秘书礼仪.docx

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秘书礼仪

秘书礼仪

礼仪作为人们在社会交往中的约定俗成的行为规范，是促进人际交往，推进人类不断走向文明、进步的表现，是一个国家和民族社会风貌、道德水准和文明礼貌的重要标志。

一个团体、个人礼仪修养，是其道德水平、精神风貌、综合素质的反映，是精神文明建设成果的重要体现。

我国是礼仪大国，有着五千多年的文明史，素有“礼仪之邦”的美称，“以礼治国”是我国古代的一大特征。

从成语典故中诸多体现：

礼尚往来，礼贤下士。

何为礼仪?

古代思想家荀子日：

礼者，敬人也。

含尊敬，敬仰之意，“礼”是指人与人之间相互尊重，谦恭和善，它是礼仪的内在要求和含义。

仪，即仪表、仪态、仪容等，是礼仪的外在表现形式。

世界著名画家达芬奇说：

从仪态看人的内心世界，往往具有相当的准确性和可靠性。

“仪”是指礼仪的外在表现形式。

随着社会文明程度的不断提高，改革开放深入发展，国外的礼仪文化也引入不少。

比如利用PARTY、聚餐会等形式开展社交活动，一些政务议事或商务谈判也选择在高尔夫、游泳馆进行。

所以，继承和发扬中华民族的优良传统，汲取世界礼仪文化的精华，顺应历史潮流，学会以礼待人，以礼处事，对于秘书人员具有特殊重要的意义与作用。

   秘书部门是最讲究礼仪的地方，秘书工作是最讲究礼仪的岗位，秘书人员是最应讲究礼仪的群体。

因为秘书部门、秘书工作、秘书人员上对领导者，下对群众，联系四面八方，发挥中枢作用，展示机关窗口形象，知礼懂礼、讲礼重礼、守礼行礼，是树立单位与个人良好形象，赢得他人和社会尊重的前提，也是事业成功的重要条件。

   秘书人员懂礼貌、重礼仪具有多方面的重要作用：

一是可以塑造良好形象。

秘书人员的形象是一种综合反映、是仪表、风度、气质、言语、举止、神态、作为等方面的集中表现。

对人有礼，表现出对他人的尊重，能赢得他人的好感，会提升在人们心目中的良好形象。

二是可以创造和谐的人际关系。

礼仪是创造和谐社会的调和剂。

对人有礼，人必还礼，礼尚往来，成为一种习惯，大家都会相互尊重，互相礼让，和谐的人际关系会自然生成。

三是能够扩大人生舞台，拓展交往平台。

人人都乐意与有礼貌的人打交道，礼仪可以打开更多的成功通道，帮助人们扩大视野，收集信息，得到更多朋友与支持，从而建立良好的人际关系，促进工作与事业发展。

   办公室是上传下达，沟通联络的轴心，秘书礼仪的作用，远远大于其他专业技术人员，因为秘书部门是机关的重要窗口，人们透过这个窗口认识整个机关，评价整个单位或组织。

秘书人员一举一动都会映入干部群众的慧眼之中。

由于秘书工作及公务活动，都涉及领导工作、领导者和大众利益，秘书行为有礼有节，更会赢得干部群众支持，产生较大的良好影响。

秘书人员的一种重要责任是举止文明、待人有礼，维护机关、领导者和自身的良好形象。

   秘书人员的礼仪标准要求很高，分类较细。

比如接待中的礼仪，信函中的称谓与礼貌用语，电话通信中的联系，会谈中座位的安排，宴会中的礼仪操作，都必须合乎规范，否则会引发麻烦。

总之，秘书礼仪要讲究依法办事，按国际惯例办事。

   最常见的握手，是秘书工作乃至人们交往中重要的见面礼。

貌似简单，却承载着较为复杂的礼仪规则。

握手时，应面带笑容，目视对方双眼，神态专注、认真、友好，同时问候对方。

要适当上下晃动一下，用力适中，（时间太短显敷衍，太长也尴尬）时间掌握在三秒钟左右。

握手时，应尊者居前，主、客相见，主人先伸手；客人先伸手，以示告辞，不可太用力，男士不要戴墨镜手套，女士不应戴手套（薄纱质除外），不熟悉的人不要握双手。

   秘书人员现场服务，介绍领导人与相关人员相识是经常性的工作。

要点是，先搞清楚被介绍的人员的基本情况，按一定顺序介绍。

介绍的规则是，介绍上级与下级相识时，先介绍下级；介绍主人、客人相识时，先介绍主人；介绍男士、女士相识时，先介绍男士；介绍长辈、晚辈相识时，先介绍晚辈；介绍家人与外人相识时，先介绍家人。

   出示名片，要看清认准，不要拿错；选择刚见面或谈得融洽、即将分别时递送名片。

赠送名片时，要双手或右手递送，名片的字向便于对方阅读，同时眼睛热情地望着对方，以示郑重和尊重。

接受名片时，尽量双手去接，接到手后，认真阅读，然后郑重放在妥当的地方。

   公务交谈是政府或单位形象的反映，也往往被视为一个人品位、志趣、教养和阅历的综合体现。

应选择双方（大家）感兴趣的话题，选择自己熟悉或擅长的内容，便于沟通与交流。

但要注意回避对方的忌讳，避免产生误会。

总之不能太生硬呆板，也不可太随意。

应庄谐相宜，轻重有度。

特别在公共场所不应和女士开过火的玩笑。

发生分歧不可强行说服对方，辩论应建立在理性的基础上，否则会不欢而散。

这就需要增加知识储备和文化积累，培养良好的兴趣爱好，应对外交场合就如鱼得水。

外交部长李肇星喜欢诗歌、篆刻，河北省审计局长张成起散文写的很好，出版有《世纪梦语》文集。

要找到共同语言，要与对方产生“共鸣”，拉近距离。

印尼总统苏加诺1956年访华，在清华大学演讲，当时他看到学生有些紧张，便说“请大家前移几步，我愿意更靠近你们”、“请微笑一下，因为你们正面临光辉的未来”，场上气氛立刻轻松了。

   秘书人员经常接待来访者，对来访者施礼，是必经环节。

不管来访者是否预约，尽量不要拒绝，如确实无法安排，也要婉拒。

事先与来宾方约定来宾人员、规格、抵离时间、任务、活动安排、接待地点等事项。

特别注意制定详细的接待方案，便于操作，不出差错。

遇有重要活动要及时与对方沟通，如情况有变化，要及时调整接待工作。

对重要来访者，还要到门外迎候，见面后随即问候。

礼让进屋后，要让座敬茶，问询来意，帮助解决问题。

   电话是对外联系最常用的工具。

打电话是秘书人员的经常性工作。

主动打出电话时，要主动轻声说一声：

“您好”或“早上好”，然后自我介绍并尽快说明来意。

接收电话时，电话铃响时要尽快接听，主动问候对方，自报单位、姓名与职位，同时询问有什么事情需要联系。

要礼貌结束通话，最后要相应说一声“谢谢”、“再见”、“有时间再联系”等话语。

特别注意工作时间不要“煲电话粥”，可以婉言中止交谈，或说“我有点急事要处理”、“我们回头再联系”等。

   公文有一定之规。

法定公文中也有礼仪。

秘书人员书写信函要精心，合乎礼仪规范。

一是文字要得体，该说的话说到位，例如抬头该尊称的定要尊称，启词该客气的一定要客气；二是内容要完整，抬头、启词、正文、祝词、署名、日期一项不能少，有的还写有附言。

三是格式要规范，信中格式，如顶格、空格、错格、另起行等，要按惯例书写；信封上的封文格式，按国家有关规定填写。

   秘书人员向领导者请示汇报，也要讲礼仪。

一要预约，不可强行进入领导者办公室，打乱领导工作秩序。

二要提前先进候，在约定时间之前几分钟到领导者办公室等候，无特殊情况，准时入场请示汇报。

三要与领导者保持适当距离，不能与领导者紧挨在一起，或远离领导者。

四要简明扼要，不东拉西扯，更不要借请示汇报，提出个人间题，要求领导者帮忙。

五要及时回答问题，当领导者询问情况时，要暂停请示汇报，先回答问题，经领导者同意，再继续请示汇报。

六要认真记录领导指示，集中精力，保证听清楚，记录准确、完整。

七要抓好落实，及时收集反馈落实情况。

   会议是推动工作的一种手段。

参加会议是一种权利。

秘书人员有时要组织、主持一些会议，更要重视会议礼仪。

一要讲究着装，主持会议、在主席台上就座、作大会发言时，着装要规范，尽量着正装（男士西服领带，女士若穿过膝长裙，不可袒肩露背）。

二要行为庄重，进出会场不要作夸张、滑稽、引人注目、反感或发笑的动作；三要遵守时间，会议进行期间，尽量不在现场走动；四要专心听会，不指指点点，不打手机，不交头接耳，不搞小动作，不闭目养神，更不睡觉打呼噜。

五要注意会场礼节，鼓掌时应热烈，应适可而止。

六是散会时，礼让领导者、长者和妇女士先行。

   剪彩活动也有一定的礼仪标准。

事先应准备好必备的五件套：

红色缎带（醒目、生动）；新剪刀，剪彩者每人一把；白薄纱手套，以示郑重；托盘，银质不锈钢；红²耀毯，铺于剪彩者站立之处，宽一米以上，长度随人数而定。

程序上也有要求；来宾就座，宣布剪彩仪式开始（鞭炮、鼓掌），奏国歌（或单位标志歌），发言（东道主、政府领导、合作单位），进行剪彩（一一介绍剪彩者，剪彩），参观。

   秘书人员因公出席晚会或舞场，要遵守舞晚会的礼仪规范。

秘书人员应邀出席晚会，一是着装要庄重、高雅、严肃。

男士可着深色西服套装或中山套装，女士可着旗袍、西服套裙等（服饰可以反映一个人审美情趣的雅俗，也可以弥补形体缺陷，总的要自然协调，得体大方。

二是要适当化妆，男士应梳整发型，刮胡子，女士淡施粉底，手指甲不能留得太长。

项链不要太刺眼。

出席晚会提前十分钟左右入场，直接找好座位落座，不随意走动。

三是认真观看，礼让长者、尊者、妇女与儿童。

散场后，迅速找到车辆，不得大声喊叫。

出席舞会要讲究跳舞的邀请礼节，男士要主动邀请女士，女士可婉言拒绝；女士也可以邀男士，但男士不能拒绝。

一般情况下，一曲轮换一位舞伴。

邀请舞伴，多数应自己直接邀请，有的也可请人代邀。

进出舞池，一般是女先男后。

舞会是一种特殊的集会，要利用这种形式适当扩大交际。

   在社会交往中，适当送些礼品，是一种常见的重要的礼仪形式。

它主要代表送礼者的友情、敬重和感激之情。

境内所送礼品，应具有实用价值、纪念意义、带有精致包装，并与受礼者的身份相符。

礼品多为礼节性的，主要体现民族特色、地方标志，礼品价值一般都不贵重。

   在对外交往中，秘书人员的体态礼应用很多，可以说随时可施，到处可见。

出席会议、待人接物、宴会就餐等、拜访会客等，都不可避免地要应用到体态礼仪。

比如体姿礼仪，要求是坐有坐相，站有站相，走有走相。

俗话说：

坐如钟、站如松、行如风。

站姿：

自然、收腹，目视前方，口微闭，手臂自然下垂。

双腿并拢，两脚略微分开。

坐姿，要求入座时动作轻缓，从容自如，轻松自然，稳重大方；入座后，两手自然下垂，两肩放松。

行姿，要求从容、平稳、沉着、稳重，目光平视前方，重心前倾，挺胸收腹，上身正直，自然前后摆动，脚步稳健，步履轻稳，步幅适中，精神饱满带微笑与自信。

两人及多人并行，不要挤靠。

有长者、上级、妇幼同行时，礼让长者、上级、妇幼先行，并让他们走在里侧。

与客人并行，应让客人走在右侧。

遇到长辈、贵宾、上级、女士在时，要从后而绕行，不能从前面穿过。

   再比如表情礼仪。

这是一种极为复杂的礼仪。

人的七情六欲，内心世界，会通过面目表情随时反映出来。

具体要求一是目光应坦诚、有神、柔和，不能斜视，不能游离不定，不能东张西望，不能长时间凝视对方，一般国际通行的标准，注视时间应控制在整个说话时间的30%—60%，同时不能冷眼待人，更不能鄙视、傲视、蔑视、漠视、无视他人。

二是微笑应亲切、谦和。

日本有微笑学校的创始人写了一本书叫“微笑的力量”，专门教人们微笑的技巧。

微笑把握得恰到好处，可以化解矛盾，消除紧张气氛，改善人与人的关系。

   秘书部门的礼仪繁多、内容庞杂，但有规律可遵循。

首先是平等的原则。

这一原则是现代礼仪的基础，是礼仪原则中最基本的原则、最重要的原则、最主要的原则。

这一原则要求，人与人相互交往，互相尊重，人人平等，礼尚往来，交往双方既不居高临下，盛气凌人，也不奴颜婢膝，低三下四。

遵循这一原则，在机关和社会组织中，领导者与秘书人员，干部与群众，上级与下级，同事之间，都应当平等相处，上级领导对下级人员不能颐指气使，下级对上级也不能阿谀逢承。

其次，是尊重的原则。

主要是尊重人的人格，尊重人的感情，尊重人的意见。

不论对方职务高低、身份如何、才能大小、身体强弱、相貌丑俊、年龄老幼、性别男女，都要全面尊重，使对方得到心理上的满足，精神上的安慰，道义上的支持。

在秘书部门工作，整天围着领导转，更要注意提高尊重一切人的意识，对人一视同仁，平等相待，避免捧热了明星，冷落了大众。

秘书人员对于政务礼仪知识要熟悉，且能熟练运用。

   总之，秘书礼仪的内涵博大精深，礼仪形象的塑造也是一个渐进的过程，要想做得更好，一靠平时多关注留心，积累研究，二靠知识的摄取和自身修养的陶冶，达到潜移默化的效果，才能不断提高自身的综合素质和文明水准。