物流协会组织架构与岗位职责设计.doc

物流协会组织架构与岗位职责设计.doc

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《采购管理》

PurchasingManagement

实验报告

院系名称：

商学院

班级：

物流管理2班

姓名：

杨刚、赵曼、都胜文、张立杰、田晓匀

学号：

20124212007、20124212008、20124212010

20124212011、20124212012

指导教师：

孙黎宏

日期：

2013—2014年第二学期

武夷学院商学院实验报告

课程名称

采购与供应管理

项目名称：

物流协会组织架构与岗位职责设计

学时

成绩

姓名

杨刚

专业

物流管理

班级

2班

学号

20124212007

一、实验目的

1、通过对组织结构的理解和分析，培养学生对有关知识的综合应用能力。

2、学生掌握组织设计的技能

二、实验要求

设计武夷学院物流协会组织架构，并制定各个岗位的具体职责要求。

【背景材料】

假设学校欲成立物流协会，协会的主要功能包括：

1、与物流企业建立合作关系，开展物流知识讲座，组织学生参观并与企业人士交流；

2、开展校际物流知识与实操竞赛活动，树立我院品牌形象；

3、调研物流人才需求和工作岗位标准，组织学生进行物流职业生涯规划设计；

4、开展具有盈利模式的“快递服务项目”，既服务全校师生又培养了会员的经营创业意识。

岗位职责设计的主要原则：

1、工作重要性从主到次；

2、花费时间从多到少；

3、先主干后分支；

4、例行工作在前，例外工作在后；

5、不重不漏、表述清晰无歧义；

6、初稿针对事物，终稿结合人物；

三、实验内容

物流协会组织结构如下图所示：

会长

外联部

办公室

宣传部

活动部

副会长（外）

副会长（内）

设计部

记者团

策划部

组织部

学术科技部

财务部

快递

业务

部

各部门具体职责如下：

会长：

1、全面组织活动,调度人力资源,协调协会内各部门各项事宜的整体执行。

2、按照规定方式进行每届的协会常务部门负责人的选举任用。

3、组织召开部长会议，发布协会内决议计划并安排相关部门执行。

4、收集来自各方的意见，改进协会工作。

5、对各部门工作监察引导，连接沟通社联和其他协会组织成员。

副会长：

设立副会长两名，一名负责社团外部工作，另一名负责社团内部工作，协助会长管理与物流协会相关的其他工作，会长不在时暂代其行使各种职能。

①负责社团内部的副会长统筹物流协会的日常工作的开展并支持工作例会；协调各部门的关系，及时检查并通报各部门的工作情况；

②负责社团外部的副会长则与外联组一起代表物流协会与外界进行宣传和沟通，利用外部条件开展活动。

办公室：

1、 成员管理：

制定一定的考核标准，考核成员，并与会长沟通，进行人员的奖罚。

2、 会议时间管理：

根据各个成员的基本情况确定每次会议的时间，并通知成员。

3、 会议管理：

记录每次会议的成员到会情况和会记录，收集协会资料并做好每次活动的书面总结。

4、 协调管理：

负责协会的调研工作，协调各部门之间的工作，加强各部门的联系。

5、 建议管理：

负责收集协会成员及同学和老师的建议，并针对建议进行研究为会议的决策提供支持。

6、 信息管理：

定期向会长、副会长报告工作，并及时向个部长传达会长、副会长的有关工作部署。

7、 纳新管理：

为年度招收新成员提供总体的可行性方案，公开、公正、公平的吸收新鲜血液。

宣传部：

1、主要职责：

对内做好企业内部的宣传与互动工作，开展一些企业内部文化活动，制作一些企业内部报刊和与宣传有关的工作等。

对外做好本企业内部文化与工作动态的一些宣传工作，做好与外界信息的交流。

2、下设设计部和记者团：

设计部：

在活动前期、中期、后期用海报、横幅、传单等形式对活动进行宣传，扩大其影响力和吸引力。

并且在会报、会刊形成后负责会报、会刊的版面设计，美化工作。

同时负责协会一切宣传品的维护工作。

记者团：

负责采访、报道协会各项重大活动，编写协会工作简报，对协会进行新闻宣传。

积极向校内外各媒体投稿，争取获得其报导。

活动部：

1．主要职责：

a） 负责协会内新闻摄影、各类活动的组织与承办。

b） 组织协会内成员积极参加学校组织的各种何样的学术活动。

c） 负责各项活动的组织和协调，圆满完成各项活动。

2．下设策划部和组织部：

策划部：

协助主席团制定决策，并安排策划协会主要活动。

协会的会员干事提出的各种活动计划和建议提交至活动部，并讨论其可行性和开展的必要性，并将最后决策交至会长，进行进一步商讨。

组织部：

负责协会的主要活动和会员大会以及讲座、参观等活动的策划、安排、人员调动等工作。

与宣传部、财务部取得密切联系，为活动开展做好详尽周全的计划，活动前的调配以及活动开展中期根据现场要求进一步安排，活动后期作好活动总结。

学术科技部：

1．主要职责：

协会会刊的主要制作部门，增强协会的学术性：

2．具体工作如下：

a） 物流大赛的主要学术性活动：

制定大赛制度，大赛流程，对参赛队伍的审核，以及搜集大赛期间相关参与人员的资料等。

b） 会刊或会报的设计，制作，稿件收集，整理，发行等工作。

c） 资料搜集：

定期收集有关物流的新闻、知识以及报考物流有关证书的相关信息，并整理工作，与宣传部合作将重要信息以不同形式发放给会员；协会举行讲座、参观、物流大赛等活动前期，对即将举行的活动的相关资料、知识进行搜集，整理工作，以便更好地开展各项活动。

财务部：

主要职责：

1、负责管理物流协会的基金和固定资产，设立账本；

2、负责活动经费的预算与开支及财务报销工作；

3、收缴会费，妥善保管并及时上交社联财务部；

4、保管财务资料，定期公布财务状况（财务预算及结算报告等），并于每年年底前向理事会移交财务报表，上报社团联合会备案。

外联部：

1、主要职责：

联系赞助、互访交流、内部协调。

是协会的对外部门，负责与其他协会及组织机构的联系和友好交往。

2、体工作：

a） 与校外各物流协会取得联系，并争取建立友好合作关系，树立协会的良好形象。

b） 与校外各物流企事业单位取得联系，并力求合作，邀请开展讲座，参观等活动。

c） 负责获得校外企事业单位的支持。

d） 与校内相同性质协会和院学生会取得联系，与其互相帮助，共同发展。

e） 负责对同学对相关活动进行意见和建议的搜集和反馈，增加互动性。

3、下设快递业务部

主要职责：

开展具有盈利模式的“快递服务项目”，服务全校师生，培养了会员的经营创业意识。

与各快递公司协商，进行免费配送和收件，零误差基础上建立长久合作联盟，实现双赢。

结合本校特点，探索适合自己发展道路。

制定适合本地区经济发展战略，打造别具一格的物流服务与信息交流平台。

四、实验总结（体会和感受）

本次着手物流协会组织架构与岗位职责设计的讨论，在小组成员的协同努力下，顺利完成任务。

小组成员对背景材料及理论知识进行了细致的剖析，为组织结构的设计的奠定了坚实基础。

并共同完成组织架构的设计之后，把岗位职责的制定交给分别交给各位组员，以便进行深入研究，最后各组员将自己负责的部分交由组长进行整合处理。

在小组任务交接讨论环节，大家各抒己见。

在小组成员的精细分工，耐心梳理，细心讨教，悉心采纳不同意见，针对具体问题进行了详细，认真的探讨，对于本次试验的理解和体悟，对于一些有争议的部分进行深入的探讨，集其优，排其劣，最后才使得本次试验的圆满成功。

由此可见，团结是一种不可忽视的力量，只有团结才可以发挥最大的力量。

总而言之，实验的顺利完成，是每位成员同心协力的结果，也说明只有心往一处想，力往一处使，得以使本次试验的顺利完成。

通过这次的实践，使大家了解了一个协会的基本组织结构和各个组织之间的关系，让小组的每一位成员更深层次的了解了协会的基本内涵，同时，这次实践的基本任务和物流协会有关，所以在查资料的过程中，将平时的所得所学，都运用在实践中，让我对知识的理解更深刻了，也让我们明白，所得所学还比较肤浅，还需要不断的了解和学习基本知识技能。

在实践的过程中，通过对各个部门职能的查询，大家发现很多部门的职能存在共通点，这给我们的职能划分带来了不小的麻烦，最后在请教前辈的基础上再结合自己的理解，才得出了各个部门的具体职能划分。

同时从这点也可以看出，各部门之间都存在着必然的联系，所以，加强个部门之间的沟通与交流是协会必不可少的工作，也是决定协会长期未定发展的一个重要的环节。

这次的实践给我们带来的不仅仅是对知识的收集和处理，也在很大程度上加强了我们的社会实践能力，同时也让我们认识到了自己更多的不足，所以我们还需要更加的深入的学习和实践。