合同评审控制程序.docx

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合同评审控制程序

XXX公司

规章制度

Q/XXXG1101-2017

合同评审控制程序

第一章总则

第一条为保证公司在合同签订前能够有效识别顾客要求和公司能力，确保公司利益，需要在合同签订前对合同进行评审。

第二条评审范围：

公司所有销售合同及附带的技术协议。

对于下列销售合同及附带的技术协议应保留评审记录。

1、所有成套类销售合同；

2、销售合同中带有违约处罚责任的条款；

3、销售合同中带有产品价格、交货期、性能参数等与公司要求和能力有明显差异的条款。

第三条评审内容：

合同评审应包括商务评审、技术评审和成本评审。

第二章职责和权限

第四条市场部门（合同管理部门）是合同评审的归口管理部门。

负责组织合同评审；负责组织合同的商务部分评审；负责识别差异条款并向主管领导提交评审内容；负责将合同评审记录随正式合同归档。

第五条技术管理部门负责组织合同的技术部分评审。

第六条成本管理部门负责组织合同的成本部分评审。

第七条工程部门、研发部门、采购部门负责参与评审并提出意见。

第三章商务评审

第八条商务评审重点审查商务条款对公司利益的保障。

第九条评审的主要内容和细则。

1、付款方式

单装置及插件合同、零部件或服务合同等小宗合同，付款方式必须按款到发货执行。

成套工程合同，付款方式必须有不低于合同总价30%的预付款（有履约保证金时预付款要多于保证金10%），并注明预付款到账后合同生效。

注明如甲方未按合同规定付款方式执行时，我方不履行相应的包括发货及现场服务的责任。

对于已明确付款方式要求的标书，付款方式不满足制度规定并有风险时须报请销售主管经理批准后方可承诺并投标。

2、供货期

注明供货期以合同生效日期开始计算。

注明如甲方不按期付款、甲方或设计院不按期完成设计确认等原因我方不能保证供货期要求，并在相应情况得到满足后供货期顺延。

供货期须经工程部门评估，并由项目负责人以上职务人员签署意见。

销售人员及销售技术支持人员在合同谈判前期把握供货期要求时要及时与工程部门沟通确认后方可承诺。

3、质量范围及责任

产品质保期按公司规定执行。

不承诺产品质量问题我方承担任何直接或间接损失赔偿的合同条款。

甲方要求的其它质量责任及特殊要求未经销售主管经理批准不能承诺。

4、拖期责任

注明甲方未按合同规定日期付款（合同标明），我方不保证履行相对应的工程责任，履行日期随付款日期顺延。

注明甲方或设计院未按合同规定日期设计确认（图纸完整交付后两周内，甲方书面授权我方确认情况除外），我方不保证按合同规定日期交货，供货日期随设计确认日期顺延。

注明甲方未按合同规定日期要求发货（合同标明）、现场调试及验收（设备完整交货后两个月内），则须承担我方后续工作的差旅费用，以及重要外购器件质保期超期产生的维护或更换费用。

5、对帐

注明合同执行后甲方有配合我方核对合同往来账的义务，双方核准无误后提供加盖公章的对帐单。

6、其他

合同签订地点应为我方地点。

合同应注明货款付清以前设备所有权归我方所有，如甲方拖欠货款我方有权收回已供设备。

对于传真合同，合同文本中必须注明“传真合同有效”。

对于我方自拟合同，须遵照细则拟定，细则内容在合同文本中须有明确描述；对于甲方拟定合同，须遵照细则评审，需要我方承担的商务风险和质量责任应列出商务差异报送销售主管经理，并与甲方协调商议，商务差异经销售主管经理书面批准后方可承诺。

第四章技术评审

第十条技术评审重点评审技术实现方案的可行性，存在重大技术问题时（明显不能实现或不满足技术要求）应提请审批。

合同签定之前市场部门应要求技术管理部门组织工程部门和研发部门对合同技术条款内容（合同附带技术协议）进行评审，提供技术评审结论。

第十一条评审的主要内容和细则。

1、审核技术配置方案能否实现（组屏方案、上位组配方案等）、技术参数指标能否满足、有无特殊技术要求。

有风险时应报工程副总审批。

2、审核设备配置明细、设备型号及数量与投标技术方案的差异情况，以及对商务价格的影响程度，技术变更较大时应报成本部门核定成本变化情况，报请销售主管经理重新审批后，由销售部门做商务变更。

3、对甲方指定供货设备型号情况，应备忘并在合同下达时注明。

4、产品有关的责任、法律和法规的要求，如：

安全性、环保要求等内容。

5、销售人员及销售技术支持人员在合同谈判前期把握技术可行性时要及时与总工程师或工程副总经理沟通确认后方可承诺。

第五章成本评审

第十二条成本评审重点评审合同成本概算能否保证成本承受下限。

第十三条评审的主要内容和细则。

1、材料概算

材料按Ⅰ类、Ⅱ类物资分列，计算设备标准价及与合同额之比、及材料采购价及与合同额之比。

2、费用概算

直接人工：

包括生产过程产生的所有人工费。

直接费用：

包括包装、邮运、保险、税费、差旅等发生的直接费用。

间接费用：

包括公司管理费分摊费用。

其它费用：

包括资金占用费用、销售费用。

3、成本底价即是：

材料概算+费用概算。

第十四条拟签定合同额低于成本底价的，须经销售主管经理及总经理批准后方可签定。

第六章合同评审及签订程序

第十五条合同签订前，业务员将顾客要求信息传递到市场部门（合同管理部门），由市场部门（合同管理部门）组织工程部门、技术管理部门和成本管理部门进行评审。

第十六条根据本程序“第二条”要求，确定评审是否保留记录。

第十七条对于评审结论中出现的与顾客要求的差异，评审后应由市场部门向上汇报。

一般商务差异由销售副总决定结论；一般技术差异由工程副总或总工程师决定结论；重大差异（包括成本差异）由董事长、总经理共同决定结论。

第十八条对于预中标合同、预投合同，符合本程序“第二条”要求的，应在合同执行过程中补办合同评审记录。

第十九条合同评审后市场部门提交合同评审报告（由《合同评审商务条款差异表》、《合同评审技术条款差异表》、《合同评审成本差异表》组成）及合同下达通知单，总经理经审核合同评审报告达到合同签定条件（即商务、技术、成本评审全部合格）后批准下达，合同生效。

公司所有合同下达通知单（包括合同更改通知单）必须经总经理批准后方可下达，未经合同评审的销售合同总经理有权不予签批，未经总经理签批的销售合同为无效合同，市场部门不准下达，工程部门不准启动无效合同。

第七章其他

第二十条合同下发流程按照公司OA流程进行。

第二十一条当合同商务内容或技术内容有变更时须报总经理批准，签批《合同变更通知单》后下达。

未经批准市场部门不得对商务条款、工程部门不得对技术配置修改，特殊情况报总经理批准后执行。

第二十二条合同及合同评审报告由市场部门一同存档管理。

市场部门在合同归档时必须保存投标分项报价及中标分项报价或折扣说明（及时向负责标书的设计员或现场投标的销售支持人员索要），以备采购询比价及以后备件报价。

第二十三条本程序包含如下记录：

《合同评审商务条款差异表》，保存期限：

长期；

《合同评审技术条款差异表》，保存期限：

长期；

《合同评审成本差异表》，保存期限：

长期；

《合同修改通知单》，保存期限：

长期。

附加说明：

本制度起草部门：

企业管理部

编写：

XXX

审定：

XXX

批准：

XXX

GC-HTPS-01

合同评审商务条款差异表

工程名称

交货日期

合同号

合同额

签订日期

业务员

评审时间

规定的要求

合同描述

备注

质量保证

范围

1.质保时间:

一年或两年

2.质保期内,产品质量问题,及时解决.非产品因素,有偿服务.

付款条件

1.小宗合同，款到发货

2.30%预付款到帐后合同生效,发货前或货到调试前付30%进度款,调试后付30%,余10%为质保金.

3.注明如甲方未按合同规定付款方式执行时，我方不履行相应的包括发货及现场服务的责任。

供货周期

1.按合同生效期开始计算

2.用户原因供货期顺延

合同责任与风险控制

1.未按期交货的责任

2.未按期完成调试的责任

3.产品质量责任,最大承担范围为质保期内换货

4.合同应注明甲方拖欠货款我方有权收回已供设备

5.对于传真合同，应注明“传真合同有效”

6.甲方拟定合同差异

能否满足

交货期

领导审批

意见

签字：

GC-HTPS-02

合同评审技术条款差异表

项目名称

合同号

项目性质

评审时间

第一部分

技术条件的可执行性、成套性要求

评审结果

备注

技术配置方案能否实现（组屏方案、上位组配方案等）

　技术参数指标能否满足

　有无特殊技术要求

第二部分

需商务协调、关注的技术问题

评审结果

备注

　审核设备配置明细、设备型号及数量与投标技术方案的差异情况

　技术变更较大时成本变化情况

　技术变化对商务价格的影响

第三部分

可放宽、让步执行的条款

评审结果

备注

　注明甲方指定供货设备型号情况

　安全、环保要求

第四部分

可暂不供货设备及模糊设备

评审结果

备注

领导审批

意见

签字：

GC-HTPS-03

合同评审成本差异表

项目名称

合同号

项目性质

评审时间

成本价格

概算

合同价格

评审结论

签字：

GC-HTPS-03

合同评审成本差异表

项目名称

合同号

项目性质

评审时间

成本价格

概算

合同价格

评审结论

签字：

GC-HTXG-01

合同修改通知单

工程项目

名称

合同编号

合同归属

合同额

产品名称

规格型号

合同修改

内容

合同修改

原因

签发部门

市场部

编制人

签发日期

审核人

签发人

发放部门

工程部总经办成本室财务部质管部

备注