宁波新江厦超市供应商管理手册.docx

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宁波新江厦超市供应商管理手册

宁波新江厦合超市有限公司

营运规范

供应商管理手册

二零零八年八月

供应商的管理

市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家，全国范围内更是上百万家，如何开发最适合北京华联综合超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个地区公司采购部的重大战略任务。

俗话说：

“水能载舟，亦能覆舟”。

北京华联好比是舟，而众多的供应商则是水。

如果选择好的供应商，则他们可成为北京华联的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则北京华联的前途就不堪设想了。

北京华联综合超市的供应商政策如下：

供应商政策

项目

政策说明

供货来源

本公司广求货源，供应商包括：

农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、总经销、及进出口商。

避免向二级批发商、皮包公司及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。

供货家数

同档次（通常与价位是同义字）没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模与季节性的需求。

每一个门店总供货家数应限制在500～700家。

“独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由，并事先以书面申请，并获得上级的同意。

客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。

供应商每月进货或销售金额不足￥1,000者，应予淘汰。

（续下页）

项目

政策说明

选择要求

本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：

（1）价格：

愿意以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。

（2）诚信：

不可有贿赂及违背诚信的行为。

（3）质量：

质量良好，能对其商品质量有所保证。

（4）包装：

其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。

（5）服务：

能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。

（6）批发：

愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。

（7）货源：

财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。

（8）远见：

不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。

（9）促销：

愿意在促销活动给予大力支持。

（10）赞助：

愿意对各种赞助费用给予大力支持。

购销

本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。

代销

本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结（但供货价格及售价可能会较高）。

代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。

联营

对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：

精品、化妆品、音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。

（完）

供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与新江厦超市齐步成长的合作伙伴。

（b）淘汰没有潜力或商业道德，且对北京华联综合超市无益的供应商。

（c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。

（d）争取最好的商业交易条件。

（e）将营业额与利润额最大化。

一般而言，大型供应商（例如：

跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。

而中小型的供应商（例如：

一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较偏好与采购人员私下打交道，给予各种好处（包括：

私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、……等），进而控制采购人员。

俗话说：

“吃人嘴软，拿人手短”。

腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，最后只好牺牲北京华联的利益了。

所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求”。

另外由“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。

有些供应商为了某些理由（例如：

商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表”，我们应慎重不与他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受北京华联的目标顾客群所喜爱。

供应商管理可分为：

（一）新供应商进场，

（二）旧供应商清场，（三）旧供应商年度合同，（四）旧供应商年度评估，（五）年度供应商表彰大会。

现分述如下：

一、新供应商进场：

新江厦的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：

财力、人力、广告、促销、研发、物流、质量……等）无法跟上新江厦的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让北京华联错失了商机。

同时，让有些顾客老是抱怨新江厦超市缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。

因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。

引进新供应商对新江厦有一些明显的好处：

（a）对老供应商有压力，俗语说：

“有竞争才有进步”。

他们会对新江厦提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为新江厦增加较多的营业外收入，如果一家“1万元”，一年引进“50家”新供应商，就会为新江厦增加“50万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补新江厦现有商品结构的不足，可让新江厦的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为新江厦带来大量的利益。

各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：

1、建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。

2、在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏”，把采购部的网址公告，让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。

3、同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：

人民币20元）“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

4、在接待柜台设置“新供应商登记本”，规定采购部应在一周之内，会正式函覆新江厦采购部的决定。

5、“公告栏”的信息举例如下：

新供应商朋友们：

（1）假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，新江厦超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。

（2）你们可以经由采购部的网址“www.……”了解与新江厦交易的程序。

（3）你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册”。

（4）在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台的一周之内，采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。

谢谢你们的合作，欢迎光临！

6、“新供应商进场程序”如附件。

7、采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称”，然后交给“采购总监”。

“采购总监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理”。

“采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监”，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关北京华联采购部的决定。

正式的函覆文件举例如下：

尊敬的公司：

感谢贵公司200年月日所提供的资料，经采购部研究后，我公司的决定如下：

●请尽快与我公司采购主管先生/小姐联系，电话为转分机。

●贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。

□价格□质量□包装

□品种□售前服务□售后服务

●我公司因以下原因暂时无法进一步联系。

1、。

2、。

3、。

4、。

5、。

●贵公司若不同意本函的决定，还可以书面形式向我公司总经理申诉。

新江厦超市有限公司

采购部敬启

201年月日

8、以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应通知“总办主任”，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护北京华联的信誉。

若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。

经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书”（如附件）给采购经理与采购总监审批。

申请审批时应附上“供应商基本资料表”、“供应商简介”“供应商报价单”、“新供应商问卷调查表”、“新供应商产品问卷调查表”、“目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书”。

采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表”、“供应商简介”、“供应商报价单”“新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。

采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。

二、旧供应商清场：

有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：

产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳……等。

这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采购主管说了算，否则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！

为了让“清场”有凭有据，“清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。

“旧供应商清场审批申请表”（如附件）是用来决定“清场”用的。

采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。

清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：

供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。

三、旧供应商年度合同：

每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。

“年度交易合作合同书”（如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。

年度合同主要在规范：

“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货……等”项目。

采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。

四、旧供应商年度评估：

每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表”（如附件）。

这个表的评估项目与“进场”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。

凭这个“评估表”，采购部也可以在年底顺便决定年度10～20％应替换的供应商。

若总数有500家供应商，则应在此时替换50～100家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环”。

五、年度供应商表彰大会：

每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会”，其目的是：

（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。

（2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。

（3）展现北京华联的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。

“表彰大会”可以是有偿的（例如：

由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会”）或无偿的。

也可以仅有精神奖励（例如：

奖状或奖牌等），或同时给于物质奖励（例如：

奖金或提前付款等）。

更可以请新闻媒体参加报导，以扩大影响力。

表彰的内容可以包括：

“营业额、营业额增长率、毛利额、毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度……等”项目。

更可以针对供应商的业务人员及北京华联的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：

“奖状、奖牌、奖金、或国外旅游”等。

各地区公司在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会愈大。