物资采购管理规定.doc

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物资采购管理制度

第一部分：

标准采购程序

1.申购

1.1申购部门的划分：

1.1.1生产原料、辅料、委外加工配件、毛坯料、产品包装、劳保用品由仓储部提出申购；

1.1.2生产设备、设备配件、设备维修工具由设备部提出申购；

1.1.3计量器具、检测设备由质检部提出申购；

1.1.4办公车辆、办公家具、办公设备、办公用品、后勤生活用品由行政部提出申购；

1.1.5基建材料由基建部提出申购；

1.1.6产品、设备和工艺研发所需的设备、工具、仪器、材料、配件等由技术部提出申购；

1.1.7乐器成品由销售部提出申购。

1.2《申购审批表》的开立、递送：

1.2.1仓储部、质检部、设备部提出申购，应在《申购审批表》上填清申购物料名称、规格、用量要求到货日期等内容，经部门负责人核签后申购审核决定权限呈报审核，经审批同意后送交采购部。

1.2.2需用日期相同的材料，申购部门应以一单多品方式填制《申购审批表》，提出申购。

1.2.3行政部提出的申购应参酌办公物资库存量、各部门平均消耗量，《申购审批表》上填清申购物料名称、规格、用量、用途、要求到货日期等内容，经行政部经理核签后依申购审核决定权限呈报审核，经审批同意后送交采购部。

1.3免开《申购审批表》的情况：

1.3.1下列物品免开《申购审批表》，以书面请示形式呈报董事长（总经理）审批后，由行政部办理，或由董事长（总经理）直接下达指令，指派相关部门按指令办理：

1.3.1.1贺奠用物品：

花圈、花篮、礼物等。

1.3.1.2招待用品：

饮料、香烟、茶叶等。

1.3.1.3书报（含技术性书籍及定期刊物）。

1.3.1.4刻制印章。

1.3.2食堂粮油菜肉副食的采购免开《申购审批表》，按照食堂管理规定执行。

1.4申购审核决定程序和权限

以下图标所列是总经理集权情况下的审核决定程序、权限；根据总经理实际分权授权情况应做相应调整

1.4.1仓储部提出的申购：

1.4.2由质检部提出的申购：

1.4.3由设备部提出的申购：

1.4.4行政部提出的申购：

1.4.5基建部提出的申购：

1.4.6技术部提出的申购

1.4.7成品采购：

1.5申购业务的撤销

申购业务撤销时，撤销审批人应在《申购审批表》上注明“撤销”字样和撤销原因并签名，并在撤销审批后2小时内通知采购部停止采购。

2.采购业务方式

除一般采购业务方式外，采购部应依材料使用及采购特性，尽可能选择下列一种最有利的方式进行采购：

l集中计划采购：

凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利者，可核定材料项目，通知各申购部门依计划提出申购，采购部定期集中办理采购。

l长期报价采购：

凡经常性使用，且使用量较大的材料，应与供应商议定长期供应价格，呈准后通知各申购部门依需要提出申购。

l采购招标：

大宗物料采取招标形式采购。

3.采购业务处理期限

采购部门应依采购地区、材料特性及市场供需状况等因素，分类制定材料采购业务处理期限，，编制物料采购周期表，供各申购部门参考，遇有变更时，应立即修正。

4.采购业务分工

4.1成品的采购由销售部负责；

4.2本制度“1.1.3”项中免开《申购审批表》的采购业务由行政部或总经理指定部门采购；

4.3食堂粮油菜肉副食的采购业务由食堂负责；

4.4除以上三项（4.1\4.2\4.3）以外的采购业务由采购部负责。

5.采购技术文件

5.1采购部门应及时与申购部门协商确定物料技术要求，新品种必须有相应的技术文件。

5.1.1仓储部、设备部、技术部申购的采购技术文件由技术部编制，技术部经理批准。

5.1.2质检部申购的采购技术文件由质检部负责编制，质检部经理批准。

5.1.3行政部申购的采购技术文件由行政部的资产管理人员负责编制，行政部经理批准。

5.1.4基建部申购的采购技术文件由基建部负责编制，基建部经理批准。

5.2采购技术文件内容：

1.7.2.1采购清单：

采购物资名称、类别、型号、规格、式样、配置、数量、用途、到货时间等。

1.7.2.2技术文件：

在有要求时，写明规范、图样、检验规程和适用版本及所采用的标准和特殊质量要求。

1.7.2.3在有质量保证要求时，须写明适用的质量保证模式标准、版本、编号等。

1.7.3采购技术文件审批后方可作为采购依据执行（参考文件无需批准，只在采购时借鉴参考）。

6采购业务处理

6.1询价、比价、议价：

6.1.1采购经办人员接到经审批的《申购审批表》后应按申购业务的缓急，参考市场行情及过去采购记录或厂商提供的资料，可网上、电话或到市场询价，填写《询价记录表》，精选三家以上的供应厂商进行比价或经分析后议价。

6.1.2若厂商报价的规格与申购材料规格略有不同或属代用品者，采购经办人员应向申购部门提供物料资料，征求申购部门意见，经同意后在填制《采购计划审批表》或《紧急采购申请单》备注栏中注明。

6.1.3采购经办人员应深入分析厂商的报价资料，之后联络厂商议价。

6.1.4采购经办人接到紧急的采购业务，应立即询价、议价，呈报审批。

6.1.5因缺货或不明供应处所，以致无法购得或逾期者，采购部应及时通知申购部门。

6.2采购审批：

6.2.1免开《申购审批表》的采购业务也免开《采购审批单》。

6.2.1.1以书面请示形式呈报董事长（总经理）审批后，由行政部直接采购，后按报销程序审批；或由董事长（总经理）直接下达指令，指派相关部门按指令采购，后按报销程序审批。

6.2.2食堂粮油菜肉副食的采购免开《采购审批表》，按照食堂管理规定执行。

6.2.3一般采购审批程序：

6.3订购

6.3.1采购部接到经批准的《采购审批表》后，采购业务经办人应立即联系供应厂商签订供货合同，在合同中注明交货时间，分批次供货数量等内容；不需签订供应合同的采购业务，采购业务经办人应立即通知供应厂商交货日期、数量，填制《订购单》通过传真、快递或电子邮件形式通知供货；应按招标程序采购的业务按“招标采购程序”办理。

6.3.2属分批交货者，采购经办人员应在《采购审批表》上注明分批交货日期和每批次交货数量。

6.4进度控制及事务联系

6.4.1采购应分询价、订购、交货三个阶段，依照采购计划控制采购业务进度。

6.4.2采购经办人员未能按既定进度完成业务时，应立即在《采购审批表》上注明异常原因及预定完成日期，呈报采购部经理审核后转送申购部门，依申购部门意见拟订对策处理。

7.价格及质量的复核

7.1采购部门应调查物料的市场与行情，并建立物料信息库和供货商资料库，作为采购及价格审核的参考。

7.2采购部应就各部门所提出的重要物料，提供市场行情资料，作为仓储部物料存量管理及上级审核决定价格的参考。

7.3入库验收：

7.3.1仓储部、质检部、设备部申购的物料及销售部采购到厂入库的成品由质检部进行入库前质量检验，技术部负责对生产设备的技术指标进行验收；仓储部负责生产性物料入库的数量清点。

7.3.2行政部申购的物料由使用部门进行质量检验，行政部负责数量清点。

7.3.3基建部申购的物料由基础设负责入库前质量检验，仓储部负责数量清点。

7.3.4采购部负责对物料已到厂进行确认。

7.3.6所有物料须经检验合格、清点测量无误后方可办理入库手续。

8.整理付款

8.1物料接收部门应在物料验收后向采购部门提供《入库单》、《供应商往来确认单》，采购部门将其与《申购审批表》、《采购审批表》、发票进行核对，核对无误，经采购部经理核签后送财物部。

财物部应于结账前，办妥付款手续。

8.2采购物料须待检验者，其订立合同部分，依合同规定办理付款，未订合同部分，依采购部门呈报总经理核准的付款条件整理付款。

9.采购业务处理时限

9.1申购审批时限：

内容

部门经理审核

使用部门复核

主管副总审核

总经理审批

时限

接到申购审批表2个工作小时内

接到申购审批表4个工作小时内

接到申购审批表6个工作小时内

接到申购审批表8个工作小时内

审核内容

需求合理性、必要性、紧迫性、合理库存

及时性、准确性

合理性、必要性、紧迫性、合规性

合理性、必要性、紧迫性、合规性

9.2采购周期表：

采购部门应根据各类物料的采购渠道、采购量、采购方式、采购周期编订各类物料采购处理周期表，经审批后提供给各相关部门；各部门根据各类物料采购周期合理确定申购提请时间，确保物料及时供应。

表样：

类别

申购

审核

询价比价议价（招标）

编制采购

审批表

采购

审批

加工

制造

运输

验收

入库

合计

（工作日）

所需

时间

9.3采购审批时限：

内容

采购部门经理审核

主管副总审核

总经理审批

时限

接到《采购审批表》4个工作小时内

接到《采购审批表》6个工作小时内

接到《采购审批表》8个工作小时内

审核

内容

质量、价格、供货及时性、付款方式、供货方式、售后服务内容和质量

质量、价格、供货及时性、付款方式、售后服务内容和质量、合规性

价格、付款方式、合规性

9.4采购合同会审

9.3.1对大宗物料采购、长期报价采购、招标采购的业务应与供货商签订合同，采购部除编制《采购审批表》外还须拟订采购合同，同时呈报审批。

9.3.2采购合同应在签订前有相关部门负责人会审，在《采购合同审批汇签表》上签署意见，总经理根据会签意见进行审批。

9.5采购业务办理时限：

根据申购部门到货日期要求在物料采购时限内完成采购业务。

9.6采购部发现采购业务不能按既定进度完成业务时，采购部应在发现当日通报申购部门和仓储部采购业务异常原因及预定完成日期。

申购部门应在接到通报后8个工作小时内拟订对策处理。

10.相关表单：

10.1《申购审批表》

10.2《采购审批表》

10.3《入库单》

10.4《供应商往来确认单》

11.采购业务流程图

第二部分：

采购工作制度

1.加强物资的计划管理：

采购部应根据各部门提供的物资需求计划及仓储部、行政部库存情况，提前做好物资供应计划，准确上报采购计划。

2.加强物料采购合同的管理：

物料采购合同的签订是一种经济责任，必须由采购部门对外签订，其它部门不得对外签订物料合同，否则财务部拒绝付款。

在签订合同前应主动征求相关部门的意见，尽量做到采购回来的物料符合质量要求，使用部门满意；同时要对物料合同进行登记。

3．保证合理库存：

采购部门对于签订合同的材料根据仓储部门提供的库存情况实行分批进货。

常用零星物资要根据申购部门的需求量和库存情况进行分散进货，做到物资积压少，供应有保证。

4．三方验收：

采购物料入库实行质检员、库管员、采购员共同验收，对物资质量、数量进行严格检查，做到货板相符，把好材料入库质量关。

5.采购人员要严格履行自己的职责：

采购人员在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后报领导核准供应厂商，不得私自订购和盲目进货。

在重质量、遵合同、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，做到质优价廉。

同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无故积压或拖延办理有关商务、账务工作。

6.采购人员要加强业务技能学习：

为掌握瞬息万变的市场经济商品信息，如价格行情等，采购人员必须经常自觉学习业务知识，提高商务工作的能力，以保证及时、保质、保量地做好材料供应工作。

7.遵守制度：

物资供应工作必须严格遵守公司的各项规章制度，做到有令即行，有禁即止。

8．保持廉洁：

采购人员必须牢固树立企业主人翁思想，严格遵守《采购业务廉洁公约》，尽职尽责，秉公办事。

第三部分：

采购业务廉洁公约

为建立廉洁高效的采购管理团队，打造公平、透明的购销环境，建立诚信互利的合作伙伴关系，乐器有限责任公司与物资供应商、采购业务岗位员工共同约定如下：

1.禁止