知识产权审核问题汇总.docx

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知识产权审核问题汇总

首先，在外审前，中知公司会发来文件评审和外审的计划和时间安排，外审计划包含外审员、审核的目的、准则、企业各职能（包括最高管理者和管理者代表）以及各职能部门所涉及的具体条款。

首先，要根据文件评审的意见进行修改，按外审员要求及时发送进行文件在审核，文件审核通过后在进行外审。

以下通过前期与企业总结的一些各部门在审核过程可能会问到的问题进行总结：

一、最高管理者和管理者代表

具体体现在相关的职责内容，首先最高管理者要注意以下方面：

（1）知识产权方针、目标的批准和发布，要知道知识产权方针、目标制定的原则、方法；

（2）要参与制定知识产权管理体系，具体体现在确保相关方的需求，策划的知识产权管理体系满足知识产权方针和目标的要求，并保证了后续的知识产权日常管理（获取、维护、运用和保护活动）得到有效的运行和控制；

（3）明确各管理人员、机构的职责，对体系涉及的部门以及相关的职责要大体知道，对体系沟通的渠道要了解，具体包括各部门设立联络员，例会、OA办公系统等；

（4）资源的配备，具体包括人力资源、基础资源、财务资源以及信息资源；

（5）最高管理者需要组织管理评审，对涉及的管理评审时间、地点和具体内容要有大体的了解，并确保方针、目标以及管理程序的改进建议和需求得到落实。

其次，管理者代表作为企业知识产权管理工作的主要负责人，是由最高领导者从最高管理层中选择一人，管理者代表对其职责要理解并熟悉，具体包括：

（1）负责知识产权体系的建立、实施和保持工作，主要体现在管代需要协调各部门，保障相关控制程序、制度的有效性、协调性和一致性；

（2）确保沟通的有效性，不仅要保证员工内部知识产权信息的有效传递，还要包括知识产权工作涉及外部沟通的有效途径；（3）确保全体员工对知识产权方针、目标的理解，主要通过培训的方式宣传和讲解企业知识产权方针目标的含义；（4）最高管理者配备的资源需要管代来具体落实，并需要具体处理体系建立、运行和后续改进资源的协调问题；（5）定期向最高管理者报告知识产权管理绩效和改进需求，（6）对自己要参与的内部审核内容要熟悉掌握。

二、体系办（不同企业对该名称可能存在不同）

1.体系文件构成，文件控制，包括方针与目标，知识产权手册，程序文件、管理制度，记录的相关制定情况。

2.公司年度知识产权目标分解及考核的记录。

3.外来文件、法律法规及相关传递内容以及法律法规及其它要求的更新的记录，具体流程要按照控制程序进行。

4.管理评审内容，包括公司管评时间，管评输入的内容，管评输出的内容，要与标准条款描述相一致。

5.激励，提供奖励政策及奖励记录。

6.是否建立完善的信息收集渠道，是否定期对企业所属领域以及竞争对手的知识产权信息进行收集，并分析筛选加以有效利用，在对外发布前是否经过审批，具体要看相关记录的内容。

7.知识产权获取的方式、途径、年度计划，获取之前是否进行知识产权检索和分析，记录是否进行整理并进行归档管理。

8.企业是否对知识产权（主要包括专利和商标等）建立分类管理档案，查看相关台帐，是否对自己拥有的知识产权进行评估，知识产权的变更和放弃是否按照相关控制程序执行以及具体的记录。

9.促进和监控知识产权的实施，提供知识产权对企业的贡献，如统计知识产权产品销售收入等。

目前企业在知识产权实施、许可或转让前是否制定调查方案，具体的调查细节，是否对调查的内容进行评估。

10.能够对知识产权风险管理内容的具体流程清楚回答，是否按照控制程序执行，并能够提供相应的记录。

11.合同管理，知识产权申请、管理咨询等对外委托业务应签订书面合同，并约定知识产权权属、保密等内容；查看合同，是否约定知识产权权属、保密等知识产权内容；查看合同审批记录，是否经过相关部门审核。

三、研发部

1、研发部有什么管理制度、目标；

2、文献搜索要全面，包括：

国内外专利及科技文献；数据库要具体，不能只写中国专利局等；

3、在全面搜索文献基础上进行知识产权、竞争对手（具有相似产品的竞争）等分析，并进行知识产权的规划；

4、在试验阶段性完成后要进行阶段性总结，并及时进行成果的确认、归纳，总结等，适时调整，及时形成知识产权，形成的知识产权不一定非要申请专利，也可以形成公司的商业秘密进行保护，规避风险

四、人力资源部

1.知识产权工作人员是否满足任职条件，查看相关证明（包括一些学历证书、培训证明等）

2.专职人员培训证明，中高层管理人员、研发人员及员工培训记录，提供外出培训证明如培训合格证书，培训记录和培训试卷，还应包括新入厂员工培训。

3.抽查人事合同以及知识产权补充协议，查看知识产权条款是否覆盖标准要求（有知识产权权属、保密、员工相对应的责任和义务）

4.对入职员工是否进行知识产权背景调查，以及是否对核心岗位的入职员工签订知识产权声明文件，具体为抽样调查。

5．是否对离职员工进行知识产权事项提醒，对核心岗位职工离职是否签订离职协议或者相关的竞业禁止条款，是否含有补偿条款内容。

五、销售部

1.目前企业在市场上销售的产品数量和类型，是否对所涉及的知识产权状况进行了检索和分析（专利数量、分布、商标注册情况等），制定相关的知识产权保护措施和风险规避方案。

2.企业是否涉及会展、销售、宣传等商业活动，是否制定相关的知识产权保护措施或风险规避方案。

3知识产权市场侵权调查内容，明确调查过程，针对企业自身产品，具体调查哪些产品、何时在何地调查了哪个品种，怎么调查都应体现出来。

4.知识产权侵权调查调查了被侵权情况，同时调查是否会侵权他人的情况。

5.对于有涉外贸易的企业，首先要对出口过的知识产权相关法律法规进行收集，了解相关诉讼情况，并进行分析可能涉及的风险，要求要在出口国进行适当的知识产权申请、注册和登记（包括专利和商标）

6.合同条款是否符合标准要求，是否有专人审查与负责，并如何存档以及保密。

六、供应部

1.要求在采购过程中必须做好，相关设备的知识产权收集工作。

目前已经按要求在执行，收集设备的知识产权信息。

要对采购设备的知识产权进行验证。

要求现场提供供应商的资质信息（营业执照、组织代码、经营许可证）。

2.部门的主要职责，以及人员工作分工情况。

3.合同条款是否符合标准要求，是否有专人审查与负责，并如何存档以及保密。

七、生产部

1.车间概述，生产的产品类型、数量，生产车间人数

2.谈谈生产部门涉及知识产权相关的内容，主要是生产过程中涉及产品和工艺方法的技术改进与创新，是否报专利或者作为商业秘密进行保护，检查《合理化建议登记表》或相关表格；其次了解企业是否涉及对外协作（包括委托加工、来料加工、贴牌生产等内容），如果涉及，查看相关合同以及合同审查情况。

3.生产过程中有无标准、规程等文件以及记录

4.批生产记录的管理情况

5.查看提供的记录情况

八、财务处

1.审核公司财务处知识产权预算审批表，对知识产权预算审批表中列明的事项进行询问

2.对照知识产权体系要求，审查公司是否属于有条件的企业，需要设立风险准备金。

3.查阅公司年度知识产权费用台账，并指定凭证进行查阅审核。

另外，对于规范的保密内容涉及到各个职能部门，在外审过程会询问各个部门涉及的涉密设备、文件、涉密区域及相关的涉密人员，不仅要了解在保密控制程序或相关制度规定，更要对保密事项进行统一管理，形成相关的记录（一般这里会形成《涉密设备清单》，规定使用目的、人员和方式，文件会分秘密级别，要了解具体的分类）。

在这里要注意的是，总结的内容是根据一些企业实际的外审记录以及自己对规范的理解，在实际中，不同企业的部门设置以及相关职责的不同，可能与以上内容不同，需要具体内容具体分析。

另外，因为目前企业对7.3.2-7.3.5内容涉及的比较少，具体的内容基本跟规范条款一致，暂无总结内容。