会议管理成功会议的关键.docx
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会议管理成功会议的关键
成功会议的关键--策划
无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，
单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：
1:
需要做些什麽？
桂林会议有各种类型，不同的桂林会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的
目的和目标。
因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定
出旨在完成手头众多工作的计划。
2:
谁来筹划会议？
从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专
职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。
无论是专职还是兼职，最终
结果，是使会议顺利完成。
他们的工作效
率代表着主办单位或公司的工作水平。
会议筹划者的职责：
作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。
下列的各项工作能反映会议筹划
者这一角色的多面性。
#善于与人共事
#善于注意小节
#善于解决问题
#善于与人协商
#能够管理会议财务事宜
#熟悉酒店运作
#能够安排恰倒好处的菜单
#能够熟练操作电脑
#能够熟练地与视听服务公司打交道
#能妥善接待贵宾和外国客人
#熟知各种礼仪
#行事果断、执着
会议筹划者的任务：
#制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标
#制定会议议程
#了解可供使用的场所和设施情况
#选择或提议合适的场所
#检查并比较各项设施
#安排交通事宜
#协调会务工作人员的活动
#招收、培训会务人员和广告人员
#制定可行预算或按既定预算安排有关工作
#确定各项工作的时间安排
#视察选定的场所和设施
#与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）
#确定印刷公司
#安排食品、饮料有关事宜
#讨价还价
#同会议发言人和各位贵宾进行联系
3:
主要会议类型：
#销售会议：
一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。
例如季度销售会议，或
者是对前一个销售期间进行总结和表彰。
#年会：
可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。
#产品发布会：
是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。
#研讨会：
是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。
研讨会一般让与会者相互交
流并有意见反馈。
#专业会议：
是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。
一般包
括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。
#奖励会议：
是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。
#培训会议：
一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。
这类培训需要
有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培
训要实现某些目的和目标。
4:
会议筹划步骤：
目的和目标：
确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。
会议
的目标和目的有以下一些：
#培训#通知#教育#探讨问题#做决策
#引入新事物或介绍新人员
#激励#开发#展示#促进与改善#解决问题
#讨论如何赢利#赢利
5:
在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要
求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：
#预计召开会议的日期；
#会议预计召开几天；
#打算在什麽地方召开会议；
#会议形式或程序是什麽；
#需要多大的场地；
#以前开过这样的会议吗？
结果如何；
#将有多少人到会；
#会议预算是多少；
#与会者对费用开支很在意吗？
#打算选用什麽级别的酒店和设施；
#打算选用最高级的房间标准是什麽；
#谁来制作会议邀请函；
#会议需要向与会者打印相关资料吗？
#会议的发言人有哪些？
#会议需要什麽样的视听设备；
#需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；
#与会者可以携带家属吗？
#打算为与会者安排一些特别活动吗？
打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？
是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？
#有谁来承担这些活动的费用。
酒店会议常识
1．会议的性质：
为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。
2．会议的市场规模：
根据国际大会和会议协会（ICCA）统计：
以国际会议为例：
每年全
世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，
其市场价值超过2800亿美圆。
3．中国会议市场现状：
1）与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。
表现在：
a）专业办会的组织或公司很少。
b）缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。
2）会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。
3）全国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经
验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的
基础。
4．有必要了解酒店会议的基本常识：
1）酒店是接待会展的核心接待部门。
2）目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。
5．酒店接会议的好处：
1）利润高。
因会议旅游者不仅经费来源可靠。
消费水平较高。
一般会议旅游者的平均消
费是普通旅游者的三倍。
2）有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。
3）可调节酒店的淡季市场。
6．接好酒店会议需注意的要点：
1）会议团到前作好准备。
2）第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。
3）作好会议的沟通协调工作。
4）每天对清帐目。
5）随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。
6）注意会议价格的保密性。
7）熟知酒店接待设施的基本情况。
8）监督和落实会议的各项安排。
9）会议结束后给相应的酒店部门给予评价。
10）总结会议接待中的问题及好的经验。
7．会议室常见的摆台：
1）戏院式2）课桌式3）U型4）回型5）椭圆型6）长方行7）会见式8）圆桌式9）
鸡尾酒式10）舞台式11）T型台
8．会议常见的设施及工具
1）屏幕2）投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）3）录像机4）VCD5）音响6）话
筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）7）镭射笔8）幻灯机9）讲台10）
舞台11）夹纸板12）大白板13）签到台14）名片钵15）马克笔16）铅笔
17）信签18）会议桌椅19）插线板20）彩电21）横幅22）指示牌23）告示牌
24）桌卡25）主席台26）盆景27）鲜花28）背景板30）隔板31）灯光照明
32）同声翻译系统。
9．会议常见的用餐形式：
1）圆桌式2）自助式3）鸡尾酒会3）零点4）外卖
会议商务考察安排
实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察（为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作）。
1、真正的商务考察：
此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。
中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。
2、会展旅游：
一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时（大多数为24小时以内）。
少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。
此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。
会议、展览和旅游
现在，人们经常说起会展旅游，但什么是会展旅游却没有一个明确的概念。
我们从会议、展览和旅游三者的关系入手，分析一下三种认识误区：
（一）在会展业中，重展览、轻会议
人们虽然经常提到会展业，但在实际工作中，都是重展览，轻会议。
从统
计资料上来看，也是展览的数据多，会议的数据少，这说明目前国内对会议业的重视程度尚不及展览业，其突出表现就是专业的会议策划和服务公司未成气候，缺乏专业会议组织者（PCO）。
（二）把会展和旅游混为一谈
会展旅游只是会展业与旅游业有机结合后的一种旅游产品形式，或者说是旅游企业实现经营多元化的重要途径之一，不能称其为产业。
在会展发达国家，一般将会议业和旅游业归口在会议旅游局或观光局下进行统一管理，展览业则作为一个单独的行业。
（三）会展业是旅游业的一部分也有专家认为，“会展业是当今世界都市旅游业的重要组成部分”，这种观点存在明显的漏洞，因为，无论是旅游主管部门开始专门研究会展活动对旅游业的作用，还是各大旅游企业纷纷拓展会展旅游业务，都不能改变会展活动的信息交流或产品展示的性质，这一点与旅游活动有着根本区别。
相反，这些现象只是说明了会展活动对旅游业的巨大推动作用，而我国在旅游业介入会展活动方面还做得远远不够，其直接表现就是会展旅游发展的明显滞后。
几个基本概念的界定
所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。
一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者（许多时候还有演讲人），其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。
展览会是一种具有一定规模，定期在固定场所举办的，来自不同地区的有组织的商人聚会。
根据展览内容的不同，国际博览会联盟（UFI）将展览会分为三类，即综合性展览会、专业展览会和消费展览会。
一次展览会的利益主体主要包括主办者、承办者、参展商和专业观众，其主要内容是实物展示，以及参展商和专业观众之间的信息交流和商贸洽谈。
所谓旅游，是指人们出于和平目的的旅行和逗留所引起的一切现象和关系的总和。
这些人不会在旅游目的地定居和就业。
一次旅游活动的顺利完成主要依赖三个要素，即旅游者、旅游目的地（旅游资源）和旅游业，其根本特点是旅游者的异地流动性（包括异地消费），这一点与会议、展览会极为相似。
通过上述分析，我们可以得出三个结论：
其一，尽管目前国内普遍采用“会展业”的提法，但会议与展览会在主体内容和运作方式上存在本质的区别；其二，会议、展览会与旅游活动是紧密联系、相互渗透的，但绝不是简单的等同或包容的关系；其三，会展活动和旅游都有一个共同的特征，即服务对象的异地流动性，这为两者在具体运作上的合作提供了基础条件。
因此，会展业和旅游业之间可以谈对接或互动，但绝不能划等
会议常见的几种类型
■研讨会议
研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过100人。
这类研讨会的关键点是会场及地点选择。
会场——除一般性的主会场外，通常需要一些小型会所以便分组讨论。
主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。
关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。
■培训会议
培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。
除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。
培训会议的关键点：
场地、培训设施及培训师。
■社团会议
社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。
所以社团会议经常配合新闻发布会举行。
举行此类会议，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。
作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。
■公益性/技术性论坛
此类会议多为公开性会议，系列分会将是此类会议的特点，所以会议场所的选择非常重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。
此外，如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求，那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。
■订货交流会议
此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。
理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。
如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。
组织或者代理此类会议的关键点是：
场地选择、会场控制、展览布置。
为什么要召开会议？
为什么要召开会议？
会议是人们怀着各种不同的目的聚集在一起的活动，有规模和长短之分。
人们出于各种各样的目的主办或参加会议，为了能成功的举行一个会议，吸引大众或特殊的目标团体参加，那么一个完美的会议是绝对少不了一个周密的策划，与会者在参加过一个策划周密的会议之后才能带着满意离开。
可见会议策划的重要性在举行会议中起着举足轻重的作用。
那么策划一个会议的要素是什么？
一个完善的会议策划主要包括几个要素：
1、会议策划
会议的策划必须反映出会议目标及与会者的特点。
虽然这里看似理所当然，但是会议主办者却往往从策划开始入手。
主办者准备开某个会议，觉得该会议很有意义，于是要求承办者策划出一个方案，因为策划会议需要做很多工作，而一个人是不能独立完成的。
那么策划这个会议的成员一定要求有丰富的经验、策划能力和清醒的头脑来完成这个策划项目。
2、策划要素
会议策划有诸多要素：
会议目标、人选和会议的运做。
要使会议成功，就必须使这三个要素彼此一致。
目标：
策划委员会要有一个具体的目标，对策划委员会的要求是否有书面落实？
策划委员会的各个操作领域是否有具体的指派？
策划委员会与承办者之见的关系是否明确？
策划委员会应想谁负责？
会议结束时委员会合时结束使命？
人选：
策划委员会的成员是否要从主办组织内部选取？
策划委员会成员是志愿者还是指派？
是否存在选择策划委员会成员的现成过程？
运做：
策划的预算，前期是否进行会场实地考察？
成员多久聚会一次？
是否负责设计评估？
是否要建立一定的人际关系？
工作过程是否要被纪律下来以备将来会议参考。
以上等等因素共同决定了一个完整的会议的进行！
可见会议的策划是何等的重要。
3、职责分配
职责的分配是使会议井然有序的基本条件，在会议举办前就应该对其分好工；
会议主办者、承办者和策划委员会的职责拟定表
工作主办者承办者策划委员会
确定会议目标DMRMR
会议选址DMRMR
定义与会者人群DNAMR
确定会议持续时间MRNAD
确定会议日期DMRMR
调配资源NARD
选择后勤人员NAMRD
批准预算DRMR
代码：
MR=提出建议R=处理D=决策NA=无关
通过上面的概况介绍，大家对会议策划和实施都有了明确的认识，会议策划的重要是所有会议必要条件。
会议流程介绍
★准备工作
1接到会议（会展）意向后，合理报价立即回复，并提出我方的合理化建议。
2可为客户进行会议（会展）的设计与策划服务。
3根据要求预定酒店，会议（会展）场地、车辆等。
4准备会务用品：
代表证、会徽、纪念品。
5提供公关礼仪、文秘、翻译服务，代租会务所需设备。
★会议接待
1会议（会展）场所的布置：
欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等。
2按客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作。
3会议用餐及宴会安排。
4会后旅游、娱乐考察等活动。
5提供返程飞机票、火车票。
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一般而言，作为专业的会展公司承接/代理各类会议及展览，大多经过以下几个环节：
1、策划作为专业的会展代理公司，我们提供会展企划代理，告诉我们你的想法或者点子，我们为你提供可行性方案、招展企划、会议回执等等。
2、咨询在此阶段，我们将与委托方进行初步沟通，并就委托方的一些关心点提出自己的预案供选择——譬如在预算范围内最适宜的会议场所、推荐参加者下榻的酒店、选择合适的餐饮场所及与预算相适应的菜谱、会展交通流程、接待流程等。
3、考察如果您认为沟通后可以相信我们，那么我们可以进入这个阶段——我们会安排您或者您的代表到目的地考察我们为您提供的酒店、会议场地、环境、交通车辆及会展设备细节等等，并在此阶段就服务项目、服务流程、推进计划、服务价格等内容进行深入探讨，大致明确双方的责任与义务。
4、确定这个时间需要的是耐心与细致——我们得一一推敲设想得流程及预案，尽可能把方案细化，然后以书面的形式确认双方的权利、义务与责任，并签署相关服务协议。
5、执行严格而又人性化地执行协议，将是双方合作精神的高度升华。
不管设想如何完美，任何计划都是存在纰漏的，需要合作双方本着合作的理念，抛开暂时的不合，以会展的圆满结局为一致奋斗目标。
在此期间，双方需要口头或书面承诺原来协议以外的服务视为协议的延伸，并临时决定双方签字负责人，所有临时往来允许采取事前商议、事后结算的方式执行。
6、结算双方财务人员认真核对各类单据，严格按照协议执行核算。
好策划让会议少花钱办大事
对会议营销策划，企业中一般存在着两种截然不同的观点与做法：
有的企业，包括国内知名的大型企业，仍无法脱离粗放式的营销管理，常常仓促应战，会议营销工作缺乏针对性目的，策划组织尚停留在模仿阶段，缺乏对自身品牌独特风格、独特销售方式等的深入研发与创新；另一类企业则在展会参加前比较早的时间内就制定了严密，甚至苛刻的会议营销计划指导其工作的开展。
但遗憾的是，制定的计划与展会当时的背景、消费需求、社会潮流脱节，因而会议所产生的效果也就大大打了折扣。
分析原因，笔者认为，会议营销没有发挥应有作用的原因主要集中在以下几个方面：
一、缺乏科学有效的营销工作规划。
面对纷繁而至的众多会议，没能选对适时、适度与企业营销计划相匹配的会议，甚至仓促、盲目参展。
二、缺乏战略性的规划，仅仅将会议营销的工作作为一种事务性工作对待。
为了参展而参展。
会议的最终目的？
会议上要向谁传播哪些信息？
会议上如何吸引目标观众？
如何胜出对手的传播？
均未曾深入去考虑。
三、在组织策划会议的过程中，企业内部决策管理层与执行层之间，企业与外协单位之间缺乏良好的沟通。
造成各自对展会策划、组织方式、目的存在理解上的偏差。
例如，企业欲推广的产品、品牌文化与展台搭建的风格、活动组织的方式脱节。
四、在制定预算的同时高估了会议效果的回报，造成展会投入与产出比例不协调。
近来国内展会的一个不良现象就是相互攀比，展台搭建、活动组织一味求大、求豪华，而忽略会议活动本身的效果。
会议营销工作做的比较出色的企业，总有一些共性的特点，这也是为什么这些企业能够在会议当中能真正发挥会议营销作用的原因所在。
会议营销策划的第一步就是根据公司的发展规划及营销目标，对企业的优势资源（产品、信息、技术、服务）或需求进行分析，之后再斟选出适时对路的会议推广，最后再从策划的角度考虑资源如何出奇制胜。
这是整体工作的一个基本思路。
如此办展怎能取信于企业?
前不久听说上海的一个国际照明展览会突然停办了，后来经过四处打听才知道是因为招展不力导致报名参展企业寥寥无几才不得已而被迫取消的。
但笔者实在纳闷，因为一个月前还在一些报刊媒体上看到这个展览会的广告，其中大力宣传这个展览会将大量吸引国际著名照明厂商来华参展云云。
为什么才刚刚不足一月就宣告流产了？
带着百般的不解，笔者四处奔走了解最后方知庐山真面目。
经了解，这个展览会的组织者今年3月刚在北京举办了一个同类国际展览会。
姑且暂不去评价展览会的效果如何（据说以前有企业就大骂这个展览有欺骗性），这里也不说别的，仅凭不到一年时间就举办两次国际性展览会这个现象来看，就的确存在一些问题。
笔者也参加和经历过许多展览会，大凡组织过国际性展览会的人都知道，海外参展商一般来说都要提前一年甚至更长一些时间安排计划，若是双年或三年的大展则需提前一年半或两年作计划安排。
因为赴海外参展光是预订展位，货物报关，船运，付款签证申请等事务有的就得花去数月时间。
那么在短短的几个月时间就要新办一个国际性展览会实在让人难以置信。
据调查，由于目前国家对展览会的审批和监管协调等存在疏漏，以及有些单位只顾局部利益的作法等原因，致使主办展览会的主体混乱，而且在同一行业甚至同一个时间或地点举办完全同类型的展览会。
其它行业暂且不说，就照明行业就可见一斑。
今年在国内排得上号的照明展览会就不下20个，有的主办地在短短不足三个月里就有数次同样的展览会。
今年，上海更是从4月开始一直到9月每月就有一个照明展览会。
这种仓促组织，低水平的无序竞争不仅给本来就不成熟的中国展览业造成了巨大的损失和发展障碍外，而且还给广大企业带来了巨额的经济负担和市场误导。
一些展览会主办者只顾自己短期盈利而极不负责任，有的展览会才三五十个企业参展。
许多主办者更是只顾将参展商生拉硬拽参展，而未重视客商的组织邀请和展览主题内容的策划和组织，致使有的展览会出现了整个展览会期间参展商的人数超过了前来参观者的人数。
而且这种现象如今还有愈演愈烈之势。
也难怪有的企业一听说是展览会就摇头回避。
更有一些主办者无视市场规则不讲诚信，如以上提到的今年上海9月的某国际照明展，主办者在展览会筹备期连续数月在大众媒体上大肆广告宣传，并且四处吹嘘有许多国外参展商来华参展，但最近该展览会由于报名参展的企业极少而被迫停办了。
这种极不负责任的想办就办、想停就停的作法，不仅损害了广大参展商的利益，而且在整个行业里造成了极其恶劣地负面影响，使众多企业对目前许多展览会主办者的信任度大打折扣。
我们不竟愤然质问：
如此办展怎能适应当今逐渐成熟规范的市场，更如何取信于日臻诚信的千万企业！
举办展览会既是一项系统工作，又是规模经济效应。
举办大型展览会不仅要投入巨额资金，还要规范运作和创造规模，否则往往会“赔了夫人又折兵”，而且还会殃及池鱼，造成持续时间的恶劣影响。
纵观当今中国市场，我们不难发现如今的展览行业混乱不堪，真正叫得响值得称赞的名牌展览会的确屈指可数，社会上大多数仍然是草台班子和散兵游勇。
他们往往资金不足，人员素质参差不齐，缺少整体策划思路，急功近利思想色彩浓，没有品牌意识，而且也缺乏社会责任感。
导致许多展览会办得没有影响、没有实效、不伦不类，有的甚至极不负责任的随意中途停办流产，搞得企业怨声载道，给入世后原本脆弱的中国展览业蒙上了一层厚厚的阴影。
说到这里，笔者也深深的为中国展览业大为叹息。
如今，有专家预言，中国的展览业蕴藏着巨大地发展潜力。
据统计，中国展览业在过去20年中年平均增长率近20%，2000年展览业总收入约37.48亿元。
专家预测，未来5—10年，中国展览业将从成长期进入成熟期，其年平均增长率将保持在15%-20%左右。
预计到2005年，我国展览业总收入将超过65亿元，为其它行业带来400-500亿元的各项收益；2010年全国展览市场规模将达到130亿，社会效益近千亿元。
作为中国的政治、文化和科技中心，北京的会展业具有举足轻重的地位，历来为世界所瞩目。
九五期间，北京共举办展会1251个，占全国展览会总数的50%，其中国际展8
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