中文EXCEL 97的使用.docx

中文EXCEL 97的使用.docx

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中文EXCEL97的使用

中文EXCEL97的使用

一、Excel97的启动和退出

1、启动

1利用开始菜单

单击“开始”按钮，在弹出的“开始”菜单中，把鼠标箭头指向“程序”选项的下一级菜单中的“Microsoftexcel”,然后单击。

2使用快捷方式

双击桌面上“Microsoftexcel”图标。

2、关闭

①使用窗口上的“关闭”按钮

②使用“文件”菜单中的“关闭”命令。

二、基本概念

１、工作簿

一个Excel文件称为一个工作薄，在一个工作薄中可以包含若干个工作表。

在Excel97中,工作簿默认的名字为book1、book2、……。

一个工作薄中最多可以包含255个工作表。

２、工作表

工作簿中的每一张表称为工作表。

默认情况下，新工作簿文件包含有3张工作表。

在Excel97中,工作表默认的名字为sheet1、sheet2、……。

工作表由按行、列组织的单元格构成。

用户可根据需要自行增加和删除工作表。

３、单元格

单元格是指工作表中行和列所形成的小格子。

单元格的引用通过指定位于工作表左边的行号和标题下的列号来实现。

行号最大为65536，列号最大为256列。

单个单元格有单个地址标识。

如第一个单元格为A1。

多个单元格用地址范围标识。

地址范围左上角单元格坐标和右下角的单元格坐标给出。

４、活动单元格

是指正在操作的单元格。

三、工作簿文件操作

1、新建文档

⏹使用“文件”菜单中的“新建”命令。

⏹使用工具栏中的“新建”按钮。

2、保存文档

在保存文档时可以使用菜单命令或工具按钮，分以下几种情况

1第一次保存

若是第一次保存文档，会出现一个对话框，在对话框中输入文档要保存的位置及文件名后，单击“确定”按钮即可。

2保存副本

执行“另存为”功能，会出现一个对话框，在对话框中输入文档要保存的位置及文件名后，单击“确定”按钮即可。

3第一次保存以后的保存

直接执行“保存”功能即可。

3、关闭文档

①关闭已保存过的文档

若文档已保存过，执行关闭操作后，文档将直接关闭。

②关闭未保存过的文档

若文档从未保存过，执行关闭操作后，将出现一个对话框，提醒用户是否要保存文档，用户若选择“是”，将出现“另存为”对话框，以便用户保存文档。

③关闭修改过的文档

若文档保存过，但又已修改，且未保存，执行关闭操作后，将出现一个对话框，提醒用户是否要保存文档，用户作出选择后，即可进行相应的操作。

4、文档的打开

使用“文件”菜单的“打开”命令，或工具栏中的“打开”按钮，出现“打开”对话框，在对话框中选定文件存放的文件夹，并在文件名列表中选定要打开的文件后，单击“打开”按钮即可。

四、编辑工作表数据

1、在工作表中输入数据

①用鼠标单击某一单元格使之成为活动单元格

②在活动单元格中直接输入数据，每个单元格可容纳32000个字符

③用箭头键或回车键来结束当前单元格的输入，并使相邻的单元格成为活动单元格。

2、单元格中数据的修改

步骤：

⑴选定单元格

⑵修改数据

●若重新输入,则直接输入新内容。

●若只修改部分内容，按F2功能键或双击该单元格，使插入符定位于活动单元格内，然后对数据进行修改，按回车键结束。

●若只修改部分内容,也可激活单元格后,把插入符定位于编辑栏中，在编辑栏中修改。

●若删除单元格内容，按Delete键即可。

3、撤消操作

Excel中提供了撤消操作，利用该操作，能撤消最近一些操作，恢复到某操作以前的状态。

●按工具栏上的撤消按钮。

●在“编辑”菜单中选择“撤消命令”。

4、表格区域的选定

步骤:

⑴将鼠标移至要选区域的左上角。

⑵按住左键，拖至要区域的右下角。

⑶释放左键。

5、移动工作表数据

⑴对工作表数据作短距离移动

选定所需移动的单元格区域，将鼠标指针放在所选数据的边框上，待指针变成斜向箭头后，按住鼠标左键拖到新位置即可。

⑵对工作表数据进行长距离的移动。

步骤：

①选择要移动内容

②执行“编辑”菜单中的“剪切”命令。

③选择目标区域中的第一个单元格。

④执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令

6、复制工作表数据

⑴对工作表数据作短距离复制

选定所需复制的单元格区域，将鼠标指针放在所选数据的边框上，待指针变成斜向箭头时，按住Ctrl键，拖动鼠标到新位置，放开鼠标左键和Ctrl键即可。

⑵对工作表数据进行长距离的复制。

步骤：

①选择要移动内容

②执行“编辑”菜单中的“复制”命令。

③选择目标区域中的第一个单元格。

④执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令

7、利用填充柄复制数据

活动单元格的右下角有一填充柄，用户可以将该柄向上、下、左、右4个方向拖动，以自动填充复制数据。

步骤：

⑴选择要复制内容的单元格。

⑵将光标指向单元格填充柄，当指针变成十字光标后，沿着要填充的方向拖动填充柄所指定的位置，松开鼠标，数据便自动填入区域中。

8、数据的自动填充

对于有规律的数据，可利用编辑菜单中的填充选项下的序列命令自动填充。

步骤：

①首先在适当的单元格内填上要填充序列的第一个数据。

②执行编辑菜单中填充选项下的序列命令。

打开序列选项卡

③在序列选项卡中，做出适当选择

④单击“确定”按钮

9、删除工作表数据

步骤:

⑴选定要删除的单元格或单元格区域

⑵按Delete键

10、行、列和单元格的插入和删除

⑴插入

步骤:

①选定要插入行或列或单元格的区域

②执行“插入”菜单中“行”或“列”或“单元格”命令。

⑵删除

步骤：

①单击想删除的行号或列号或单元格区域。

②执行“编辑”菜单中的“删除”命令。

11、查找与替换操作

⑴查找命令

可以在整个工作表进行查找,也可以只查找某个区域。

若要查找某个指定的区域，则必须先选择该区域。

查找步骤如下:

①执行“编辑”菜单中“查找”命令。

②在“查找内容”框中输入要查找的内容,然后指定“搜索方式”和“搜索范围”。

③单击“查找下一个”按钮即可开始查找工作。

④找到一个相匹配的内容后,指针指向该单元格,可以做相应操作。

⑤如果还需要进一步查找,可选“查找下一个”按钮继续查找。

⑵替换命令

可以在整个工作表进行替换,也可以只在某个区域替换。

若要在某个指定的区域替换，则必须先选择该区域。

替换步骤如下:

①执行“编辑”菜单中“替换”命令。

②在“查找内容”框中输入要查找的内容,在“替换值”中输入新的内容。

③单击“查找下一个”按钮即可开始查找工作。

④找到一个相匹配的内容后,指针指向该单元格,可以做“替换”等操作。

⑤如果还需要进一步查找替换,可选“查找下一个”按钮继续查找替换。

五、使用函数和公式

1、函数

●函数是Excel系统预先设置好的公式。

●系统共提供了10类别236种函数。

●一般格式为：

函数（参数1，参数2，．．，参数N）,参数可以是数学,文本,逻辑量,数组,也可以是一个公式或另一个函数等。

●函数也可以作公式使用，但要在函数名右侧写上等号。

●激活函数最直接的方法是单击工具栏上的函数按钮,也可使用”插入”菜单,单击”函数”命令,屏幕出现”粘贴函数”对话框。

操作步骤：

1将要填写函数值的单元格置为活动单元格

2执行“插入”菜单中的“函数”命令或单击工具栏中的“函数”按钮，打开“粘贴函数”对话框。

3在“粘贴函数”对话框中，选择要使用的函数，单击“确定”按钮。

4在“数据区域选定”对话框中，填上或选择参加函数运算的单元格区域

⑤单击“确定”按钮即可完成函数运算。

2、公式

●公式是指用户自已定义的式子。

●输入公式时必须以等号开头。

●使用方法是：

在选取的单元格中，输入“=”号作为公式标志，然后输入计算公式，按回车键即可。

●如果输入带有函数的公式，可单击编辑栏的“=”编辑公式按钮，打开公式选项板，再按提示及说明完成。

●常用运算符:

算术运算符,比较运算符,文本运算符,括号

3、自动汇总

步骤：

1选择汇总区域

2单击常用工具栏上的自动汇总按钮“Σ”

3系统自动进行汇总，结果放在行尾或列尾区域中

4、自动计算：

步骤：

1选定参加自动计算的单元格区域

2用鼠标右击状态栏自动计算框，出现自动计算设置菜单，单击要选择的函数。

3计算结果会出现在自动计算框内。

六、工作表的格式化

在编辑完一个工作表后,往往需要对工作表做一些修饰,如字体、显示格式等，便于阅读或打印输出，称为工作表的格式化。

格式化步骤如下：

⑴选择格式化区域

⑵激活“格式”菜单。

⑶单击“单元格”命令。

在“单元格格式”对话框上有“数字”、“对齐”、“字体”、“边框”等选项卡，可以根据需要选择。

1、设置数字格式

步骤如下：

⑴选择格式化区域

⑵激活“格式”菜单。

⑶单击“单元格”命令。

在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，然后在此选项卡中选择适当的数字格式。

系统提供了丰富的数字描述格式。

其中包括数值、货币、会计专用、日期、时间、百分比、分数、科学记数、文字、特殊等10大类。

此外用户还可以自定义数字格式。

２、对齐方式

步骤如下：

⑴选择格式化区域

⑵激活“格式”菜单。

⑶单击“单元格”命令。

在“单元格格式”对话框中选择“对齐”选项卡，然后在此选项卡中选择适当的对齐方式。

单元格的内容在水平和垂直方向都可以选择不同的对齐方式，并具有单元格内容的缩进及旋转功能，可将表格内容由水平显示完全变成垂直显示。

在“文本控制栏”允许单元合并。

3、设置表格字体

步骤如下：

⑴选择格式化区域

⑵激活“格式”菜单。

⑶单击“单元格”命令。

在“单元格格式”对话框中选择“字体”选项卡，然后在此选项卡中对所选文字作出适当的设置。

4、设置表格边框

步骤如下：

⑴选择格式化区域

⑵激活“格式”菜单。

⑶单击“单元格”命令。

在“单元格格式”对话框中选择“边框”选项卡。

在“边框”选项卡中可设置不同颜色、不同样式的边框或格线。

５、设置底纹和颜色

步骤如下：

⑴选择格式化区域

⑵激活“格式”菜单。

⑶单击“单元格”命令。

在“单元格格式”对话框中选择“图案”选项卡，然后在此选项卡中选择适当的底纹和颜色。

６、设置表格的列宽和行高

当表格中内容的宽度或高度超过当前的列宽或行高时，就需要进行调整，由于系统会自动对表格的行高进行调整，一般不需人工调整。

列调整步骤如下：

⑴将鼠标放在需调整宽度的列的标题右侧的边线上。

⑵当鼠标的形状变为左右双箭头时，按住鼠标左键。

⑶往左右方向拖动鼠标调整列宽。

⑷当列宽调整到所需宽度时，释放鼠标左键即可。

也可把鼠标放在边线上双击即可。

七、工作簿及工作表之间的操作

Excel所建立的文件又称工作簿。

每一个工作簿最多包含255个工作表。

分别为sheet1～sheet255

１、工作表的切换

用鼠标单击工作表标签，就可以在工作表之间进行切换。

如果所需的标签没有在屏幕上，可通过工作表标签前的4个滚动按钮来显示标签。

或用键盘上的CTRL+PgUp和CTRL+PgDn键，在两个相邻的工作表之间切换。

２、工作表的命名

工作表的命名有两种方法：

●在工作表标签上右击，在弹出的快捷菜单上单击“重命名”，输入名字后回车即可。

●先激活要命名的工作表，然后选择“格式”菜单中的“工作表”从级联菜单中选择“重命名”即可。

３、插入空白工作表

当插入新工作表时，必须先使插入位置右边的工作表成为一个活动工作表。

再选择“插入”菜单中的“工作表”命令，工作簿中弹出一个新工作表。

４、删除工作表

先选定工作表，再使用“编辑”菜单的“删除工作表”命令，单击“确定”，即可删除工作表，同时右边的工作表成为活动工作表。

５、移动或复制工作表

①利用鼠标移动或复制工作表

选择要移动的工作表标签，按住鼠标左键沿着工作表标签拖动，此时鼠标变成白色方块与箭头的组合，同时在标签的上方出现一个小黑三角形，指示到要插入的位置时，松开鼠标左键，工作表即被移到新位置。

复制工作表时在进行拖动同时按下CTRL键。

②用“移动或复制工作表”命令移动或复制工作表

⑴　选择要移动或复制的工作表标签

⑵　执行“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令，弹出一个对话框。

⑶　在对话框中选择要移动或复制到的新工作簿，在“下列选定工作表之前”列表框中选择一个工作表。

⑷　若要进行复制操作，选取中“建立副本”复选框。

⑸　单击“确定”按钮，即可移动或复制一个工作表。

６、在工作表之间移动或复制内容。

⑴　选定原工作表中的单元格区域

⑵　执行“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令

⑶　选择新工作表，在工作表中选择想粘贴的位置

⑷　执行“编辑”菜单中的“粘贴”命令

八、排序及筛选

1、排序：

步骤：

1选定要参加排序的数据区域

2执行“数据”菜单中的“排序”命令

3在“排序”对话框中，设定排序的关键字及排序方式

4单击“确定”按钮。

2、筛选：

步骤：

①选定要参加筛选的数据区域

②执行“数据”菜单中的“筛选”选项下的“自动筛选”命令

③单击数据区标题行中的“筛选”按钮，在弹出的列表中选择筛选项即可。

九、图表

１、图表与工作表的关系

建立一个工作表来存储、表达数据是很简便的。

图表则是借助图形方式而非文字方式来表达数据，使我们分析、观察工作表中的数据时更加直观、明确。

图表是在工作表的基础上建立起来的。

２、图表的类型

系统共有15种类型，反白显示的柱形为默认。

各图表类型之间可以相互转换。

３、图表的结构

在图表中，X轴是分类坐标轴，Y轴是数值轴。

图表中也可加入一些其他的图表项，如图表标题、网格线、数据系列、趋势线、坐标轴标题、图例、文字等，来突出某些信息或美化图表。

４、图表的编制

可以建立两种形式的图表：

一种是内嵌式图表，另一种是单独的图表。

但无论哪一种图表，都依赖于源工作表，当源表的数据改变时，图表也会随之更新。

绘制图表，首先必须有数据源。

绘制图表的过程较为复杂，可在图表向导的引导下，分四步完成。

５、图表的修改编辑

嵌入工作表中的图表和独立工作表中的图表都被视为对象，可对它们进行缩放、移动位置、删除或格式化。

对图表加工时，可用鼠标右击图表，在弹出的快捷菜单中选取有关的命令，然后进行有关的加工操作。

删除一个嵌入图表，可选择该图表后按Delete。