议。
在着手编写文件之前，首先要环境管理体系所需要的文件进行通盘规划，必要时可编制一份文件体系表，以明确编写文件的总量和各类文件的具体数量，明确各类文件的层次关系和内在联系，并确定文件所应具有的实际特性。
根据初始环境评审所判定出的重要环境因素，结合组织的总体经营战略以及环境管理的宗旨和方向，可初步拟订组织的环境方针；继而，考虑经济技术可行性，可制定切实可行的环境目标、指标和环境管理方案。
为了使重要环境因素得以有效控制，还应制定相应的运行控制程序。
需要注意的是，对于同一个目标可以分解成多个指标，而对于同一个目标也可以由多个管理方案或多个运行控制程序来达到。
文件框架策划完成之后，需要对编写任务进行明确分工。
实际操作中，可将组织环境管理体系要素逐项展开，分解为具体的环境管理活动，再将各项管理活动的管理职能分别落实到各个职能部门，与各项管理活动直接相关的体系文件则由相应的职能部门负责编写，文件中应明确该项活动的主控部门、配合部门和参与部门的职责和权限。
文件编写应做到定人、定时和定工作量，各文件起草部门按照规范的要求和职能分配情况，分别编写文件草案后再统一组织会审，修改和最终定稿。
环境管理体系文件是由不同层次的文件相互作用、相互依存而构成的有机整体，为了保证不同层次文件能够充分发挥其功能和作用，应特别注意各层文件之间的路径引导和内容接口。
3、环境管理手册编制
3．1环境管理手册的作用、内容和格式
3．1．1环境管理手册的功能和作用
环境管理手册用以阐述组织的总体环境方针，环境目标和指标，明确需要控制的重要环境因素和组织机构及其相应职责，手册还对标准所要求的17个要素及其他们之间的相互关系进行简要描述，因而，环境管理手册是组织环境管理体系的高度概括，对于组织的环境管理工作提供了指南和纲领，使管理者和各级员工明确环境管理工作的总体指导方向；而对于外部审核人员而言，通过查阅手册，也能够很清晰地了解组织环境管理体系的脉络和要旨。
具体而言，环境管理手册具有以下作用：
（1）环境管理手册是对组织整个环境管理体系的总体性描述，它为体系要素的进一步展开以及后续程序文件的制定提供了框架要求和原则规定，是环境管理体系的纲领性文件。
手册可使组织的各级管理者明确体系概况，了解各部门的职责权限和相互关系，以便统一分工和协调管理。
（2）环境管理手册阐述了组织的环境方针、目标、指标和环境管理方案，反映了组织环境管理体系重点需要解决的问题所在，反映出组织环境管理方面的思路和理念。
（3）环境管理手册向组织的内外部人员提供了查询所需文件和记录的途径，相当于体系文件的索引。
（4）环境管理手册通过明确组织中各层次、各部门和各岗位人员的职责和权限，为体系的有效运行提供了必要的组织保证。
（5）环境管理手册还可对外向相关方和社会宣传并展示组织的环境管理工作业绩，作出承诺，并证实对这一承诺的实现。
3．1．2环境管理手册的内容及格式要求
1、环境管理手册的内容
环境管理手册在描述的深度和广度上可有不同，主要取决于组织的规模、性质、特点、技术要求和人员素质，以适应组织的实际运行需要为根本前提。
通常，手册的内容应包括以下几方面：
l 环境方针、环境目标、指标和环境管理方案；
l 环境管理、运行、审核和评审工作人员的主要职责、权限和相互关系；
l 关于程序文件的说明和查询途径；
l 关于环境管理手册的管理、评审和修订工作的规定。
2、环境管理手册的格式
环境管理手册的体例和格式没有统一要求，但应准确、全面而简明地阐述组织的环境方针、目标和指标，还应明确组织机构和职责并给出与标准要求相对应的环境管理程序文件的查询路径。
为了便于理解和执行，手册的编排格式最好与标准要素的顺序相一致，各章节符号应力求清楚合理。
下面简要介绍常见的环境管理手册格式。
（1）手册的开头部分
l 封面：
标题（环境管理手册）、有效版本编号、发布日期、编制、审核和批准人员和日期、受控状态；
l 手册更改控制页；
l 目录：
应列出手册各章、节和附录的题目和页码；
l 手册发布令
附上环境方针，阐明建立环境管理体系依据的标准、建立体系的目的、意义和承诺，明确适用范围（行政范围和地理范围）和应用领域；最高管理者签字、注明生效和签署日期。
l 管理者代表任命书（最高管理者签字）；
l 前言（组织简介），包括：
组织的地址、建立日期、性质、投资规模和投资方、技术经济状况、组织的主要活动、产品和服务特点、产值、员工人数、环境表现历史和现状、组织沿革和发展前景、建立环境管理体系的认识、组织的通讯联络方式等。
l 手册的评审、修改、批准和发布等控制规定以及保密要求。
（2）手册正文部分
l 总则和编制手册的目的、适用范围和用途；
l 引用标准；
l 所采用的术语和定义；
l 根据标准要求充分描述17个核心要素及其相互关系。
描述的方面有：
目的：
明确该要素所要达到目的；
适用范围：
明确适用对象或范围；
职责：
明确本要素的责任部门和协助部门的权限；
控制要求：
注意标准要求的一定要写到，应突出重点职能、要素的控制要求和要素间接口关系；
相关文件：
导出程序文件的名称、编号和查询途径；
（3）手册附录部分
l 环境因素清单和重要环境因素清单；
l 适用的环境法律法规及其他要求清单；
l 环境目标、指标和环境管理方案一览表；
l 组织机构图、环境管理体系组织机构图以及体系要素职能分配表；
l 环境管理体系程序文件清单；
l 图表：
社区或厂区平面图、地下管网图、生产工艺流程图等，特别需要标注排
污口位置、潜在危险所在地及周边居民区、学校、医院等公区场所。
3．2环境管理手册的编写要点
l 在对体系要素进行描述时，应突出其在环境管理体系中的地位、作用和相互关系，以便通过手册这一文件形式，将环境管理体系连接成为一个有机整体；
l 描述要素主要从目的和效果两个层面入手，要抓住要素中的重点环节给予阐述，不要避重就轻，应体现手册对体系的总结和概括作用；
l 对各体系要素职责的描述应与4.4.1要素中所阐述的各部门职责统一一致，不应出现矛盾。
l 要素描述应重点突出，避免篇幅过长，可采用引用相关文件和程序，而不重复其细节的手法。
l 使用统一的环境管理体系标准术语和专用的术语定义，同时保证语言描述通俗易懂；
l 对于手册中无程序要求的要素，如环境方针，应尽量在手册中叙述清楚，而对于有要求制定程序的，可简要描述，详见程序；
l 充分依据ISO14001和ISO14004标准，尽量贴近组织的实际操作情况，使手册成为这两方面内容的完美结合。
4、环境管理程序编写
4．1环境管理程序文件的作用、内容和格式
4．1．1环境管理程序文件的功能和作用
1程序和程序文件的内涵
程序是为进行某项活动所规定的途径，形成文件的程序我们称其为“书面程序”或“文件化程序”。
编写环境管理程序就是将组织生产经营过程中重复出现的与环境管理有关的业务活动的客观要求规定为标准或规范的工作方法。
程序文件是手册的支持性文件，它使环境管理活动程序化、文件化、规范化，使各项活动处于良好的受控状态，从而避免了由于缺乏文件指导而出现的经验主义和偶尔得失。
程序文件包含环境管理体系中一个逻辑上相对独立的内容，它既可以针对环境管理体系的一个要素，也可以针对要素中的一个部分，或是对几个要素相互关联的一组活动进行阐述。
程序文件的侧重点在于规范要素或活动的职能和控制要点，一般不涉及纯技术细节。
在编写程序文件时，通常包括该项活动的目的和范围、做什么、由谁来做、以及何时、何地、如何做，以及使用何种材料、设备和文件，如何进行记录等，即遵循所谓的“5W”和“1H”的原则，其最终的目的是作为组织实施环境管理的准则，减少或防止各项活动所造成的或可能造成的环境影响，确保组织环境方针和目标的实现。
2程序文件的作用
程序文件是环境管理体系文件的重要组成部分，其功能和作用概括如下：
l 程序文件是对手册的进一步细化和展开。
环境管理手册是体系的纲领性文件，其规定的内容和要求往往比较原则和概括，是对环境管理体系概貌和轮廓的宏观描述，一般操作性不强。
而程序文件则是将手册中不便详述的对活动和过程的要求，作出详细规定，使其更具可操作性。
l 程序文件的有效实施能够充分体现组织环境管理体系的强大功能，直接影响到组织环境行为的最终改善，因而程序文件的数量、内容、格式和详略程度一般都由组织根据实际情况自行决定，应充分考虑组织任务的复杂性、执行活动的人员的水平、能力、技术和培训情况，应以确保环境因素和各项环境管理活动准确而有效的受控为宜。
l 程序文件是组织内部科学的管理制度，是各级各类人员必须遵照执行的法规性文件；同时，它也是组织对其员工进行岗位培训和业务考核的基本内容和指导、检查、改进相关业务工作的重要依据，另外还是第三方认证机构实施外部审核的依据之一。
4．1．2环境管理程序文件的内容及格式要求
组织编制环境管理程序文件时，由于其每一项活动或要素的性质、内容和控制要点各不相同，因而程序的内容也不尽相同。
在格式要求方面，应力求采用相同的格式编制每一个文件化的程序，这样便于使用者熟悉体系每项要求的固定格式，也体现了体系的完整性和规范性。
通常，程序文件的内容包括以下项目：
l 文件编号和标题
程序文件的编号应根据标准中对体系要素的编号以及组织活动的层次进行编排，同一层次的程序文件应统一编号，以便标识。
标题应明确体现组织开展的活动及其特点，例如：
“环境监测和测量控制程序”、“污水排放控制程序”和“相关方环境行为控制程序”等，使活动的性质一目了然。
l 目的和适用范围
简要说明开展这项活动的目的以及该项程序的适用范围。
l 术语和定义
对本程序中所使用的专用名词术语给出明确的定义和解释。
l 职责和权限
结合实际工作业务流程，指明实施该项程序的主管部门、参与配合部门各自的职责和权限以及相互之间的接口关系。
l 工作程序
这是程序文件的核心内容，应列出开展此项活动的具体步骤，保持合理的编排顺序，明确活动的输入、转化和输出；明确各项关联活动之间的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项要素由谁来干，何时、何地干什么、如何干以及最终要达到的效果，对于所形成的记录和报告也应加以明确，此外，对一些例外情况下须采取的措施也应作出规定。
使用业务流程图、信息传递图或物流图等方式是一种较好的方法，这样做往往比单纯的文字叙述更加准确和易于理解。
l 相关文件
指明或引用与本程序相关联的文件，明确接口和查询路径。
l 相关记录和报告
明确实施该程序时所产生的记录表式和报告，包括其名称和编号；规定记录的保存方式、保存部门和保存期限等。
4．2环境管理程序文件的编写要点
4．2．1环境管理程序文件的注意事项
标准中明确要求建立并保持程序的要素共有11个，分别是：
环境因素、法律法规及其他要求、培训意识和能力、信息交流、文件控制、运行控制、应急准备和响应、监测和测量、不符合纠正和预防措施、记录以及环境管理体系审核。
上述体系要素所要求的程序属于“系统程序”范畴。
其中对于运行控制和应急准备与响应要素，可能还需要制定一个以上或是一组程序，我们称其为“程序包”，这样的程序属于“运行操作程序”。
例如，对于运行控制而言，只有一个程序是很难覆盖组织的所有运行活动的，就有必要针对不同的活动或其侧面制定不同的运行控制程序，常见的程序包括：
各类污染物排放控制管理程序、化学危险品使用管理程序、相关方（供方和承包方）环境行为控制程序以及包装运输管理程序等，凡是可能产生环境影响的活动，尤其是产生重大环境影响的活动原则上都应制定相应的程序来实施有效的控制。
另外，ISO14001标准中还有一些要素，只提出了文件要求，而并未规定必须建立程序，例如：
环境方针、环境目标、指标和环境管理方案、组织机构和职责、环境管理体系文件以及管理评审等。
对于这些要素，如果组织认为只有制定程序才能满足要素的要求，则制定相应的程序加以指导，如果没有程序指导也不会偏离运行控制的目标，则可不予制定。
总之，程序文件并非越多越好，越繁越好，应该掌握适度、有效和可操作。
具体而言，在编写程序文件时应注意以下要点：
l 充分利用现有程序
首先应清理和分析组织现有的管理制度和操作规范。
因为组织原有的各项标准和规章中有很多是长期以来经验的总结，是行之有效的惯例和做法，这些都是制定程序文件的可选素材，应该本着吸收和接纳的态度充分加以应用。
当然不可避免也会存在一些不足，因此，对原有组织的各种管理文件在保证环境管理体系有效运行的前提下，按标准要求进行分类、整理和分析，取其有用、删除无关、改写并补充不完善是十分必要的，应摒弃那种抛开原有、一切从零开始或是缺乏必要策划，上来就胡乱编写文件的做法。
l 全面策划、通盘考虑，把握程序文件之间的系统性和相关性
编写程序文件时，应对程序文件的数量、每个程序文件的详略程度、篇幅及其内容进行全面的策划，应保证在能够实现控制的前提下，使程序文件数量越少越好，每个程序的描述篇幅越精练越好。
程序文件重在程序化，强调阐明要素运行的职责和方法即可，同时应具备可操作性和可检查性，还要提出明确的运行标准。
应力求简洁明了，容易判断和理解，不应追求过于繁琐的文件形式，应保证每个程序之间有必要的衔接，避免相同的内容在不同程序之间有较大重复。
因此，编写文件开始，制定一份程序文件明晰表是非常值得推荐的做法。
l 注意可操作性
应广泛征求各方面的意见和建议，尤其是现场操作者的意见，应避免纸上谈兵、说一套做另一套，或所编写的内容与实际情况不相符合。
对于关系重大的程序必要时应经过实践检验，通过试行考核其是否符合实际、是否可行和有效，最后才能正式审批和实施。
4．2．2常用程序文件的编写要点
1“环境因素”编写要点
l 明确环境因素调查的相关职责；
l 明确环境因素的调查范围；
l 环境因素调查的原则（考虑3种时态、3种状态、7个方面，1个过程）；
l 环境因素调查的具体方法，相关要求（人员要求和注意事项）；
l 调查结果的汇总和确认（包括职责和方法）。
l 评价环境因素的职责和原则；
l 评价重要环境因素的方法和依据；
l 环境因素的更新识别与重要环境因素的更新评价；
l 相关记录的保管与存档要求。
2“法律及其他要求”编写要点
l 获取的途径、方法：
执行者，频次，获取方式；
l 评价与登记、保管：
执行者，批准者，存放处；
l 摘录与分发：
由谁进行摘录、整理，怎样分发到有关部门；
l 法规标准的更新；
3“培训、意识和能力”编写要点
l 培训内容：
包括环保知识、环境管理知识、手册程序文件、紧急状态的处置、重要岗位的作业指导书等；
l 如何确定培训需求：
由什么部门提出，针对什么对象（职工入厂教育、工人上岗、转岗教育考核等）；
l 培训要分层次进行：
最高管理者、中层干部、内审员、重要岗位、全体员工、新员工等；
l 培训形式：
（1）正规的、办班形式的培训；
（2）各部门内部培训（相关运行控制、作业指导书、应急准备预案等）；
（3）普及性教育（方针、重大环境因素、目标和指标等）；
l 培训计划的相关要求：
决策机构、职责部门、培训对象；
l 培训记录（资料）包括：
（1）培训计划；
（2）培训名单；
（3）考核记录；
（4）员工个人教育档案；
（5）相关资料的保存和管理。
4“信息沟通”编写要点
l 内部沟通和外部沟通，考虑正常、异常和紧急情况，建立信息双向交流机制；
l 内部信息的主要内容一般包括：
（1）日常环境活动；
（2）监控与测量结果；
（3）目标指标完成情况；
（4）内审结果；
（5）管理评审；
（6）异常及紧急状态；
（7）不符合情况（如不符合环境方针、法律法规和其他要求）
l 内部信息沟通的途径：
由上而下，由下而上，横向交流
l 外部信息沟通的主要对象：
（1）政府机构；
（2）供货方；
（3）客户；
（4）周围社区；
（5）媒介；
（6）投资方。
l 信息处理的职责和过程：
（1）信息接收和确认
（2）传达到相关部门，并采取相应的对策、措施（由谁负责具体处理，怎样做、在什么时候作出处理）
（3）处置的跟踪与认可
（4）处置信息的反馈
（5）全过程文件化（包括信息的接收、处理和答复）。
5“文件控制”编写要点
文件控制对象：
手册、程序文件、作业指导书和记录
l 文件的编制：
（1）重要环境文件的编号、起草、制订、修改的职责及注意事项；
（2）相关文件可有手册、程序文件的制定、修改、废除的管理程序；
l 文件的发放：
（1）由什么部门负责发放；
（2）是否制定发放清单等；
l 文件是否受控
l 文件的保存：
（1）各种重要环境文件保存在什么部门；
（2）文件保存的注意事项。
l 过时文件如何处理，文件更新要求等；
l 文件及记录的保存期规定。
6“运行控制”编写要点
运行控制要体现生命周期的思想，从源头就进行控制。
l 运行控制对象：
（1）对缺乏程序指导可能导致偏离方针、目标和指标的运行；
（2）运行控制的内容至少包括所有与重大环境因素对应的活动；
（3）对重要供应商或项目承包方可考虑提出相应的环境要求。
另外，可建立如下子程序：
废水、废气、噪声、固体废弃物、节能降耗、新建项目、相关方、设备管理、安全管理等。
l 涉及到的各个部门、岗位的职责、要求必须明确；
l 明确运行控制的参数；
l 具体的操作规程，操作工的资格要求；
l 相关的运行控制结果的记录。
7“应急准备与响应”编写要点
明确事故和紧急情况发生的可能性及部门。
紧急情况可能是：
火灾、爆炸；有毒有害物质向空气、水、土壤中的泄露。
l 对内外部应急联络人员、部门及其职责作出相应规定；
l 针对可能发生的紧急情况采取必要的准备；
l 应急联络方式：
包括时间限制和联络方法等；
l 针对已发生的紧急情况所采取的处置措施；
l 紧急情况发生后的分析，以及对程序进行评审与修订等事宜；
l 应急准备与响应演习和试验。
8“监测与测量”编写要点
l 明确监控与测量的内容：
包括：
重大环境因素是否受控；目标、指标完成情况；法律法规及其他要求的符合性；运行控制程序运行的有效性等。
l 监控的职责、方法和具体步骤；
l 测量方法和监测频率；
l 对监控、监测结果的处理；
l 监测仪器的校准；
l 监测人员资格培训等；
l 作好各
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