企业合同管理及法律事务制度.docx

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企业合同管理及法律事务制度

XXXX房地产开发有限公司

法律事务管理制度

第一章总则

第一条随着公司经营规模的不断发展状大，伴随着企业规范化、制度化管理进程的加快，为了进一步提高公司经营管理水平，增强企业预防和控制风险的能力，加强企业日常法律事务管理，减少因合同签订、履行过程中发生的矛盾和纠纷，依法保护公司的合法权益。

根据国家有关法律、法规的规定，结合本公司经营发展的实际情况，制定本制度

第二条本制度适用于公司各部门、下属各分公司。

第三条公司法律事务部职责

公司法律事务部是公司法律事务管理机构，承担以下职能：

1、贯彻执行公司的指示精神，负责制定和完善法律事务管理制度，拟定法务部工作计划；

2、负责拟定和完善公司合同管理制度，参与公司常用格式合同文本的修订；

3、会同公司有关部门对合同进行评审并出具审查意见；

4、监督、检查各部门合同签订、履行、管理情况；

5、参与合同纠纷的调查处理，会同相关部门提出解决意见和建议；

6、负责合同签订、履行等日常经营工作中法律问题的咨询；

7、负责公司的法律宣传，组织有关合同管理、相关法律知识的讲座和培训；

8、负责对外对内法律事务的联系和沟通；

9、协助律师及时处理已发生的各类诉讼、仲裁纠纷等法律问题；

10、收集、整理、保管与公司经营管理有关的法律、法规、政策文件资料；

11、完成公司交办的其它工作任务。

第二章合同起草、审签与执行管理规定

第四条合同管理原则：

合同管理实行承办、审核、执行责任制原则。

承办部门、成本部门、财务部门、法律事务部、审计部根据其职责权限对合同签订程序、履行情况及履行结果进行监督检查。

第五条合同审核原则：

合同签订实行洽谈权、审查权、批准权相对独立、互相制约的原则。

经办人、审查人、批准人各司其职，分工负责。

第六条合同签订范围：

符合以下情况之一的，应当以书面形式签订合同：

1.单笔业务金额达人民币５000元（含）以上的（５000元以下并且能够即时结清交付完毕的，可以不签订书面合同，但事前必须请示同意）。

2.有保证、抵押或定金数额（1000元（含）以上）较大的；

　　3.我方先行履行义务的；

　　4.有封样要求的；

　　5.对方为外地单位（达州市以外）的；

第七条合同文本适用：

国家、行业有标准或格式文本的，应当优先参照适用，所有条款栏目均应做出约定。

我公司对业务常用合同应书写、审定格式文本。

第八条　合同拟订要求：

合同文本的起草应力求由我方或以我方为主承担。

一般合同由承办部门或经办人自行拟稿。

格式规范、内容完整、语言严谨、简练和准确、逻辑性强。

合同文本中的术语，特有词汇、重要概念应设专款解释。

合同文本中涉及数字、日期须注明是否包含本数。

除特殊情况外，合同文本应当正式打印制作。

第九条　合同内容：

书面合同内容应包括以下内容：

　　1、合同各方的法定名称、地址、邮政编码、电话、法定代表人（负责人）营业执照编号或代理人姓名、职务、身份证号码，联系方式；

　　2、签约的目的和依据；

　　3、标的，动产应标明名称、型号、规格、品种、等级、花色等；不易确定的无形财产、劳务、工作成果等描述要准确、明白；不动产应注明名称和座落地点；货币应注明币种；

　　4、数量和质量，包括检测标准和方式，数量要准确，计量单位、计量方法和计量工具符合国家规定，国家有强制性标准的，应写明该标准的代号全称。

如有多种标准的，应约定与合同标的相适用的标准，并写明质量检验的方法、责任期限和条件、质量异议期限和条件等；

5、价款和酬金，包括支付方式，合同中应明确规定价款或报酬数额、计算标准、结算方式和程序；

6、履约期限、地点或方式，履约期限、地点和方式要具体明确，地点应冠以省、市、县名称，交付标的物方式、劳务提供方式和结算方式应具体；

　　7、争议解决方式，约定通过诉讼解决的，应写明约定的有管辖权法院的名称，通常应约定由我方所在地法院管辖，约定由仲裁机构裁决的，应写明具体的仲裁机构的名称和具体请求裁决的事项，通常应约定由达县仲裁委员会仲裁；

　　8、违约责任，合同中应明确规定违约责任或赔偿金的计算方法；

　　9、合同变更和解除条件；

　　10、根据法律或合同性质必须具备的条款或双方当事人共同认为必须明确的条款；

　　11、正副本份数；

　　12、生效的时间和条件；

　　13、约定的联系方式；

　　14、附件名称；

　　15、签约地点、日期；

　　16、签约各方开户银行及帐号；

　　17、签约各方公章或合同专用章；

18、法定代表人（负责人）或代理人签字。

第十条　合同起草调查：

承办部门和经办人于合同起草签订前，应对合同相关事项进行调研论证，必要时书写调查论证报告。

验证对方当事人有效证件，对合同另一方当事人的主体资格和资信进行了解和审查：

　　1、从事本项合同业务的必要性；

　　2、从事本项合同业务可行性（包括经济利益、技术条件与安全保障）；

　　3、从事本项合同业务对我方利益的综合影响；

4、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性；（包括但不限于：

①主体资格合格：

具有经年检的营业执照，其核载的内容与实际相符；②欲签合同标的符合当事人经营范围，涉及专营许可证或资质的，应具备相应的许可、等级、资质证书；③代签合同的，应出具真实、有效的法定代表人（负责人）身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；审查对方经办人代理权限，审查对方提供资料的真实性与合法性。

）

５、合同履约能力、缔约方资信；了解和审查合同另一方当事人的支付能力、生产能力和运输能力等。

必要时应要求其出具资产负债表、由开户银行或会计（审计）事务所出具的资信证明、验资报告等相关文件；历史有无违约事实，现时是否涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件；对于重大合同，还须进行履约信用调查：

６、有担保的合同，担保人的担保能力和担保资格。

其中，以保证形式做出的担保，其担保人必须是具有代偿能力的独立经济实体，并应对担保人适用本条规定进行审查。

７、承办部门或经办人应将审查结果在立项意见书或会签表中加以陈述。

合同对方当事人履约能力或资信状况有瑕疵的，不得与其签订合同。

第十一条　合同的审查：

合同签订之前，承办部门或经办人应将合同文本草案、立项意见书及与合同有关的证明材料和会签表，一并提请有关技术人员、成本部、财务部门、法律事务部顺序会签审核。

各部门在会签审核合同（或草案）时，可根据需要，要求承办部门或经办人提供与合同有关的补充证明材料和说明有关情况。

承办部门或经办人应对其提供材料和说明情况的真实性负责。

会签审核意见应明确、具体，禁止使用“原则同意”、“基本可行”等模糊性语言，一旦使用，视为对合同草案的不同意。

第十二条　合同执行部门或技术人员对合同中下列内容的会签审核：

１、合同标的完成技术内容的完整性；

2、质量检测内容的完整性与科学性；

3、执行过程中可能遇到的问题；

4、需要对方配合的事项；

５、需要审查的其他内容

第十三条　成本部门负责对合同中下列内容的会签审核：

1、合同金额、价款、酬金的正确、合理性；

2、合同价款包含内容的完整性；

　　3、合同价款变动限制条款的审查；

　　4、认为必须审查的其他内容。

第十四条财务部门负责对合同中下列内容的会签审核：

　　1、履行合同所需资金安排的可行性；

　　2、合同中有关价款、酬金条款及结算条款的合法性、适当性及对我方的影响；

　　3、认为需要审核的其他内容。

第十五条　法务部负责对合同中下列内容的会签审核与管理：

　　1、合同缔约方主体、企业资质的时效与合法性；

　　2、合同标的的合法性；

　　3、合同内容的完整性；

4、合同条款的合法性及存在的法律漏洞；

5、合同格式的规范性；

6、与合同业务有关的其他法律问题。

第十六条　对审查人有疑义的部分，经办人应予全面解释。

对审查人提出的修改意见，经办人应予重视，并协商完善。

应审查人的要求，经办人有责任补充相关材料。

第十七条　承办部门或经办人向各合同会签审核部门提供合同（或草案）时，应预留至少３个（含）完整工作日供其会签审核；自收到之日起算，会签审核部门因特殊情况需延长会签审核时间的，应向承办部门或经办人申明理由。

第十八条　各会签审核部门在会签审核合同时，发现重大错误、遗漏、不妥时，应在会签审核意见或法律意见中予以明示并提出修改意见；需要退改时，应连同全部文件退还承办部门或经办人。

第十九条　对需要办理批准、鉴证、登记、交付，设立抵押、质押等担保的合同，经办人应按国家有关规定和双方约定严格履行批准、鉴证、登记、交付等手续。

第二十条　合同经办人员对会签审核部门提出的意见应予以采纳，但经负责合同裁定的公司董事长或总经理，以及其他公司领导书面批示不予采纳的除外。

第二十一条　合同的签署：

公司董事长或法定代表人是合同的最终批准人和签署人。

１、合同的签署应当是企业的法定代表人、或合同主体自然人亲自签署。

委托他人签署的，必须出据委托书，受托人签署合同时，必须加盖手印，并同时保存委托人和受托人的身份证明资料。

对委托有疑问时经办人需核对委托的真实性。

２、授权委托签署：

授权委托代理人签订合同时，必须持有法定代表人（负责人）签署并加盖有授权单位公章的授权委托书，并在授权范围内签订合同。

我公司授权委托代理人签订合同时，授权委托书必须明确委托权限和期限，禁止使用“全权代理”一类的文字。

第二十二条　合同印章加盖：

印章管理部门应当审核合同资料的完整性，审批手续的完整性，由经办人本人前来办理印章加盖事宜。

出现下列情况时不得加盖印章。

１、应当办理会签审核的合同而未办理会签审核的；

２、合同正式文本没有按照本规定采纳会签审核意见的；

３、法定代表人或委托代理人未完成签署的；

４、非合同经办人本人前来办理盖章事宜的；

第二十三条　合同承办部门和经办人应将签订完毕的合同文本及相关的资料进行收集、整理，及时递交公司档案室保存。

合同资料不得随意搁置、销毁、遗失。

第二十四条　合同履行：

１、合同承办部门和经办人应将完成所有程序的合同正式文本分发（或将相关内容告之）给有关执行部门和财务部，并配合执行部门负责生效后合同的全面履行。

合同执行部门应指派专人建立合同执行台帐，负责书面签证、来往信函等资料的保管，合同履行中所有收据、凭证等资料必须有签字盖章。

以保证合同的完全履行及合同缔约各方的合法权益。

2、合同的承办部门或经办人发现合同对方不履行或不全面、不适当履行合同，或收到对方对我方履行合同提出的异议时，应立即书面报告给部门负责人和包括法务部门在内的有关部门，提出解决问题的意见和建议，递交公司领导审批后，在法定或约定期限内，向对方提出异议或予以答复。

　　２、财务部门依据合同履行收付款工作，对具有下列情形的业务，应当拒绝付款：

　　a应当订立书面合同而未订立书面合同的；

　　b收款单位与合同对方当事人名称不一致的（有合同对方当事人出具合法有效的委托收款手续的除外）；

　　c对方履行合同有瑕疵尚未得到法律事务部书面确认已经更正或解决的。

　　d付款单位与合同对方当事人名称不一致的，财务部门应当督促付款单位出具代付款证明。

第二十五条　合同变更：

合同履行过程中，对方提出变更合同要求的，必须以书面形式提出。

对方口头（包括电话）提出变更合同要求的，承办部门或经办人必须要求对方提供书面文件，需要变更合同主体、增减内容时，按本规定合同审签程序经会签审核后方可变更、增减。

否则，仍按原合同规定履行。

合同生效后经双方协商

第二十六条违约处理：

对履行过程中对方当事人的违约行为，承办部门应当立即查明情况，认真、稳妥地收集证据，及时、合理、准确地向对方提出索赔要求。

当我方接到对方当事人的索赔要求后，承办部门应当立即通知法律事务部和公司领导，共同商定应对措施。

履行过程中一旦发生不可抗力和第三人干扰及意外事件，执行部门应立即通知对方当事人，查明原因，及时化解，并收集好相关证据。

第二十七条合同档案管理：

合同履行完毕后，承办部门应将合同文本、补充协议及与合同有关的资料原件进行收集、整理、保管和及时归档。

合同资料包括：

　　１、有关合同的项目计划文件、可行性报告、项目建议书及上级有关批复文件；

　　２、合同谈判会议纪要；

　　３、有关合同招、投标及中标通知书等文件资料；

　　４、对方营业执照（复印件）、税务登记证（复印件）、法人代表身份证明书、授权委托书、代理人身份证（复印件）以及其他有关文件；

　　５、合同项目的增减凭证及我方人员的签证；

　　６、合同纠纷处理的协议书、承诺书、索赔报告、调解书、仲裁书、判决书；

７、合同履约过程中的违约通知书和往来函件；

８、合同的变更、解除协议书；

９、传真、电话记录、签证、电报、电传、图表，计划单、调拨单、任务单（书）、预算单（书）、合同台账等全部资料整理归档；

１０、其他相关资料。

上述所列各种文件，其文本为复印件时，提交方须加盖公章，并须加注“与原件核对无误”的字样，并写明原件存放位置，同时由经办人签字确认。

第三章非诉讼与诉讼案件管理规定

　　第二十八条非诉讼与诉讼定义：

1、非诉讼是指以本公司为一方当事人，采取协商、调解、仲裁、复议等方式解决有关纠纷或争议的法律事务活动。

2、诉讼是指以本公司为一方当事人或作为第三人，通过人民法院，采用诉讼方式解决纠纷的法律事务活动。

这些诉讼案件包括：

民事诉讼案件、行政诉讼案件、刑事及刑事附带民事诉讼案件。

　　第二十九条适用范围：

凡发生涉及本公司利益的诉讼与非诉讼案件一律适用本规定。

　　第三十条案件处理原则：

公司的诉讼与非诉讼案件的处理须遵循有效维护公司合法权益和充分协调必要关系相统一的原则。

对于案件处理进程中所需要的必要条件和关系协调，案件关联单位及相关人员应积极、主动配合法律事务部开展针对性工作，保证案件处理的顺利进行。

第三十一条涉案事件汇报与调查：

1、案件责任人与责任部门负责人负有配合、协助法律事务部处理案件中的相关问题、收集和提供案件的原始证据及相关依据的责任。

2、公司所有员工在经营管理活动中发现公司的利益可能或正在受到损害，有义务及时向所在单位或部门负责人反映，单位或部门负责人应在得知情况之日起三日内以法律事务报告书的形式呈报公司相关领导和法律事务部，重大事件或保密事件直接公司董事长或总经理反应。

需要采取紧急处置措施的，单位的负责人还应及时采取紧急处置措施。

3、涉案事件件知情人应坚持保密原则，不得泄露案件的信息内容。

第三十二条应诉处理：

在公司的经营、管理或其他活动中，被其他组织或个人起诉而被动参与（包括可能涉及）诉讼活动的当事人、有关责任人和所在部门、单位应及时以法律事务报告书的形式向法律事务部说明案情并提供相关材料，以备应诉工作的顺利开展。

第三十三条　案件执行：

在案件审结后，我方对判决没有异议的，法律事务部应督促做好判决的执行工作；若有异议的，经领导批准后提出复议或上诉；若对方当事人逾期不履行生效协议、裁决、判决时，相关部门或经办落实人应及时向公司负责人汇报，并报法律事务部在法定执行期限内，向人民法院申请强制执行。

第三十四条案件总结及责任追究：

1、案件处理完毕后，由法律事务部负责对全案情况进行总结，形成材料向公司领导汇报，并向有关部门、人员酌情通报，查找原因、追究责任，相关部门制定改进措施。

条件允许可作为法制宣传教育材料加以运用。

　　2、法律事务部应当系统全面地对案件材料进行整理并编撰成卷，建立案件归档制度，发挥好信息库作用。

第四章法律事务咨询管理规定

第三十五条法律咨询范围：

1、法律条文查询

2、诉讼时效查询

3、侵权责任咨询

4、赔偿金额咨询

5、事件合法性咨询

6、诉讼程序咨询

7、其他法律咨询

第三十六条公司各职能部门及公司经营管理人员对在公司经营管理活动中遇到的需要咨询的事项，应主动以法律事务咨询单的形式向法律事务部寻求法律咨询，并认真听取法律事务部的法律意见。

法律事务部有权主动给各职能部门及公司经营管理活动出具法律意见书。

第三十七条咨询方式：

1、法律事务部通过查阅资料、出据法律意见书的方式，协调处理公司各职能部门单位涉及的法律事务，使公司的经营管理活动符合法律法规的规定。

2、公司法律事务的咨询、指导以公司各职能部门及经营管理人员主动咨询与法律事务部及时解答或主动指导相结合的方式进行。

第三十八条咨询单的内容包括：

时间、地点、涉及对内对外相关部门及人员、发生原因，事情详细经过、相关原始材料、部门或相关方初步意见，咨询内容。

第三十九条法律咨询意见书：

法律事务部接到法律事务咨询单，必须在合理期限内做出解答，针对所咨询的事项出具法律意见书。

法律书意见内容：

1．出具本法律意见书所依据的证据材料（事实依据）：

2．出具法律意见书所依据的主要法律及司法解释（依据）：

3．本案的基本事实

4．双方的争议及交涉情况（本案背景）

5．对本案的法律分析：

6．建议内容

第五章法律知识培训与考核制度

　　第四十条为了提高公司管理人员的法律意识和法律素质，提高防范和减少法律风险的能力，结合公司的工作实际，建立法律知识培训与考核制度。

第四十一条法律培训责任部门：

法律知识培训考核由法律事务部负责，由公司人力资源部及相关部门协助。

　　第四十二条参加培训人员：

公司主管以上经营管理人员。

第四十三条培训时间：

根据工作计划安排，每月至少1次。

第四十四条法律知识培训主要内容包括：

　　1、民法通则、合同法、公司法、担保法、刑法、行政处罚法、行政复议法等基本法律知识;

　　2、与公司具体业务相关的法律、法规、规章及其他与业务工作有关的法律知识。

　　第四十五条培训方式：

法律培训采取集中授课与分散自学相结合的方式进行。

以自学为主，辅之以讲座、专题讨论、办班培训。

根据业务工作的实际需要，重点加强合同法等专业法律法规和规章的学习。

第四十六条培训质量要求：

法律培训应结合业务工作实际，进行案例分析和工作研讨，解决业务工作中的重点、热点、难点问题;对新颁布或修订的和业务工作有密切联系的法律、法规、规章，应及时组织学习、培训。

第六章附则

　第四十七条本管理制度由公司总经理办公会通过，由法律事务部负责解释。

第四十八条本管理制度自2014年5月1日起开始执行

李帆

2014年3月25日