物业公司组织机构和职能部门及岗位职责.docx

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湘西自治州宏泰物业公司组织机构和职能部门

及岗位职责

一、管理架构

宏泰物业公司组织架构

总经理

物业经理

行政人事部

财务部

物管部

保洁部

工程部

安管部管

主管

保安员

消防专干

文员

各部门主管

会计

出纳

主管

管理员

收费员

主管

保洁班长

保洁员

主管

负责人

水电工

二、职能部门及岗位职责

总经理

职能范围：

1、负责主持总公司的全面经营管理工作；

2、组织实施总公司及大会决议；

3、审定公司内部管理和基本管理制度；

4、负责审定公司内部机构设置方案、定岗定编；

5、负责公司高层以下人员的任免；

6、组织审定公司的年度财务预、决算方案；

7、负责公司下属管理人员及员工的思想建设；

8、审定公司工资奖金分配方案并组织实施。

物业经理

职能范围：

1、按分工协助总经理主持公司的日常行政和管理活动；

2、协助组织工作，对公司中层管理以下人员有任免建议权；

3、定期或不定期的召开分管部门会议，听取分管部门的工作汇报，及时解决工作中出现的问题和矛盾；

4、检查、督导、催办各部门的工作；

5、负责公司事务及外联工作；

6、全面主抓公司各部门管理工作；

7、负责组织制定分管部门的管理考核标准；

8、协助总经理接待重要客人及处理重大公关事务。

行政人事部

部门职能：

行政人事部负责对内的日常事务性工作，协调公司各部门之间关系，维护公司整体利益，及时完成各级领导交办的各项任务，为总经理当好参谋和助手

1、检查督促各部门的工作执行情况；

2、负责文件的上传下达，并将总经理的指示及时传达至有关部门和相关人员；

3、负责公司档案的编目、立卷、归档、借阅工作；

4、负责公司的合同管理工作；

5、负责公司的人事管理工作，包括发布招聘信息、人员招聘及安排面试等工作；

6、负责公司印章的管理和使用工作；

7、负责各部门之间有关问题的协调；

岗位职责：

一、行政人事部经理

1、组织制定、执行、监督公司的各项管理制度；

2、组织制定各岗位职责，并根据公司职位调整进行相应的变更，保证与实际工作相符；

3、根据现有编制及业务发展需求，组织协调、统计各部门的招聘要求，及时督促与招聘相关岗位的缺岗人员；

4、组织检查制度的贯彻执行情况；

5、组织、协调公司年会、员工活动的开展；

6、负责组织编制公司月度、年度工作总结和计划；

7、考核和指导工作人员的工作并给予业务指导；

8、负责员工的政治思想教育和专业技能培训，不断提高员工的综合能力和素质；

9、完成上级领导交办的其它工作。

二、各部门主管

1、协助物业经理拟定公司的各项规章制度及工作流程；

2、协助上级为其它部门提供及时有效的行政服务；

3、协助上级执行公司的培训计划以及有效的后勤保障工作；

4、协助组织、开展企业文化活动；

5、建立各种物品、低值易耗品的登记台帐，并随时进行盘点，保证财产物资的完整；

6、建立固定资产卡片台账，对已提完折旧仍在用的固定资产、设备及帐外物资另建帐保管；

7、负责员工考勤工作；

8、填制和上报各类人事报表、收入月报表等工作；

9、负责收集、整理业主档案和保存物业公司筹备、建立和发展的资料及人事档案；

10、完成领导交办的其它工作。

三、行政文员

1、协助经理安排组织有关会议，做好会议通知和会议记录，做好会议纪要的整理工作；

2、负责文件的起草、打字、复印等工作，并及时归档公司的相关文件；

3、负责往来文件、信件、传真的签收、拆封、登记、呈转及归档工作。

4、管理公司重要资质证件及办理公司所需各项证照；

5、负责发放日常福利、节日福利；

6、负责办公用品的保管与发放工作；

7、负责编制采购计划，并督促采购员及时采购；

8、负责公司公章的管理工作；

9、完成总经理或行政经理交办的其它工作。

物业管理部

部门职能：

1、对所辖物业实施一体化综合管理，推进公司质量方针、质量目标、管理目标以及经济效益指标的实施；

2、落实公司关于商业楼盘及住宅小区的有关规定、决议，有计划、有步骤地完善小区的房屋公共设施和综合服务管理。

3、定期向公司各职能部门和公司领导汇报本部门的工作情况，听取公司领导的意见和要求，并负责贯彻实施。

岗位职责：

一、物业管理部经理

1、贯彻执行公司制订的各项管理规章制度；

2、全面负责管理项目的经营管理工作，制定部门月度、年度的经营计划，并保证计划的实施；

3、以身作则，调动员工的积极性，保质、保量的完成各项工作；

4、热情接待业户，及时有效的处理各项投诉，并做好记录；

5、定期对本部门员工进行培训和考核，不断提高员工的业务水平和服务质量；

6、协调本部门与各部门的关系，合理调配人力和物力资源；

7、负责部门内各项不合格服务的纠正跟踪工作，不断促进物业管理与服务水平的提高；

8、负责制定本部门的各项管理制度、服务标准和操作规程，并检查落实；

9、及时掌握所管辖项目的物业费收取情况，督促下属及时有效的完成物业费收取；

10、完成领导交办的其它工作任务。

二、各项目主管

1、负责制定工作计划并负责经物业经理认可后的组织实施，协助物业经理制订和实施工作职责及考核计划；

2、负责对物业管理员的日常工作进行管理、统计有关资料并及时向物业经理汇报；

3、负责发现工作中存在的不合格服务项目，并进行跟踪、验证，处理业户投诉，遇有紧急事故，及时向上级领导报告并协助处理善后工作；

4、接受及处理业主投诉，并予以记录，重要情况及时向上级领导汇报，负责配合物业管理员收缴各项费用；

5、负责清洁用品采购计划的编制和购买物品的验证工作，并控制其合理的使用，协助管理员合理储存和使用保管；

6、每月、季做好业主物业费收取情况的统计报表，并及时上报总公司；

7、协助管理物业小区清洁、绿化、维修、接待、回访等服务工作；

8、收集有价值的物业信息，为推动公司物业服务工作的发展出谋划策；

9、收取及审阅小区的巡楼报告及每天的有关投诉记录并对重点内容进行归纳；

10、负责对管理员的工作做出安排并进行指导；

11、负责装修档案，业主档案的管理；

12、负责定期对服务质量进行统计、分析、并提出整改方案；

13、负责门禁卡的使用及管理工作。

14、完成领导交办的其它工作任务。

三、物业管理员

1、保持物业公司同业主的联系，通过与业户接触和定期拜访，收集、整理业主信息和需求，并及时传达到有关部门；

2、安排新入住的业主办理入住手续，领取钥匙及填写单元设施交接单，协助业户办理装修申请，负责联系业主的搬家事宜，并作好各项登记工作；

3、配合工程部、安管部对二次装修进行管理，及时纠正违章施工；

4、催缴物业管理费、停车费及其它费用；

5、负责业主资料的整理及归档工作，建立业主档案和二次装修施工管理档案；

6、负责管理区内业主的接待工作，做到仪表端庄、态度和蔼、热情大方、反映敏捷、处事稳健；

7、按接待来访规定，做好来访登记，对电话预约的来访要及时通知有关领导或部门；

8、负责接待及处理业主咨询、投诉工作，并定期进行回访；

9、定期对小区进行巡视，发现问题及时记录并向上级汇报；

10、接受并处理业主投诉，做好记录，并及时向上级领导汇报；

11、记录小区管理日志，跟进所列问题；

12、完成领导临时交办的工作。

四、保洁班长

1、熟知小区绿化布局和区域养护状况；

2、负责小区的环境卫生清洁保洁服务、绿化管理服务；

3、根据作业频率，负责绿化，景观护理的日检工作，并做好记录；

4、负责制定保洁员的值班工作表，安排好日常保洁员的各项工作；

5、分配好各个保洁员对小区内公共区域的环境卫生、绿化管理工作；

6、负责指导保洁员的日常工作；

7、对保洁员的服务质量进行定期或不定期的检查；

8、配合部门经理定期组织保洁员进行业务知识学习和专业技术的培训；

9、负责上级部门交办及下达的各项工作任务。

五、保洁员

1、在保洁班长的领导下工作；

2、负责责任区内的保洁、清洁工作；

3、严格按照操作规程操作；

4、严格保证礼仪形象的要求；

5、对突发事件应及时上报并做相关处理；

6、完成班长交办的其他工作。

财务部

部门职能

1、负责公司各项目的财务核算与日常财务管理；

2、制定和完善公司内部各项目的会计核算制度；

3、具体负责公司内部的年度财务预、决算；

4、负责协调处理涉税问题，配合银行、税务及总公司的审计工作；

5、负责搜集经营活动情况、资金动态、营业收入和费用开支的资料，定期向总经理汇报；

6、负责各项财产的登记、调拨，并按规定摊销折旧；

7、组织各部门编制收支计划，结合公司的情况进行综合平衡，编制月、季、年度财务收支计划和组织编制年度财务预算，定期进行分析；

8、严格执行国家规定的财务制度，严格遵守有关财经纪律，并督促财务人员遵章守法，做好财会工作；

9、检查各部门的经济活动情况，防止套汇、挪用内款，贪污盗窃违法乱纪的行为；

10、完成领导交办的其它工作。

一、会计

1、按照国家会计制度的规定进行会计核算，执行企业财务制度，针对公司财务工作中出现的问题及产生的原因提出改进建议和措施，会计核算及会计报表要及时准确；

2、负责指导检查各部门财产的登记保管使用工作，各种财产物资的管理平日要随时完善，并定期进行盘点，一般季度一小点，年度内进行两次彻底清查，对到期、报废、盘亏、盘盈的资产完善手续及时进行处理和帐务处理，做到帐帐相符、帐物相符；

3、负责做好管理费用、财务费用等帐簿登记工作，考核与控制各部门费用指标，抓好日常费用管理工作，负责编制部门经营状况报表；

4、负责对外来款的核算结算，特别是对应收款帐外部分建立台帐，每月做帐内帐外应收报表备查并报总经理一份，同时及时督促有关部门进行催款，结清欠帐；

5、正确计算应缴税金，依法依时纳税；

6、负责物业管理软件数据的统计和审核，停车场收费系统的使用和管理，使软件与财务帐相互统一，并达到财务统计核算的相关要求，用软件规范各项工作流程（如收费流程、有偿服务流程等）达到以软件为管理平台，同时及时对各种欠费的催缴及往来帐的核算管理；

7、定期不定期的现金、支票抽查制度，并做好现金检查记录，对出纳银行余额调节表每月都要签字核对；

8、按会计档案管理要求编制和管理帐册、报表、传票，建立会计档案目录，平日随时归档，年度一次性归档；

9、完成领导安排的其它工作。

二、出纳

1、负责办理现金、银行存款收付及结算业务：

（1）及时登记现金日记帐，现金收付日清月结，防止长短款情况发生，接受现金库存的抽查并做清点记录；

（2）及时处理银行相关业务，了解银行相关运作流程，掌握企业在银行的资金存取情况，合理资金调拨；

2、各项收款业务手续齐备，各审批程序要完整准确，支付及时有效，当天收入当天入帐，各种收付款凭证支付完毕须加盖已收、已支或已结清字样戳记。

同时严格审核报销单据、发票等原始凭证，按照费用报销的有关规定，办理现金收支付业务，做到合法准确、手续完备、单证齐全。

3、物业管理收款的录入核对工作，对各项收入的物业管理费、停车费等要及时录入，每月与会计帐薄进行核对并编制录入核对情况表；

4、月份银行对帐单、工资存卡明细及有关付款明细等的保管装订并装订成册存档，会计凭证的编制、装订，凭证装订前要注意检查，编制是否完整、规范；

5、对物业服务性收费收入、其它由他人代收的费用入帐前要对相应的发票、收据或其它收款凭据进行签字确认，防止责任不清产生的差错，同时要及时入帐；

6、负责妥善保管现金、有关印章、空白支票和收据，做好有关单据、帐册、报表等会计资料的整理、归档工作；

7、完成领导交办的其它临时性工作。

工程部

部门职能：

1、负责小区内土建、弱电系统、强电系统、给排水系统、消防系统、综合布