百货商店类管理信息系统.docx

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百货商店类管理信息系统

百货商店类供应商物流配送管理信息系统

一、系统分析

1.1建立物流配送系统的必要性

物流配送是连锁企业发展的重要基础，物流配送的统一与效率在相当程度上决定着流通的效率，因此物流配送也就自然成为连锁超市企业核心竞争力的一个重要组成部分。

而现今我国的连锁超市的物流配送模式不匹配成为企业发展的主要瓶颈。

没有高效的配送中心，连锁会流于形式，其本身所具有的技术上和经济上的优越性，如统一定价、统一管理、统一核算、统一品牌等都无法发挥出来。

配送中心是连锁企业的“神经中枢”，对连锁企业的一体化发展起着重要的作用，可以减少盲目投资，并通过资源优化配置，节约社会成本。

配送中心是连锁企业的“神经中枢”，对连锁企业的一体化发展起着如下的重要的作用。

1、使各分店实现真正的“零库存”或尽可能的低库存。

连锁企业集中采购后的商品质检、计量、储运、分拣是在总店的仓储环节中进行的，一般由配送中心负责。

而配送中心的库存和配送能力必须与货物的销售相适应，既要保证不出现断货，又要尽可能减少各分店的库存。

减少库存不仅是出于财务管理上减少资金占压的需要，而且也是为了降低配送成本，提高仓库库容利用效率。

2、加速商品的周转速度，进而加速资金的周转速度，达到降低费用、提高经济效益的目的。

传统的零售业态并没有配送中心，商品流通环节包括工厂——批发商——零售商三个环节，而这三个环节自成体系，各自为政，所以在企业的运作过程中造成了资源的重复和浪费。

而有了配送中心以后，就可以进行统一采购，进行统一、灵活、快速、及时的配送，减少企业过多的进货环节，大大降低流通费用。

3、集中采购提高了连锁企业的议价能力，并且能够保证连锁经营的商品质量以及获得更多的供应商的支持。

集中购买能够大大提高买方的议价能力，批量购买能够使连锁企业获得比其它企业更低的价格，并且能够获得更多供应商其它方面的支持，如服务以及相应的资金支持和更好的销售条件保证等，而更重要的是能够给予企业以更大的自主选择余地，从而保证商品的质量，做到真正的物美价廉。

1.2业务流程分析

我们以家乐福超市作为此次研究对象。

成立于1959年的家乐福是大卖场业态的首创者，是欧洲第一大零售商，世界第二大国际化零售连锁集团。

现拥有11,000多家营运零售单位，业务范围遍及世界30个国家和地区。

集团以三种主要经营业态引领市场：

超市以及折扣店、零售。

此外，家乐福还在一些国家发展了便利店和会员制量贩店，涉及的零售业态包括大卖场、超级市场、折扣店、便利店、仓储式商店与电子商务。

法国家乐福集团是世界排名前三名的零售业巨头之一，其销售的商品具有明显的价格优势，而支撑此有竞争力的价格的背后就是家乐福集团日益增多的物流策略，尤其是在中国，家乐福集团每年都在扩展自己的规模，如今家乐福已经遍布中国市场。

家乐福是如何解决在中国的分店的物流呢？

家乐福集团有两大法宝：

建立配送中心以及物流外包。

据我们调查了解，家乐福至少有31家合资公司，都保持高度灵活性，家乐福门店98%的生鲜产品是由本地采购；杂货日用品的60%也是在当地完成。

A、业务流程图

业务流程图

家乐福的购料订货模式：

在家乐福有一个特有的部门——OP（ORDERPOOL），也就是订货部门，是整个家乐福的物流系统核心，控制了整个企业的物流运转。

在家乐福，采购与订货是分开的。

由专门的采购部门选择供应商，议定合约和订购价格。

OP则负责对仓库库存量的控制；生成正常订单与临时订单，保证所有的订单发送给供应商；同时进行库存异动的分析。

作为一个核心控制部门，它的控制动作将它的资料联系到其他各个部门。

对于仓储部门，它控制实际的和系统中所显示的库存量，并控制存货的异动情况；对于财务部门，它提供相关的入账资料和信息；对于各个营业部门，它提供存量信息给.家乐福的库存计划模式。

在库存商品的管理模式上，家乐福实行品类管理，优化商品结构。

一个商品进入之后，会有POS机实时收集库存、销售等数据进行统一的汇总和分析，根据汇总分析的结果对库存的商品进行分类。

然后，根据不同的商品分类拟订相应适合的库存计划模式，对于各类型的不同商品，根据分类制订不同的订货公式的参数。

根据安全库存量的方法，当可得到的仓库存储水平下降到确定的安全库存量或以下的时候，该系统就会启动自动订货程序。

各个部门，提醒各部门根据销售情况及时更改订货参数，或增加临时订量。

B、表格分配图

采购部门财会部门收货部门送货部门

表格分配图

1.3、数据流程图

数据流程图

超市配送中心根据商品经营的不同特征进行排队分析，分成三大类商品，每类商品实行不同的配送流程。

第一类商品是使用频率高的畅销商品，如一般日用品，在流通过程中，一般整批进货和储存，然后按各门店的订货要求送到各门店。

由于这类商品进货批量大，故以较低的价格购入，以零售价出售，既减少了流通环节，又增加了利润。

这类商品的储存又称“创利商品”。

第二类商品是配送中心按照门店的订货单汇总后统一向工厂整箱订货，收到货后不需储存，直接进行分拣作业，再配送到各门店，这样可节省储存费用，如家电。

第三类商品有一定的保鲜要求，如牛奶、面包、豆腐等，通常是不经过配送中心直接从生产厂送往零售店，但商品的进销全过程信息由配送中心处理。

订货的数量决定了物流的数量。

所以必须建立起一套严格的订货制度和控制体系。

订货依据现有的库存，在途的库存，要参考上期销售、往年同期销售，还要考虑价格变化的因素、市场需求变化的因素、节假日的因素、突发大客户订货的因素。

甚至天气的因素。

一个销售部门通常有上千种商品，所以订货是最重要的事情之一。

　　只有订货才会带来物流，只有科学的订货，才会带来科学的物流。

　　所以我们认为：

第一、订货的人员必须是销售人员而不是采购或者物流人员。

第二、订货的人员必须是销售部门的负责人而不是普通员工或者促销人员。

第三、订货必须是在站在货架前进行的而不是在办公室进行的。

第四、订货必须依靠严格的科学和数据标准而不是依靠记忆或者主观推测。

收货部是商场的第一道大门，不仅担负收货、验货的职责，还是商场库存管理的基础数据的来源，同时也提供了向供应商付款的依据。

对于收货部门内部的岗位进行划分。

因为收货部的工作有比较强的技术性和专业性，所以对于收货部内部的岗位应当有清晰的划分，以便于明确责任，提高效率。

总体分为单证管理、商品检验、商品入库、全面控制四个岗位。

单证管理 负责接单、核对送货单和订单、单据录入、返单；商品检验 负责商品数量、品质的检验，填写收货记录单；商品入库 负责商品入库、分部门码放；全面控制 单据的复核、人员和纪律的控制。

单据的保存。

1.4数据字典

数据项的定义：

数据项编号

数据项名称

类型及宽度

取值范围

I01-04

订单号

数值型

000000～999999

I02－04

入仓单数量

字符型，4位

“0000”～“9999”

I02－08

配送单

数值型，8位

00000000～99999999

I02-09

派车单

字符型，3位

“000”～“999”

I03-02

库存反馈信息单

字符型,3位

“000”～“999”

数据结构的定义：

表1

货物情况

订货单

客户情况

货物名称

订货单编号

客户代码

货物代码

订货方来源

客户姓名

货物总体积

订单日期

客户地址

货物总重量

订货数量

客户电话

货物数量

银行卡号

账号

表2

配送管理

结算管理

仓储状况

订单数量

货物成本

仓库容量

可供货物数量

订货数量

货物数量

客户定车单

盈亏计算公式

订单需求

运输车辆类型

付款方式

出货数量

运输部门

专门会计人员

退货数量

变动的税收利率

货物堆积数量

表3

配送管理

结算管理

仓储状况

订单数量

货物成本

仓库容量

可供货物数量

订货数量

货物数量

客户定车单

盈亏计算公式

订单需求

运输车辆类型

付款方式

出货数量

运输部门

专门会计人员

退货数量

变动的税收利率

货物堆积数量

数据流的定义：

数据流

名称

简述

数据来源、流向

数据流

组成

数据

流量

高峰

流量

订货单

客户向商家提出的订货要求

客户

货物编号+货物名称+数量+规格+日期

1000份/周

1500份/周

客户基本资料

客户的个人信息资料

客户、发货中心

客户代码+客户姓名+客户地址+客户电话+银行卡号

800份/周

1000份/周

入仓单

库长、仓库

领料单+库存空间+货物数量+入仓日期

1200份/周

配送单

配送人员根据出仓单对货物进行配送

配送中心

客户

货物编号+货物名称+货物规格+货物数量+日期+配送地

1500份/周

派车单

运输中心

客户订单地址

车辆类型+数量+运输地距离+运输时间

1250份/周

出仓单

仓库

车间

仓库库存量+货物编号+名称+发货数量+日期

1450份/周

二、新系统功能分析

1.1自建配送中心

自建配送中心是指由连锁企业独立出资建立，独立经营管理，为整个连锁网络和其他商业企业提供货物的物流中心，由连锁企业自建自营的配送中心负责若干个门店的商品采购、库存、配送、流通加工、运输和信息沟通，根据需要在指定的时间将定量的商品送达各门店。

每家连锁公司都有自己的经营特色，自建配送中心有利于协调与连锁店铺的关系，保证这种经营特色不受破坏和改变。

从长远的利益和战略角度考虑，连锁企业应该自建配送中心。

配送中心的根本作用在于通过高度集中的采购与配送，使连锁超市实现理想的经济效益。

具体来说，连锁超市配送中心的作用主要体现在以下几个方面：

　　第一，有利于实现超市连锁的规模效益。

统购分销，形成经济规模，降低流通费用。

连锁超市实行统一进货，由配送中心将厂家或自己加工的产品配送给各个分店，保证了各分店商品的规格、品种和质量，减少了交易次数，可以降低外部交易的信息管理费用。

　　第二，有利于实现超市连锁资源的优化组合，减少分店的库存，提高商品流通效率。

连锁超市的配送中心，可以及时地为分店提供其所需要的一切商品，因此可以使分店库存量很小，提高了商品流通的效率。

　　第三，有利于超市连锁的价格优势，密切了连锁超市与供应商的关系。

连锁超市庞大的销售网络对供应商具有强大的吸引力，因此，其大批量进货可以得到优惠的价格折扣，两者容易结成利益共同体，保持长期、稳定的合作关系。

更为重要的是，连锁超市通过其商品销售信息对供应商的反馈，取得对产品生产的影响力。