办公室管理作业1.docx

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办公室管理作业1

办公室管理作业1

1、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。

办公室实务工作一览表

序号

国内一般性

国外一般性

国内企业（含外企）

1

文书撰写

以速记记下上司交待的事项

办公室环境的布置和整理

2

文书制作

执行上司留在录音机中的吩咐

通讯事务、电话、信函和邮件处理

3

文书处理

档案管理

执行上司交办事项

4

档案管理

阅读并分类信件

照料上司身边的琐事

5

会议组织

以电话往来维持和外界的良好公共关系

接待宾客和员工的来访

6

调查研究

替上司定约会并做好记录

记录上司指令及会谈、会议内容

7

信息资料

按上司的口头或书面批示完成信函

打印文稿及表格

8

信访工作

在权限内按自己的意思发出信函

收集及整理各种信息

9

接待工作

接待来访宾客

保管办公室设备及用品

10

调协工作

替上司接洽外界人士

外出办事、如银行、邮局、税务所等

11

督查工作

自动处理例行的事务

12

日程安排

为上司安排旅行或考察

13

日常事务

替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话

14

办公室管理

准备好公司要公开的资料

15

其他临时交办的事项

替上司收集演讲或报告的资料

16

协助上司准备书面的财务报告、研究报告

17

整理并组织好粗略的资料

18

替上司保管私人的，财务的或其他的记录

19

协助上司申报交纳所得税及办理退税

20

督导一般职员或速记员

21

安排会议事务，并做会议记录或纲要

22

复印资料

2、办公用易耗品主要包括哪些？

答：

（1）信封、纸张

（2）软盘、光盘

（3）铅笔

（4）圆珠笔

（5）签字笔或钢笔

（6）修正液

（7）印盒

（8）各种小型机器

（9）小刀

（10）日历等

（11）其他

3、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？

答：

三个步骤是先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕着“计划—实施—检查”这样一个滚动的过程。

相互关系并不是分开独立的，而是互相联系形成一个循环：

计划的步骤在文员的工作中，有不少是已经预先决定顺序的定型业务，但有时为了要有效率地处理非定型业务的工作，需要先作具体计划，以便顺利达成目标或目的。

实施的步骤：

这个步骤是按照计划从事工作的阶段，这个阶段在时间上来说是最长的，因此在实施中最重要的是，使手段与目的能互相配合。

检查的步骤：

检查就是评估研究工作是否按照当初的计划进行，有没有达到预期的效果，并在下一次的计划中能体现出这一次检查的结果，以此作为提高工作质量的手段，因而，检查是不可缺的重要步骤。

4、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。

优先顺序表

审核

1、和王先生联络今天预定计划的变更

2、和司机联络今天预定计划的变更

3、拍发喜庆电报

4、复印下午的会议资料

5、准备奠基仪式

6、誉写原稿

7、结算旅费

8、制作感谢信

9、整理档案

10、练习电脑打字

5、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。

（1）请示方法和报告方法；

（2）计划方法和总结方法；

（3）受意方法；

（4）传达方法；

（5）进言方法；

（6）变通方法和挡驾方法；

（7）分工方法与合作方法。

答：

进言是指文员主动对上司提出意见，建议、批评或规劝。

方法和要求如下：

a、适事：

紧急的事，重要的事，上司需要知道的事；发生了错误、疏漏需要纠正，补救的事；反复思考确实认为是合理的事。

b、适时：

考虑时机重大的、紧急的事应立即进言，一般的事要看上司空闲、心情好时进言；

c、适地：

看场合，工作上的建议，可在公众场合或会议上提出；对上司的提醒，则应在个别场合悄然提出，对上司的批评、劝谏，则经过深思熟虑之后，预先约定场合进行。

d、适度：

要注意掌握分寸，显而易见的事，点到为止；上司一时接受不了的事，可过一段时间在提，要让上司有个思考过程，而不是一味纠缠不休。

尤其重要的是，文员不应自以为是，进言不是单向的，而是双向的交流，文员随时准备自己的意见被否定，乐于在与上司交流，切磋中接受正确的意见，服从真理。

 受意就是文员接受和领会上司的意图。

可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会）和间接受意（即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等）。

 受意方法要注意：

（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；

（2）备好记录本，记录下指示要点；

 （3）注意倾听，用心判断指示的用意；

 （4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；

 （5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；

 （6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。

 结合实际谈体会。

　　我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。

 　才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。

有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。

当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。

只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。

后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。

 　从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。

办公室管理作业2

1、从文员工作的角度对比说明打电话和接电话的异同。

答：

相同点：

（1）都应先问好，再传达自己的信息；

（2）都应保持耐性、热情的态度；

（3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；

（4）都应简明扼要表达自己的意思；

不同点：

（1）打电话首先查清楚对方的电话号码，接电话应等电话铃响2—4声就接听；

（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍，接电话则没有这一步。

2、怎样做好为领导筛选电话的工作，主做法有哪些？

答：

（1）文秘人员在说了迎接词，要迅速辨认出对方的声音，从而辨认出是哪一类客户，判断是否需要把电话接给上司。

（2）文秘人员要辨识名字，要认清楚同行业内的知名人士、公司业务上有密切来往的人物和上司的密友。

（3）要弄清楚来电者的身份和来电目的，在通报上司，如果上司不愿意接听，要找个理由搪塞过去，如果不能马上接听，要告知对方，如果上司不在办公室，请对方留言并做好记录。

（4）若上司过于繁忙，应编制“美丽的谎言”，以应付上司不想接待的客人，或者请对方留言，待上司做选择性回复。

（5）认清来电业务所属的业务范围，以便转接业务。

（6）接听推销电话要有礼貌，应正确告诉对方：

“你的产品也许很不错，我们也谈得很融洽，但我们目前不需要任何中介服务的产品，我们虽然现在帮不上忙，但仍祝你事业成功”。

（7）文秘人员要礼貌对待投诉电话。

部门对应应先安抚并做记录。

如不是对应部门，应正确告知该转接的电话，让他能顺利进行业务投诉。

（8）如果找上司的认识其朋友或者有业务来往的人，文秘人员不应妄攀交情，抓着电话畅谈。

3、简要回答邮件分检的一般标准。

答：

（1）按照收件人的姓名分拣；

（2）按照收件部门的名称分拣；

（3）按照邮件的重要性分拣。

4、怎样处理上司不在时的邮件？

答：

（1）文秘人员把需要上司亲自处理信件保存下来，并通知发信人已经及时收到，告诉对方何时可能得到答复；

（2）上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理，文秘人员应制作签收单，要求收到人员签名，并注明时间；

（3）上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件；

（4）如果邮件很多，文秘人员还可以制作邮件摘要表；

（5）如果上司习惯于每天给办公室打电话，文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下，这样文秘人员就可以随时向上司汇报；

（6）如果上司在临走时留下通讯地址和电话，文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情，应及时向上司请示；

（7）把寄给上司邮包连续编号，这样就会知道所寄的邮包是否全部到齐；

（8）文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋，标上需要签字的信件，需要您处理的信件，需要读的信件、报告，一般阅读材料。

5、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？

答：

应尽可能向对方表达上司不能接见的理由以免来访者发生误会，并诚恳地看着对方的眼睛致歉。

a、上司正在开会时—“让您久等，抱歉，他正在紧急会议中，无法离开，可不可以让代理人与你先谈？

b、上司繁忙时—真对不起，某某现在正忙，放不下手边的事，您看这样好不好，改日再与您联系，实在麻烦您，很抱歉；

c、上司即将外出—对不起，某某先生已经安排好有事外出，现在正忙着，没法与您见面，我们上司说：

让您白跑一趟，真是不好意思，能否由我转达留言。

d、远道来访或有重要事情的来访—先告诉来访者他即将外出，再去通报上司。

办公室管理作业3

1、提高会议效率，文秘人员应该注意哪些方面，并列出相关要点。

（1）遵循法律法规

（2）确定会议的目标、议题、程序预计行程的决议是否符合国家的政策和法律法规。

（3）合理确定会议目标

首先，必须考虑他在企事业单位总体目标过程中地位和作用，保持他与目标在方向上的一致性。

其次，必须让会议目标具有实际可行性、可操作性。

（4）确定必要的与会者。

会议效率是由出席会议人员的群体功能体现的，合理的群体结构，才能产生最佳的群体功能和最佳的会议效率。

（5）减少会议数量

（6）缩小会议规模

（7）简化会议议程

（8）缩短会议时间

（9）控制会议经费

（10）分析会议成本

2、日程安排计划表的种类大致有几种？

试以其中一种为例，编制一份××预定表。

答：

日程按排计划表可分为：

（1）年预定表

（2）月预定表、周预定表、日预定表

（3）周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。

年预定表

一月

5日（星期一）开工典礼

8日（星期四）董事长视察

二月

2日（星期二）常务董事会

9日（星期一）公司纪念日

25日（星期三）成本会议

三月

2日（星期一）常务董事会

3日（星期二）分行经理会议

25日（星期三）成本会议

3、文秘人员应为上司的商务旅行做哪些准备工作？

请列出要点。

答：

文秘人员要准备旅行计划和旅馆信息，制定约会计划，为商务洽谈收集资料；决定旅行用品，解决上司的行李问题；安排差旅费；建立旅行—旅馆信息资料库。

办理旅行保险，如意外伤害保险等。

4、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？

答：

（1）提神醒脑的服务，上司早上到公司上班或外出返回以及工作告一段落，文员适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳，舒缓心情，使上司能精神焕发；

（2）私事方面的协助，如：

上司子女结婚、家人的意外等；

（3）财物管理；

（4）其他。

5、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列出相关要点，并选择其中某一项工作，作出较为具体的说明。

国际惯例的宴请有以下程序：

迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。

文秘人员经常要协助上司举办种类宴会。

准备宴会需要精心、细心和耐心。

正式宴请应该完全符合社交礼仪规则。

文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼，温和体贴，不让任何人受到冷落。

文秘人员自始至终都要留意细节问题。

文秘人员应该准备