任务14 Office办公软件的基本操作.docx

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任务14Office办公软件的基本操作

任务1.4Office办公软件的基本操作

MicrosoftOffice是一套由微软公司开发的办公软件，Office2007版本是第三代处理软件的代表主品，就日常办公和管理的平台，可以提高使用者的工作效率和决策能力。

1.4.1任务描述

小张是某公司的文职人员，日常工作就是进行文字材料的录入及安排领导的日常行程安排，如准备文字材料、制作会议用的幻灯片、一些简单报表等。

为了做好工作，小张必须熟悉常用办公软件Office2007的基本操作。

为此，他将从最基本的文档建立操作开始，踏上学习之旅。

1.4.2任务分析

要完成本项工作任务需要完成下面的4个步骤：

（1）打开Word2007窗口，新建一个文件。

（2）文字录入。

（3）保存文档到磁盘，我们选择存放到D盘根目录，文件名称命名为“小张的简介”。

（4）正确关闭Word2007窗口，以免信息丢失。

1.4.3任务实现

1．启动Word2007

单击“开始”按钮，打开“开始”菜单，执行“程序”→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2007命令，打开Word2007应用程序窗口，如图1.4-1所示。

标题栏

快速访问工具栏

Office按钮

水平滚动条

垂直滚动条

编辑区

垂直标尺

水平标尺

功能区

选项卡

状态栏

视图切换按钮

图1.4-1Word2007窗口的组成

2．熟悉窗口的组成

（1）标题栏。

位于窗口顶部，它显示应用程序名称及当前正在编辑的文档名称，标题栏左侧是Office2007按钮

和快速访问工具栏，标题栏右侧是控制窗口的三个按钮：

最小化按钮

、还原

（最大化

）按钮、关闭按钮

。

（2）选项卡。

在默认状态下，选项卡栏包含了“开始”、“插入”、“页面布局”、“引用”、“邮件”、“审阅”、“视图”、“开发工具”8个选项卡。

单击其中的一个选项卡，功能区会显示很多工具按钮。

用鼠标单击选项卡名或按Alt+字母组合键，均可选中该选项卡。

（3）功能区。

选项卡下常用命令按钮的集合区。

（4）标尺。

利用水平标尺、垂直标尺与鼠标可以进行文本定位、改变段落的缩进、调整页边距、改变栏宽、设置制表位等。

标尺的显示或隐藏可以通过垂直滚动条上方的“标尺”按钮

来实现。

（5）编辑区。

编辑区中有一个闪烁的“I”形光标，表示当前插入点，可以接受键盘输入。

每个段落用Enter键结束，其后都有一个段落标志。

（6）滚动条。

文档窗口的右边是垂直滚动条，底边是水平滚动条，用户可移动滚动条的滑块或单击滚动条两端箭头按钮，滚动查看当前屏幕上未显示出来的文档内容。

（7）状态栏。

位于窗口的底部，状态栏的左侧显示当前文档的页数/总页数和字数，使用的语言，以及当前文档的插入/改写状态切换按钮，插入状态时，输入的文字插入光标所在处，光标后面的文字自动后移；改写状态时，在光标处所输入的新文字，将覆盖光标后的旧文字。

按键盘上的Insert键也可以切换插入/改写状态。

（8）视图切换按钮。

在状态栏的右侧有5种视图切换按钮，单击按钮选择相应的视图方式，视图方式的转换还可通过“视图”选项卡进行。

3.录入文字

（1）按任务栏上的“中文（中国）”

将输入法切换到中文状态，选择一种自己熟悉的中文输入方法，如智能ABC输入法。

（2）输入以下文字：

姓名：

张果专业：

英语教育性别：

男政治面貌：

共青团员

学历：

本科学制：

4年毕业学校：

平顶山学院

出生日期：

1985年10月毕业时间：

2005年6月

主修外语：

英语　　　　　外语级别：

四级

参与社会活动及获奖情况：

01-02年获优秀学生干部

01-02年获二等奖学金

03-04获三好学生

04-05年获校英语演讲比赛三等奖

4.保存文档

单击Office2007按钮，选择“保存”命令，打开“另存为”对话框，单击“桌面”，在“文件名”框中输入“小张的简介”，如图1.4-2所示，单击“保存”即可。

图1.4-2另存为对话框

5.退出Word2007

单击标题栏上的“关闭”按钮。

1.4.4知识精讲

1．Word2007的基本操作

1）启动Word2007的方法

（1）在“开始”菜单中执行“程序”→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeWord2007命令。

（2）双击某个Word文档，在打开Word2007应用程序窗口的同时打开该文档并进入编辑状态。

2）常用新建文档的方法

（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“新建”命令，打开“新建文档”对话框，选中“空白文档”，单击“创建”按钮可新建一个空白文档。

（2）单击自定义快速访问工具栏中的“新建”按钮。

提示：

单击“自定义快速访问工具栏”右侧的下三角按钮，在弹出的菜单中选择“新建”命令（如图1.4-3所示），即可将“新建”按钮添加到快速访问工具栏中。

图1.4-3自定义快速访问工具栏

（3）使用快捷键Ctrl+N。

3）常用打开文档的方法

（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打开”命令。

（2）单击自定义快速访问工具栏中的“打开”按钮。

（3）使用快捷键Ctrl+O。

4）常用保存文档的方法

（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“保存”命令。

（2）单击快速访问工具栏中的“保存”按钮。

（3）使用快捷键Ctrl+S或按F12。

5）常用退出Word的方法

（1）单击Office按钮，在弹出的菜单中单击右下角的“退出Word”按钮。

（2）单击标题栏最右侧的“关闭”按钮。

（3）双击Office按钮。

（4）按快捷键Alt+F4。

提示：

若已对文档进行过修改，则在退出时，会弹出警告对话框提醒是否需要保存。

2．Excel2007的基本操作

1）启动Excel2007的方法

（1）在“开始”菜单中执行“程序”→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficeExcel2007命令。

（2）双击某个Excel文档，在打开Excel2007应用程序窗口的同时打开该文档并进入编辑状态。

2）熟悉Excel2007窗口的组成

Excel2007启动后，打开Excel2007窗口，如图1.4-4所示。

图1.4-4Excel2007窗口的组成

（1）工作簿。

一个Excel数据文件就是一个工作簿，Excel是以工作簿为单位来处理和存储数据的。

工作簿保存时默认的扩展名是.xlsx文件。

工作簿文件由多个工作表组成，每个工作簿最多可以包含255张工作表。

在默认的情况下，新建的工作簿中包含3张工作表。

用户可以在“Excel选项”对话框的“常用”选项卡中设置新建工作簿时“包含的工作表数”中更改默认设置。

提示：

单击Excel2007窗口左上角的“Office按钮”，在弹出的菜单中按“Excel选项”按钮即可打开“Excel选项”对话框。

（2）工作表。

工作簿中的每一张表格称为工作表，通常称作电子表格。

每张工作表最多能包含1048576行、16384列，行以阿拉伯数字（1、2、3…）编号，列以英文字母（A、B、C…）编号。

工作表是通过工作表标签来标识的，工作表标签显示在工作表的底部，单击不同的工作表标签可以在不同的工作表中切换。

只有一个工作表是当前活动的工作表，标签底色为白色的工作表是当前活动的工作表。

（3）单元格和活动单元格。

单元格是工作表的基本元素。

单元格中可以输入文字、数字、公式，也可以对单元格进行各种格式的设置，如字体、颜色、长度、宽度、对齐方式等。

单元格用所在的列号和行号来标识，例如，A1单元格是指工作表中第1行A列的单元格，D5单元格是指第5行D列的单元格。

活动单元格是指当前正在编辑的单元格。

每个工作表中只有一个单元格是当前活动单元格，它的框线为粗黑线。

3．PowerPoint2007的基本操作

1）启动PowerPoint2007的方法

（1）在“开始”菜单中执行“程序”→MicrosoftOffice→MicrosoftOfficePowerPoint2007命令。

（2）双击某个PowerPoint文档，在打开PowerPoint应用程序窗口的同时打开该文档并进入编辑状态。

2）熟悉PowerPoint2007窗口的组成

PowerPoint2007启动后，打开PowerPoint2007窗口，如图1.4-5所示。

图1.4-5PowerPoint2007窗口的组成

（1）大纲窗格。

显示幻灯片文本的大纲。

在大纲窗格中，演示文稿中所有的幻灯片按照编号依次排放，可以单击某个幻灯片实现快速切换。

（2）幻灯片窗格。

显示当前的幻灯片，可以在该窗格中对演示文稿中的幻灯片内容和格式进行修改和编辑。

（3）备注窗格。

为幻灯片添加备注的窗格，这些备注可以打印为备注页。

（4）任务窗格。

位于屏幕的右侧。

任务窗格的种类不同，每个任务窗格能完成一项或多项任务。

（5）视图切换按钮。

包括“普通视图”、“幻灯片浏览”、“幻灯片放映”三个按钮，单击这些按钮，可以切换PowerPoint2007视图方式。

其中：

“普通视图”是默认的视图方式，在这种方式下可以进行幻灯片内容和格式的编辑和修改操作。

“幻灯片浏览”是以缩略图形式显示幻灯片的视图方式，显示演示文稿的所有幻灯片，使重新排列、添加或删除幻灯片以及预览切换和动画效果都变得很容易，但不能进行单张幻灯片内容和格式的编辑。

“幻灯片放映”是从当前幻灯片开始放映幻灯片的视图方式。

（6）幻灯片选项卡。

包括默认的“幻灯片”选项卡和“大纲”选项卡，其中大纲选项卡可以在演示文稿中以缩略图的形式显示幻灯片。

（7）经典菜单。

为了方便习惯使用PowerPoint2003的用户，设置了经典菜单。

4．文字输入

1）计算机操作姿势

长时间使用计算机很容易产生疲劳，在快速、准确地输入信息的同时避免产生过度疲劳，在键盘操作时应保持正确的姿势。

（1）调整座椅使其达到合适的高度和舒适度，身体坐直或稍微倾斜，使座椅的靠背完全托住用户的后背，双脚放在地板上或者脚垫上。

（2）调整显示器到视线的正前方，距离刚好是手臂的长度。

颈部要伸直，不能前倾。

屏幕的顶部与眼睛保持在同一高度，显示器稍微向上倾斜，原稿在键盘左或右放置，便于阅读。

两肩平齐，上臂自然下垂并贴近身体，胳膊肘成90°（或者稍微再大一点）。

前臂和手应该平放，两手放松。

手腕处于自然位置，手指自然弯曲或轻轻放在基准键上。

2）键盘结构

常用的键盘结构如图1.4-6所示，它包括主键盘区、功能键区、数字键盘区及编辑键区四个区域。

图1.4-6键盘结构图

主要键的功能：

●Enter：

回车键。

表示命令的结束或段落的结束。

●Shift：

上档键。

辅助输入双字符键的上档字符，如“：

”和“+”等。

●Ctrl：

控制键。

经常与其他键配合使用。

●Alt：

交替换档键。

经常与其他键配合使用

●Delete：

删除键。

每按一次删除光标后面的一个字符。

●Backspace：

退格键。

每按一次，删除光标前面的一个字符。

●Insert：

插入/改写状态转换键。

●CapsLock：

大小写字母转换键。

注意CapsLock指示灯的变化。

●Space：

空格键。

●NumLock：

数字/光标转换键。

注意NumLock指示灯的变化。

●Esc：

取消键。

取消当前正在进行的操作。

●PrintScreen：

将当前屏幕以图像方式复制到剪贴板。

●↑、↓、←、→：

光标移动键。

控制光标上、下、左、右移动。

●Home、End、PgUp、PgDn：

控制光标移动至行首、行尾、向上翻页、向下翻页。

●字母键：

直接按键输入。

可以通过CapsLock键进行大、小写字母的转换，也可按Shift+字母键进行单个字母的大、小写转换。

●数字键：

直接按键输入。

通过数字键盘区的小键盘也可输入数字，此时CapsLock灯亮。

●双字符键的上档字符：

借助于Shift键输入。

3）指法

所谓指法，就是依据键盘键位的位置，将每个按键按照特定的规律，分派到十个手指上的键盘操作方法。

根据主要的输入区域的不同，指法分为“主键盘指法”、“数字小键盘指法”。

（1）主键盘指法。

主键盘区是日常操作中使用最为频繁的按键区域，也是提高输入速度的关键。

主键盘区共分为五排，因此将中间一排设定为基准键位区，并将手指初始位置称为基准键位。

主键盘区基准键位在中间一排，其中在“F”和“J”键位处设计一个突起，用于肓打定位。

当手指离开基准键位按键输入其他键后，应及时回到基准键位。

以基准键位为基础，指法要求对主键盘区所有按键分派到左右两手的十个手指上，具体分派的情况如图1.4-7所示。

每个手指负责所分配的键位的按键操作。

组合键（如Shift键、Alt键、Ctrl键），两手都可以使用。

（2）数字小键盘指法。

数字小键盘区是数字键与编辑键的复合键区，由NumLock键控制切换。

当NumLock键按下（NumLock灯亮）时，切换到数字键模式，否则，处于编辑键模式。

在数字键模式下，数字小键盘的指法如图1.4-8所示。

小键盘由右手操作，它的基准键位是“4”、“5”、“6”、“+”，其中在“5”键位处设计一个突起，用于盲打定位。

图1.4-7主键盘指法示意图图1.4-8数字小键盘指法示意图

4）汉字输入方法

汉字输入方法很多，常用的有五笔输入法、全拼输入、简拼输入法、双拼输入法、智能ABC输入法、郑码输入法等等，只要掌握其中一种方法即可。

我们以智能ABC输入法为例说明其状态条的各键功能，如图1.4-9所示。

图1.4-9输入法状态条

●Ctrl+Shift组合键：

切换输入法。

●Ctrl+Space组合键：

切换中文与英文输入法。

●=或PgDn：

重码字较多时，向后翻页。

●-或PgUp：

重码字较多时，向前翻页。

1.4.5技巧与提高

1．Office2007中的“保存文件”

保存文件使用“Office按钮”中的“保存”或“另存为”命令，两者的区别是：

“保存”文件时，不改变文件的名称、类型和保存地点，仅更新文件的内容；而“另存为”文件时，可以改变文件的名称、类型或保存地点，而原文件保持不变，另存了一个文件。

2.设置自动保存

　　“自动保存”是指在一定时间内按用户设定的时间周期，定时将你编辑的结果保存在一个临时文件中。

当计算机遇到系统故障的时候，会自动恢复刚才保存的文档。

自动保存的操作步骤如下：

（1）单击“Office按钮”按钮，在弹出的菜单中单击“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框中。

（2）切换至“保存”选项卡，选中“保存自动恢复信息时间间隔”复选框，并在后面设置一个合适的时间。

3.Office2007文档保存时自动保存为Office2003可以打开的格式

Word2007保存文件时默认的扩展名是.docx，Excel2007保存文件时默认的扩展名是.xlsx，PowerPoint2007保存文件时默认的扩展名是.pptx，在Office2003及以前的版本中不能直接打开,可以通过自动保存设置来解决上面的问题，步骤如下。

（1）单击office2007左上角的office按钮，单击菜单中“Word选项”按钮，打开“Word选项”对话框，单击“保存”选项卡；

（2）在右侧窗格中的“保存文档”栏中，单击“将文件保存为此格式”下拉列表框，选择“Word97-2003文档（*.doc）”选项，再单击“确定”按钮即可。

如图1.4-10所示。

图1.4-10Office2007浮动工具栏

提示：

Excel2007和PowerPoint2007自动保存功能与Word2007相同。

4．Office2007的其它常用组件

（1）OfficeAccess2007:

是一个桌面数据库软件。

（2）OfficeOutlook2007：

不仅仅是一个收发邮件的软件，还是一个很贴心的秘书，能够管理日常的信息、工作任务和时间安排，是一个电子化的“工作日记”。

（3）OfficeVisio2007：

非常专业的图表制作工具。

能绘制出各种流程图、组织结构图、工程图、电路图、网络拓扑图、房屋布局图等图表。

（4）OfficePublisher2007：

主要用于制作出版物、印刷品、小册子，以及带有精美样式的Web页和E-mail。

（5）OfficeInfoPath2007：

电子表单设计工具。

（6）OfficeOneNote2007：

一个非常灵活的电子记事本工具。

（7）OfficeProject2007：

企业项目管理软件

5．Office2007的新特性

与之前的Office版本相比，Office2007具有以下新特性。

（1）功能区。

功能区位于界面上方，用它取代了传统的菜单和工具栏。

功能区由多个选项卡组成，选项卡的前后顺序都是与用户所要完成的任务相一致的，常用的功能都放在了“开始”选项卡中。

（2）上下文选项卡。

由于某些功能只有在编辑、处理某些特定对象的时候才会用到，为了使Office界面的整洁，带有这些功能的选项卡会自动隐藏起来，只有在用到这些选项卡的时候，它们才会出现在其他选项卡的右侧，这些就是“上下文选项卡”。

例如，点击图片时，与之相关的“图片工具”选项卡就会自动显示在功能区中，其中罗列了与图片操作相关的所有命令按钮，

（3）图示库。

借助全新的SmartArt图形和图表功能，可以在短时间内快速创建出具有很强视觉冲击力效果的文档。

（4）实时预览。

不同的样式设置会有不同的显示效果，以前我们想要看哪一种效果最好，需要一个一个分别设置。

如今，当你将鼠标指针移到相关选项的时候，“实时预览”功能就会直接在文档中动态的显示对应的效果。

（5）浮动工具栏。

当选择一段文本的时候，在鼠标右侧就会自动显示浮动工具栏，如图1.4-11示。

其上面集中了文本设置时最常用的功能按钮，直接在上面点击按钮，就可以快速设置文本的格式和样式。

图1.4-11Office2007浮动工具栏

（6）快速访问工具栏。

默认位于Office界面最上方，你可以把平时最常用的几个按钮添加进去，如新建、打开、保存等等，也可以把它挪到功能区的下方显示。

（7）键盘导航。

在Office2007中可以轻松使用键盘来替代鼠标进行操作。

当按下Alt键后，各个选项卡和按钮旁边都会显示相应的字母和数字作为快捷键，方便用户操作。

（8）Office按钮。

Office界面的左上角的大按钮

，常用功能都会罗列其中。

另外，它也是整个Office程序的控制台，点击其中的“选项”按钮，你可以对整个环境做全局性的设置。

1.4.6训练任务

（1）打开Word2007窗口，输入学生自己的班级、学号、姓名、所学专业等信息。

（2）将文件存储到桌面上，文件名称为“学生信息”，在将文件另存一份到E盘根目录，名称为“我的信息”，另存时文件类型为“Word97-2003文档”。

（3）关闭Word2007窗口。

（4）打开Excel2007窗口,设置Excel选项，将默认的Excel工作簿保存格式设置为Excel97-2003工作薄（.xls）,在单元格中输入学生自己的班级、学号、姓名、所学专业（有表头）。

（5）将文件存储到桌面，名称为“学生信息表”。