会计账务培训笔记.docx
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会计账务培训笔记
目录
1．系统简介：
4
1.1系统管理4
1.2采购管理4
1.3销售管理4
1.4库存管理4
1.5应付管理4
1.6应收管理5
1.7存货管理5
1.8审批流5
1.9系统结构流程图5
2．功能讲解6
2.1系统初始化6
2.1.1字典类数据的准备6
2.1.2业务期初数据准备7
2.1.3财务期初数据9
2.1.4余额数据校对9
2.1.5字典类设置10
2.1.6配置系统参数17
2.1.7单据配置20
2.2采购管理21
2.2.1采购业务流程图21
2.2.2功能模块流程图21
2.2.3采购订单22
2.2.4收货通知单、退货通知单24
2.2.5采购入库单24
2.2.6采购退货单25
2.2.7采购发票25
2.3销售管理26
2.3.1销售业务流程图26
2.3.2功能模块流程图27
2.3.3销售订单28
2.3.4发货通知单、退回通知单29
2.3.5销售出库单29
2.3.6销售退回单30
2.3.7销售发票31
2.4库存管理31
2.4.1功能模块流程图32
2.4.2移仓单33
2.4.3盘点单33
2.4.5自定义出入库单34
2.5应付管理35
2.5.1应付业务流程图35
2.5.2功能模块流程图35
2.5.3初始化采购发票36
2.5.4付款单及付款核销单36
2.5.5预付款单及预付款核销单37
2.5.6其他应付款单及其他应付款核销单37
2.5.7应收冲应付37
2.5.8应付、预付款转销38
2.6应收管理38
2.6.1应收业务流程图38
2.6.2功能模块流程图38
2.6.3应收管理日常处理40
2.7存货管理40
2.7.1功能模块流程图40
2.8审批流40
2.8.1审批业务流程图40
2.8.2功能模块流程图41
2.8.3审批字典设置功能41
2.8.4审批流程设置功能41
2.8.5审批功能42
2.9月末结转42
3.0操作习题42
1.系统简介：
O9购销链系统是OPEN9000电子商务套件中一个子系统，其即可独立的对企业的购销链业务进行信息化管理，又与O9电子商务套件中的财务管理等系统实现无缝连接。
O9购销链系统由“采购管理”、“存货管理”、“库存管理”、“销售管理”、“应收管理”、“应付管理”、“审批流”、“系统管理”这八个模块组成。
在这八个模块中，“采购管理”、“销售管理”、“库存管理”、“应收管理”、“应付管理”又均可独立成为一个系统，单独处理有关“采购”、“销售”、“库存”、“应收”、“应付”发面的业务情况。
在O9购销链系统中这八个模块的功能分别简介如下：
1.1系统管理
系统管理模块是整个O9购销链系统一个基础模块，使用该系统的一些基础性工作，如科目、部门、币种、物料、往来户等信息的设置全是在系统管理模块里操作的。
初始化前的准备工作以及日常处理中有关字典类信息的维护工作也都是通过系统管理模块来完成的。
1.2采购管理
采购管理模块通过采购的相关单据贯穿采购的整个过程，实现对采购业务的全程处理和跟踪，它包括采购系统设置、采购日常处理、采购报表查询这三个模块。
通过请购单、采购订单、收货通知单、采购入库单、采购发票（蓝字）、采购退货单、退货通知单、采购发票（红字）等单据的新增、修改、删除、审核、打印，实现对常规商品购进、农副产品收购、分期付款购入、委托代销、直销商品购入等多种业务情况的处理。
此外，还可以处理购入商品溢余或短缺、进货退出、进货退补价、购货折扣和折让等异常情况。
1.3销售管理
销售管理模块通过销售的相关单据贯穿销售的整个过程，实现对销售业务的全程处理和跟踪，它包括销售系统设置、销售日常处理、销售报表查询、金税接口这四个模块，通过预测订单、销售订单、发货通知单、销售出库单、销售发票（蓝字）、销售退回单、退回通知单、销售发票（红字）等单据的新增、修改、删除、审核、打印，实现对常规销售、分期收款销售、直运商品销售、委托代销等多种业务情况的处理，还可以处理销货退回、销售退价和补价、销售折扣与折让等几种商品销售的异常情况。
此外，该模块还提供了信用管理、存量管理、批次管理等功能。
1.4库存管理
库存管理模块是整个O9购销链系统的中心，采购、销售模块中通过各种单据处理的业务数据最终都会在库存模块中体现出来。
它包括库存系统设置、库存日常处理、库存报表查询这三个模块。
该模块通过库存调整单、盘点单、移仓单、自定义出库单、自定义入库单等单据的新增、修改、删除、审核、打印，实现对商品或物料在库存数量、金额方面的增减管理。
1.5应付管理
应付管理模块主要用于核算和管理客户往来款项。
它主要对初始化采购发票、初始化采购发票明细、采购发票（蓝字）、采购发票（红字）、付款单、付款核销单、预付款单、预付款核销单等单据进行日常业务处理，并形成报表；通过查询报表，可以动态掌握应付款的统计、明细情况；还可以对应付帐款帐龄进行分析。
1.6应收管理
应收管理模块主要用于核算和管理客户往来款项。
它主要对初始化销售发票、初始化销售发票明细、销售发票（蓝字）、销售发票（红字）、收款单、收款核销单、预收款单、预收款核销单等单据进行日常业务处理，并形成报表；通过查询报表，可以动态掌握应收款的统计、明细情况；还可以对业务员进行绩效考核，对应收帐款帐龄进行分析。
1.7存货管理
存货管理是对采购管理、销售管理、库存管理模块中已复核的各种单据生成财务记帐凭证的模块，是业务购销链系统是与财务处理总帐系统的联系纽带。
1.8审批流
审批流模块是对采购管理、销售管理、库存管理模块中的各种单据进行审批，并且只有通过审批的单据才可以进行复核，在此模块中可以灵活的设置审批的流程和审批的人员等信息。
以便加强用户的管理。
8个模块中，采购、销售、库存、审批属于业务方面的，与财务这一块没有对大关系，应付、应收、存货管理这三个模块是与财务相关的，特别是存货模块是业务购销链系统与财务总帐系统的联系纽带。
1.9系统结构流程图
购销链系统的整体结构图
系统管理
基础数据数据权限
采购发票采购入库单销售出库单销售发票
应付采购库存销售应收
付款信息采购退货大单销售退回单收款信息
采购入库单盘点单领料单销售出库单
采购发票移仓单退料单销售发票
采购退货单库存调整单产成品入库单销售退回单
凭证凭证
存货管理
凭证
财务管理
2.功能讲解
2.1系统初始化
初始化流程
初始化前的准备字典类设置启用系统
结束初始化录入初始数据系统参数配置
2.1.1字典类数据的准备：
单独使用O9购销链系统
顺序
资料名称
1
往来户类别
1
部门
1
价格类型
1
物料类别
1
税率
1
币种
1
业务类别
1
仓库
1
结算方法
2
人员
2
业务
2
银行帐号
3
物料（商品）
4
往来户（客户和供应商）
O9财务系统和O9购销链系统集成
顺序
资料名称
1
地区
1
行业
1
往来户类别
1
部门
1
价格类型
1
物料类别
1
税率
1
币种
1
专项类别
1
业务类别
1
仓库
1
银行帐号
1
结算方法
2
人员
2
科目
2
专项
2
业务
3
物料（商品）
4
往来户（客户和供应商）
2.1.2业务期初数据准备
1.业务期初数据包括库存余量和余额、应付帐款余额、应收帐款余额三个部分。
2.库存余量和余额使用采购入库单录入系统；如果是单独使用库存管理模块，库存期初数据就需要通过“自定义出入库单”系统来录入。
3.应付帐款余额即可以使用采购发票录入模块，也可以使用初始化采购发票录入模块。
4.应收帐款余额即可以使用销售发票录入模块，也可以使用初始化销售发票录入模块。
5.使用采购入库单模块或者自定义出入库单模块录入库存期初数据；使用采购发票和销售发票模块录入应付和应收帐的余额数据需在系统启用后才可以录入。
录入的数据为“启用会计期”期末的数据。
6.使用初始化采购发票或初始化销售发票模块录入期初余额需在系统启用前录入。
录入的数据为“启用会计期”期初的数据。
用户准备的三项数据的余额应是截止同一时间点的数据。
对于期初所要准备的数据为系统启用月份的月末数据，下个月正式开始录入单据。
财务系统和购销链的会计期没有必然的联系，但如果用户是财务系统和购销链系统集成的使用的话，就必须保证财务系统和购销链系统的会计期相一致。
如此，购销链系统的“启用会计期”就要小于财务系统“建帐会计期”一个月。
比如某公司想2003年4月开始使用O9财务和购销链系统，那其财务系统的建帐会计期就应该为2003年4月，购销链系统的启用会计期就应该为2003年3月。
详细介绍
一.往来帐余额：
1、往来帐包括应收帐款和应付帐款两部分
2、数据准备有三种情况：
A、每个往来户的余额情况
B、每个往来户余额的明细情况
C、每个往来户余额的明细和未销帐情况
3、单据：
应付帐款—“采购发票”
应收帐款—“销售发票”
当余额由多张发票组成，并且需要详细区分组成内容时，应分别录入发票金额。
4、举例：
以应收帐款为例，客户甲的应收帐款余额为1000元，由两张销售发票组成，其中一张发票金额600元，已收回200元，另一张发票金额700元，已收回100元。
如果只需要知道甲客户共欠多少应收帐款，可直接录入销售发票1000元。
如果想明确1000元的应收帐款由哪几张发票组成，必须将两张发票的金额分别录入，即分别录入400元和600元；
如果想明确1000元的应收帐款由哪几张发票组趁个，且需知道未销帐的情况，则就分别录入600元和700元，再录入收款单300元，然后在应收管理模块中将300元对帐销帐掉，此时的应收帐款余额仍为1000元。
5、应付帐款的处理方法同上
二、库存物料余额：
1、数据准备有四种情况：
A、每个物料按照平均成本单价
B、每个物料按照每次实际的成本单价
C、每个物料的不同供应商
D、已出库的数据
2、单据：
“采购入库单”，
如果用户单独使用“库存管理”模块，那库存物料的余额就通过“库存管理”模块的“自定义入库单”录入期初数据。
3、注意：
首先设置一个虚拟的往来户，然后将库存余额录入入库单。
当一个物料的库存余额有多种入库成本时，如果需要明确区分每次的入库成本（批次核算时），应该按每种成本分别录入。
如果一个物料的库存余额分别从多个供应商处采购，而且需要详细区分，应该按照实际的供应商填写入库单。
4、举例：
商品A的期初余额为100个，金额1160元，平均单价11.6元。
其中从甲供应商处采购50个，单价10元，金额500元；从乙供应商处采购30个，单价12元，金额360；从丙供应商处采购20个，单价15元，金额300元。
当只需要知道库存的总余额时，先设置一个虚拟的供应商“丁”，在入库单上录入A商品100个，单价11.6元
如果需要区分库存余额的详细情况，则直接按照实际供应商（甲、乙、丙）和实际的单价、数量填写入库单。
三、复杂情况；
1、物料已入库，还未开采购发票的数据：
录入步骤：
A、虚拟往来户的入库单数据中不应包括已入库未开发票部分。
如：
从甲供应商处购入某物料30个，采购发票没有到，并且已出库10个，库存余量为100个（其中包括从甲处购入的20个），此时应分别填写入库单，用虚拟供应商填写的入库单为80个，用甲供应商填写的入库单为30个。
B、将已出库未开销售发票的部分填写出库单。
如上例，应填写出库单（5个）。
此时的库存余额仍为100个。
C、结帐时，选择用甲供应商填写的入库单，开采购发票。
2、物料已出库，还未开销售发票的数据：
录入步骤：
A、物料的期初库存余额（入库单数据）应包括已出库未开销售发票部分。
如：
库存余额为100个，已出库5个还未开销售发票，此时入库单应填写105个。
B、将已出库未开销售发票的部分填写出库单。
如上例，应填写出库单5个。
此时的库存余额仍为100个。
C、结帐时，选出库单（5个），开销售发票。
3、已开发票并收/付款，但未对帐的数据：
录入步骤：
A、往来帐余额（发票金额）应包含未对帐部分
如：
以应付帐款为例，应收帐款余额为1000元，还收到200元未对帐，此时销售发票应填写1200元。
B、将未对帐金额填写收款单。
如上例，应填写收款单200元，此时的应收帐款余额仍为1000元。
2.1.3财务期初数据
财务期初数据主要是科目余额。
用户准备的科目余额必须为底级科目余额，采用辅助帐的科目还必须录入辅助帐对应科目的余额。
2.1.4余额数据校对
虽然企业的财务、业务处理模式大相径庭，但财务的数据都是来自业务单据，因此取自同一时间点的财务和业务的余额数据应该具有一致性。
在系统正式上线投入使用前，应该进行一致性检查：
■财务上科目库存商品余额应该和业务上库存商品成本金额合计相等；
■财务上科目应收帐款—往来余额和业务上客户未收款核销的销售发票总额相等；
■财务上科目应收赃款—往来余额和业务上未付款核销的采购发票总额相等；
■根据不同的应用设置而形成的其他等式关系。
在进行初始化过程中录入系统的是期初数据，但在实际应用过程中，绝大部分的企业选择月末财务结转帐的同时进行库存商品盘点和应收应付结算，作为期末数据录入系统。
录入完成后，进行新系统第一次月末结转，使期末数据成为新会计期的期初数据，再补充录入新会计期的数据。
2.1.5字典类设置
物料设置：
物料是购销链管理系统中最重要的一个字典类，是整个系统的一个核心。
A.设置常规信息时，物料代码和名称为必输项，且代码不允许重复。
核算方式、是否进行批号管理、销售税率、采购税率、是否允许负库存为必选项。
基本单位、物料代码为必输项。
B.物料的成本核算共有五种核算方法，其中加权平均和全月加权平均法属于非批次核算，其他三种方法属于批次核算。
C.批次与批号的区别
1、批号与物料商品的数量有关，批次与物料商品的核算有关。
2、当某商品被指定为批号管理时，在入库单中应输入本次入库的批号，出库单中应指明本次出的是哪一个批号，盘点、调整、移仓时也需指明批号。
3、填制采购退货单或销售退回单时，应指定红冲的批号。
在报表查询中可以知道某一批号还余多少数量。
出库、移仓数量不允许超过该批号的现有库存数量。
也就是搞了批号核算的物料是不允许进行“负库存核算”的。
4、当商品的成本核算方法被定为“指定批次法”、“先进先出法”、“后进先出法”时，该商品即为批次核算。
批次核算的物料也是不允许进行“负库存核算”的。
5、批次有系统自动生成，在复核入库单时自动增加一个批次，不须手工输入。
6、出库、移仓时，如果是“先进先出法”、“后进先出法”方法，系统自动找寻符合要求的批次，计算出库成本；如果是“指定批次”的核算方法的，应在单据中指明批次（入库单号）。
7、盘点产生数量盈亏时，与入库的处理方式相同，盘盈时系统自动增加一个批次，盘亏时，“先进先出法”、“后进先出法”方法不需指定批次，而“指定批次”方法必须指定批次。
8、在库存调整单中，无论调增还是调减，三种方法均应指明本次调整的批次（选择须调整的入库单号），加、减指定批次的数量，并按指定的批次的先后顺序出库。
9、红冲处理：
“是、指定批次法”，填制采购退货单或销售退回单时，必须指定红冲的批次（出入库单）。
10、“先进先出法”、“后进先出法”，填制采购退货单时，系统作为出库处理，自动按照成本核算方法找寻符合的批次，计算出库成本。
填制销售退回单时，系统作为入库处理，自动生成一个新的批次，该批次的成本默认为该物料商品的参考成本。
有关批次核算在单据中的规则：
是否要指定批次
入库
出库
负入库
负出库
盘盈
盘亏
调盈
调亏
移仓
指定批次
是
是
是
是
是
是
是
先进先出
是
是
后进先出
是
是
11、批号商品是否具有批次的属性，看该商品的核算方法是否属于批次核算。
出库成本由系统按核算方法自动计算，与批号无关。
当商品按批号管理、按批次核算时，出库单等单据中必须指定出库的批号，但不一定指定批次（详细情况看上表），先进先出或后进先出方法核算的商品，按核算方法出的对应商品的成本，有可能不是按批号出的对应商品的成本。
例如：
某商品为批号管理，按先进先出核算
第一次入库：
数量10个，单价100元、0001批号
数量10个，单价110元、0002批号
第二次入库：
数量15个，单价90元、0001批号
第三次入库：
数量100个、单价80元、0001批号
数量5个、单价120元、0002批号
出库时：
出0001批号、数量25个，
成本=10*100（第一次0001批号）+10*110（第一次0002批号）+5*90（第二次0001批号）=2550元
还剩余：
0001批号100个、0002批号15个
D．物料属性中的“条形码”、“库存商品科目”、“销售收入科目”、“销售成本科目”这四个信息的设置都是“默认”的性质，这些信息是随时随地都可以修改的，这里可设置可不设置。
E．系统中提供的成本核算方法的具体介绍。
一、前提（或基本概念）：
1、总金额=期初总金额+正入库金额（采购入库、成品入库）—负入库金额（采购退货）+移入金额+销售退回作入库金额+负出库金额（销售退回、退料单）+溢金额（盘盈、调盈）—损金额（盘亏、调亏）—移出金额
2、总数量=期初总数量+正入库数量（采购入库、成品入库）—负入库数量（采购退货）+移入数量+销售退回作入库数量+负出库数量（销售退回、退料单）+溢数量（盘盈、调盈）—损数量（盘亏、调亏）—移出数量
3、正出库：
指销售出库单、领料单
4、负库存：
指出库数量大于仓库的现有结存数量
5、批次核算：
指先进先出、后进先出、指定批次的核算方法。
这三种方法在总仓核算的情况下，也是按照每个仓库进行计算。
二、有关各个成本核算方法的具体计算规则。
1、移动平均法：
成本单价=所有仓库的[总金额—正出库成本]/所有仓库的[总数量—正出库数量]
正出库成本=出库时所有仓库的成本单价*正出库数量
盘亏成本=按所有仓库的出库单价*盘亏数量
移仓成本=移出仓库的出库单位成本
注意：
移出仓库的出库单位成本=移出仓库的{期初金额+[正入库金额—负入库金额—正出库成本（按所有仓库的出库单位成本）+负出库成本（绝对值）+调盈金额—调亏金额+盘盈金额—盘亏成本（按所有仓库的出库单位成本）+移入成本（按移出仓库的出库单位成本）—移出成本（按移出仓库的出库单位成本）]}/移出仓库的[期初数量+正入库数量—负入库数量—正出库数量+负出库数量（绝对值）+调盈数量—调亏数量+盘盈数量—盘亏数量+移入数量—移出数量]
允许负库存的商品成本：
当出库数量>出库仓库的现有数量，但<所有仓库的现有数量时，按出库单价计算出库成本，减少出库仓库的数量和金额，其他仓库的数量不变，金额按照出库单价计算；
当出库数量>所有仓库的现有数量时，现有数量部分按出库单位计算，超出部分按参考成本计算，减少出库仓库的数量和金额，其他仓库的数量不变，金额按照参考成本计算；
当物料的库存结存数量、金额已为负数，再次入库的数量金额大于现有库存的绝对值时，不是将入库金额和结存金额简单相加，而是先调整结存的负库存部分应承担的成本差异（库存出现负数时，系统先按参考成本计算出库成本，如果下一次的入库成本与参考成本有差异，再将差异增加出库成本，使出库成本与实际成本基本保持一致。
），剩余的数量按本次入库的成本单价计算结存数量。
例如：
A物料的参考成本9，
入库：
一仓：
10个，单价10元，金额100元
二仓：
10个，单价12元，金额120元
此时库存成本单价=（100+120）/（10+10）=11元/个
出库：
一仓：
12个，出库成本=12*11=132元
此时库存情况：
总数量8个，金额88元
其中：
一仓：
—2个*11元=—22元
二仓：
10个*11元=110元
入库：
一仓：
20个，单价12元，金额240
此时库存成本单价=（—22+110+240）/（—2+10+20）=11.7143
库存情况：
一仓：
18个*11.7143元=211元（近似）
二仓：
10个*11.7143元=117元（近似）
:
出库：
一仓：
30个，出库成本=28个*11.7143元+2*9元（参考成本）=346元
此时库存情况：
总数量—2个，总金额—18元
其中：
一仓：
—12个*9元=—108元
二仓：
10个*9元=90元
入库：
一仓：
20个，单价12元，金额240元，此时结存数量=20—2=18个
而结存金额的计算分为两部分：
1、先计算—2的成本=2*12=24，此时的数量为0、金额为18—24=—6，系统将这部分金额调出，存入差异中（物料明细帐中单独列示），调整后的物料帐为数量0、金额0
2、再计算剩余数量（20—2=18）的库存金额，=18*12=216，
最后的库存帐为结存数量18、单价12、结存金额216。
其中：
一仓：
8个*12元=96元
二仓：
10个*12元=120元
2、全月加权平均法：
成本单价=所有仓库的总金额/所有仓库的总数量
正出库成本：
月结前=参考成本*正出库数量
月结后=成本单价*正出库数量
盘亏成本=参考成本*盘亏数量
负入库、负出库、移仓、盘盈、盘亏、调盈、调亏的月结后的成本=月结前的成本
3、指定批次法：
成本单价=该批次的[总金额—正出库成本]/该批次的[总数量—正出库数量]
正出库成本=被指定批次的现有成本单价*正出库数量
盘亏成本=被指定批次的现有成本单价*盘亏数量
移仓成本=被指定批次的现有成本
注意：
负入库：
要指定批次，按照所选批次的价格出库。
负出库：
如果没有指定批次作为一个新的批次入库。
盘盈：
无论是否指定，作为一个新的批次入库。
盘亏：
作为出库，要选定一个批次。
调盈：
无论是否指定，作为一个新的批次入库，如果选择了批次，将调整该批次数量、金额
调亏：
必须指定批次，相应地调整了该批次的数量、金额。
移仓：
要指明批次，并在移入的仓库形成一个新的批次。
4、先进先出
正出库成本=按所在在仓库核算的先后顺序的批次单价*正出库数量
盘亏成本=按所在仓库核算的先后顺序的批次单价*盘亏数量
移仓成本=按所在仓库可酸的先后顺序的批次单价
注意：
盘亏：
无法选批次，做出库算，从所选仓库先进的批次中扣除。
盘盈：
无法选批次，做入库算，形成新的批次，单价为参考成本。
调盈：
如果没有选择批次，将作为新的批次入库，如果选择了批次，将调整该批次数量、金额
调亏：
必须指定批次，相应地调整了该批次的数量、金额。
移仓的单价是按照该仓库该批次该物料库存的总成本/总数量，移出仓库根据先进先出的批次一笔一笔的移仓。
移入的仓库就形成新的批次。
负出库：
不能
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