采购控制程序和表单.docx

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采购控制程序和表单

采购控制程序和表单

1目的

对采购过程进行有效控制，以确保采购产品符合质量和职业健康安全的要求。

2适用范围

适用于公司承建的境内外项目在施工过程中采购所需材料、半成品、工程设备、施工设备，检测设备等物资采购过程的控制，以及劳务服务采购的控制。

3职责

3.1工程公司或项目经理部负责对供方进行调评价、选择和控制。

编制《承包工程供方调查评价表》和《合格供方名单》，报工程公司负责人或项目经理批准。

3.2工程公司项目国内后勤组或项目经理部材料员根据施工合同、设计文件负责收集、整理所采购物资的市场信息、编制并实施《物资采购计划》。

3.3《物资采购计划》由分管副总经理、总经理或授权人批准；项目经理部在施工现场就地采购的物资，其《物资采购计划》由项目经理批准。

3.4工程公司项目国内后勤组或项目经理材料员负责保证物资按时进场，材料员、质检员负责进场物资的检验、验证。

3.5劳务项目组负责对供方（派遣单位）进行调查评价、选择和控制。

编制《劳务服务供方调查评价表》和《合格供方名单》，报劳务公司负责人批准。

3.6劳务项目组根据顾客的要求，编制《劳务服务采购计划》，报劳务公司经理审核，分管副总经理批准。

4采购分类

4.1工程项目采购

4.1.1采购物资的分类:

项目所需采购的物资包括原材料、半成品、工程设备、施工设备、检测设备等。

根据原材料对产品实现及最终产品的影响将采购物资分A、B、C类：

A类物资：

（1）构成最终产品的主要、关键部分，直接影响最终产品交付使用或安全性能的物资。

如钢材、水泥、砼制品、商品砼、承重砌块、防水材料等。

（2）易燃易爆物品、有毒有害物品、化学物品等。

如炸药、雷管、硫酸、油漆等。

B类物资：

大宗材料。

如：

工程用砂、石料、非承重砌块、各种添加剂等。

C类物资：

对产品起辅助作用的其它物资。

4.1.2分包服务采购包括工程分包、劳务分包、施工机械设备租赁、委托试验等。

4.2劳务项目采购:

向派遣单位或向社会招募劳务人员。

5工作程序

5.1对供方的选择、评价和重新评价

5.1.1对供方的评价和选择

A类物资：

实施采购部门应对供方的资质、信誉及业绩、质量、价格、交货期、履约能力、管理体系、售后服务等进行调查，对于采购有健康安全要求的产品，还应对供方满足健康安全要求的能力进行调查，填写《承包工程供方调查评价表》。

评审后确定合格的供方，经采购部门负责人审批填入《合格供方名单》。

实施采购时，应在合格供方名单中选择。

对以往的供应表现极好（如质量、价格、交货、售后服务等方面）应优先考虑。

B类物资：

实施采购部门应对供方资质、信誉进行调查，在对产品抽样检验或小批量试用合格后，采购部门负责人批准即可列入《合格供方名单》，实施采购时，采购人员应通过比质量、比价格、比售后服务，在合格供方名单中择优选择。

C类物资：

对C类物资的采购，由材料员比质、比价就近采购，其采购验证的过程即视为对供方的评价。

5.1.2对供方的重新评价：

每年由物资采购部门对A、B两类物资的合格供方进行一次重新评价，对评价不合格的供方，应取消其合格供方资格，从《合格供方名单》中剔除。

新增加的供方，在调查评价合格后增加到《合格供方名单》中。

5.1.3劳务服务采购的评价和选择:

劳务公司定期对劳务服务供方（派遣单位）进行调查,对供方作出评价，填写《劳务服务供方调查评价表》，合格的供方列入《合格供方名单》。

5.2采购信息

物资采购信息主要体现在经批准的《物资采购计划》、物资采购合同条款，以及《劳务采购计划》、《选送出国劳务（研修）人员合同》和《履行对外劳务（研修）合同协议》条款中。

。

5.2.1工程公司项目国内后勤组或项目经理部材料员负责收集采购物资的市场信息，广泛了解采购物资的价格、质量、品牌及供方的生产能力、履约能力、质量管理体系、顾客满意程度、售后服务等信息。

5.2.2物资采购计划

5.2.2.1依据施工合同、设计文件确定在国内采购的物资，由项目总工和项目国内人后勤组材料员编制《物资采购计划》，经工程公司负责人审核报分管副总经理、总经理批准后实施。

5.2.2.2确定在国外施工现场就地采购的物资，由项目经理部材料员编制《物资采购计划》，经项目经理批准后实施，报工程公司备案。

5.2.2.3在工程准备、施工过程中，若遇情况变化，确需调整《物资采购计划》时，可对其进行修订，但需按原审批权限进行审批，并确保有关人员使用的均为有效版本。

5.2.3劳务服务采购计划:

劳务项目组根据顾客的要求，编制《劳务服务采购计划》，报劳务公司经理审核，分管副总经理批准。

5.2.4采购合同

5.2.4.1物资采购合同。

按我国《合同法》及《联合国国际货物销售合同公约》的规定，实施采购的部门应与合格供方签订书面采购合同。

物资采购合同必须对物资名称、规格型号、数量、单价、总价、质量标准、验收方式、交货时间、交货地点、交货方式、包装、运输、结算、售后服务、违约责任、解决争议的方法等做出明确的规定。

采购易燃易爆物品、有毒有害物品、化学物品等，在采购合同中应明确供方在所购物资潜在职业健康安全风险防治中的责任与义务，并要求供方提供关于物资运输、装载、拆卸、施工、使用、维护过程中潜在职业健康安全风险信息和规避措施及建议。

5.2.4.2劳务合作合同。

《选送出国劳务（研修）人员合同》须对双方的权利和义务及其它做出明确规定。

《履行对外劳务（研修）合同协议》须对权利和义务、工作时间、工资待遇、违约的认定及违约责任、不可抗力事件、争议解决及其它问题等做出明确规定。

5.2.4.3采购合同由公司法人代表或其授权人与供方法人代表或其授权人签订。

5.2.5采购产品的进场

工程公司项目国内后勤组、项目经理部材料员按照所批准的物资采购计划，控制采购物资进场时间，保证采购物资按期进场，做好现场物资贮存的计划工作，防止由于物资贮存不当而造成人员伤亡和财产损失。

劳务项目组确保劳务人员按顾客规定的日期出境。

5.2.6采购产品的验证

采购物资的验证方式：

物资出厂检验、现场检验、进场入库检验。

5.2.6.1工程公司项目国内后勤组或项目经理部材料员、质检员负责对采购物资进行验证，验证物资的规格、型号、数量、出厂日期、产品合格证、质量保证书、生产许可证等随行文件，必要时进行取样试验或检验。

验证后填写并保存《采购物资验证记录》。

5.2.6.2出厂检验着重考察出厂检验制度、检验设备仪器、检验记录和检查报告，做好外观检查、资料检查等工作。

5.2.6.3在供方现场检验时，执行检验的方式和具体时间安排应在采购合同（或协议）中做出明确规定。

5.2.6.4凡列入《商检机构实施检验的进出口商品种类表》的进出口商品和其他法律、法规规定须经检验的进出口商品，必须经过出入境检验检疫部门或其指定的检验机构检验。

工程公司可直接报检或通过签订《报检委托书》委托相关单位进行相关物品的报检事宜。

5.2.6.5采购物资发运至施工现场，由仓库管理人员进行数量、外观质量及规格、随行文件的验证，验证合格的产品，填写有关质量记录，登记《入库单》。

发现不合格或损坏等情况，应搜集有关证据（如照片、当地海关、商检部门的证明，工程监理的证明等），将有关质量记录和证据报工程公司。

属国内采购的物资由工程公司根据具体情况办理索赔、补充物资等有关事宜。

属当地采购的物资由项目经理部办理索赔有关事宜。

5.2.6.6招聘劳务人员的验证。

顾客在派遣单位现场对劳务人员进行面试和技术考试，确定录取劳务人员名单。

劳务公司根据顾客要求提供面试人员名单，做好面试接待安排及面试和技术考试的组织工作。

5.2.7记录的管理

所有采购过程的有关记录应按《记录控制程序》的有关规定由工程公司、劳务公司、项目经理部进行管理。

由工程公司项目国内后勤组在国内采购的A类物资，其验收记录的复印件交项目经理部。

6对分包方的控制

工程分包由工程公司负责对分包方进行评价，填写《分包方调查评价表》，对确定的合格分包方建立《合格分包方名单》。

劳务分包、施工机械租赁、委托试验由项目经理部负责对分包方进行评价、确定合格分包方并建立《合格分包方名单》。

项目经理部对劳务分包，应考察劳务供方的市场信誉、人员素质、施工技术、安全操作水平、企业职业健康安全保障体系和操作人员安全意识。

外委检验试验供方必须通过国家计量认证认可，并取得计量认证认可合格证书。

劳务服务采购的特殊性：

劳务人员是劳务服务的载体，必须充分认识质量管理八项原则中的“与供方互利的关系”，即要求他们在劳务服务的过程中满足顾客的要求，又要保障他们的合法权益。

7相关记录

（1）《承包工程供方调查评价表》QR-7.4.1-1

（2）《劳务服务供方调查评价表》QR-7.4.1-2

（3）《合格供方名单》QR-7.4.1-3

（4）《分包方调查评价表》QR-7.4.1-1A

（5）《合格分包方名单》QR-7.4.1-3A

（6）《物资采购计划》QR-7.4.2-1

（7）《劳务服务采购计划》QR-7.4.2-2

（8）《采购物资验证记录》QR-7.4.3-1

（9）《物资入库记录》无规定格式

承包工程供方调查评价表

记录编号：

QR-7.4.1-1记录序号：

供方名称

供方产品

联系电话

地址

联系人

一

供方的资质、信誉及业绩

二

供方产品供应状况（产品质量、交货期、履约能力）

三

供方管理体系的保证能力

四

售后服务的能力

五

价格及其他

六

满足职业健康安全要求的能力

评审结论：

填表人/日期：

审批人/日期：

劳务服务供方调查评价表

记录编号：

QR-7.4.1-2记录序号：

供方名称

联系电话

地址

联系人

一

供方现状（规模、人员素质、、履约能力）

二

供方管理体系的保证能力

三

供方的信誉及业绩

四

其他

评审结论：

填表人/日期：

审批人/日期：

合格供方名单

记录编号：

QR-7.4.1-3记录序号：

序号

单位名称

特长专业

联系人

联系方式

编制/日期：

审批/日期：

分包方调查评价表

记录编号：

QR-7.4.1-1A记录序号：

工程名称

分包方名称

联系电话

地址

联系人

一

合法资质

二

信誉、合作业绩

三

质量、安全体系保证能力

四

人员、设备、技术

满足要求能力

五

价格及其他

评审结论：

填表人/日期：

审批人/日期：

合格分包方名单

记录编号：

QR-7.4.1-3A记录序号：

序号

单位名称

特长专业

联系人

联系方式

编制/日期：

审批/日期：

物资采购计划

记录编号：

QR-7.4.2-1记录序号：

项目名称：

序号

物资名称

规格型号

单位

数量

单价

总价

计划到场时间

质量标准

健康安全要求

验证方式

计划采购地点

生产厂家

备注

编制/日期：

审核/日期：

批准/日期：

劳务服务采购计划

记录编号：

QR-7.4.2-2记录序号：

项目名称：

序号

派遣单位

性别

工种

人数

备注

编制/日期:

审核/日期:

批准/日期:

采购物资验收记录

记录编号：

QR-7.4.3-1记录序号：

项目名称：

序号

产品名称

规格型号

单位

数量

外观质量

质量检验文件

包装方式

备注

注：

质量检验文件：

合格证、检验报告等。

包装方式：

木箱，纸箱、编织袋、裸装等。

验证人/日期:

审核/日期: